第三章 化繁為簡，優化個人工作流程

在企業管理領域中，流程管理是一項重要的內容。每當企業出現效率低下、運作程序過度復雜導致問題層出不窮時，工作流程的優化便會被擺上臺面。沃頓學子們專注于商業領域專業知識的學習，對流程優化自然熟悉無比。在企業流程優化過程中，他們總結出了一套可行性極高的個人工作流程優化方法，而這套方法對于提升個人工作效率、簡化工作內容有著極大的幫助。

1．意識到工作流程帶來的巨大好處

好的流程可以實現資源利用最大化、效率最高化，而壞的流程卻會造成資源的浪費與效率的低下。

——美國經濟決策專家 赫伯特·亞歷山大·西蒙

企業管理中有“工作流程優化”，在研究企業管理的過程中，沃頓商學院的納斯·艾伯特教授將“工作流程”引入了個人事務管理領域中來，并使它成為了個人時間管理與效率提升的一個重要方法。下述案例便是在艾伯特教授的指導之下形成的個人工作流程。

企業管理領域中將工作流程視為是工作效率的源泉，而沃頓人更是認為，流程決定了效率，影響著效益。好的工作流程可以令企業各項管理工作良性開展，從而保證企業高效運轉。相應的，一個合理的個人工作流程總結，也往往可以起到促進時間管理效果、提升個人工作效率的目的。

具體來說，建立自我關鍵流程主要可以給個人時間管理帶來三大好處：

（1）增強個人對整個做事過程的把握

僅拿“項目管理”這一領域來說，一位項目管理者多需要面對以下工作內容：項目申請、調研、設計、開發、測試、完善文檔、推廣幾大內容。整個過程其實就是這樣一條線，而多個項目則呈現為平行的多條線，每一個關鍵環節都是一個里程碑。項目管理者可以隨時與項目經理進行溝通，從而更好地把握整個項目的進度、困難與預期結果等。

當然，這些只是“項目跟蹤”過程中的環節細節而已，它們屬于末梢內容，而與“項目跟蹤”平級的還有“售后服務”“資源協調”等。而你若可以將每天工作的關鍵流程都提煉出來的話，你便有了更方便進行時間管理的基礎。

（2）對工作任務進行量化，以減少壓力

擔任過重要任務內容的人都會有這樣的認知：有一種壓力來自于我們對任務本身的不可評估性。這種“無法評估”的現實存在，往往會使任務的結果也變得不可預期。不過，若你可以在工作過程中提煉出一套自己的工作流程的話，你便能夠對目前任務的完成度進行一個量化的評估。

在進行了有效的評估以后，不僅可以減少個人壓力，同時還可以調整如優先級、重要程度等任務屬性，同時方便尋找下一階段工作的重點。

比如說，某一項目哪怕再艱巨、再龐大、再難以評估，若它已經做到了“完善文檔”的階段，那么，其完成度基本上已經在85%以上了，那么，負責該項目的管理人員此時便可以松一口氣。他的壓力得到了釋放，同時他也可以根據這一結果，來調整任務的屬性。比如，為了該項目更好進展，他放棄了很多的休假時間與社交機會，如今，項目已經臨近尾聲，他自然可以在自己的生活中適當地增加一些社交娛樂活動，也不需要每日再加班熬夜工作了。

雖然在未將工作內容流程化以前，我們也會模糊地認識到：哦，到了寫文檔的時候了！但是，根據經驗，基本上后面不會再有大型的任務，可以放松一下了。但是，若是個人在同時管理兩個甚至更多的項目的話，那么，個人便很容易得上一種“強迫癥”——感覺自己好像沒有什么可忙的了，但又不知道為什么，總感覺自己還有什么事情沒有完成。將自己的工作任務量化、流程化，對于釋放這種“不知所終”的壓力有著巨大的幫助。

（3）幫助個人形成更好的做事習慣

你知道這個世界上什么事情做起來最輕松自如嗎？答案很簡單：已經形成了習慣的事。當我們做一件自己早已習以為常的事情時，就如同電腦數據直接在內存中運算一般，運行速度將大大提升。

你會感覺每天打開電腦、打開各類軟件、與朋友聊天累嗎？自然不會，因為我們通過練習，早已將這些行為變成了一種下意識的習慣。但是，回想一下自己第一次接觸電腦時的窘迫模樣吧：不知道如何運用鼠標來更好地操作，在面對鍵盤上的諸多字母與符號時，原本靈巧無比的雙手更是變得笨拙了起來。這種“無從下手”其實就是因為當時你還未通過練習，將“操作電腦”這件事情形成習慣而導致的。

與“操作電腦”一樣，若我們可以給自己制定一個好的流程、形成習慣，那么，工作起來便會輕松很多。

不過，雖然工作流程有諸多的好處，但大部分人并不清楚如何形成有效的工作流程，對此，艾伯特教授認為以下兩點可以形成有效的指導：

（1）進行工作分析，形成工作流程

工作分析是形成工作流程的重點。工作分析就是對個人工作性質與類型進行分析，并根據工作元素、工作過程來實現工作內容的流程式表示。

①工作元素

工作元素中擁有工作屬性、工作辦法與具體事件三種內容：

● 工作屬性：用來描述元素的特征，比如，元素的名稱、職位等；

● 工作方法：用來描述元素的業務處理，不同的業務與業務數據都可以通過恰當的方法來處理；

● 具體事件：描述工作過程中的具體事件，并通過方法處理以得來恰當的結果。

②工作過程

工作過程擁有屬性與目標兩種：

● 屬性：用來描述工作過程的具體特征，比如，工藝員在工作過程中的具體工作事項；

● 目標：即過程的目的地，是工作過程最終要達成的結果。

（2）明確優秀工作流程的具體標準

一般來說，如果個人的工作經常有重復的步驟，且重要項目較多的話，那么，個人工作便有必要制定出明確的工作流程，比如，若你是一位培訓師，你便可以針對自我工作寫出一套從規劃、組織到安排課程的具體流程步驟；若你是一位老師，那么，你每日的關鍵流程可能是：備課、上課、跟蹤。雖然每一個流程中具體要做的事情肯定是不同的，但這幾個環節往往是必不可少的。

一套好的工作流程應遵循三大標準：

①明確性

即流程中的每一個步驟都相當明確且擁有相應的執行標準；

②簡單與可行性

它不僅簡單而且方便個人操作；

③結果的可控性

不僅個人在操作過程中可以預見事項的走向，即便是換人來操作，最后依據于流程操作的結果，也往往相關不遠、在相似范圍之內。

當然，我們每日遇到的事情并不會完全在自己的預料之中：畢竟時間管理不是萬能神藥，而我們也沒有可以左右時間的能力。所以，一個良好的“例行工作流程”，還需要一個優秀的“臨時突發事件處理流程”來結合起來使用，兩者配合，個人時間管理才會變得更加高效與優秀。