第一篇 項目管理軟件

第一部分 項目管理概述

第1章 項目管理基礎

1.1 項目和項目管理

項目是為創(chuàng)造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。項目的“臨時性”是指項目有明確的起點和終點。當項目目標達成時，或當項目因不會或不能達到目標而中止時，或當項目需求不復存在時，項目就結束了。臨時性并不一定意味著持續(xù)時間短。項目所創(chuàng)造的產品、服務或成果一般不具有臨時性。大多數項目都是為了創(chuàng)造持久性的結果。例如，國家紀念碑建設項目就是要創(chuàng)造一個流傳百世的成果。項目所產生的社會、經濟和環(huán)境影響，也往往比項目本身長久得多。

每個項目都會創(chuàng)造獨特的產品、服務或成果。盡管某些項目可交付成果中可能存在重復的元素，但這種重復并不會改變項目工作本質上的獨特性。例如，即便采用相同或相似的材料，或者由相同的團隊來建設，但每一幢辦公樓的位置、設計、環(huán)境等，也都是獨特的。

持續(xù)性的工作通常是按組織的現有程序重復進行的。相比之下，由于項目的獨特性，其創(chuàng)造的產品、服務或成果可能存在不確定性。項目團隊所面臨的項目任務很可能是全新的，這就要求比其他例行工作進行更精心的規(guī)劃。此外，項目可以在所有的組織層次上進行，一個項目可能涉及一個人、一個組織單元或多個組織單元。

一般來說，項目可以創(chuàng)造：

· 一種產品，既可以是其他產品的組成部分，也可以本身就是終端產品；

· 一種能力（如支持生產或配送的業(yè)務職能），能用來提供某種服務；

· 一種成果，例如結果或文件（如某研究項目所產生的知識，可據此判斷某種趨勢是否存在，或某個新過程是否有益于社會）。

項目的例子包括（但不限于）：

· 開發(fā)一種新產品或新服務；

· 改變一個組織的結構、人員配備或風格；

· 開發(fā)或購買一套新的或改良后的信息系統(tǒng)；

· 建造一幢大樓或一項基礎設施；

· 實施一套新的業(yè)務流程或程序。

我們很容易理解什么是項目管理。項目管理就是將知識、技能、工具與技術應用于項目活動，以滿足項目的要求。項目管理是通過合理運用與整合42個項目管理過程來實現的?？梢愿鶕溥壿嬯P系，把這42個過程歸類成5大過程組，即

· 啟動

· 規(guī)劃

· 執(zhí)行

· 監(jiān)控

· 收尾

管理一個項目通常要：

· 識別需求；

· 在規(guī)劃和執(zhí)行項目時，處理干系人的各種需要、關注和期望；

· 平衡相互競爭的項目制約因素，包括（但不限于）：

范圍

質量

進度

預算

資源

風險

具體的項目會有具體的制約因素，這些因素間的關系是，任何一個因素發(fā)生變化，都會影響至少一個其他因素。例如，縮短工期通常都需要提高預算，以增加額外的資源，從而在較短時間內完成同樣的工作量；如果無法提高預算，則只能縮小范圍或降低質量，以便在較短時間內以同樣的預算交付產品。不同的項目干系人可能對哪個因素最重要有不同的看法，從而使問題更加復雜。改變項目要求可能導致額外的風險。為了取得項目成功，項目團隊必須能夠正確分析項目狀況以及平衡項目要求。

由于可能發(fā)生變更，項目管理計劃需要在整個項目生命周期中反復修正、漸進明細。漸進明細是指隨著信息越來越詳細和估算越來越準確，而持續(xù)改進和細化計劃。它使項目管理團隊能隨項目的進展而進行更加深入的管理。

在成熟的項目管理組織中，項目管理會處于一個由項目集管理和項目組合管理所治理的更廣闊的環(huán)境中。如圖1.1所示，組織戰(zhàn)略與優(yōu)先級相關聯(lián)，項目組合與項目集之間以及項目集與單個項目之間都存在聯(lián)系。組織規(guī)劃通過對項目的優(yōu)先級排序來影響項目，而項目的優(yōu)先級排序則取決于風險、資金和組織的戰(zhàn)略計劃。編制組織規(guī)劃時，可以根據風險的類型、具體的業(yè)務范圍或項目的一般分類（如基礎設施項目和內部流程改進項目）來決定對各個項目的資金投入和支持力度。

1.2 項目經理和生命周期

項目經理是執(zhí)行組織委派其實現項目目標的個人。項目經理的角色不同于職能經理或運營經理。一般而言，職能經理專注于監(jiān)管某個行政領域，而運營經理則負責某個核心業(yè)務。

基于組織結構，項目經理可能要向職能經理報告。在其他情況下，項目經理可能要與其他項目經理一起向項目組合經理或項目集經理報告，而這些項目組合經理或項目集經理則要對全部項目負最終責任。在這類組織結構中，項目經理與項目組合經理或項目集經理密切合作，以實現項目目標，并確保項目計劃符合所在項目集的整體計劃。

