1.3 職業(yè)應(yīng)用——自定義Office操作環(huán)境

在大致了解Office 2007的運(yùn)行環(huán)境之后，你是不是已經(jīng)被它漂亮的外觀和新鮮的布局所深深吸引，并且急不可待地想嘗試一些其中的操作了呢？先別急，在你的實際工作是不是已經(jīng)有了自己比較固定的操作習(xí)慣和風(fēng)格呢？本節(jié)就將介紹如何對運(yùn)行環(huán)境中的各個元素進(jìn)行配置，以便更適應(yīng)你的使用習(xí)慣。

1.3.1 案例分析

根據(jù)個人的使用習(xí)慣以及工作內(nèi)容的不同，常用的功能和命令往往存在較大差別，所以，下面我們對Office操作環(huán)境進(jìn)行自定義，以滿足不同的需求。

1.3.2 應(yīng)用知識點(diǎn)撥

本案例應(yīng)用的知識點(diǎn)概括如下：

1.向快速訪問工具欄中添加常用按鈕

2.移動快速訪問工具欄

3.隱藏功能區(qū)增大空間

4.設(shè)置默認(rèn)打開文檔位置

5.設(shè)置文檔自動保存時間

1.3.3 案例效果

1.3.4 制作步驟

1 向快速訪問工具欄中添加常用按鈕

1啟動Word 2007，打開素材文件，單擊快速訪問工具欄的下拉按鈕，出現(xiàn)下拉菜單。

2單擊下拉菜單中希望添加到快速訪問工具欄的命令項，該命令項即顯示在工具欄中，如圖1-37所示。

2 移動快速訪問工具欄

通過自定義快速訪問工具欄也可以更改其在功能區(qū)上、下的顯示位置，操作方法如下。

1啟動Word 2007，打開素材文件，單擊快速訪問工具欄右側(cè)的下拉按鈕，出現(xiàn)下拉菜單。

2單擊下拉菜單中的“在功能區(qū)下方顯示”命令，快速訪問工具欄即移動到功能區(qū)的下方，如圖1-38所示。

3 隱藏功能區(qū)增大空間

有時根據(jù)編輯操作的需要，擴(kuò)大文本區(qū)的可視范圍，需要暫時將功能區(qū)隱藏。下面介紹四種隱藏功能區(qū)的方法。

· 雙擊功能區(qū)中當(dāng)前處于活動狀態(tài)的命令選項卡的名稱。

· 按【Ctrl+F1】組合鍵。

· 右擊功能區(qū)上方，選擇“功能區(qū)最小化”或

按【N】鍵，如圖1-39所示。

· 單擊快速啟動工具欄上的下拉按鈕，選擇“功能區(qū)最小化”或者按【N】鍵，如圖1-40所示。

4 設(shè)置默認(rèn)保存文檔位置

Office 2007默認(rèn)的保存文檔位置是“我的文檔”文件夾，它通常位于驅(qū)動器C的根目錄，例如“C:\My Documents\”。它是Office程序中創(chuàng)建所有文檔的默認(rèn)工作文件夾。

但根據(jù)個人的工作習(xí)慣，很多文檔需要固定存放在自己預(yù)先設(shè)置好的工作文件夾。為了避免每次打開文檔時都需要通過“瀏覽”命令查找到工作文件夾下的文檔，可以通過修改默認(rèn)打開文檔位置來進(jìn)一步提高工作效率。

● 針對Word、Excel或PowerPoint

具體的操作步驟如下。

1啟動Word（Excel\PowerPoint）2007，單擊“Office”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單。

2單擊下拉菜單中的“Word（Excel\Power Point）選項”按鈕，彈出“Word（Excel\PowerPoint）選項”對話框如圖1-41所示。

3單擊對話框左欄中的“保存”選項。

4單擊“默認(rèn)文件位置”的瀏覽按鈕。

5通過瀏覽找到新的默認(rèn)工作文件夾，然后單擊“確定”按鈕如圖1-42所示。

● 針對Outlook程序的操作

1啟動Outlook 2007，單擊菜單欄中的“文件”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，選擇“存檔”命令，如圖1-43所示。

2彈出“存檔”對話框，單擊下方的“瀏覽”按鈕，更改默認(rèn)的存檔位置，然后單擊“確定”按鈕，如圖1-44所示。

5 設(shè)置文檔自動保存時間

● 針對Word、Excel或PowerPoint的操作

1啟動Word（Excel\PowerPoint）2007，打開“Word（Excel \PowerPoint）選項”對話框。

2單擊對話框左欄中的“保存”項。修改“保存自動恢復(fù)信息時間間隔”的時間。時間設(shè)置范圍為1至120分鐘，如圖1-45所示。

● 針對Outlook程序的操作

1啟動Outlook 2007，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，如圖1-46所示。

2彈出“選項”對話框，選擇“其他”選項卡，單擊“自動存檔”按鈕如圖1-47所示。

3彈出“自動存檔”對話框，勾選“自動存檔時間間隔”復(fù)選框。

4在文本框中輸入或選擇一個時間值，設(shè)置希望自動存檔運(yùn)行的頻率，單擊“確定”按鈕，如圖1-48所示。

1.3.5 拓展練習(xí)

為了使讀者能夠充分掌握本章所學(xué)知識，在此列舉一個關(guān)于本章知識的應(yīng)用實例，幫助讀者做到舉一反三。

1 設(shè)置最大的可用工作空間

在實際應(yīng)用過程中，讀者很可能會遇到在限制篇幅的情況下無法將文字或圖表放置其中的尷尬情況，例如要求制作一份公司簡介，文字大小和間距固定，并控制在一頁以內(nèi)，成文后無論怎樣縮減，都還是多出兩行，此時就可以通過擴(kuò)張可用的工作空間來解決這一問題如圖1-49所示。

結(jié)果文件：CDROM\01\1.3\職業(yè)應(yīng)用2.docx

在制作本例的過程中，需要注意以下幾點(diǎn)：

（1）隱藏水平和垂直標(biāo)尺的方法。

（2）隱藏功能區(qū)的方法。

（3）如何更改或設(shè)置頁邊距。

（4）是否還有其他可擴(kuò)展的空間。

2 使用縮略視圖

當(dāng)我們所處理的文檔過長時，在上下文中來回滾動鼠標(biāo)滑輪，或者拖曳垂直標(biāo)尺會非常麻煩，而且很容易錯過要查找的內(nèi)容，此時使用縮略視圖就會非常方便如圖1-50所示。

結(jié)果文件：CDROM\01\1.3\職業(yè)應(yīng)用3.docx

希望通過本例的操作過程，幫助讀者進(jìn)一步熟悉功能區(qū)中的各個控件。在制作本例的過程中，請注意以下幾點(diǎn)：

（1）“視圖”選項卡的位置。

（2）“縮略圖”控件在“視圖”選項卡中的位置。

（3）除“縮略圖”控件，還有哪些種類的視圖。

（4）如何返回普通視圖。