0.2 辦公自動化系統的功能和組成

0.2.1 辦公自動化系統的功能

在新的時期，基于多年辦公自動化建設經驗和互聯網技術的發展，人們對辦公自動化的認識也越來越清楚，從網絡的性質來看，辦公自動化應定位于內部網（Intranet），從辦公性質來看，辦公自動化應定位于數字化辦公，從信息化建設的角度來看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。

辦公自動化建設的本質是以提高決策效能為目的的。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最終實現提高決策效能的目的。

辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業務有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累、沉淀，辦公自動化才能發揮作用。

辦公自動化的靈魂是軟件，硬件只是實現辦公自動化的環境保障。數字化辦公的兩個明顯特征是授權和開放，通過授權確保信息的安全和分層使用，使得數字化辦公系統有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現實。

辦公自動化建設與現階段政府上網工程、國家信息化建設（信息高速公路）之間的關系非常密切。政府上網工程是由于互聯網的普及，政府部門把一些政務信息發布到Internet上，進而在網上建立與老百姓溝通的渠道，以實現政務公開和政府行為接受監督的目的。從實際效果來看，很多政府部門只是在網上存放一些靜態的政府信息，實質性的工作卻非常少。并且，在很多情況下，很多人將辦公自動化和政府上網混為一談。這種現象導致很多部門重上網工程輕辦公自動化工程。甚至把上網工程誤認為是辦公自動化工程。實際上，從網絡劃分的角度，政府上網工程是外網建設，辦公自動化工程是內網建設，辦公自動化工程是政府信息化建設的基礎，政府上網工程是政府信息化的對外表現形式，辦公自動化工程在政府信息化建設中所占的比重遠高于政府上網工程。只有辦公自動化工程的建設并運轉成功，政府上網才會有源源不斷的信息發布，政府上網才有意義，否則政府上網工程就會變成無源之水。當然，政府上網工程的宣傳對國家信息化建設也起了一定的推動作用。

我國的OA經過從20世紀80年代末起步發展至今，已從最初提供面向單機的輔助辦公產品，發展到今天可提供面向應用的大型協同工作產品。辦公自動化利用信息技術把辦公過程電子化、數字化，就是要創造一個集成的辦公環境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環境下一起工作。

具體來說，辦公自動化系統主要實現下面七個方面的功能：

（1）建立內部的通信平臺。建立組織內部的郵件系統，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。

（2）建立信息發布的平臺。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。

（3）實現工作流程的自動化。這牽涉流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高單位協同工作的效率。

（4）實現文檔管理的自動化。可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等，只要身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。

（5）實現輔助辦公。牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公。

（6）實現信息集成。每一個單位，都存在大量的業務系統，如購銷存、ERP等各種業務系統，企業的信息源往往都在這個業務系統里，辦公自動化系統應該與這些業務系統實現很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

（7）實現分布式辦公。這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段實現。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的OA系統集成為一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。

一體化、網絡化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。

按照問題的結構化程度來劃分，可以分為三種類型：結構化（Structured）決策問題；半結構化（Semi-structured）決策問題；非結構化（Unstructured）決策問題。決策問題的結構化程度是可以改變的。通常認為，管理信息系統主要解決結構化的決策問題，而決策支持系統（Decision Support Systems，DSS）則以支持半結構化和非結構化問題為目的。這個論點早期由Gorry和Scott Morton提出，他們把DSS定義為“一個在非結構或半結構環境下支持管理決策者的系統”。在這個定義中，“結構”和“支持”是兩個關鍵概念。“支持”意味著在決策過程中幫助決策者而不是替代決策者。結構的含義是問題簡明，可以完全由計算機予以自動處理。非結構有兩個方面的含義：一是問題無結構。這意味著從理論上講問題本身是不可判定的，但實際中很少遇到此類問題。二是問題在一定意義下有結構而人們至今尚未找到恰當的結構。半結構問題指問題的局部可以結構化而不能全部結構化，需要人的判斷來完成。

辦公自動化系統是由辦公硬件系統和辦公軟件系統組成，同時又分為三個功能層次。下面分別介紹各個功能層次的功能和組成。