管理項目所需的很多工具和技術都是項目管理特有的。然而，僅理解和使用那些被公認為良好做法的知識、工具和技術，還不足以實現有效的項目管理。要有效地管理項目，除了應具備特定應用領域的技能和通用管理方面的能力外，項目經理還需具備：

· 知識。對項目管理，項目經理知道什么。

· 實踐能力。項目經理能夠應用項目管理知識來做什么或實現什么。

· 個人素質。在執(zhí)行項目或相關活動時，項目經理如何行動。個人素質包括態(tài)度、主要人格特征和領導力——指導項目團隊實現項目目標和平衡項目制約因素的能力。

對于項目經理來說，他最關注的問題應該是項目生命周期，這也是我們這本書描述的重點。這是指通常按順序排列而有時又相互交叉的各項目階段的集合。階段的名稱和數量取決于參與項目的一個或多個組織的管理與控制需要、項目本身的特征及其所在的應用領域。生命周期可以用某種方法加以確定和記錄。可以根據所在組織或行業(yè)的特性，或者所用技術的特性，來確定或調整項目生命周期。雖然每個項目都有明確的起點和終點，但其具體的可交付成果以及項目期間的活動會因項目的不同而有很大差異。無論項目涉及什么具體工作，生命周期都能為管理項目提供基本框架。

項目的規(guī)模和復雜性各不相同，但不論其大小繁簡，所有項目都呈現下列生命周期結構（見圖1.2）：

· 啟動項目；

· 組織與準備；

· 執(zhí)行項目工作；

· 結束項目。

這個通用的生命周期結構常被用來與高級管理層或其他不太熟悉項目細節(jié)的人員進行溝通。它從宏觀視角為項目間的比較提供了通用參照系，即使項目的性質完全不同。

通用的生命周期結構通常具有以下特征：

· 成本與人力投入在開始時較低，在工作執(zhí)行期間達到最高，并在項目快要結束時迅速回落。這種典型的走勢如圖1.2中的虛線所示。

· 干系人的影響力、項目的風險與不確定性在項目開始時最大，并在項目的整個生命周期中隨時間推移而遞減（見圖1.3）。

· 在不顯著影響成本的前提下，改變項目產品最終特性的能力在項目開始時最大，并隨項目進展而減弱。圖1.3表明，變更和糾正錯誤的代價在項目接近完成時通常會顯著增高。

· 在通用生命周期結構的指導下，項目經理可以決定對某些可交付成果施加更有力的控制。大型復雜項目尤其需要這種特別的控制。在這種情況下，最好能把項目工作正式分解為若干階段。

產品生命周期包含通常順序排列且不相互交叉的一系列產品階段。產品階段由組織的制造和控制要求決定。產品生命周期的最后階段通常是產品的退出。一般而言，項目生命周期包含在一個或多個產品生命周期中。要注意區(qū)分項目生命周期與產品生命周期。任何項目都有自己的目的或目標。如果項目的目標是創(chuàng)造一項服務或成果，則其生命周期應為服務或成果的生命周期，而非產品生命周期。

如果項目產出的是一種產品，那產品與項目之間就有許多種可能的關系。例如，新產品的開發(fā)，其本身就可以是一個項目；或者，現有的產品可能得益于某個為之增添新功能或新特性的項目，或可以通過某個項目來開發(fā)產品的新型號。產品生命周期中的很多活動都可以作為項目來實施，例如，進行可行性研究，開展市場調研，開展廣告宣傳，安裝產品，召集焦點小組會議，試銷產品，等等。在這些例子中，項目生命周期都不同于產品生命周期。

由于一個產品可能包含多個相關項目，所以可通過對這些項目的統(tǒng)一管理，來提高效率。例如，新車的開發(fā)可能涉及許多單獨的項目。雖然每個項目都是不同的，但最終都是為了將這款新車推向市場。由一位高級負責人監(jiān)管所有項目，能顯著提高成功的可能性。

為有效完成某些重要的可交付成果，而在需要特別控制的位置將項目分界，就形成項目階段。項目階段大多是按順序完成的，但在某些情況下也可重疊。項目階段具有的這種宏觀特性使之成為項目生命周期的組成部分。項目階段不同于項目管理過程組。采用項目階段結構，把項目劃分成合乎邏輯的子集，有助于項目的管理、規(guī)劃和控制。

階段劃分的數量和必要性以及每個階段所需的控制程度，取決于項目的規(guī)模、復雜程度和潛在影響。但不論項目被劃分成幾個階段，所有的項目階段都具有以下共同特征。

當各階段為順序排列時，階段的結束就以作為階段性可交付成果的工作產品的轉移或移交為標志。階段結束點是對項目進行重新評估，并在必要時變更或終止項目的一個當然時點。這些時點可稱為階段出口、里程碑、階段關卡、決策關卡、時段關卡或關鍵決策點。各階段的工作重點不同，通常涉及不同的組織，需要不同的技能。需要施加額外的控制，以成功實現各階段的主要可交付成果或目標。重復實施全部5大過程組中的過程，就能提供所需的額外控制，并定義各階段的邊界。

