1.3 傳真機(jī)的使用與維護(hù)

1.3.1 傳真機(jī)的使用

1.傳真機(jī)的選購

目前，市場(chǎng)上的傳真機(jī)種類有很多，既有國(guó)產(chǎn)的，也有進(jìn)口的，既有價(jià)格低廉的（一千元左右），也有價(jià)格昂貴的（萬元以上），面對(duì)眾多的品牌，如何能選購到一臺(tái)既適用又物美價(jià)廉的傳真機(jī)呢?

傳真機(jī)按價(jià)格高低可分為高、中、低檔三類，不管是高檔、中檔還是低檔，都具有復(fù)印、發(fā)信、收信三項(xiàng)基本功能。要實(shí)現(xiàn)以上三項(xiàng)功能，就離不開掃描與記錄。采用的掃描方式與記錄幅面的大小，再加上所能實(shí)現(xiàn)的附加功能就基本上決定了傳真機(jī)的價(jià)格。因此，有必要對(duì)傳真機(jī)的掃描方式與記錄方式做進(jìn)一步了解。采用CCD掃描方式的中間色調(diào)（灰度級(jí)）一般為16～64級(jí)，而采用CIS掃描方式的中間色調(diào)一般為8～32級(jí)。特別是當(dāng)對(duì)具有圖像的稿件進(jìn)行復(fù)印和發(fā)送時(shí)，CCD掃描方式優(yōu)于CIS掃描方式，得到的圖像更加清晰，層次更加豐富。采用熱敏紙記錄方式的優(yōu)點(diǎn)是費(fèi)用便宜，缺點(diǎn)是文件保存時(shí)間不長(zhǎng)。采用普通紙記錄方式的成本稍高，但文件可長(zhǎng)期保存。采用普通紙記錄的高檔傳真機(jī)普遍采用激光靜電復(fù)印方式。

建議對(duì)小業(yè)務(wù)量選擇便攜式傳真機(jī)；對(duì)大業(yè)務(wù)量選擇中檔臺(tái)式傳真機(jī)；對(duì)專業(yè)技術(shù)部門選擇高檔臺(tái)式傳真機(jī)。

除此之外，購買傳真機(jī)時(shí)還有以下許多方面值得留意：

（1）是否具有自動(dòng)送紙器（ADF）。ADF不是每臺(tái)傳真機(jī)都具有的，使用ADF后，少的可放置5頁原稿，多的可放置30張?jiān)濉?duì)于經(jīng)常需要進(jìn)行多頁復(fù)印與發(fā)送的用戶來說，這項(xiàng)功能值得特別關(guān)注。擁有自動(dòng)送紙器后，如要進(jìn)行多頁原稿復(fù)印與發(fā)送，則可免去一頁一頁放置原稿的麻煩，只需將原稿疊整齊，放入ADF，傳真機(jī)便可自動(dòng)搓紙，自動(dòng)分頁復(fù)印或發(fā)送。

（2）是否具有自動(dòng)切紙功能。對(duì)于復(fù)印與接收傳真文件業(yè)務(wù)量大的用戶，擁有自動(dòng)切紙功能可省去每次復(fù)印或收信后撕紙的麻煩。這里順便提示一下，售價(jià)在2000元以下的傳真機(jī)一般都不具備自動(dòng)切紙功能。

（3）是否具有單觸鍵撥號(hào)功能。如要經(jīng)常與某固定用戶聯(lián)絡(luò)，采用單觸鍵撥號(hào)聯(lián)絡(luò)很方便、快捷，輕輕一觸即可自動(dòng)撥號(hào)。

（4）是否具有存儲(chǔ)發(fā)送及接收功能。在發(fā)送傳真時(shí)，如果線路出現(xiàn)故障，可從發(fā)送中斷的頁開始重新?lián)芴?hào)并發(fā)送。在接收傳真時(shí)，如記錄紙用完，發(fā)信方還在發(fā)信時(shí)，傳真機(jī)會(huì)把接收到的信息存儲(chǔ)在RAM中，當(dāng)重新裝上記錄紙后，它會(huì)自動(dòng)把存儲(chǔ)的內(nèi)容打印出來，這樣可免去發(fā)信方重新發(fā)送的麻煩，節(jié)省時(shí)間和費(fèi)用。

（5）是否具有ECM方式。擁有ECM方式的傳真機(jī)，在線路不良造成接收干擾而產(chǎn)生誤碼時(shí)，會(huì)自動(dòng)要求對(duì)方重新發(fā)送，直到文件清晰無誤為止。此外還應(yīng)檢查是否具有BP機(jī)轉(zhuǎn)移呼叫、應(yīng)答錄音、免提通話、發(fā)送標(biāo)志、定時(shí)發(fā)送、縮位撥號(hào)、查詢等功能，用戶可根據(jù)實(shí)際需要考慮選擇。

