第二章 重視效率，更要重視效能

英國歷史學家帕金森曾經總結出這樣一則定律：“事情增加是為了填滿完成工作所剩余的多余時間。”而這一定律在沃頓商學院被解釋為，工作效率低下，往往是因為我們給了這項任務太多的時間。“要高效率，更要高效能”是沃頓人做事時的基本要求，也恰恰是這一要求的存在，使他們在做事情時不僅追求高效，更追求高收益。

1．效能的重要性，遠遠大于效率

時間能夠管理嗎？“時間”本身根本管理不了，你可以管理的真正東西，實際上是你對不同事務的精力排序。

——日本企業家 孫正義

為了使自我時間利用率達到最大化的目的，我們中的大多數人都在全力以赴。當現實的要求超過了我們的能力時，我們開始做出權宜的選擇：減少睡眠與休息，將更多的時間投入到工作中。短時間內來看，這些舉動的確有利于個人效率的提升，但長時間來看，它們遺患無窮：精疲力竭成為了一種常態，個人生活已經完全超負荷——這是一種典型的、在長時間內才能看得出來的低效能式時間管理。

畢業于沃頓商學院、如今已是個人精力管理專家的利南·鮑威爾先生提出了一種時間效能論，他指出，我們能夠將時間當成靜止不動的東西。在看醫生的時候，很多人都會有度日如年的感覺，而做自己喜歡的事情，比如與朋友一起在咖啡廳里坐上半個小時，感覺便會完全不一樣了。

大多數人都感覺，自己在某些特定的時間段會非常輕松，做一些特定的工作時也有同樣的感覺：鮑威爾先生本人在進行財務管理的時候總是會感覺時間過得非常快，但是在進行賬目盤點的時候，他卻會感覺時間過得太慢了。

通過研究，鮑威爾認為，這種感覺上的差異并非來自于時間，而是與個人精力、熱情息息相關。很顯然，若是遵循個人生理規律，接觸那些正能量滿滿的任務、工作與人，那么，個人工作效率便會大大提高，同時，還可以讓自己更喜歡自己的工作。

我們的每一種行為、情感甚至是思想都會對精力帶來或好或壞的影響。考量個人人生的最終成果，并非我們活了多少歲，而是我們在有限的時間里，投入了多少精力，獲得了多大的效能。而對于那些追求高效能的人來說，出色的表現、健康與快樂，都需要建立在有效的精力管理基礎之上。

但是，我們要如何才能在不損害個人健康、幸福與生活的前提下，使自己保持高效、獲得高效能呢？鮑威爾先生在對精力管理進行了多年的研究后指出，以下四點可以使我們更好地抵達以上目的。

（1）不要沒有開工就泄氣

前一天計劃了滿滿一張A4紙的事項，但次日一大清早看到一張滿滿當當的日程表，你立即升起一種想要去撞墻的沖動——如果你有這樣的沖動，就證明你的精力在開工以前便已經跑掉了一大半。

鮑威爾說，很多人都會過分高估自我效率，或者在一些看似重要但實則雞毛蒜皮的事情上花費過多的時間。但時間管理不是戰爭，不能干什么都搞得如同要去打仗一般，不要對自己提出過高的要求，每天為自己安排恰當的任務量，這是使個人在次日工作時保持充沛精力的重要前提。

因此，在為自己安排任務時，我們需要注意以下幾個關鍵點：

①我大約什么時候開始做這件事情？

你不需要精確到具體的幾分幾秒，實際上，因為時間管理中的事項往往是一件做完才能開始做下一件，所以，事項根本不可能精確到具體時間，但你依然需要為它安排好大致的開始時間段。

②上午/下午/今天之內，我能不能做這么多的事情？

這是對個人能力的一次粗略考量，在安排事項時，你需要問自己：“安排這些事情，我能忙得過來嗎？”“忙得過來”、能夠成功地完成安排的所有事項，接下來的時間管理才會更有信心去堅持下去。