盡管很多項目可能有相似的階段名稱和相似的可交付成果，但很少有完全相同的階段劃分。有些項目僅有一個階段（見圖1.4），有些項目則有多個階段。不同的階段通常有不同的持續(xù)時間或長度。

尚沒有統(tǒng)一的方法來定義項目的最佳結構。盡管行業(yè)慣例常常引導項目優(yōu)先采用某種結構，但同一個行業(yè)內甚至同一個組織中的項目仍然可能大不相同。有些組織已經為所有項目制定了標準化的結構，而有些組織則允許項目管理團隊自行選擇最適合其項目的結構。例如，某個組織可能將可行性研究作為常規(guī)的項目前工作，某個組織將其作為項目的第一個階段，而另一個組織則可能視其為一個獨立的項目。同樣地，某個項目團隊可能把一個項目劃分成兩個階段，而另一個項目團隊則可能把所有工作作為一個階段進行管理。這些都在很大程度上取決于具體項目的特性以及項目團隊或組織的風格。

項目經理和項目管理團隊應在考慮上述制約因素和時間、預算等其他限制條件的基礎上，確定最合適的項目實施方法。決策時必須考慮項目將涉及哪些人、需要哪些資源，以及完成工作的一般方法。另一個需要考慮的重要問題是，是否要把項目劃分成一個以上的階段。如果是，則還應決定具體的階段結構。

階段結構為項目控制提供了正式的基礎。每個階段都需正式啟動，來指明該階段準許什么、期望什么。經常需要由管理層來審查和決定能否開始某階段的活動。尤其在前一階段尚未完成（例如組織所采用的生命周期允許若干階段并行）的情況下，這種審查就更為必要。每個階段的起點也是一個重新驗證先前的假設和評估風險的機會，并可借機進一步明確為實現階段性可交付成果所需的過程。例如，如果某個階段不需要采購任何新材料或新設備，那么該階段就無須開展與采購有關的任何活動或過程。

項目階段終止或正式收尾時，通常要對可交付成果進行審查，以決定其完整性和可接受性。通過階段末評審，可以獲準結束當前階段和開始下一個階段。階段結束點是對項目進行重新評估，并在必要時變更或終止項目的一個當然時點。同時對關鍵可交付成果和累計項目績效進行評審，是一種良好的做法，可據此：（a）決定項目能否進入下一個階段；（b）經濟有效地發(fā)現和糾正錯誤。正式結束一個階段時，并不一定要批準下一階段。例如，如果項目繼續(xù)下去的風險太大，或項目目標已變得毫無意義，那么就可以只結束當前階段，而不啟動任何其他階段。

當項目被劃分為多個階段時，這些階段通常按順序排列，用來保證對項目的適當控制，并產出所需的產品、服務或成果。然而在某些情況下，項目也能從交疊或并行的階段中受益。階段與階段的關系有3種基本類型：

順序關系，即一個階段只能在前一階段完成后開始。圖1.5就是一個所有階段均按順序排列的項目的例子。其按部就班的特點減少了項目的不確定性，但也排除了縮短進度的可能性。

交疊關系，即一個階段在前一階段完成前就開始，如圖1.6所示。這有時可作為進度壓縮的一種技術，被稱為“快速跟進”。如果在獲得來自前一階段的準確信息之前，就開始后一階段，那么階段的交疊就可能增加風險或導致返工。

迭代關系，即一次只規(guī)劃一個階段，且下一階段的規(guī)劃取決于當前階段及其階段成果的進展情況。迭代關系適合在很不明確、很不確定或快速變化的環(huán)境中使用，如科研項目；但是不利于進行長期規(guī)劃。在管理這類項目的范圍時，必須通過不斷實現產品增量以及排列需求優(yōu)先級，來最小化項目的風險、最大化產品的商業(yè)價值。這種模式還要求所有項目團隊成員（如設計者、開發(fā)者等）在整個項目生命周期或至少連續(xù)兩個階段中使用。

對多階段項目而言，整個項目生命周期中可能發(fā)生不止一種階段與階段的關系。所需達到的控制水平和效果，以及所存在的不確定性程度，決定著應該采用何種階段與階段的關系?；谶@些因素，上述3種關系可能在同一個項目的不同階段間發(fā)生。

組織通過開展工作來實現各種目標。很多組織所開展的工作都可分成“項目”和“運營”兩大類。

這兩類工作具有以下共同特征：

· 由人來做；

· 受制約因素（包括資源制約因素）的限制；

· 需要規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控；

· 為了實現組織的目標或戰(zhàn)略計劃。

項目與運營的主要區(qū)別在于，運營是持續(xù)性的，生產重復的產品、服務或成果。項目（連同團隊，也經常連同機會）是臨時性的，有明確的終點。反之，運營是持續(xù)性的，維持組織的長久運轉。運營不會因當前目標的實現而終止，而會根據新的指令繼續(xù)支持組織的戰(zhàn)略計劃。

