第7章
有意識地權衡輕重緩急

有意識地權衡比較自己的全部工作和項目之后，你才能看出孰輕孰重。如果某件事情已經存儲在你的記憶（心理內存）中，那么它將占據你原本有限的思維空間，這既不合適，也沒有益處，而且它的價值很可能會被高估或低估。無論事情大小，你首先要建立一份完整的、最新的、可以檢查回顧的未完成事項清單，這是確保輕重緩急的安排可靠的前提。

“次重要”項目的危險

在當今時代，有太多個人效率低下是因為缺乏處理次重要事情的能力造成的。你有沒有過這樣的感覺：因為忙于應付那些迫在眉睫的事情，你根本無暇顧及那些次重要的事情。可是，你能猜到那些迫在眉睫的事情又是源自何處嗎？沒錯，都是源自那些因為緊急事情的影響而被忽視的次重要事情。這種病癥并不會自我糾正，而是會自我延續。

我認為，之所以出現這種情況，部分原因在于最近時間管理和優先管理培訓中一度盛行的那種按照輕重緩急安排事情的思維方式。我也理解，應該讓人們認識到：如果他們能夠選擇如何利用自己的時間，那么有些選擇會比其他選擇效果更好。但是，這條原則的消極一面在于回避了管理責任。僅僅因為它們不屬于最迫切的，就有許多沒有完成的事情被忽略掉。

參加我的研討會的人經常會說我為什么建議列出一個完整的項目清單，而不計較輕重緩急、時間期限或任務大小。我真正建議大家注意區別的內容非常簡單：真正的項目以及將來可能會做的事情。第一個清單要完整地列舉全部沒有完成，而且靠一次行動難以完成的任務。多數人都有30~100項此類工作。第二個清單則是列舉你想在將來某個時間完成，但目前卻不想著手去做的那些項目。

如果某件事情出現在項目清單上，那么你就需要將其同等對待，認真決定隨后的行動并定期回顧事情的進展。只要你清楚行動的性質，只要你是有意為之，那么不采取行動也無妨。然而，多數人之所以不愿意著手開展工作，是因為他們并沒有停下來思考行動的習慣，結果錯失無數推動工作進展的機會，最終演變成為危機。

你要么需要換新輪胎，要么不需要。在某個時間點上，輪胎問題會跨越明顯的界限。此前你不需要換新輪胎，此后才需要。一旦有了需要，輪胎問題也就不再屬于輕重緩急的范疇了。同樣，這類事情也不怎么符合“象限”矩陣。要么我們必須盡快完成，要么不是，僅此而已。

確實，項目一旦跨越了界限，就從僅僅“需要”逐漸過渡到了“迫切需要”的程度。頻頻出現的情況是，由于在僅僅“需要”階段沒能負責任地認真對待，人們只能到了“迫切需要”階段才開始重視許多工作。原本應該采取的“給輪胎店打電話咨詢價格”這樣的行動，結果卻變成了“給汽車俱樂部打電話請求修理輪胎”這樣的后續行動。

請徹底搞清楚你決心要實現的各種目標（無論目標大小），以及完成它們需要采取的行動。這樣，你就做好了準備，可以真正有效地開展工作。你要盡快將每項工作完成，并且對每項工作的進展感覺良好。

客戶服務部門不要認為自己有權忽視任何請求或沒有完成的事情。如果你確實想為自身服務，你也不會那樣做。