第一篇 項(xiàng)目管理軟件

第一部分 項(xiàng)目管理概述

第1章 項(xiàng)目管理基礎(chǔ)

1.1 項(xiàng)目和項(xiàng)目管理

項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作。項(xiàng)目的“臨時(shí)性”是指項(xiàng)目有明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)。當(dāng)項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成時(shí)，或當(dāng)項(xiàng)目因不會(huì)或不能達(dá)到目標(biāo)而中止時(shí)，或當(dāng)項(xiàng)目需求不復(fù)存在時(shí)，項(xiàng)目就結(jié)束了。臨時(shí)性并不一定意味著持續(xù)時(shí)間短。項(xiàng)目所創(chuàng)造的產(chǎn)品、服務(wù)或成果一般不具有臨時(shí)性。大多數(shù)項(xiàng)目都是為了創(chuàng)造持久性的結(jié)果。例如，國(guó)家紀(jì)念碑建設(shè)項(xiàng)目就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)流傳百世的成果。項(xiàng)目所產(chǎn)生的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和環(huán)境影響，也往往比項(xiàng)目本身長(zhǎng)久得多。

每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果。盡管某些項(xiàng)目可交付成果中可能存在重復(fù)的元素，但這種重復(fù)并不會(huì)改變項(xiàng)目工作本質(zhì)上的獨(dú)特性。例如，即便采用相同或相似的材料，或者由相同的團(tuán)隊(duì)來(lái)建設(shè)，但每一幢辦公樓的位置、設(shè)計(jì)、環(huán)境等，也都是獨(dú)特的。

持續(xù)性的工作通常是按組織的現(xiàn)有程序重復(fù)進(jìn)行的。相比之下，由于項(xiàng)目的獨(dú)特性，其創(chuàng)造的產(chǎn)品、服務(wù)或成果可能存在不確定性。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所面臨的項(xiàng)目任務(wù)很可能是全新的，這就要求比其他例行工作進(jìn)行更精心的規(guī)劃。此外，項(xiàng)目可以在所有的組織層次上進(jìn)行，一個(gè)項(xiàng)目可能涉及一個(gè)人、一個(gè)組織單元或多個(gè)組織單元。

一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目可以創(chuàng)造：

· 一種產(chǎn)品，既可以是其他產(chǎn)品的組成部分，也可以本身就是終端產(chǎn)品；

· 一種能力（如支持生產(chǎn)或配送的業(yè)務(wù)職能），能用來(lái)提供某種服務(wù)；

· 一種成果，例如結(jié)果或文件（如某研究項(xiàng)目所產(chǎn)生的知識(shí)，可據(jù)此判斷某種趨勢(shì)是否存在，或某個(gè)新過(guò)程是否有益于社會(huì)）。

項(xiàng)目的例子包括（但不限于）：

· 開發(fā)一種新產(chǎn)品或新服務(wù)；

· 改變一個(gè)組織的結(jié)構(gòu)、人員配備或風(fēng)格；

· 開發(fā)或購(gòu)買一套新的或改良后的信息系統(tǒng)；

· 建造一幢大樓或一項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施；

· 實(shí)施一套新的業(yè)務(wù)流程或程序。

我們很容易理解什么是項(xiàng)目管理。項(xiàng)目管理就是將知識(shí)、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)，以滿足項(xiàng)目的要求。項(xiàng)目管理是通過(guò)合理運(yùn)用與整合42個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)的。可以根據(jù)其邏輯關(guān)系，把這42個(gè)過(guò)程歸類成5大過(guò)程組，即

· 啟動(dòng)

· 規(guī)劃

· 執(zhí)行

· 監(jiān)控

· 收尾

管理一個(gè)項(xiàng)目通常要：

· 識(shí)別需求；

· 在規(guī)劃和執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)，處理干系人的各種需要、關(guān)注和期望；

· 平衡相互競(jìng)爭(zhēng)的項(xiàng)目制約因素，包括（但不限于）：

范圍

質(zhì)量

進(jìn)度

預(yù)算

資源

風(fēng)險(xiǎn)

具體的項(xiàng)目會(huì)有具體的制約因素，這些因素間的關(guān)系是，任何一個(gè)因素發(fā)生變化，都會(huì)影響至少一個(gè)其他因素。例如，縮短工期通常都需要提高預(yù)算，以增加額外的資源，從而在較短時(shí)間內(nèi)完成同樣的工作量；如果無(wú)法提高預(yù)算，則只能縮小范圍或降低質(zhì)量，以便在較短時(shí)間內(nèi)以同樣的預(yù)算交付產(chǎn)品。不同的項(xiàng)目干系人可能對(duì)哪個(gè)因素最重要有不同的看法，從而使問(wèn)題更加復(fù)雜。改變項(xiàng)目要求可能導(dǎo)致額外的風(fēng)險(xiǎn)。為了取得項(xiàng)目成功，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須能夠正確分析項(xiàng)目狀況以及平衡項(xiàng)目要求。

由于可能發(fā)生變更，項(xiàng)目管理計(jì)劃需要在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中反復(fù)修正、漸進(jìn)明細(xì)。漸進(jìn)明細(xì)是指隨著信息越來(lái)越詳細(xì)和估算越來(lái)越準(zhǔn)確，而持續(xù)改進(jìn)和細(xì)化計(jì)劃。它使項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能隨項(xiàng)目的進(jìn)展而進(jìn)行更加深入的管理。

在成熟的項(xiàng)目管理組織中，項(xiàng)目管理會(huì)處于一個(gè)由項(xiàng)目集管理和項(xiàng)目組合管理所治理的更廣闊的環(huán)境中。如圖1.1所示，組織戰(zhàn)略與優(yōu)先級(jí)相關(guān)聯(lián)，項(xiàng)目組合與項(xiàng)目集之間以及項(xiàng)目集與單個(gè)項(xiàng)目之間都存在聯(lián)系。組織規(guī)劃通過(guò)對(duì)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)排序來(lái)影響項(xiàng)目，而項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)排序則取決于風(fēng)險(xiǎn)、資金和組織的戰(zhàn)略計(jì)劃。編制組織規(guī)劃時(shí)，可以根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的類型、具體的業(yè)務(wù)范圍或項(xiàng)目的一般分類（如基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目和內(nèi)部流程改進(jìn)項(xiàng)目）來(lái)決定對(duì)各個(gè)項(xiàng)目的資金投入和支持力度。

1.2 項(xiàng)目經(jīng)理和生命周期

項(xiàng)目經(jīng)理是執(zhí)行組織委派其實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的個(gè)人。項(xiàng)目經(jīng)理的角色不同于職能經(jīng)理或運(yùn)營(yíng)經(jīng)理。一般而言，職能經(jīng)理專注于監(jiān)管某個(gè)行政領(lǐng)域，而運(yùn)營(yíng)經(jīng)理則負(fù)責(zé)某個(gè)核心業(yè)務(wù)。

基于組織結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目經(jīng)理可能要向職能經(jīng)理報(bào)告。在其他情況下，項(xiàng)目經(jīng)理可能要與其他項(xiàng)目經(jīng)理一起向項(xiàng)目組合經(jīng)理或項(xiàng)目集經(jīng)理報(bào)告，而這些項(xiàng)目組合經(jīng)理或項(xiàng)目集經(jīng)理則要對(duì)全部項(xiàng)目負(fù)最終責(zé)任。在這類組織結(jié)構(gòu)中，項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目組合經(jīng)理或項(xiàng)目集經(jīng)理密切合作，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，并確保項(xiàng)目計(jì)劃符合所在項(xiàng)目集的整體計(jì)劃。