運營為項目所處的業(yè)務環(huán)境提供支持，因此運營部門與項目團隊之間通常都會發(fā)生大量互動，以便為實現項目目標而協(xié)同工作。例如，在重新設計某個產品的項目中，項目經理可能要與多名運營經理合作，共同研究消費者喜好、設計技術規(guī)格、制作與測試原型，并安排生產。項目團隊需要與運營部門溝通，了解現有設備的生產能力，或確定新產品投放生產線的最佳時間。

不同項目需要運營部門為之提供數量不等的資源。例如，運營部門可向項目選派全職員工。他們將與項目團隊其他成員一起工作，利用其運營專業(yè)技能來協(xié)助完成項目可交付成果，進而協(xié)助完成項目?；陧椖康男再|，其可交付成果可能改變或影響既有的運營工作。運營部門將把項目的可交付成果整合進未來的經營活動中。會改變或影響運營工作的項目包括（但不限于）：

· 開發(fā)將投放于本組織生產線的新產品或服務；

· 安裝需長期后續(xù)支持的產品或提供需長期后續(xù)支持的服務；

· 會對組織結構、人員配備水平或組織文化產生影響的內部項目；

· 開發(fā)、采購或升級運營部門的信息系統(tǒng)。

項目干系人是積極參與項目或其利益可能受項目實施或完成的積極或消極影響的個人或組織（如客戶、發(fā)起人、執(zhí)行組織或公眾）。干系人也可能對項目及其可交付成果和項目團隊成員施加影響。

為了明確項目的要求和所有相關方的期望，項目管理團隊必須識別所有的內部和外部干系人。此外，為了確保項目成功，項目經理必須針對項目要求來管理各種干系人對項目的影響。圖1.7顯示了項目、項目團隊和其他常見干系人之間的關系。

不同干系人在項目中的責任和職權各不相同，并且可隨項目生命周期的進展而變化。有些只偶爾參與項目調查或焦點小組的活動，有些則為項目提供全力支持，包括資金和行政支持。干系人也可能對項目目標有負面影響。

識別干系人是一個持續(xù)性的過程，可能有一定的難度。例如，某位裝配線工人的未來就業(yè)取決于一個新產品設計項目的結果，是否應將其視為干系人，這就可能存在爭議。識別干系人，并理解他們對項目的影響力，這是至關重要的。如果這項工作沒有做好，將可能導致項目工期延長或成本顯著提高。例如，沒有及時將法律部門作為重要的干系人，就會導致因重新考慮法律要求而造成工期延誤或費用增加。

干系人既可能看到項目的積極結果，也可能看到項目的消極結果。有些干系人受益于一個成功的項目，而另一些干系人則看到項目成功給他們帶來的負面影響。例如，某工業(yè)擴建項目將給某個社區(qū)帶來積極的經濟利益，那么該社區(qū)的商業(yè)領導人就會看到該項目的積極結果。對項目抱有積極期望的干系人，可通過幫助項目取得成功，來最好地實現自己的利益；而消極干系人則會通過阻礙項目的進展，來保護自己的利益。忽視消極干系人，會提高項目失敗的可能性。項目經理的重要職責之一就是管理干系人的期望。但由于干系人的期望往往差別很大，甚至相互沖突，所以這項工作困難重重。項目經理的另一項職責就是平衡干系人的不同利益，并確保項目團隊以專業(yè)和合作的方式與干系人打交道。以下是項目干系人的一些例子。

· 客戶/用戶?？蛻?用戶是將使用項目產品、服務或成果的個人或組織，可能來自項目執(zhí)行組織的內部或外部?？蛻粢部赡苁嵌鄬哟蔚?。例如，某種新藥的客戶可以包括：開處方的醫(yī)生、用藥的病人以及為之付款的保險公司。在某些應用領域，客戶與用戶是同義詞；而在另一些領域，客戶是指購買項目產品的個人或組織，而用戶則是指直接使用項目產品的個人或組織。

· 發(fā)起人。發(fā)起人是指以現金或其他形式，為項目提供財務資源的個人或團體。早在項目剛開始構思時，發(fā)起人即為項目提供支持，包括游說更高層的管理人員，以獲得組織的支持，并宣傳項目將給組織帶來的利益。在整個項目選擇過程中，發(fā)起人始終領導著項目，直到項目得到正式批準。發(fā)起人對制定項目初步范圍與章程也起著重要的作用。對于那些超出項目經理控制范圍的事項，將向上匯報給發(fā)起人。發(fā)起人可能還參與其他重要事項，如范圍變更審批、階段末評審，以及當風險很大時的繼續(xù)/不繼續(xù)決定。

· 項目組合經理/項目組合評審委員會。項目組合經理負責對一組項目或項目集進行宏觀治理，這些項目或項目集可能相關或不相關。項目組合評審委員會通常由組織中負責項目選擇的高層管理人員組成。他們對每個項目的投資回報、價值、風險和其他屬性進行評審。