③我要先做哪件事？后做哪件事？

這是事件的排序問題，而具體的排序，需要根據事件對個人目標的貢獻程度、其本身的輕重緩急程度來決定——這一問題在隨后會談到。

④今天做不完的事情，安排在明天什么時候完成？

哪怕你再謹慎地估量自己的精力，你也有可能遭遇意外事件的插入，導致事件未能完成的情況發生。在這種情況下，你就要考慮如何將這些未完成的事項插入次日了。

遵循上述四個關鍵點來安排日程表，就多半不會讓你“一看到就泄氣”了。

（2）給自己減減壓

鮑威爾指出，若個人所在的工作環境壓力很大，或者官場氣十足的話，便很難做到給自己減壓。然而，我們的大腦、身體與靈魂的承受力都非常有限，逼太緊的話便會出事。因此，我們必須要在情緒、體能、思想與精神四方面，讓自己保持良好的狀態。

①情緒

有關情緒，我們需要正視以下三個事實：

● 不管外部壓力有多大，只要我們能夠控制好自己的情緒，便可以使精力獲得極大提高；

● 當你處于情緒愉快狀態下時，往往就是績效最高的時候；

● 養成三個簡單而有效的習慣，可以使個人保持較好的情緒：深呼吸放松自己、向他人表達贊賞、換一種積極的方式來講述個人生活中發生的事情。

②體能

身體是奮斗的本錢：

● 一個健康的身體可以產生更多的能量；

● 隨著體能的增強，個人工作效率也會有所提升。

③思想

思想決定著行動的效率：

● 工作狀態下，思想必須集中；

● 個人可以制定一些習慣，來減少科技給工作與生活帶來的無情干擾；

● 集中注意力，可以使自己的精力不被分散，我們便可以在較短的時間內完成較多的工作量。

④精神

精神往往與工作效率呈正比狀態：

● 當我們的日常工作和生活與個人最珍視、最能夠賦予他們意義感與目的感的東西相一致時，他們的精神能量便可以發揮作用；

● 我們需要理清優先事項，并此為準，在以下三方面制定習慣。

1）做自己最擅長和最喜歡的工作；

2）有意識地為生活中最重要的領域分配時間和精力，認真工作，關心家庭、健康和他人；

3）在日常行為中奉行自己的核心價值觀。

在情緒、體能、思想與精神四大方面做好這些內容，不僅個人壓力會大大減小，接下來的工作效率也會獲得提高。

（3）留意精力充沛的時段

有些人知道自己在什么時間段精力最充沛，比如，有些人在早上剛起來時思維最活躍，但有些人要到晚上才會出現創意四射的狀態。

如果你對自己的狀況不太了解，那便花費一兩周的時間將自己的狀態記錄下來。記下自己在哪些時間段效率最高、精力最充沛；哪些時間段沒有心思工作，想要休息一下或者想喝一杯咖啡放松一下。

鮑威爾認為，根據個人精力周期，對全天時間段進行細分是找出精力充沛時間段的一個不錯的方法。

我們必須要承認的是，在不同的時間段，人的精力水平是不一樣的。你首先要做的，是劃分出自己的“優質、中質、低質”時間段，之后才可能將不同難度的事情安排到不同精力水平的時間段中去。

“Dictator時間”是鮑威爾教授從自己的民族文化——猶太人的時間管理方法中借取到的時間管理辦法，意為“不被他人打擾的專屬時間”，該時間段內可以完全集中精力去處理那些最重要的事情，而且不允許他人電話、郵件、來訪的打擾。可以說，Dictator時間是個人專屬的計劃與思考的時間，在該時間段內，集中精力安排當天的工作內容，對一些復雜的問題進行思考，計劃接下來幾天內需要的資源等——哪怕不進行具體的執行性事務，它也可以對時間管理與個人效率提升產生重要的作用。

好好利用個人精力充沛的時間段，將這些時間用來做一些必須要在最佳狀態才能夠完成的工作，還有一些你不喜歡但非常重要的工作（鮑威爾最不喜歡的是賬目盤點）。在效率最高的時候做這些事情，往往能夠以最快的速度將它們完成。

遵循以上三條建議，我們便能夠在保證個人休閑時間的基礎上，做到更有精力地去面對工作與生活。也只有在有精力的基礎上，我們才有可能獲得個人時間管理的高效能。