管理項(xiàng)目所需的很多工具和技術(shù)都是項(xiàng)目管理特有的。然而，僅理解和使用那些被公認(rèn)為良好做法的知識(shí)、工具和技術(shù)，還不足以實(shí)現(xiàn)有效的項(xiàng)目管理。要有效地管理項(xiàng)目，除了應(yīng)具備特定應(yīng)用領(lǐng)域的技能和通用管理方面的能力外，項(xiàng)目經(jīng)理還需具備：

· 知識(shí)。對(duì)項(xiàng)目管理，項(xiàng)目經(jīng)理知道什么。

· 實(shí)踐能力。項(xiàng)目經(jīng)理能夠應(yīng)用項(xiàng)目管理知識(shí)來(lái)做什么或?qū)崿F(xiàn)什么。

· 個(gè)人素質(zhì)。在執(zhí)行項(xiàng)目或相關(guān)活動(dòng)時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理如何行動(dòng)。個(gè)人素質(zhì)包括態(tài)度、主要人格特征和領(lǐng)導(dǎo)力——指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)和平衡項(xiàng)目制約因素的能力。

對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，他最關(guān)注的問(wèn)題應(yīng)該是項(xiàng)目生命周期，這也是我們這本書描述的重點(diǎn)。這是指通常按順序排列而有時(shí)又相互交叉的各項(xiàng)目階段的集合。階段的名稱和數(shù)量取決于參與項(xiàng)目的一個(gè)或多個(gè)組織的管理與控制需要、項(xiàng)目本身的特征及其所在的應(yīng)用領(lǐng)域。生命周期可以用某種方法加以確定和記錄。可以根據(jù)所在組織或行業(yè)的特性，或者所用技術(shù)的特性，來(lái)確定或調(diào)整項(xiàng)目生命周期。雖然每個(gè)項(xiàng)目都有明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)，但其具體的可交付成果以及項(xiàng)目期間的活動(dòng)會(huì)因項(xiàng)目的不同而有很大差異。無(wú)論項(xiàng)目涉及什么具體工作，生命周期都能為管理項(xiàng)目提供基本框架。

項(xiàng)目的規(guī)模和復(fù)雜性各不相同，但不論其大小繁簡(jiǎn)，所有項(xiàng)目都呈現(xiàn)下列生命周期結(jié)構(gòu)（見圖1.2）：

· 啟動(dòng)項(xiàng)目；

· 組織與準(zhǔn)備；

· 執(zhí)行項(xiàng)目工作；

· 結(jié)束項(xiàng)目。

這個(gè)通用的生命周期結(jié)構(gòu)常被用來(lái)與高級(jí)管理層或其他不太熟悉項(xiàng)目細(xì)節(jié)的人員進(jìn)行溝通。它從宏觀視角為項(xiàng)目間的比較提供了通用參照系，即使項(xiàng)目的性質(zhì)完全不同。

通用的生命周期結(jié)構(gòu)通常具有以下特征：

· 成本與人力投入在開始時(shí)較低，在工作執(zhí)行期間達(dá)到最高，并在項(xiàng)目快要結(jié)束時(shí)迅速回落。這種典型的走勢(shì)如圖1.2中的虛線所示。

· 干系人的影響力、項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)與不確定性在項(xiàng)目開始時(shí)最大，并在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中隨時(shí)間推移而遞減（見圖1.3）。

· 在不顯著影響成本的前提下，改變項(xiàng)目產(chǎn)品最終特性的能力在項(xiàng)目開始時(shí)最大，并隨項(xiàng)目進(jìn)展而減弱。圖1.3表明，變更和糾正錯(cuò)誤的代價(jià)在項(xiàng)目接近完成時(shí)通常會(huì)顯著增高。

· 在通用生命周期結(jié)構(gòu)的指導(dǎo)下，項(xiàng)目經(jīng)理可以決定對(duì)某些可交付成果施加更有力的控制。大型復(fù)雜項(xiàng)目尤其需要這種特別的控制。在這種情況下，最好能把項(xiàng)目工作正式分解為若干階段。

產(chǎn)品生命周期包含通常順序排列且不相互交叉的一系列產(chǎn)品階段。產(chǎn)品階段由組織的制造和控制要求決定。產(chǎn)品生命周期的最后階段通常是產(chǎn)品的退出。一般而言，項(xiàng)目生命周期包含在一個(gè)或多個(gè)產(chǎn)品生命周期中。要注意區(qū)分項(xiàng)目生命周期與產(chǎn)品生命周期。任何項(xiàng)目都有自己的目的或目標(biāo)。如果項(xiàng)目的目標(biāo)是創(chuàng)造一項(xiàng)服務(wù)或成果，則其生命周期應(yīng)為服務(wù)或成果的生命周期，而非產(chǎn)品生命周期。

如果項(xiàng)目產(chǎn)出的是一種產(chǎn)品，那產(chǎn)品與項(xiàng)目之間就有許多種可能的關(guān)系。例如，新產(chǎn)品的開發(fā)，其本身就可以是一個(gè)項(xiàng)目；或者，現(xiàn)有的產(chǎn)品可能得益于某個(gè)為之增添新功能或新特性的項(xiàng)目，或可以通過(guò)某個(gè)項(xiàng)目來(lái)開發(fā)產(chǎn)品的新型號(hào)。產(chǎn)品生命周期中的很多活動(dòng)都可以作為項(xiàng)目來(lái)實(shí)施，例如，進(jìn)行可行性研究，開展市場(chǎng)調(diào)研，開展廣告宣傳，安裝產(chǎn)品，召集焦點(diǎn)小組會(huì)議，試銷產(chǎn)品，等等。在這些例子中，項(xiàng)目生命周期都不同于產(chǎn)品生命周期。

由于一個(gè)產(chǎn)品可能包含多個(gè)相關(guān)項(xiàng)目，所以可通過(guò)對(duì)這些項(xiàng)目的統(tǒng)一管理，來(lái)提高效率。例如，新車的開發(fā)可能涉及許多單獨(dú)的項(xiàng)目。雖然每個(gè)項(xiàng)目都是不同的，但最終都是為了將這款新車推向市場(chǎng)。由一位高級(jí)負(fù)責(zé)人監(jiān)管所有項(xiàng)目，能顯著提高成功的可能性。

為有效完成某些重要的可交付成果，而在需要特別控制的位置將項(xiàng)目分界，就形成項(xiàng)目階段。項(xiàng)目階段大多是按順序完成的，但在某些情況下也可重疊。項(xiàng)目階段具有的這種宏觀特性使之成為項(xiàng)目生命周期的組成部分。項(xiàng)目階段不同于項(xiàng)目管理過(guò)程組。采用項(xiàng)目階段結(jié)構(gòu)，把項(xiàng)目劃分成合乎邏輯的子集，有助于項(xiàng)目的管理、規(guī)劃和控制。

階段劃分的數(shù)量和必要性以及每個(gè)階段所需的控制程度，取決于項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜程度和潛在影響。但不論項(xiàng)目被劃分成幾個(gè)階段，所有的項(xiàng)目階段都具有以下共同特征。

當(dāng)各階段為順序排列時(shí)，階段的結(jié)束就以作為階段性可交付成果的工作產(chǎn)品的轉(zhuǎn)移或移交為標(biāo)志。階段結(jié)束點(diǎn)是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行重新評(píng)估，并在必要時(shí)變更或終止項(xiàng)目的一個(gè)當(dāng)然時(shí)點(diǎn)。這些時(shí)點(diǎn)可稱為階段出口、里程碑、階段關(guān)卡、決策關(guān)卡、時(shí)段關(guān)卡或關(guān)鍵決策點(diǎn)。各階段的工作重點(diǎn)不同，通常涉及不同的組織，需要不同的技能。需要施加額外的控制，以成功實(shí)現(xiàn)各階段的主要可交付成果或目標(biāo)。重復(fù)實(shí)施全部5大過(guò)程組中的過(guò)程，就能提供所需的額外控制，并定義各階段的邊界。