· 項目集經理。項目集經理負責統(tǒng)籌管理一組相關的項目，從而取得對單個項目分別管理所無法實現的利益和控制。項目集經理通過與各項目經理的合作，為各項目提供支持和指導。

· 項目管理辦公室。項目管理辦公室（PMO）是負責對所轄各項目進行集中協(xié)調管理的一個組織部門，其職責可以涵蓋從提供項目管理支持到直接管理項目。如果PMO對項目結果負有直接或間接的責任，那么它就是項目的一個干系人。

· 項目經理。項目經理是執(zhí)行組織委派其實現項目目標的個人。這是一個富有挑戰(zhàn)且備受矚目的角色，具有重要的職責和不同的權力。項目經理要有較強的適應能力、良好的判斷能力、優(yōu)秀的領導能力和談判技能，并熟練掌握項目管理知識。項目經理必須能理解項目的細節(jié)，但又能從項目全局的角度進行管理。作為對項目成功負責的個人，項目經理掌管項目的所有方面，包括（但不限于）：（a）制定項目管理計劃和所有相關的子計劃；（b）使項目始終符合進度和預算要求；（c）識別、監(jiān)測和應對風險；（d）準確、及時地報告項目指標。項目經理在與干系人的溝通中負主要責任，尤其是與項目發(fā)起人、項目團隊和其他關鍵干系人的溝通。項目經理對促進干系人與項目之間的互動起核心作用。

· 項目團隊。項目團隊由項目經理、項目管理團隊和其他執(zhí)行項目工作、但無須參與項目管理的團隊成員組成。團隊中的個人來自不同的團體，分別掌握某些具體的專業(yè)知識或技能，并執(zhí)行項目工作。

· 職能經理。職能經理是在企業(yè)的行政或職能領域（如人力資源、財務、會計或采購）承擔管理角色的重要人物。他們配有固定員工，以開展持續(xù)性工作，并能全權管理所轄職能領域中的所有任務。職能經理可為項目提供相關領域的專業(yè)技術或服務。

· 運營經理。運營經理是在核心業(yè)務領域（如研發(fā)、設計、制造、供應、測試或維護）承擔管理角色的個人。不同于職能經理，運營經理直接管理供銷售的產品或服務的生產和維護?；陧椖康念愋停陧椖客瓿蓵r，需要把項目的技術文件和其他永久性記錄正式移交給相關的運營管理人員。然后，運營管理人員再把所移交的項目納入日常運營中，并為之提供長期支持。

· 賣方/業(yè)務伙伴。賣方，又稱為供應商、供方或承包方，是根據合同協(xié)議為項目提供組件或服務的外部公司。業(yè)務伙伴也是外部公司，但他們與本企業(yè)間存在特殊的關系。這種特殊關系可能是通過某個認證過程建立的。業(yè)務伙伴為項目提供專業(yè)技術，或提供安裝、定制、培訓或支持等特定服務。

項目管理就是將知識、技能、工具和技術應用于項目活動，以滿足項目的要求。需要對相關過程進行有效管理，來實現知識的應用。過程是為完成預定的產品、成果或服務而執(zhí)行的一系列相互關聯(lián)的行動和活動。每個過程都有各自的輸入、工具和技術以及相應輸出。

項目管理過程適用于全球各行各業(yè)。應用項目管理過程能夠提高各類項目成功的可能性，這已得到一致公認。它是一種綜合性工作，要求每一個項目和產品過程都同其他過程恰當地配合與聯(lián)系，以便彼此協(xié)調。在一個過程中采取的行動通常會對這一過程和其他相關過程產生影響。例如，項目范圍變更通常會影響項目成本，但不一定會影響溝通計劃或產品質量。各過程間的相互作用往往要求在項目要求（目標）之間進行權衡。究竟如何權衡，會因項目和組織而異。成功的項目管理包括積極地管理過程間的相互作用，以滿足發(fā)起人、客戶和其他干系人的需求。在某些情況下，為得到所需結果，需要反復數次實施某個過程或某組過程。

從各過程之間的整合、相互作用以及各過程的不同用途等方面，可以使用5類項目管理過程來描述，即5大項目管理過程組：

· 啟動過程組。獲得授權，定義一個新項目或現有項目的一個新階段，正式開始該項目或階段的一組過程。

· 規(guī)劃過程組。明確項目范圍，優(yōu)化目標，為實現目標而制定行動方案的一組過程。

· 執(zhí)行過程組。完成項目管理計劃中確定的工作以實現項目目標的一組過程。

· 監(jiān)控過程組。跟蹤、審查和調整項目進展與績效，識別必要的計劃變更并啟動相應變更的一組過程。

· 收尾過程組。為完結所有過程組的所有活動以正式結束項目或階段而實施的一組過程。

思考題

1. 什么是項目？

2. 什么是項目管理？

3. 項目經理有什么職責？

4. 什么是項目的生命周期？

5. 一般來說，項目干系人都有哪些？

6. 項目的過程組有哪幾項？

第2章 計算機化的項目管理工具

2.1 項目管理工具概述

隨著微型計算機的出現和運算速度的提高，20世紀80年代后項目管理技術也呈現出繁榮發(fā)展的趨勢，涌現出大量的項目管理軟件。根據管理對象的不同，項目管理軟件可分為多種類型，如進度管理、合同管理、風險管理、投資管理等。