綜上所述，選購傳真機(jī)時(shí)應(yīng)參考的技術(shù)指標(biāo)，要特別注意以下四項(xiàng)：分辨率、有效記錄幅面、發(fā)送時(shí)間，中間色調(diào)（灰度級(jí)）級(jí)數(shù)。

（1）分辨率。又稱掃描密度，可分為水平分辨率和垂直分辨率。

水平分辨率是指水平方向上每毫米的像素點(diǎn)數(shù)，傳真機(jī)（三類傳真機(jī)）國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的水平掃描密度為8像素點(diǎn)/mm。垂直分辨率是指垂直方向上每毫米的像素點(diǎn)數(shù)，垂直方向的掃描密度則可分為標(biāo)準(zhǔn)3.85線/mm，精細(xì)7.7線/mm，超精細(xì)15.4線/mm。

在購買時(shí)，應(yīng)注意傳真機(jī)是否具有超精細(xì)方式，一般而言，中、高檔傳真機(jī)均有超精細(xì)功能。無超精細(xì)功能的傳真機(jī)在復(fù)印或發(fā)送時(shí)，對(duì)細(xì)小文字、復(fù)雜圖像的處理會(huì)丟掉某些細(xì)節(jié)，造成副本的可讀性不強(qiáng)。

（2）有效記錄幅面。一般來說，有效記錄幅面可分為A4（210mm）和B4（252mm），有效記錄幅面為A4的，有效掃描寬度為216mm；有效記錄幅面為B4的，有效掃描寬度為256mm。

A4幅面的像素點(diǎn)每行為1728位，B4幅面的像素點(diǎn)每行為2048位。有效記錄幅面是決定傳真機(jī)價(jià)格的一個(gè)主要因素，同等功能條件下，B4幅面?zhèn)髡鏅C(jī)往往比A4幅面的價(jià)格高出許多。B4幅面的傳真機(jī)比較適合于辦公使用，可用于B4幅面文件的復(fù)印與收發(fā)傳真。

（3）發(fā)送時(shí)間。發(fā)送時(shí)間是指?jìng)髡鏅C(jī)發(fā)送1頁國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)樣張所需要的時(shí)間。

（4）中間色調(diào)（灰度級(jí)）級(jí)數(shù)。表征圖像品質(zhì)。采用CCD掃描方式的中間色調(diào)（灰度級(jí)）一般為16～64級(jí)，而采用CIS掃描方式的中間色調(diào)一般為8～32級(jí)。特別是收發(fā)圖像稿件時(shí)，要盡量采用CCD掃描方式。

2.傳真機(jī)的安裝

（1）使用前：請(qǐng)仔細(xì)閱讀使用說明書，正確地安裝好機(jī)器，包括檢查電源線是否正常、接地是否良好。機(jī)器應(yīng)避免在有灰塵、高溫、日照的環(huán)境中使用。

（2）通信心線。有些通信心線如松下V40、V60、夏普145、245等用的是4心線，而有些用的是3心線，這兩種連接如果發(fā)生錯(cuò)誤，則傳真機(jī)無法正常通信。線路通信質(zhì)量的簡(jiǎn)單判斷：當(dāng)線路通信質(zhì)量差時(shí)，進(jìn)行傳真可能會(huì)引起文件內(nèi)容部分丟失，字體壓縮或通信線路中斷。判斷方法：摘機(jī)后聽撥號(hào)音是否有如“滋滋”聲或“咔咔”聲的異常雜音。

（3）記錄紙的安裝：

① 熱敏紙：在基紙上涂上一層化學(xué)涂料，常溫下無色，受熱后變?yōu)楹谏詿崦艏堄姓疵鎱^(qū)別，安裝時(shí)須依據(jù)機(jī)器的示意圖進(jìn)行。如新機(jī)器出現(xiàn)復(fù)印全白時(shí)，故障原因可能是原稿放反或熱敏紙放反。

② 普通復(fù)印紙的選擇：普通紙傳真機(jī)容易出現(xiàn)卡紙故障，多數(shù)由于紙的質(zhì)量引起。一般推薦紙張質(zhì)量為80g/m2，并且要干燥。特別是針對(duì)佳能B110、B150、B200、三星SF4100等機(jī)型。

（4）三星系列某些機(jī)型帶有語言芯片錄音功能：該功能須用一節(jié)安裝于機(jī)內(nèi)的9V層疊電池支持工作，如傳真機(jī)工作電源斷開后，該電池獨(dú)立工作20h后電量將被放盡，面板液晶顯示“無電池”或“請(qǐng)更換電池”，因此建議對(duì)該種機(jī)型24h連續(xù)加電工作。

