1.1 答疑解惑

對于一個從未接觸過Office 2007，甚至從未接觸過Office辦公軟件的初學者來說，可能對它的安裝要求、組件構成以及一些新特性還不是很了解，本節將解答讀者在學習之初的常見疑問，使讀者能夠輕松、快速地投入到后續的學習中。

1.1.1 安裝Office 2007的硬件要求

在開始熟悉Office 2007的組件、新特性和運行環境之前，首先需要安裝和運行該軟件。所有軟件的安裝對硬件配置和系統環境都有一定的要求，Office 2007也不例外。

對于一直關注微軟公司新產品的讀者一定注意到，在其軟件界面越來越漂亮的同時，對硬件配置的要求也越來越高。Office 2007的具體硬件要求如表1-1所示。

1.1.2 Office 2007的組件包括什么

依據版本不同，Office包含的組件也不盡相同，下面將對部分版本包含的組件進行介紹。

標準版Office 2007適用于家庭和小型企業計算機用戶，其包含的組件如下：

· Word 2007

· Excel 2007

· PowerPoint 2007

· Outlook 2007

家庭與學生版Office 2007適用于家庭用戶，其包含的組件如下：

· Word 2007

· Excel 2007

· PowerPoint 2007

· OneNote 2007

中小企業版Office 2007適用于中小企業用戶，其包含的組件如下：

· Word 2007

· Excel 2007

· PowerPoint 2007

· Outlook 2007

· Publisher 2007

專業版Office 2007包含的組件如下：

· Word 2007

· Excel 2007

· PowerPoint 2007

· Outlook 2007

· Publisher 2007

· Access 2007

除上述版本外，Office 2007還有專業增強版和企業版。

1.1.3 Office 2007有哪些新特性

微軟公司開發的Office 2007在注重外觀設計的同時，也在易操作性和易掌握性方面做了很大的努力。增添的新特性，為提高用戶工作效率帶來了更多的方便和實惠。Excel、PowerPoint等組件的新特性將在后續的對應章節中做詳細介紹，本小節將重點以Word 2007為例，對其主要新增特性加以介紹。

Word 2007的主要新特性如下：

· 文檔保存 格式

· 預設格式

· 隱藏工具欄

· 審閱選項卡

· 快速的文檔版本比較

· 文檔格式轉換

● 文檔保存格式

從Office 97到Office 2003，使用其Word程序創建的文件后綴名為“.doc”，而Office 2007改變了原有的這種文檔格式，Word 2007文檔的默認保存格式變為“.docx”。“.docx”文檔的優點是較“.doc”文檔所占用的空間更小了。文檔的保存類型如圖1-1所示。

● 預設格式

Word 2007中添加了許多預設的基本模板和構件，供使用者在文檔編輯過程中輕松地將這些預設格式內容添加其中。

例如制作一份公司簡介，我們大可不必自己“一筆一畫”地設計封面、頁眉、頁腳等部分，只需從預設格式庫中挑選滿意的樣式，即可創建出一份精美的文檔。

同時，還可以自定義預設格式內容，例如公司的標準信息等，并添加到預設格式庫中。

各種預設模板如圖1-2所示。

● 隱藏工具欄

在使用早期版本的Office程序進行文檔編輯時，常常會用到一些字體和段落的修改功能，例如“文字加粗”、“字體和字號”、“增、減段落縮進量居中”和“格式刷”等功能。由于這些命令較高的使用頻率，需要使用者通過鼠標在工具欄和文本區內來回點擊，既無形中延長了文檔的編輯時間，也易造成使用者的疲勞厭煩。

Office 2007針對上述問題增加了“隱藏工具欄”的功能。使用者只需選中要修改的文字或段落，并將鼠標移向選中部分末字符的右上角，就會出現一個工具欄，這就是我們所說的“隱藏工具欄”，如圖1-3所示。

● 審閱選項卡

Office 2007在功能區中新增了“審閱”選項卡，將各種審閱功能集中于此。“審閱”選項卡中兩個主要的功能選項是“新建批注”和“保護文檔”。

利用“新建批注”功能，可以對文檔進行批注或對重要事項加以說明。使用者只需選中要批注的部分，單擊選項卡中的“新建批注”，即會出現批注欄，將批注內容輸入其中。

利用“文檔保護”功能，能夠設置訪問權限，禁止對文檔中的內容進行復制或修改，提高數據的安全性。

“審閱”選項卡如圖1-4所示。

● 快速的文檔版本比較

Word 2007提供了快速文檔比較的功能，讓使用者不必再為查找原始文檔和修訂文檔之間的區別而感到頭疼，可以輕松查找出對文檔所做的更改。

在進行文檔比較時，可以同時看到三個文檔和一個摘要：進行比較的兩個文檔，清楚標記了所做修改（刪除、插入和移動等）的第三個文檔版本和顯示文檔修訂、批注的摘要，如圖1-5所示。

● 文檔格式轉換

對于早期Word版本創建的文檔，可以在Word 2007的“兼容模式”下打開、編輯或者轉換為該版本的文檔格式。此時的文檔即可訪問Word 2007程序中新增或增強的功能。但是，再次使用早期版本的

Word編輯此文檔時，對于使用了Word 2007的新增或增強的功能部分將無法或很難進行編輯修改。

為了避免出現錯誤，還可以將Word 2007文件導出為PDF格式或XPS格式。

除上述幾點之外，Word 2007還有一些其他的新特性，例如針對開發人員的新增功能等，本書作為面向Office辦公軟件一般使用者的書籍，在此不再做一一介紹，讀者可以在今后的學習和使用過程中發現和總結，也可以參考其他書籍或在網絡上進行查閱，以進一步學習相關內容。