而根據提高管理效率，實現數據、信息共享等方面功能的實現層次不同，又可分為：

· 實現一個或多個的項目管理手段，如進度管理、質量管理、合同管理、費用管理，或者它們的組合等；

· 具備進度管理、費用管理、風險管理等方面的分析、預測以及預警功能；

· 網絡化和虛擬化項目管理，實現基于Web的項目管理軟件甚至企業(yè)級項目管理軟件等。

和人工項目管理相比，應用項目管理軟件有很多益處：

· 精確性。應用項目管理軟件的一個主要益處是可以大大提高精確性。對于大型項目，人工繪制網絡圖、計算起止時間、臨近資源使用情況是非常困難的。項目管理軟件有精確的算法來計算項目信息，并設有大量內部例行程序檢查用戶的錯誤。

· 經濟性?；趥€人電腦的項目管理軟件售價一般為數百美元。對于個人來說稍顯昂貴，但對大多數業(yè)務而言物有所值。

· 使用簡便。近幾年來，項目管理軟件的操作使用變得極其簡便，稍加訓練就可以完全掌握。

· 解決復雜問題的能力。顯然，項目管理軟件在處理大型項目的某些方面（特別是數據方面）確實要比人工簡便得多。對于只有少數活動的短期項目，人工方法也許行得通，但如果項目有數以千計的活動、上千種資源、持續(xù)幾年時間，項目管理軟件對如此復雜工作的協(xié)助作用就顯得必不可少了。

· 可維護性和可更改性。對人工系統(tǒng)進行項目信息的維護和修改通常很麻煩。例如在每次發(fā)生變化時，項目人員就不得不人工重新設計網絡圖、重新核算成本。利用項目管理軟件數據資源的任何更改都會自動反映到網絡圖表、成本表以及資源頒布表等這些項目文件中。

· 保持記錄。項目管理軟件的一個主要優(yōu)點是它能很好地保持記錄。例如，可以保護有關各個團隊成員的進度計劃、各項任務及所用資源的數據資料。在準備優(yōu)質的報表或將來做計劃時，會用到這些數據資料。但是，用戶必須不斷更新文件，使記錄保持不失去意義。

· 速度。收集好相關數據資料并且輸入后，軟件就能非常迅速地進行幾乎每一種能想出來的計算。人工創(chuàng)建、修改計劃，進度計劃和預算，要花費幾小時、幾天或幾個星期，但是，系統(tǒng)在分秒之內便可完成修改工作。

· 假設分析。進行假設分析是項目管理軟件的一個超前進步的功能，也是它的一個顯著優(yōu)點。正如前面討論的，假設分析使用戶可以了解項目中發(fā)生的各種情形的效果。用戶在軟件上運行不同的情景，然后做出評估。這樣，項目經理對某些偶發(fā)事件就可以做好計劃準備，并估計相應的結果。

2.2 項目管理工具的一般功能

一般來說，項目管理軟件需要具備如下功能。需要注意的是，并非所有的項目管理軟件都擁有所用功能才能夠完成項目管理工作。

· 預算及成本控制。大部分項目管理軟件系統(tǒng)都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日；對于原材料，可以確定一次性或持續(xù)成本；對各種材料，可以設立相應的會計和預算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來運行成本函數。大部分軟件程序都應用這一信息來幫助計算項目成本，在項目過程中跟蹤費用。項目過程中，隨時可以就單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本與預算成本進行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數軟件程序可以隨時顯示并打印出每項任務、每種資源（人員、機器等）或整個項目的費用情況。

· 日程表。日程表程序主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間。可以用這些日程表計算出項目的進度計劃。大部分系統(tǒng)軟件都對基本工作時間設置一個默認值，例如星期一到星期五，早上8點到下午5點，中間有一小時的午餐時間。對于各個單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如，修改上、下班時間，按非工作時間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節(jié)假日以及數量單位（小時、天、周）。匯報工作進程時要用到這些日程表，它通常可以根據每個單項資源按天、周或月打印出來，或者將整個項目的日程打印成一份全面的項目日程表。

· 電子郵件。一些項目管理軟件程序的共同特征是可以通過電子郵件發(fā)送項目信息。這一功能使得用戶不必通過打印機或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件，項目團隊成員可以了解重大變化，比如最新的項目計劃或進度計劃，可以掌握當前的項目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務表格。