盡管很多項(xiàng)目可能有相似的階段名稱和相似的可交付成果，但很少有完全相同的階段劃分。有些項(xiàng)目?jī)H有一個(gè)階段（見圖1.4），有些項(xiàng)目則有多個(gè)階段。不同的階段通常有不同的持續(xù)時(shí)間或長(zhǎng)度。

尚沒有統(tǒng)一的方法來(lái)定義項(xiàng)目的最佳結(jié)構(gòu)。盡管行業(yè)慣例常常引導(dǎo)項(xiàng)目?jī)?yōu)先采用某種結(jié)構(gòu)，但同一個(gè)行業(yè)內(nèi)甚至同一個(gè)組織中的項(xiàng)目仍然可能大不相同。有些組織已經(jīng)為所有項(xiàng)目制定了標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)，而有些組織則允許項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)自行選擇最適合其項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)。例如，某個(gè)組織可能將可行性研究作為常規(guī)的項(xiàng)目前工作，某個(gè)組織將其作為項(xiàng)目的第一個(gè)階段，而另一個(gè)組織則可能視其為一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目。同樣地，某個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能把一個(gè)項(xiàng)目劃分成兩個(gè)階段，而另一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)則可能把所有工作作為一個(gè)階段進(jìn)行管理。這些都在很大程度上取決于具體項(xiàng)目的特性以及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或組織的風(fēng)格。

項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在考慮上述制約因素和時(shí)間、預(yù)算等其他限制條件的基礎(chǔ)上，確定最合適的項(xiàng)目實(shí)施方法。決策時(shí)必須考慮項(xiàng)目將涉及哪些人、需要哪些資源，以及完成工作的一般方法。另一個(gè)需要考慮的重要問(wèn)題是，是否要把項(xiàng)目劃分成一個(gè)以上的階段。如果是，則還應(yīng)決定具體的階段結(jié)構(gòu)。

階段結(jié)構(gòu)為項(xiàng)目控制提供了正式的基礎(chǔ)。每個(gè)階段都需正式啟動(dòng)，來(lái)指明該階段準(zhǔn)許什么、期望什么。經(jīng)常需要由管理層來(lái)審查和決定能否開始某階段的活動(dòng)。尤其在前一階段尚未完成（例如組織所采用的生命周期允許若干階段并行）的情況下，這種審查就更為必要。每個(gè)階段的起點(diǎn)也是一個(gè)重新驗(yàn)證先前的假設(shè)和評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)會(huì)，并可借機(jī)進(jìn)一步明確為實(shí)現(xiàn)階段性可交付成果所需的過(guò)程。例如，如果某個(gè)階段不需要采購(gòu)任何新材料或新設(shè)備，那么該階段就無(wú)須開展與采購(gòu)有關(guān)的任何活動(dòng)或過(guò)程。

項(xiàng)目階段終止或正式收尾時(shí)，通常要對(duì)可交付成果進(jìn)行審查，以決定其完整性和可接受性。通過(guò)階段末評(píng)審，可以獲準(zhǔn)結(jié)束當(dāng)前階段和開始下一個(gè)階段。階段結(jié)束點(diǎn)是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行重新評(píng)估，并在必要時(shí)變更或終止項(xiàng)目的一個(gè)當(dāng)然時(shí)點(diǎn)。同時(shí)對(duì)關(guān)鍵可交付成果和累計(jì)項(xiàng)目績(jī)效進(jìn)行評(píng)審，是一種良好的做法，可據(jù)此：（a）決定項(xiàng)目能否進(jìn)入下一個(gè)階段；（b）經(jīng)濟(jì)有效地發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤。正式結(jié)束一個(gè)階段時(shí)，并不一定要批準(zhǔn)下一階段。例如，如果項(xiàng)目繼續(xù)下去的風(fēng)險(xiǎn)太大，或項(xiàng)目目標(biāo)已變得毫無(wú)意義，那么就可以只結(jié)束當(dāng)前階段，而不啟動(dòng)任何其他階段。

當(dāng)項(xiàng)目被劃分為多個(gè)階段時(shí)，這些階段通常按順序排列，用來(lái)保證對(duì)項(xiàng)目的適當(dāng)控制，并產(chǎn)出所需的產(chǎn)品、服務(wù)或成果。然而在某些情況下，項(xiàng)目也能從交疊或并行的階段中受益。階段與階段的關(guān)系有3種基本類型：

順序關(guān)系，即一個(gè)階段只能在前一階段完成后開始。圖1.5就是一個(gè)所有階段均按順序排列的項(xiàng)目的例子。其按部就班的特點(diǎn)減少了項(xiàng)目的不確定性，但也排除了縮短進(jìn)度的可能性。

交疊關(guān)系，即一個(gè)階段在前一階段完成前就開始，如圖1.6所示。這有時(shí)可作為進(jìn)度壓縮的一種技術(shù)，被稱為“快速跟進(jìn)”。如果在獲得來(lái)自前一階段的準(zhǔn)確信息之前，就開始后一階段，那么階段的交疊就可能增加風(fēng)險(xiǎn)或?qū)е路倒ぁ?/p>

迭代關(guān)系，即一次只規(guī)劃一個(gè)階段，且下一階段的規(guī)劃取決于當(dāng)前階段及其階段成果的進(jìn)展情況。迭代關(guān)系適合在很不明確、很不確定或快速變化的環(huán)境中使用，如科研項(xiàng)目；但是不利于進(jìn)行長(zhǎng)期規(guī)劃。在管理這類項(xiàng)目的范圍時(shí)，必須通過(guò)不斷實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品增量以及排列需求優(yōu)先級(jí)，來(lái)最小化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)、最大化產(chǎn)品的商業(yè)價(jià)值。這種模式還要求所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員（如設(shè)計(jì)者、開發(fā)者等）在整個(gè)項(xiàng)目生命周期或至少連續(xù)兩個(gè)階段中使用。

對(duì)多階段項(xiàng)目而言，整個(gè)項(xiàng)目生命周期中可能發(fā)生不止一種階段與階段的關(guān)系。所需達(dá)到的控制水平和效果，以及所存在的不確定性程度，決定著應(yīng)該采用何種階段與階段的關(guān)系。基于這些因素，上述3種關(guān)系可能在同一個(gè)項(xiàng)目的不同階段間發(fā)生。

組織通過(guò)開展工作來(lái)實(shí)現(xiàn)各種目標(biāo)。很多組織所開展的工作都可分成“項(xiàng)目”和“運(yùn)營(yíng)”兩大類。

這兩類工作具有以下共同特征：

· 由人來(lái)做；

· 受制約因素（包括資源制約因素）的限制；

· 需要規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控；

· 為了實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)或戰(zhàn)略計(jì)劃。

項(xiàng)目與運(yùn)營(yíng)的主要區(qū)別在于，運(yùn)營(yíng)是持續(xù)性的，生產(chǎn)重復(fù)的產(chǎn)品、服務(wù)或成果。項(xiàng)目（連同團(tuán)隊(duì)，也經(jīng)常連同機(jī)會(huì)）是臨時(shí)性的，有明確的終點(diǎn)。反之，運(yùn)營(yíng)是持續(xù)性的，維持組織的長(zhǎng)久運(yùn)轉(zhuǎn)。運(yùn)營(yíng)不會(huì)因當(dāng)前目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而終止，而會(huì)根據(jù)新的指令繼續(xù)支持組織的戰(zhàn)略計(jì)劃。