（5）卡紙的處理。

① 原稿卡紙，如顯示“DOCUMENT JAM”等。如強(qiáng)行將原稿抽出，易引起進(jìn)紙機(jī)構(gòu)損壞（如三洋117、217等會(huì)顯示“MACHINE ERROR”）。解決方法：掀開面板，將原稿抽出或?qū)⒚姘逑伦詣?dòng)分頁器彈簧掀開（詳見各機(jī)器使用說明書）將紙取出。

② 記錄紙卡紙，故障原因是記錄紙安裝不正確、紙質(zhì)量差、切紙刀故障。解決方法：正確安裝記錄紙；選用高質(zhì)量記錄紙；對(duì)于切紙刀引起的卡紙，打開記錄紙艙蓋時(shí)不能過于用力。如打不開，則可以將機(jī)器斷電后再加電，一般問題可以解決，切記不可強(qiáng)行打開，否則極易引起切紙刀損壞，如松下V40、V60等。

（6）接收傳真正常，復(fù)印、發(fā)傳真時(shí)有豎直黑條。一般為掃描頭臟引起（如涂改液、公章印）。解決方法：用軟布或棉花蘸酒精輕輕將掃描頭上臟物擦去。

3.傳真機(jī)的使用

（1）傳真操作前的準(zhǔn)備。

文稿用紙要在0.06～0.15mm之間；

不宜傳送寫在透明紙上的文稿；

文稿寬度及長(zhǎng)度要符合所用傳真機(jī)的要求；

傳真文稿上的墨、膠水及涂改液要完全干透；

不平整的原稿不能直接發(fā)送，可用其復(fù)制件發(fā)送；

文件上不可以有鐵夾、訂書釘、別針等堅(jiān)硬物品；

避免傳送黃色、黃綠色及淺藍(lán)色顏色編寫的文稿；

必要時(shí)使用文件傳送透明膠套發(fā)送文稿。

（2）傳真機(jī)的發(fā)送操作。

開機(jī)后，安裝好稿件；

根據(jù)發(fā)送文件的圖像深淺及對(duì)圖像清晰度的要求調(diào)整清晰度和對(duì)比度；

給接收方打電話。

（3）傳真機(jī)的接收操作。

選擇自動(dòng)接收或手動(dòng)接收。

（4）傳真機(jī)的復(fù)印操作。

按下“復(fù)印”鍵（COPY），完成復(fù)印操作。

收發(fā)傳真方法小結(jié)：

如果是對(duì)方要發(fā)傳真給你，你拿起話筒后按傳真/復(fù)印/輸入（一般是綠色的），然后放下電話，對(duì)方收到傳真信號(hào)后就會(huì)發(fā)傳真給你。

如果是你要發(fā)傳真給別人，你首先打電話叫對(duì)方發(fā)個(gè)傳真信號(hào)，聽到嗶嗶……聲音后，按自己傳真機(jī)的傳真/復(fù)印/輸入這個(gè)按鈕（也可以不掛上電話）就可以發(fā)傳真了。

也可以用自動(dòng)接收傳真功能。

1.3.2 傳真機(jī)的維護(hù)

在傳真機(jī)的日常使用過程中，經(jīng)常對(duì)其做必要的保養(yǎng)與維護(hù)，就可以最大程度地延長(zhǎng)它的使用壽命，并能保持滿意的傳真效果。下面介紹傳真機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)常識(shí)、測(cè)試方法和常見故障的排除方法。

1.日常維護(hù)常識(shí)

（1）使用環(huán)境。傳真機(jī)要避免受到陽光直射、熱輻射，及強(qiáng)磁場(chǎng)、潮濕、灰塵多的環(huán)境，或是接近空調(diào)、暖氣等容易被水濺到的地方。同時(shí)要防止水或化學(xué)液體流入傳真機(jī)，以免損壞電子線路及器件。為了安全，在遇有閃電、雷雨時(shí)，傳真機(jī)應(yīng)暫停使用，并且要拔去電源及電話線，以免雷擊造成傳真機(jī)的損壞。

（2）放置位置。傳真機(jī)應(yīng)當(dāng)放置在室內(nèi)的平臺(tái)上，左右兩邊和其他物品保持一定的空間距離，以免造成干擾和有利于通風(fēng)，前后方請(qǐng)保持30cm的距離，以方便原稿與記錄紙的輸出操作。

