任務(wù)3 熟悉Access 2007

任務(wù)描述

MS（Microsoft）Access是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，與Word、Excel一樣，都是MS Office辦公套件中重要的組成部分，是目前較為流行的桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)之一。

Access數(shù)據(jù)庫以文件形式保存，Access 2007文件的擴展名是“accdb”，之前版本的擴展名是“mdb”。

本任務(wù)介紹Access 2007的對象、啟動、界面組成、快捷鍵和退出等。

1．對象

Access數(shù)據(jù)庫主要包含表、查詢、窗體、報表、宏和模塊等對象。

1）表

表用于存儲各種信息，信息類型可能包括欄目信息、圖文信息、資源信息等。如圖1-19所示為圖文信息表。

2）查詢

通過查詢，可以查找和檢索滿足指定條件的數(shù)據(jù)，包括多個表中的數(shù)據(jù)。也可以使用查詢同時更新或刪除多個記錄，以及對數(shù)據(jù)執(zhí)行預(yù)定義或自定義的計算。如圖1-20所示為圖文表中最新10條信息的檢索結(jié)果。

3）窗體

使用窗體可以輕松地查看、輸入和更改數(shù)據(jù)，也可以執(zhí)行其他操作，例如向另一個應(yīng)用程序發(fā)送數(shù)據(jù)。窗體通常包含鏈接到表中基礎(chǔ)字段的控件。當(dāng)窗體被打開時，Access會從其中的一個或多個表中檢索數(shù)據(jù)，然后用創(chuàng)建窗體時所選擇的布局顯示數(shù)據(jù)。如圖1-21所示為用戶管理窗體。

4）報表

使用報表可以快速分析數(shù)據(jù)或用特定的格式呈現(xiàn)數(shù)據(jù)。

5）宏

Access中的宏可以看做是一種簡化的編程語言，利用宏可以用編程的方法實現(xiàn)向數(shù)據(jù)庫中添加某種功能。例如，可將一個宏附加到窗體上的某一命令按鈕，這樣每次單擊該按鈕時，所附加的宏就會運行。

宏包括可執(zhí)行任務(wù)的操作，例如打開報表、運行查詢或者關(guān)閉數(shù)據(jù)庫。大多數(shù)手動執(zhí)行的數(shù)據(jù)庫操作都可以利用宏自動執(zhí)行，因此宏是非常省時的方法。

6）模塊

與宏一樣，模塊是可以用編程的方法向數(shù)據(jù)庫中添加某種功能的對象。模塊編程是基于VBA（Visual Basic for Applications）編程語言編寫的程序，模塊包括聲明、語句和過程等。

2．啟動Access 2007

單擊“開始”菜單，鼠標(biāo)指向“程序”→“Microsoft Office”，單擊“Microsoft Office Access 2007”命令，即可啟動Access 2007，屏幕顯示“開始使用Microsoft Office Access”頁面，如圖1-22所示。

通過“開始使用Microsoft Office Access”頁面，可以創(chuàng)建一個新的空白數(shù)據(jù)庫、使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫或打開最近的數(shù)據(jù)庫（如果之前打開過數(shù)據(jù)庫），還可以直接轉(zhuǎn)到Microsoft Office Online（在線幫助）了解有關(guān)Microsoft Office系統(tǒng)和Access 2007的詳細(xì)信息。

3．打開現(xiàn)有Access數(shù)據(jù)庫

注意

在進(jìn)行該操作前，應(yīng)確保工作文件夾（如d:\c070799）中已經(jīng)存在資源包中的“demo01.accdb”數(shù)據(jù)庫文件

操作步驟

（1）單擊“Office按鈕”，屏幕出現(xiàn)Access菜單，如圖1-23所示。

（2）單擊“打開”選項，屏幕彈出“打開”對話框，如圖1-24所示。

（3）單擊“我的電腦”選項，選擇D盤中的“c070799”文件夾，如圖1-25所示。

（4）選擇“demo01.accdb”文件，單擊“打開”按鈕，進(jìn)入Access操作界面，如圖1-26所示。

4．Access操作界面

Access操作界面主要由標(biāo)題欄、功能區(qū)、快速訪問工具欄、信息提示區(qū)、導(dǎo)航窗格、狀態(tài)欄等組成，如圖1-26所示。

1）功能區(qū)

功能區(qū)由一系列包含命令的命令選項卡組成。Access 2007中的主要命令選項卡包括“開始”、“創(chuàng)建”、“外部數(shù)據(jù)”和“數(shù)據(jù)庫工具”。每個選項卡都包含一組或多組相關(guān)命令，如圖1-27所示的“創(chuàng)建”命令選項卡中，“表”命令組包含“新建空白表”命令、“使用模板新建表”命令組、“SharePoint列表”命令組和“表設(shè)計”命令。

不常用的命令選項卡會根據(jù)當(dāng)前活動的對象情況自動展現(xiàn)。例如，雙擊導(dǎo)航窗格表對象中的“TableDemo01”表，在打開“TableDemo01”表的同時，功能區(qū)也將顯示“數(shù)據(jù)表”選項卡，如圖1-28所示。

2）導(dǎo)航窗格

導(dǎo)航窗格用于顯示數(shù)據(jù)庫對象，包括表、查詢、窗體、報表、宏和模塊等明細(xì)列表，如圖1-29所示。

導(dǎo)航窗格可進(jìn)行如下操作：

? 單擊“百葉窗按鈕”可收縮或展開導(dǎo)航窗格；

? 單擊導(dǎo)航窗格下拉按鈕，將彈出導(dǎo)航窗格顯示選項快捷菜單，如圖1-30所示，單擊相應(yīng)的選項或命令，可設(shè)定導(dǎo)航窗格中選擇性的相關(guān)對象列表；

? 雙擊對象名稱即可打開該對象；

? 用鼠標(biāo)右鍵單擊對象名稱，將根據(jù)對象特性彈出相應(yīng)的快捷菜單，如圖1-31所示為表對象快捷菜單。

3）鍵盤訪問系統(tǒng)

Access 2007用“鍵盤訪問系統(tǒng)”取代早期版本Access的菜單快捷鍵，該系統(tǒng)使用包含單個字母或字母組合的小型指示器，這些指示器顯示在功能區(qū)中，指示用什么鍵盤快捷方式激活對應(yīng)的選項或命令。另外，早期版本Access中的所有鍵盤快捷方式均可繼續(xù)使用。

鍵盤訪問系統(tǒng)的使用方法如下。

（1）按下并釋放Alt鍵，窗口中相應(yīng)的選項和命令旁將顯示鍵盤提示，如圖1-32所示。

（2）按選項或命令旁鍵盤提示中顯示的鍵，即可執(zhí)行相應(yīng)的操作。

5．退出Access

單擊“Office按鈕”，單擊隨后出現(xiàn)的Access菜單中的“退出Access”按鈕，或直接單擊窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕，均可退出Access系統(tǒng)。

用鍵盤訪問系統(tǒng)退出Access的步驟為，依次按Alt鍵、F鍵、X鍵，注意每次按鍵后應(yīng)立即釋放該鍵。