運(yùn)營(yíng)為項(xiàng)目所處的業(yè)務(wù)環(huán)境提供支持，因此運(yùn)營(yíng)部門與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間通常都會(huì)發(fā)生大量互動(dòng)，以便為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而協(xié)同工作。例如，在重新設(shè)計(jì)某個(gè)產(chǎn)品的項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理可能要與多名運(yùn)營(yíng)經(jīng)理合作，共同研究消費(fèi)者喜好、設(shè)計(jì)技術(shù)規(guī)格、制作與測(cè)試原型，并安排生產(chǎn)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要與運(yùn)營(yíng)部門溝通，了解現(xiàn)有設(shè)備的生產(chǎn)能力，或確定新產(chǎn)品投放生產(chǎn)線的最佳時(shí)間。

不同項(xiàng)目需要運(yùn)營(yíng)部門為之提供數(shù)量不等的資源。例如，運(yùn)營(yíng)部門可向項(xiàng)目選派全職員工。他們將與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)其他成員一起工作，利用其運(yùn)營(yíng)專業(yè)技能來(lái)協(xié)助完成項(xiàng)目可交付成果，進(jìn)而協(xié)助完成項(xiàng)目。基于項(xiàng)目的性質(zhì)，其可交付成果可能改變或影響既有的運(yùn)營(yíng)工作。運(yùn)營(yíng)部門將把項(xiàng)目的可交付成果整合進(jìn)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中。會(huì)改變或影響運(yùn)營(yíng)工作的項(xiàng)目包括（但不限于）：

· 開發(fā)將投放于本組織生產(chǎn)線的新產(chǎn)品或服務(wù)；

· 安裝需長(zhǎng)期后續(xù)支持的產(chǎn)品或提供需長(zhǎng)期后續(xù)支持的服務(wù)；

· 會(huì)對(duì)組織結(jié)構(gòu)、人員配備水平或組織文化產(chǎn)生影響的內(nèi)部項(xiàng)目；

· 開發(fā)、采購(gòu)或升級(jí)運(yùn)營(yíng)部門的信息系統(tǒng)。

項(xiàng)目干系人是積極參與項(xiàng)目或其利益可能受項(xiàng)目實(shí)施或完成的積極或消極影響的個(gè)人或組織（如客戶、發(fā)起人、執(zhí)行組織或公眾）。干系人也可能對(duì)項(xiàng)目及其可交付成果和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員施加影響。

為了明確項(xiàng)目的要求和所有相關(guān)方的期望，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須識(shí)別所有的內(nèi)部和外部干系人。此外，為了確保項(xiàng)目成功，項(xiàng)目經(jīng)理必須針對(duì)項(xiàng)目要求來(lái)管理各種干系人對(duì)項(xiàng)目的影響。圖1.7顯示了項(xiàng)目、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和其他常見干系人之間的關(guān)系。

不同干系人在項(xiàng)目中的責(zé)任和職權(quán)各不相同，并且可隨項(xiàng)目生命周期的進(jìn)展而變化。有些只偶爾參與項(xiàng)目調(diào)查或焦點(diǎn)小組的活動(dòng)，有些則為項(xiàng)目提供全力支持，包括資金和行政支持。干系人也可能對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)有負(fù)面影響。

識(shí)別干系人是一個(gè)持續(xù)性的過(guò)程，可能有一定的難度。例如，某位裝配線工人的未來(lái)就業(yè)取決于一個(gè)新產(chǎn)品設(shè)計(jì)項(xiàng)目的結(jié)果，是否應(yīng)將其視為干系人，這就可能存在爭(zhēng)議。識(shí)別干系人，并理解他們對(duì)項(xiàng)目的影響力，這是至關(guān)重要的。如果這項(xiàng)工作沒有做好，將可能導(dǎo)致項(xiàng)目工期延長(zhǎng)或成本顯著提高。例如，沒有及時(shí)將法律部門作為重要的干系人，就會(huì)導(dǎo)致因重新考慮法律要求而造成工期延誤或費(fèi)用增加。

干系人既可能看到項(xiàng)目的積極結(jié)果，也可能看到項(xiàng)目的消極結(jié)果。有些干系人受益于一個(gè)成功的項(xiàng)目，而另一些干系人則看到項(xiàng)目成功給他們帶來(lái)的負(fù)面影響。例如，某工業(yè)擴(kuò)建項(xiàng)目將給某個(gè)社區(qū)帶來(lái)積極的經(jīng)濟(jì)利益，那么該社區(qū)的商業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人就會(huì)看到該項(xiàng)目的積極結(jié)果。對(duì)項(xiàng)目抱有積極期望的干系人，可通過(guò)幫助項(xiàng)目取得成功，來(lái)最好地實(shí)現(xiàn)自己的利益；而消極干系人則會(huì)通過(guò)阻礙項(xiàng)目的進(jìn)展，來(lái)保護(hù)自己的利益。忽視消極干系人，會(huì)提高項(xiàng)目失敗的可能性。項(xiàng)目經(jīng)理的重要職責(zé)之一就是管理干系人的期望。但由于干系人的期望往往差別很大，甚至相互沖突，所以這項(xiàng)工作困難重重。項(xiàng)目經(jīng)理的另一項(xiàng)職責(zé)就是平衡干系人的不同利益，并確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以專業(yè)和合作的方式與干系人打交道。以下是項(xiàng)目干系人的一些例子。

· 客戶/用戶。客戶/用戶是將使用項(xiàng)目產(chǎn)品、服務(wù)或成果的個(gè)人或組織，可能來(lái)自項(xiàng)目執(zhí)行組織的內(nèi)部或外部。客戶也可能是多層次的。例如，某種新藥的客戶可以包括：開處方的醫(yī)生、用藥的病人以及為之付款的保險(xiǎn)公司。在某些應(yīng)用領(lǐng)域，客戶與用戶是同義詞；而在另一些領(lǐng)域，客戶是指購(gòu)買項(xiàng)目產(chǎn)品的個(gè)人或組織，而用戶則是指直接使用項(xiàng)目產(chǎn)品的個(gè)人或組織。

· 發(fā)起人。發(fā)起人是指以現(xiàn)金或其他形式，為項(xiàng)目提供財(cái)務(wù)資源的個(gè)人或團(tuán)體。早在項(xiàng)目剛開始構(gòu)思時(shí)，發(fā)起人即為項(xiàng)目提供支持，包括游說(shuō)更高層的管理人員，以獲得組織的支持，并宣傳項(xiàng)目將給組織帶來(lái)的利益。在整個(gè)項(xiàng)目選擇過(guò)程中，發(fā)起人始終領(lǐng)導(dǎo)著項(xiàng)目，直到項(xiàng)目得到正式批準(zhǔn)。發(fā)起人對(duì)制定項(xiàng)目初步范圍與章程也起著重要的作用。對(duì)于那些超出項(xiàng)目經(jīng)理控制范圍的事項(xiàng)，將向上匯報(bào)給發(fā)起人。發(fā)起人可能還參與其他重要事項(xiàng)，如范圍變更審批、階段末評(píng)審，以及當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)很大時(shí)的繼續(xù)/不繼續(xù)決定。

· 項(xiàng)目組合經(jīng)理/項(xiàng)目組合評(píng)審委員會(huì)。項(xiàng)目組合經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)一組項(xiàng)目或項(xiàng)目集進(jìn)行宏觀治理，這些項(xiàng)目或項(xiàng)目集可能相關(guān)或不相關(guān)。項(xiàng)目組合評(píng)審委員會(huì)通常由組織中負(fù)責(zé)項(xiàng)目選擇的高層管理人員組成。他們對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的投資回報(bào)、價(jià)值、風(fēng)險(xiǎn)和其他屬性進(jìn)行評(píng)審。