（3）不要頻繁開關(guān)機(jī)。因?yàn)槊看伍_關(guān)機(jī)都會(huì)使傳真機(jī)的電子元器件發(fā)生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導(dǎo)致機(jī)內(nèi)元器件提前老化，每次開機(jī)的沖擊電流也會(huì)縮短傳真機(jī)的使用壽命。

（4）盡量使用標(biāo)準(zhǔn)的傳真紙。請(qǐng)按傳真機(jī)說明書中要求使用推薦的傳真紙。劣質(zhì)傳真紙的光潔度不夠，使用時(shí)會(huì)對(duì)熱敏記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學(xué)染料配方不合理，會(huì)造成打印質(zhì)量不佳，保存時(shí)間更短。而且記錄紙不要長(zhǎng)期暴露在陽光或紫外線下，以免記錄紙逐漸褪色，造成復(fù)印或接收的文件不清晰。

（5）不要在打印過程中打開合紙艙蓋。打印中請(qǐng)不要打開紙卷上面的合紙艙蓋，如果真的需要必須先按停止鍵以避免危險(xiǎn)。同時(shí)打開或關(guān)閉合紙艙蓋的動(dòng)作不宜過猛。因?yàn)閭髡鏅C(jī)的熱敏記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時(shí)動(dòng)作過猛，輕則會(huì)使紙艙蓋變形，重則會(huì)造成熱敏記錄頭的破裂和損壞。

（6）定期清潔。要經(jīng)常使用柔軟的干布清潔傳真機(jī)，保持傳真機(jī)外部的清潔。對(duì)于傳真機(jī)內(nèi)部，除了每半年將合紙艙蓋打開使用干凈柔軟的布或使用紗布沾酒精擦拭打印頭外，還有滾筒與掃描儀等部分需要清潔保養(yǎng)。因?yàn)榻?jīng)過一段時(shí)間使用后，原稿滾筒及掃描儀上會(huì)逐漸累積灰塵，最好每半年清潔保養(yǎng)一次。當(dāng)擦拭原稿滾筒時(shí)，必須使用清潔的軟布或沾酒精的紗布，需要小心的是不要將酒精滴入機(jī)器中。而掃描儀的部分（如CCD或CIS以及熱敏記錄頭）就比較麻煩，因?yàn)檫@個(gè)部分在傳真機(jī)的內(nèi)部，所以需要工具幫忙。一般來說利用一種清理工具，沾了酒精以后，從走紙口送入傳真機(jī)，進(jìn)行復(fù)印功能時(shí)，就可以清潔掃描儀玻璃上的灰塵。切不可直接用手、不潔布或紙去擦拭。

2.傳真機(jī)的測(cè)試方法

（1）傳真機(jī)的脫線測(cè)試。

打開電源，取一張標(biāo)準(zhǔn)樣張，放在原稿托架上；

根據(jù)原稿情況，調(diào)整對(duì)比度、清晰度；

按下“復(fù)印”鍵（COPY），完成復(fù)印操作；

復(fù)印完畢檢查樣張復(fù)印效果。

（2）傳真機(jī)的在線測(cè)試。

自動(dòng)接收功能置于“開”，指示燈亮，電話摘機(jī)后，指示燈應(yīng)熄滅；

摘機(jī)并按“開始”鍵，確認(rèn)“傳真”指示燈亮，稍后機(jī)器的報(bào)警指示燈應(yīng)點(diǎn)亮，并伴隨報(bào)警聲；

將文件放在自動(dòng)文件進(jìn)稿器上，在文件送入機(jī)器之前按“復(fù)印”鍵并取出文件，此時(shí)機(jī)器的報(bào)警燈應(yīng)點(diǎn)亮。

（3）接收操作測(cè)試。

用另一電話呼叫裝好的傳真機(jī)，傳真機(jī)應(yīng)能響應(yīng)呼叫，“自動(dòng)接收”指示燈應(yīng)熄滅，“傳真”指示燈應(yīng)點(diǎn)亮；

約5s后，機(jī)器的報(bào)警指示燈應(yīng)點(diǎn)亮并伴隨有報(bào)警音信號(hào)，然后自動(dòng)停止接收操作；

從遠(yuǎn)方傳真機(jī)接收傳真信息。

（4）發(fā)送操作測(cè)試。

用三類機(jī)方式向裝好的機(jī)器發(fā)送傳真信息；

在一次傳送過程中不要掛機(jī)，當(dāng)發(fā)送結(jié)束后應(yīng)有話機(jī)摘機(jī)報(bào)警音，并持續(xù)到話機(jī)掛機(jī)為止。

3.常見故障排除方法

表1-2為傳真機(jī)故障及分析解決對(duì)照表，可供維護(hù)維修時(shí)參考。