· 圖形。對于有大量活動事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網絡圖，或人工進行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理軟件的一個最突出的特點是，能在最新數據資料的基礎上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網絡圖。有了基準計劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動會反映出這些改變。項目管理軟件可以將甘特圖中的任務連接起來，顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個命令就在甘特圖和網絡圖之間來回轉換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：

進行任務和關系的交互式操作處理。例如，通過圖表連接任務，改變優(yōu)先關系或通過擴展活動持續(xù)顯示功能來改變活動持續(xù)時間。

定制格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件布局。

顯示任務或成本的基準對照表。

突出關鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。

放大或縮小顯示圖像。

· 轉入/轉出資料。許多項目管理軟件包允許用戶從其他應用程序，比如文字處理、電子表格以及數據庫程序中獲得信息。為項目管理軟件輸入信息的過程稱為轉入。例如，你只需在需要時轉入某個電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理軟件程序，而且這樣還可能會輸入相互沖突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目管理軟件的一些信息輸入到這些應用程序中去。發(fā)出信息的過程稱為轉出。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉出到文字處理備注文件中。絕大部分項目管理軟件程序允許把標準ASCII碼中的信息文件從Windows剪貼板中轉出到SQL database，Lotus，Excel，Microsoft Project Exchange，OLE client/server， DDE client/server及一些其他系統(tǒng)中。

· 處理多個項目及子項目。有些項目規(guī)模很大，需要分成較小的任務集合或子項目。另一種情況是經驗豐富的項目經理同時管理好幾個項目，而且，團隊成員也同時為多個項目工作，在多個項目中分派工作時間。在這種情況下，大部分項目管理軟件程序能提供幫助。它們通?？梢詫⒍鄠€項目存儲在不同文件里，這些文件相互連接。項目管理軟件也能在同一個文件中存儲多個項目，同時處理幾百個甚至幾千個項目，并繪制出甘特圖和網絡圖。

· 制作報表。項目管理軟件包在最初應用時，一般只有少數報表，通常是列表總結進度計劃、資源或預算。今天，絕大多數項目管理軟件包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可制作的報表內容：

項目全面匯報報表。

項目主要階段（里程碑）報表。

一定時期內的各種信息，例如這一時期內完成和正在進行的任務，以及準備開始的任務。

財務報表，顯示全面的信息，包括所有任務、整個項目預算、超支情況、累計預算成本、實際成本以及承付款項。

成本/進度控制系統(tǒng)準則（c/scsc）報表。通常美國國防部進行國防項目時要求使用這個報表。

對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。

定制的標準報表、交叉報表、變量基準對比表。

· 資源管理。目前的項目管理軟件都有一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、資源標準及過時率、資源的收益方法和文本說明。每種資源都可以配以一個代碼和一份成員個人的計劃日程表。對每種資源加以約束，比如它可被利用的時間數量。用戶可以按百分比分為任務配置資源，設定資源配置的優(yōu)先標準，為同一任務分配各個資源，并保持對每項資源的備注和說明。系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置，調整和修勻資源配置。大部分軟件包可以為項目處理數以千計的資源。

· 計劃。在所有項目管理軟件包中，用戶都能界定需要進行的活動。正如軟件通常能維護資源清單，它也能維護一個活動或任務清單。用戶對每項任務選取一個標題、起始與結束日期、總結評價，以及預計工期（包括按各種計時標準的樂觀、最可能及悲觀估計），明確與其他任務的先后順序關系以及負責人。通常，項目管理軟件中的項目會有幾千個相關任務。另外，大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結構，協(xié)助進行計劃工作。

· 項目監(jiān)督及跟蹤。項目管理的一項基本工作是對工作進程、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤管理。大部分項目管理軟件包允許用戶確定一個基準計劃，并就實際進程及成本與基準計劃里的相應部分進行比較。大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動，如進行中或已完成的任務、相關的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費用。關于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報告格式。

· 進度安排。在實際工作中，項目規(guī)模往往比較大，人工進行進度安排活動就顯得極為復雜了。項目管理軟件包能為進度安排工作提供廣泛的支持，而且一般

是自動化的。大部分系統(tǒng)能根據任務和資源清單以及所有相關信息制作甘特圖及網絡圖，對于這些清單的任何變化，進度安排會自動反映出來。此外，用戶還能調度重復任務，制定進度安排任務的優(yōu)先順序，進行反向進度安排（從末期到首期），確定工作輪班，調度占用時間，調度任務，確定最晚開始或盡早開始時間，明確任務必須開始或必須結束日期，或者是最早、最晚日期。

· 保密。項目管理軟件一個相對新穎的特點是安全性。一些系統(tǒng)對項目管理包自身、單個項目文件、項目文件中的基本信息（例如工資）均設有口令密碼。

· 排序及篩選。利用排序，用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱或任務名稱。大部分程序有各種排序方式（例如按名、姓等）。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準則的一些資源。例如，某些任務要用到某種具體資源，用戶如果想了解這些任務的有關信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務，而只把用到這種資源的任務顯示出來就可以了。