· 項(xiàng)目集經(jīng)理。項(xiàng)目集經(jīng)理負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理一組相關(guān)的項(xiàng)目，從而取得對(duì)單個(gè)項(xiàng)目分別管理所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的利益和控制。項(xiàng)目集經(jīng)理通過(guò)與各項(xiàng)目經(jīng)理的合作，為各項(xiàng)目提供支持和指導(dǎo)。

· 項(xiàng)目管理辦公室。項(xiàng)目管理辦公室（PMO）是負(fù)責(zé)對(duì)所轄各項(xiàng)目進(jìn)行集中協(xié)調(diào)管理的一個(gè)組織部門，其職責(zé)可以涵蓋從提供項(xiàng)目管理支持到直接管理項(xiàng)目。如果PMO對(duì)項(xiàng)目結(jié)果負(fù)有直接或間接的責(zé)任，那么它就是項(xiàng)目的一個(gè)干系人。

· 項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理是執(zhí)行組織委派其實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的個(gè)人。這是一個(gè)富有挑戰(zhàn)且備受矚目的角色，具有重要的職責(zé)和不同的權(quán)力。項(xiàng)目經(jīng)理要有較強(qiáng)的適應(yīng)能力、良好的判斷能力、優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)能力和談判技能，并熟練掌握項(xiàng)目管理知識(shí)。項(xiàng)目經(jīng)理必須能理解項(xiàng)目的細(xì)節(jié)，但又能從項(xiàng)目全局的角度進(jìn)行管理。作為對(duì)項(xiàng)目成功負(fù)責(zé)的個(gè)人，項(xiàng)目經(jīng)理掌管項(xiàng)目的所有方面，包括（但不限于）：（a）制定項(xiàng)目管理計(jì)劃和所有相關(guān)的子計(jì)劃；（b）使項(xiàng)目始終符合進(jìn)度和預(yù)算要求；（c）識(shí)別、監(jiān)測(cè)和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)；（d）準(zhǔn)確、及時(shí)地報(bào)告項(xiàng)目指標(biāo)。項(xiàng)目經(jīng)理在與干系人的溝通中負(fù)主要責(zé)任，尤其是與項(xiàng)目發(fā)起人、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和其他關(guān)鍵干系人的溝通。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)促進(jìn)干系人與項(xiàng)目之間的互動(dòng)起核心作用。

· 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)由項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)和其他執(zhí)行項(xiàng)目工作、但無(wú)須參與項(xiàng)目管理的團(tuán)隊(duì)成員組成。團(tuán)隊(duì)中的個(gè)人來(lái)自不同的團(tuán)體，分別掌握某些具體的專業(yè)知識(shí)或技能，并執(zhí)行項(xiàng)目工作。

· 職能經(jīng)理。職能經(jīng)理是在企業(yè)的行政或職能領(lǐng)域（如人力資源、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)或采購(gòu)）承擔(dān)管理角色的重要人物。他們配有固定員工，以開展持續(xù)性工作，并能全權(quán)管理所轄職能領(lǐng)域中的所有任務(wù)。職能經(jīng)理可為項(xiàng)目提供相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)或服務(wù)。

· 運(yùn)營(yíng)經(jīng)理。運(yùn)營(yíng)經(jīng)理是在核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域（如研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、供應(yīng)、測(cè)試或維護(hù)）承擔(dān)管理角色的個(gè)人。不同于職能經(jīng)理，運(yùn)營(yíng)經(jīng)理直接管理供銷售的產(chǎn)品或服務(wù)的生產(chǎn)和維護(hù)。基于項(xiàng)目的類型，在項(xiàng)目完成時(shí)，需要把項(xiàng)目的技術(shù)文件和其他永久性記錄正式移交給相關(guān)的運(yùn)營(yíng)管理人員。然后，運(yùn)營(yíng)管理人員再把所移交的項(xiàng)目納入日常運(yùn)營(yíng)中，并為之提供長(zhǎng)期支持。

· 賣方/業(yè)務(wù)伙伴。賣方，又稱為供應(yīng)商、供方或承包方，是根據(jù)合同協(xié)議為項(xiàng)目提供組件或服務(wù)的外部公司。業(yè)務(wù)伙伴也是外部公司，但他們與本企業(yè)間存在特殊的關(guān)系。這種特殊關(guān)系可能是通過(guò)某個(gè)認(rèn)證過(guò)程建立的。業(yè)務(wù)伙伴為項(xiàng)目提供專業(yè)技術(shù)，或提供安裝、定制、培訓(xùn)或支持等特定服務(wù)。

項(xiàng)目管理就是將知識(shí)、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動(dòng)，以滿足項(xiàng)目的要求。需要對(duì)相關(guān)過(guò)程進(jìn)行有效管理，來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的應(yīng)用。過(guò)程是為完成預(yù)定的產(chǎn)品、成果或服務(wù)而執(zhí)行的一系列相互關(guān)聯(lián)的行動(dòng)和活動(dòng)。每個(gè)過(guò)程都有各自的輸入、工具和技術(shù)以及相應(yīng)輸出。

項(xiàng)目管理過(guò)程適用于全球各行各業(yè)。應(yīng)用項(xiàng)目管理過(guò)程能夠提高各類項(xiàng)目成功的可能性，這已得到一致公認(rèn)。它是一種綜合性工作，要求每一個(gè)項(xiàng)目和產(chǎn)品過(guò)程都同其他過(guò)程恰當(dāng)?shù)嘏浜吓c聯(lián)系，以便彼此協(xié)調(diào)。在一個(gè)過(guò)程中采取的行動(dòng)通常會(huì)對(duì)這一過(guò)程和其他相關(guān)過(guò)程產(chǎn)生影響。例如，項(xiàng)目范圍變更通常會(huì)影響項(xiàng)目成本，但不一定會(huì)影響溝通計(jì)劃或產(chǎn)品質(zhì)量。各過(guò)程間的相互作用往往要求在項(xiàng)目要求（目標(biāo)）之間進(jìn)行權(quán)衡。究竟如何權(quán)衡，會(huì)因項(xiàng)目和組織而異。成功的項(xiàng)目管理包括積極地管理過(guò)程間的相互作用，以滿足發(fā)起人、客戶和其他干系人的需求。在某些情況下，為得到所需結(jié)果，需要反復(fù)數(shù)次實(shí)施某個(gè)過(guò)程或某組過(guò)程。

從各過(guò)程之間的整合、相互作用以及各過(guò)程的不同用途等方面，可以使用5類項(xiàng)目管理過(guò)程來(lái)描述，即5大項(xiàng)目管理過(guò)程組：

· 啟動(dòng)過(guò)程組。獲得授權(quán)，定義一個(gè)新項(xiàng)目或現(xiàn)有項(xiàng)目的一個(gè)新階段，正式開始該項(xiàng)目或階段的一組過(guò)程。

· 規(guī)劃過(guò)程組。明確項(xiàng)目范圍，優(yōu)化目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而制定行動(dòng)方案的一組過(guò)程。

· 執(zhí)行過(guò)程組。完成項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的工作以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的一組過(guò)程。

· 監(jiān)控過(guò)程組。跟蹤、審查和調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)展與績(jī)效，識(shí)別必要的計(jì)劃變更并啟動(dòng)相應(yīng)變更的一組過(guò)程。

· 收尾過(guò)程組。為完結(jié)所有過(guò)程組的所有活動(dòng)以正式結(jié)束項(xiàng)目或階段而實(shí)施的一組過(guò)程。

