第二節 條據

一、條據的概念

條據是用來處理日常事務時起到說明或憑證作用的一種篇幅短小、格式固定、使用便捷的條文式專用文書。條據一般分為說明性條據和憑證性條據兩類。前者常見的包括請假條、留言條、托事條等，后者常見的包括收條、領條、借條、欠條等。

二、條據的特點

（1）簡潔性。因為內容簡單，條據記事一般用簡潔的說明性語言寫明即可，贅語務去。

（2）憑證性。條據常常作為錢物保管、轉借的依據，要妥善保管。

（3）使用便捷。條據隨用隨寫，靈活方便。

三、條據的寫作格式

1.說明性條據的寫作

（1）請假條。請假條是因病或因故不能按時正常工作、上學或參加約定的活動，向有關人員或負責人說明情況和請求給予告假的條據。

請假條既要說明情況和原因，也要請求給予告假，所以要寫明簡要的情況和緣由，還要略用恭敬語請求對方諒解和允許。

（2）留言條。在日常交流中，沒有見到對方，但有些話要向對方說明，有些事要托對方辦理，只好寫張條子留給對方，這就叫留言條。留言條要寫清楚留言的原因和具體要求，或另約拜訪的時間、地點，或留下自己的聯系方式。

（3）說明性條據的結構一般包括標題、稱謂、正文、結束語、落款五部分。

標題：在第一行居中寫上“請假條”或“留言條”三個字。

稱呼：另起一行頂格寫稱呼，后面加冒號。

正文：請假條要寫清請假的原因和請求，留言條要寫清需要對方辦什么事情，或者告訴對方什么信息。如因事情緊急，為聯系方便，還要告訴對方自己的聯系電話。

結束語：請假條的結尾可以直接寫“請批準”，也可以寫“此致，敬禮”等；留言條的結尾可以寫一些表示祝愿或謝意的話，如“此致，敬禮”等。

落款：在右下角署名，在姓名下邊寫明請假的具體日期或留言的具體時間（年、月、日、時、分）。

2.憑證性條據的寫作

（1）收條。收條也叫收據，是在收到別人的錢款或財物時寫給歸還人、贈送人或代送人、代還人作為已收到的憑證條據。

收到的物品和錢款要在收條中具體寫明；如果是歸還人、贈送人委托他人代送、代還，還要在收條中寫明代送、代還人的姓名，以示慎重。借物歸還的，收到歸還物時，應將借條退還給借方或代還人，也可以在收條中一并寫清。

（2）領條。領條是向他人或單位領取物品或錢款時，所出具的作為已收到的憑據。領條和收條是有區別的，領條是具條人領物品、錢款的依據，否則領不到；收條是收到別人錢物后才寫的憑據。

（3）借條。借條也叫借據，是借到別人的錢款或財物時，由借方寫給被借方作為借到錢物和日后歸還的條據。

借條的內容要具體寫明所借錢物的名稱、種類、數量等，如所借的是錢，金額要寫到元、角、分，而且金額一定要大寫。借條的落款要寫明歸還的具體日期，如果出借方允許，也可以只寫大致的歸還日期或不寫歸還日期。有的借條中對所借的原因寫得很具體，有的就寫得比較簡略。

（4）欠條。欠條是因拖欠他人錢款或物品，約定在一定期限內歸還而寫給被拖欠人作為憑證的條據。在欠條中一般要寫明欠款或欠物原因、被拖欠人和歸還期限、延期歸還時間。被拖欠人可以在正文中寫明，也可以在尾部拖欠人簽名落款前的致送人部位寫明。

（5）憑證性條據的結構：一般包括標題、正文、結束語和落款四個部分。

標題：第一行居中寫明條據的名稱。

正文：寫清向對方借、領、欠、收的物品名稱、具體數量（錢款的具體數額），其中涉及的數字必須要大寫，如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等，錢款還必須寫清幣種，如人民幣、美元、歐元、英鎊等。條據常以“今借到”、“今收到”等慣用語開頭，借條還應寫明歸還期限及損失賠償等事宜。

結束語：緊接著正文寫“此據”二字。

落款：在右下方署名并寫明立據時間，署名前一般應冠以如“借款人”字樣，具名應是親筆簽的真實姓名。正規的條據，姓名前要寫單位或地址，簽名后還應蓋章，必要時應在簽名蓋章后摁手印以示負責。

四、條據的寫作要求

（1）立據時要認真負責。該立據時必須立據，不能礙于面子不立據或立據時文字表達模糊。各類條據的組成部分須齊全，不可有所疏漏。

（2）條據的語言應簡潔、準確。一般情況下，一張條據只能說明一件事，切勿一據多事。條據文字既不拖沓冗長，也不可過分簡單而致使表述不清。

（3）條據的語言應當準確無誤，不可在條據上涂涂改改、亂增亂刪，尤其是涉及到關鍵內容的文字和數字，務必要保持整潔，不能有任何涂改。在書寫金額、數量時，應采用大寫漢字，不能使用小寫漢字，更不能使用阿拉伯數字。

（4）立據應選擇整潔耐用的工具。條據的用紙應當整潔、干凈、耐折、耐存，立據時最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍黑色墨水或墨汁書寫，不宜選用不易保存筆跡的鉛筆、圓珠筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁書寫。

（5）要對收到的條據進行妥善保管，必要時要將各類條據分門別類保管，存放條據之處要固定而安全，以便日后查閱。事情辦完之后需要銷毀條據的，應當及時地當著收據者的面予以銷毀。

【例文】

請假條

××培訓中心：

因我的工作單位于2011年1月10日舉行全體工作人員大會，任何人不得缺席，所以本人1月10日不能到中心參加培訓。特此請假，懇請批準。

此致

敬禮！

××局××處：謝小平

二○一一年一月九日

【例文】

請假條

李老師：

我昨晚睡覺著了涼，今日早上起來頭疼、發燒。上午我打算去校醫院看病，特請假半天，請求批準。

此致

敬禮！

您的學生：吳言

二○一一年十一月二日

【簡析】

這兩則請假條，一則是請事假，一則是請病假，都是一事一文，開門見山地交代請假的原因與時間，文字簡潔，敘述清楚，不拖泥帶水，使人一目了然。

【例文】

領條

今領到學校財務處發給××班上學期獎學金總計人民幣肆仟伍佰捌拾元整（￥4580.00）。此據

領取人：××班 孔××

二○一○年九月七日

【簡析】

此領條寫清了領款的處所、用途及錢款的幣種、數量。