· 假設分析。項目管理軟件一個非常實用的特點是進行假設分析。用戶可以利用這一特點來探討各種情形的效果。在某一項目的一些節(jié)點上，用戶可以向系統(tǒng)詢問：“如果拖延一周，會有什么結果？”系統(tǒng)會自動計算出延遲對整個項目的影響，并顯示出結果。例如，某個建筑項目，要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結果，承包商只要把這一變化輸入計算機，所有的相關費用成本就能顯示出來。幾乎可以對項目中所有變量（人員、工資率、成本）進行測試，觀察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項目經理更好地控制有關項目的各種風險。

2.3 常見的項目管理軟件

市場上已近出現了數十種不同的項目管理軟件，在各類用途上各有所長。本節(jié)列出了一些較為常見的項目管理軟件。

· Microsoft Project。毫不意外，作為微軟家庭一員的Microsoft Project，已經占領了項目管理軟件包市場的大量份額。Microsoft Project的主要優(yōu)點是它與微軟其他產品（Access、Excel、PowerPoint、Word）很相似，菜單欄幾乎一樣，用戶的工具欄如出一轍。另外，用戶可以在應用文件之間輕易地來回移動信息資料，例如，可以把Excel資源表中的成本信息輕易地移到Microsoft Project中， Microsoft Project中的一份甘特圖也可通過拖入或連接，輕易地移入Word文件中。日常用語（Tips of the day）、提示卡以及大量幫助范例大大簡化了程序的應用，交互式日程系統(tǒng)、電子郵件以及分配設備的功能很強大?，F在，還包含

VBA功能，便于高級用戶設計接口或自動處理重復性工作。Microsoft Project的主界面如圖2.1所示。

· Project Scheduler。來自Scitor公司的Project Scheduler具備傳統(tǒng)項目管理軟件的所有特征，圖形界面設計完好，報表功能強大，制圖方面也是如此，如圖2.2所示。比如甘特圖，能用各種顏色把關鍵任務、正或負的時差、已完成的任務以及正在進行的任務區(qū)別開來。任務之間建立圖式連接極為方便，任務工時的修改也很容易。資源的優(yōu)先設置及資源的平衡算法非常實用。對多個項目及大型項目的操作處理也比較簡單，與外部數據庫的連接也不同一般。該軟件美中不足的地方是聯(lián)機幫助和文件編制以及電子郵件功能有限。

· Primavera P6。P6軟件是美國Primavera System Inc.公司研發(fā)的項目管理軟件Primavera 6.0的縮寫，其界面如圖2.3所示。Primavera公司是目前世界上最大的、獨立的、協(xié)同的項目管理及資源和組合管理解決方案的軟件供應商，在全球263個國家中的157個國家有其用戶。Primavera最初推出的產品命名為P3（Primavera Project Planner），一般應用于大型工程項目的進度管理。1999年推出了企業(yè)級項目管理（EPM）軟件，簡稱P3E軟件。Primavera公司根據不同行業(yè)的特點為工程建設行業(yè)、政府部門、咨詢與服務行業(yè)、能源以及高科技等行業(yè)量身定做了一系列的項目管理模塊。其中應用于建設行業(yè)領域的P3E軟件又稱之為P3E/C軟件。推出的P6軟件，由客戶端及其組件和Web組件兩部分組成?？蛻舳嘶灸K包括Project Management（簡稱PM）和Methodology Management（簡稱MM），附加組件有Job Service、Software Development Kit （SDK）和Project Link。Web組件包括有P6 Web Access、Collaboration、Group Server、Timesheets。

· JIRA。JIRA是澳大利亞Atlassian公司開發(fā)的一款問題跟蹤及管理軟件工具，可以對各種類型的問題進行跟蹤管理，包括缺陷、任務、需求、改進等，其界面如圖2.4所示。JIRA采用J2EE技術，能夠跨平臺部署。它正被廣泛的開源軟件組織，以及全球著名的公司使用。JIRA產品非常完善且功能強大，安裝配置簡單，多語言支持、界面十分友好，和其他系統(tǒng)如CVS、Subversion （SVN）、VSS、Perforce、LDAP、郵件服務整合得相當好，文檔齊全，可用性以及可擴展性方面都十分出色，擁有完整的用戶權限管理。

· Synchro Professional。Synchro Professional提供完整的結構可視化支持，幫助項目管理者進行項目時間計劃、高級風險管理、設計變化同步、供應鏈管理等日常管理工作，并通過結構虛擬模擬幫助管理者進行成本分配管理。Synchro Professional可以獨立運行，也可以與Synchro Server協(xié)作管理項目模型。其界面如圖2.5所示。

在本書中，將介紹使用Microsoft Project 2007進行項目管理的方法。

思考題

1. 項目管理軟件有哪些類型？

2. 項目管理軟件可以如何分類？

3. 項目管理軟件有哪些優(yōu)勢？

4. 項目管理軟件一般具備哪些功能？

5. 常見的項目管理軟件有哪些？