思考題

1. 什么是項(xiàng)目？

2. 什么是項(xiàng)目管理？

3. 項(xiàng)目經(jīng)理有什么職責(zé)？

4. 什么是項(xiàng)目的生命周期？

5. 一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目干系人都有哪些？

6. 項(xiàng)目的過(guò)程組有哪幾項(xiàng)？

第2章 計(jì)算機(jī)化的項(xiàng)目管理工具

2.1 項(xiàng)目管理工具概述

隨著微型計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和運(yùn)算速度的提高，20世紀(jì)80年代后項(xiàng)目管理技術(shù)也呈現(xiàn)出繁榮發(fā)展的趨勢(shì)，涌現(xiàn)出大量的項(xiàng)目管理軟件。根據(jù)管理對(duì)象的不同，項(xiàng)目管理軟件可分為多種類型，如進(jìn)度管理、合同管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、投資管理等。

而根據(jù)提高管理效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享等方面功能的實(shí)現(xiàn)層次不同，又可分為：

· 實(shí)現(xiàn)一個(gè)或多個(gè)的項(xiàng)目管理手段，如進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、合同管理、費(fèi)用管理，或者它們的組合等；

· 具備進(jìn)度管理、費(fèi)用管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的分析、預(yù)測(cè)以及預(yù)警功能；

· 網(wǎng)絡(luò)化和虛擬化項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)基于Web的項(xiàng)目管理軟件甚至企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理軟件等。

和人工項(xiàng)目管理相比，應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件有很多益處：

· 精確性。應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)主要益處是可以大大提高精確性。對(duì)于大型項(xiàng)目，人工繪制網(wǎng)絡(luò)圖、計(jì)算起止時(shí)間、臨近資源使用情況是非常困難的。項(xiàng)目管理軟件有精確的算法來(lái)計(jì)算項(xiàng)目信息，并設(shè)有大量?jī)?nèi)部例行程序檢查用戶的錯(cuò)誤。

· 經(jīng)濟(jì)性。基于個(gè)人電腦的項(xiàng)目管理軟件售價(jià)一般為數(shù)百美元。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)稍顯昂貴，但對(duì)大多數(shù)業(yè)務(wù)而言物有所值。

· 使用簡(jiǎn)便。近幾年來(lái)，項(xiàng)目管理軟件的操作使用變得極其簡(jiǎn)便，稍加訓(xùn)練就可以完全掌握。

· 解決復(fù)雜問(wèn)題的能力。顯然，項(xiàng)目管理軟件在處理大型項(xiàng)目的某些方面（特別是數(shù)據(jù)方面）確實(shí)要比人工簡(jiǎn)便得多。對(duì)于只有少數(shù)活動(dòng)的短期項(xiàng)目，人工方法也許行得通，但如果項(xiàng)目有數(shù)以千計(jì)的活動(dòng)、上千種資源、持續(xù)幾年時(shí)間，項(xiàng)目管理軟件對(duì)如此復(fù)雜工作的協(xié)助作用就顯得必不可少了。

· 可維護(hù)性和可更改性。對(duì)人工系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目信息的維護(hù)和修改通常很麻煩。例如在每次發(fā)生變化時(shí)，項(xiàng)目人員就不得不人工重新設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)圖、重新核算成本。利用項(xiàng)目管理軟件數(shù)據(jù)資源的任何更改都會(huì)自動(dòng)反映到網(wǎng)絡(luò)圖表、成本表以及資源頒布表等這些項(xiàng)目文件中。

· 保持記錄。項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)是它能很好地保持記錄。例如，可以保護(hù)有關(guān)各個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的進(jìn)度計(jì)劃、各項(xiàng)任務(wù)及所用資源的數(shù)據(jù)資料。在準(zhǔn)備優(yōu)質(zhì)的報(bào)表或?qū)?lái)做計(jì)劃時(shí)，會(huì)用到這些數(shù)據(jù)資料。但是，用戶必須不斷更新文件，使記錄保持不失去意義。

· 速度。收集好相關(guān)數(shù)據(jù)資料并且輸入后，軟件就能非常迅速地進(jìn)行幾乎每一種能想出來(lái)的計(jì)算。人工創(chuàng)建、修改計(jì)劃，進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算，要花費(fèi)幾小時(shí)、幾天或幾個(gè)星期，但是，系統(tǒng)在分秒之內(nèi)便可完成修改工作。

· 假設(shè)分析。進(jìn)行假設(shè)分析是項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)超前進(jìn)步的功能，也是它的一個(gè)顯著優(yōu)點(diǎn)。正如前面討論的，假設(shè)分析使用戶可以了解項(xiàng)目中發(fā)生的各種情形的效果。用戶在軟件上運(yùn)行不同的情景，然后做出評(píng)估。這樣，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)某些偶發(fā)事件就可以做好計(jì)劃準(zhǔn)備，并估計(jì)相應(yīng)的結(jié)果。

2.2 項(xiàng)目管理工具的一般功能

一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理軟件需要具備如下功能。需要注意的是，并非所有的項(xiàng)目管理軟件都擁有所用功能才能夠完成項(xiàng)目管理工作。

· 預(yù)算及成本控制。大部分項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)都可以用來(lái)獲得項(xiàng)目中各項(xiàng)活動(dòng)、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時(shí)、加班或一次性來(lái)計(jì)算，也可以具體明確到期支付日；對(duì)于原材料，可以確定一次性或持續(xù)成本；對(duì)各種材料，可以設(shè)立相應(yīng)的會(huì)計(jì)和預(yù)算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來(lái)運(yùn)行成本函數(shù)。大部分軟件程序都應(yīng)用這一信息來(lái)幫助計(jì)算項(xiàng)目成本，在項(xiàng)目過(guò)程中跟蹤費(fèi)用。項(xiàng)目過(guò)程中，隨時(shí)可以就單個(gè)資源、團(tuán)隊(duì)資源或整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際成本與預(yù)算成本進(jìn)行對(duì)比分析，在計(jì)劃和匯報(bào)工作中都要用到這一信息。大多數(shù)軟件程序可以隨時(shí)顯示并打印出每項(xiàng)任務(wù)、每種資源（人員、機(jī)器等）或整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用情況。

· 日程表。日程表程序主要用來(lái)對(duì)項(xiàng)目中各個(gè)單項(xiàng)資源或一組資源確定工作時(shí)間。可以用這些日程表計(jì)算出項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。大部分系統(tǒng)軟件都對(duì)基本工作時(shí)間設(shè)置一個(gè)默認(rèn)值，例如星期一到星期五，早上8點(diǎn)到下午5點(diǎn)，中間有一小時(shí)的午餐時(shí)間。對(duì)于各個(gè)單項(xiàng)資源或一組資源，可以修改此日程表。例如，修改上、下班時(shí)間，按非工作時(shí)間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節(jié)假日以及數(shù)量單位（小時(shí)、天、周）。匯報(bào)工作進(jìn)程時(shí)要用到這些日程表，它通常可以根據(jù)每個(gè)單項(xiàng)資源按天、周或月打印出來(lái)，或者將整個(gè)項(xiàng)目的日程打印成一份全面的項(xiàng)目日程表。

· 電子郵件。一些項(xiàng)目管理軟件程序的共同特征是可以通過(guò)電子郵件發(fā)送項(xiàng)目信息。這一功能使得用戶不必通過(guò)打印機(jī)或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過(guò)電子郵件，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以了解重大變化，比如最新的項(xiàng)目計(jì)劃或進(jìn)度計(jì)劃，可以掌握當(dāng)前的項(xiàng)目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。

· 圖形。對(duì)于有大量活動(dòng)事項(xiàng)的項(xiàng)目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，或人工進(jìn)行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯(cuò)的工作。當(dāng)前項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)最突出的特點(diǎn)是，能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上簡(jiǎn)便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖。有了基準(zhǔn)計(jì)劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動(dòng)會(huì)反映出這些改變。項(xiàng)目管理軟件可以將甘特圖中的任務(wù)連接起來(lái)，顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個(gè)命令就在甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖之間來(lái)回轉(zhuǎn)換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：

進(jìn)行任務(wù)和關(guān)系的交互式操作處理。例如，通過(guò)圖表連接任務(wù)，改變優(yōu)先關(guān)系或通過(guò)擴(kuò)展活動(dòng)持續(xù)顯示功能來(lái)改變活動(dòng)持續(xù)時(shí)間。

定制格式，例如圖形大小、標(biāo)題、顏色、字型以及文件布局。

顯示任務(wù)或成本的基準(zhǔn)對(duì)照表。

突出關(guān)鍵路徑，顯示出任何活動(dòng)的延緩。

放大或縮小顯示圖像。

· 轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出資料。許多項(xiàng)目管理軟件包允許用戶從其他應(yīng)用程序，比如文字處理、電子表格以及數(shù)據(jù)庫(kù)程序中獲得信息。為項(xiàng)目管理軟件輸入信息的過(guò)程稱為轉(zhuǎn)入。例如，你只需在需要時(shí)轉(zhuǎn)入某個(gè)電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關(guān)人員或機(jī)器的成本信息重新鍵入項(xiàng)目管理軟件程序，而且這樣還可能會(huì)輸入相互沖突或錯(cuò)誤的資料。同樣地，常常也要把你的項(xiàng)目管理軟件的一些信息輸入到這些應(yīng)用程序中去。發(fā)出信息的過(guò)程稱為轉(zhuǎn)出。例如，可能要把對(duì)某一承包商的進(jìn)度計(jì)劃報(bào)告轉(zhuǎn)出到文字處理備注文件中。絕大部分項(xiàng)目管理軟件程序允許把標(biāo)準(zhǔn)ASCII碼中的信息文件從Windows剪貼板中轉(zhuǎn)出到SQL database，Lotus，Excel，Microsoft Project Exchange，OLE client/server， DDE client/server及一些其他系統(tǒng)中。

· 處理多個(gè)項(xiàng)目及子項(xiàng)目。有些項(xiàng)目規(guī)模很大，需要分成較小的任務(wù)集合或子項(xiàng)目。另一種情況是經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)管理好幾個(gè)項(xiàng)目，而且，團(tuán)隊(duì)成員也同時(shí)為多個(gè)項(xiàng)目工作，在多個(gè)項(xiàng)目中分派工作時(shí)間。在這種情況下，大部分項(xiàng)目管理軟件程序能提供幫助。它們通常可以將多個(gè)項(xiàng)目存儲(chǔ)在不同文件里，這些文件相互連接。項(xiàng)目管理軟件也能在同一個(gè)文件中存儲(chǔ)多個(gè)項(xiàng)目，同時(shí)處理幾百個(gè)甚至幾千個(gè)項(xiàng)目，并繪制出甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖。

· 制作報(bào)表。項(xiàng)目管理軟件包在最初應(yīng)用時(shí)，一般只有少數(shù)報(bào)表，通常是列表總結(jié)進(jìn)度計(jì)劃、資源或預(yù)算。今天，絕大多數(shù)項(xiàng)目管理軟件包都有非常廣泛的報(bào)表功能。下面列出一些可制作的報(bào)表內(nèi)容：

項(xiàng)目全面匯報(bào)報(bào)表。

項(xiàng)目主要階段（里程碑）報(bào)表。

一定時(shí)期內(nèi)的各種信息，例如這一時(shí)期內(nèi)完成和正在進(jìn)行的任務(wù)，以及準(zhǔn)備開始的任務(wù)。

財(cái)務(wù)報(bào)表，顯示全面的信息，包括所有任務(wù)、整個(gè)項(xiàng)目預(yù)算、超支情況、累計(jì)預(yù)算成本、實(shí)際成本以及承付款項(xiàng)。

成本/進(jìn)度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則（c/scsc）報(bào)表。通常美國(guó)國(guó)防部進(jìn)行國(guó)防項(xiàng)目時(shí)要求使用這個(gè)報(bào)表。

對(duì)項(xiàng)目的各種或一組資源進(jìn)行資源配置報(bào)表。

定制的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表、交叉報(bào)表、變量基準(zhǔn)對(duì)比表。

· 資源管理。目前的項(xiàng)目管理軟件都有一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時(shí)間的極限、資源標(biāo)準(zhǔn)及過(guò)時(shí)率、資源的收益方法和文本說(shuō)明。每種資源都可以配以一個(gè)代碼和一份成員個(gè)人的計(jì)劃日程表。對(duì)每種資源加以約束，比如它可被利用的時(shí)間數(shù)量。用戶可以按百分比分為任務(wù)配置資源，設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)，為同一任務(wù)分配各個(gè)資源，并保持對(duì)每項(xiàng)資源的備注和說(shuō)明。系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置，調(diào)整和修勻資源配置。大部分軟件包可以為項(xiàng)目處理數(shù)以千計(jì)的資源。

· 計(jì)劃。在所有項(xiàng)目管理軟件包中，用戶都能界定需要進(jìn)行的活動(dòng)。正如軟件通常能維護(hù)資源清單，它也能維護(hù)一個(gè)活動(dòng)或任務(wù)清單。用戶對(duì)每項(xiàng)任務(wù)選取一個(gè)標(biāo)題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評(píng)價(jià)，以及預(yù)計(jì)工期（包括按各種計(jì)時(shí)標(biāo)準(zhǔn)的樂觀、最可能及悲觀估計(jì)），明確與其他任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負(fù)責(zé)人。通常，項(xiàng)目管理軟件中的項(xiàng)目會(huì)有幾千個(gè)相關(guān)任務(wù)。另外，大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結(jié)構(gòu)，協(xié)助進(jìn)行計(jì)劃工作。

· 項(xiàng)目監(jiān)督及跟蹤。項(xiàng)目管理的一項(xiàng)基本工作是對(duì)工作進(jìn)程、實(shí)際費(fèi)用和實(shí)際資源耗用進(jìn)行跟蹤管理。大部分項(xiàng)目管理軟件包允許用戶確定一個(gè)基準(zhǔn)計(jì)劃，并就實(shí)際進(jìn)程及成本與基準(zhǔn)計(jì)劃里的相應(yīng)部分進(jìn)行比較。大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動(dòng)，如進(jìn)行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費(fèi)用、所用的時(shí)間、起止日期、實(shí)際投入或花費(fèi)的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費(fèi)用。關(guān)于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報(bào)告格式。

· 進(jìn)度安排。在實(shí)際工作中，項(xiàng)目規(guī)模往往比較大，人工進(jìn)行進(jìn)度安排活動(dòng)就顯得極為復(fù)雜了。項(xiàng)目管理軟件包能為進(jìn)度安排工作提供廣泛的支持，而且一般

是自動(dòng)化的。大部分系統(tǒng)能根據(jù)任務(wù)和資源清單以及所有相關(guān)信息制作甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖，對(duì)于這些清單的任何變化，進(jìn)度安排會(huì)自動(dòng)反映出來(lái)。此外，用戶還能調(diào)度重復(fù)任務(wù)，制定進(jìn)度安排任務(wù)的優(yōu)先順序，進(jìn)行反向進(jìn)度安排（從末期到首期），確定工作輪班，調(diào)度占用時(shí)間，調(diào)度任務(wù)，確定最晚開始或盡早開始時(shí)間，明確任務(wù)必須開始或必須結(jié)束日期，或者是最早、最晚日期。

· 保密。項(xiàng)目管理軟件一個(gè)相對(duì)新穎的特點(diǎn)是安全性。一些系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目管理包自身、單個(gè)項(xiàng)目文件、項(xiàng)目文件中的基本信息（例如工資）均設(shè)有口令密碼。

· 排序及篩選。利用排序，用戶可以按隨心所欲的順序來(lái)瀏覽信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱或任務(wù)名稱。大部分程序有各種排序方式（例如按名、姓等）。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準(zhǔn)則的一些資源。例如，某些任務(wù)要用到某種具體資源，用戶如果想了解這些任務(wù)的有關(guān)信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務(wù)，而只把用到這種資源的任務(wù)顯示出來(lái)就可以了。

· 假設(shè)分析。項(xiàng)目管理軟件一個(gè)非常實(shí)用的特點(diǎn)是進(jìn)行假設(shè)分析。用戶可以利用這一特點(diǎn)來(lái)探討各種情形的效果。在某一項(xiàng)目的一些節(jié)點(diǎn)上，用戶可以向系統(tǒng)詢問(wèn)：“如果拖延一周，會(huì)有什么結(jié)果？”系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出延遲對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的影響，并顯示出結(jié)果。例如，某個(gè)建筑項(xiàng)目，要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結(jié)果，承包商只要把這一變化輸入計(jì)算機(jī)，所有的相關(guān)費(fèi)用成本就能顯示出來(lái)。幾乎可以對(duì)項(xiàng)目中所有變量（人員、工資率、成本）進(jìn)行測(cè)試，觀察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項(xiàng)目經(jīng)理更好地控制有關(guān)項(xiàng)目的各種風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 常見的項(xiàng)目管理軟件

市場(chǎng)上已近出現(xiàn)了數(shù)十種不同的項(xiàng)目管理軟件，在各類用途上各有所長(zhǎng)。本節(jié)列出了一些較為常見的項(xiàng)目管理軟件。

· Microsoft Project。毫不意外，作為微軟家庭一員的Microsoft Project，已經(jīng)占領(lǐng)了項(xiàng)目管理軟件包市場(chǎng)的大量份額。Microsoft Project的主要優(yōu)點(diǎn)是它與微軟其他產(chǎn)品（Access、Excel、PowerPoint、Word）很相似，菜單欄幾乎一樣，用戶的工具欄如出一轍。另外，用戶可以在應(yīng)用文件之間輕易地來(lái)回移動(dòng)信息資料，例如，可以把Excel資源表中的成本信息輕易地移到Microsoft Project中， Microsoft Project中的一份甘特圖也可通過(guò)拖入或連接，輕易地移入Word文件中。日常用語(yǔ)（Tips of the day）、提示卡以及大量幫助范例大大簡(jiǎn)化了程序的應(yīng)用，交互式日程系統(tǒng)、電子郵件以及分配設(shè)備的功能很強(qiáng)大。現(xiàn)在，還包含

VBA功能，便于高級(jí)用戶設(shè)計(jì)接口或自動(dòng)處理重復(fù)性工作。Microsoft Project的主界面如圖2.1所示。

· Project Scheduler。來(lái)自Scitor公司的Project Scheduler具備傳統(tǒng)項(xiàng)目管理軟件的所有特征，圖形界面設(shè)計(jì)完好，報(bào)表功能強(qiáng)大，制圖方面也是如此，如圖2.2所示。比如甘特圖，能用各種顏色把關(guān)鍵任務(wù)、正或負(fù)的時(shí)差、已完成的任務(wù)以及正在進(jìn)行的任務(wù)區(qū)別開來(lái)。任務(wù)之間建立圖式連接極為方便，任務(wù)工時(shí)的修改也很容易。資源的優(yōu)先設(shè)置及資源的平衡算法非常實(shí)用。對(duì)多個(gè)項(xiàng)目及大型項(xiàng)目的操作處理也比較簡(jiǎn)單，與外部數(shù)據(jù)庫(kù)的連接也不同一般。該軟件美中不足的地方是聯(lián)機(jī)幫助和文件編制以及電子郵件功能有限。

· Primavera P6。P6軟件是美國(guó)Primavera System Inc.公司研發(fā)的項(xiàng)目管理軟件Primavera 6.0的縮寫，其界面如圖2.3所示。Primavera公司是目前世界上最大的、獨(dú)立的、協(xié)同的項(xiàng)目管理及資源和組合管理解決方案的軟件供應(yīng)商，在全球263個(gè)國(guó)家中的157個(gè)國(guó)家有其用戶。Primavera最初推出的產(chǎn)品命名為P3（Primavera Project Planner），一般應(yīng)用于大型工程項(xiàng)目的進(jìn)度管理。1999年推出了企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理（EPM）軟件，簡(jiǎn)稱P3E軟件。Primavera公司根據(jù)不同行業(yè)的特點(diǎn)為工程建設(shè)行業(yè)、政府部門、咨詢與服務(wù)行業(yè)、能源以及高科技等行業(yè)量身定做了一系列的項(xiàng)目管理模塊。其中應(yīng)用于建設(shè)行業(yè)領(lǐng)域的P3E軟件又稱之為P3E/C軟件。推出的P6軟件，由客戶端及其組件和Web組件兩部分組成。客戶端基本模塊包括Project Management（簡(jiǎn)稱PM）和Methodology Management（簡(jiǎn)稱MM），附加組件有Job Service、Software Development Kit （SDK）和Project Link。Web組件包括有P6 Web Access、Collaboration、Group Server、Timesheets。

· JIRA。JIRA是澳大利亞Atlassian公司開發(fā)的一款問(wèn)題跟蹤及管理軟件工具，可以對(duì)各種類型的問(wèn)題進(jìn)行跟蹤管理，包括缺陷、任務(wù)、需求、改進(jìn)等，其界面如圖2.4所示。JIRA采用J2EE技術(shù)，能夠跨平臺(tái)部署。它正被廣泛的開源軟件組織，以及全球著名的公司使用。JIRA產(chǎn)品非常完善且功能強(qiáng)大，安裝配置簡(jiǎn)單，多語(yǔ)言支持、界面十分友好，和其他系統(tǒng)如CVS、Subversion （SVN）、VSS、Perforce、LDAP、郵件服務(wù)整合得相當(dāng)好，文檔齊全，可用性以及可擴(kuò)展性方面都十分出色，擁有完整的用戶權(quán)限管理。

· Synchro Professional。Synchro Professional提供完整的結(jié)構(gòu)可視化支持，幫助項(xiàng)目管理者進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃、高級(jí)風(fēng)險(xiǎn)管理、設(shè)計(jì)變化同步、供應(yīng)鏈管理等日常管理工作，并通過(guò)結(jié)構(gòu)虛擬模擬幫助管理者進(jìn)行成本分配管理。Synchro Professional可以獨(dú)立運(yùn)行，也可以與Synchro Server協(xié)作管理項(xiàng)目模型。其界面如圖2.5所示。

在本書中，將介紹使用Microsoft Project 2007進(jìn)行項(xiàng)目管理的方法。

思考題

1. 項(xiàng)目管理軟件有哪些類型？

2. 項(xiàng)目管理軟件可以如何分類？

3. 項(xiàng)目管理軟件有哪些優(yōu)勢(shì)？

4. 項(xiàng)目管理軟件一般具備哪些功能？

5. 常見的項(xiàng)目管理軟件有哪些？