1.1.2　案例2：從“郵件轟炸機(jī)”到“時(shí)間管理達(dá)人”

小B是我們團(tuán)隊(duì)的一名助理，剛開(kāi)始工作時(shí)，她的任務(wù)主要是處理大量的郵件和安排會(huì)議，具體包括每天清理郵件、回復(fù)客戶請(qǐng)求、協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)進(jìn)度等工作。這些工作煩瑣而重復(fù)。她常常感到，自己一整天都在“忙碌”，具有創(chuàng)意和價(jià)值的工作卻沒(méi)做幾件。

后來(lái)，小B開(kāi)始用AI作為她的助手來(lái)簡(jiǎn)化工作流程。她利用AI編程幫助她整理郵件，自動(dòng)分類(lèi)重要客戶的請(qǐng)求，并發(fā)送回復(fù)。更神奇的是，AI還幫她自動(dòng)安排團(tuán)隊(duì)會(huì)議，根據(jù)成員的日程和優(yōu)先級(jí)，智能安排最佳會(huì)議時(shí)間。

然而，小B最初嘗試用AI處理郵件時(shí)，遇到了一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題—AI無(wú)法準(zhǔn)確識(shí)別郵件的優(yōu)先級(jí)。她發(fā)現(xiàn)，AI有時(shí)會(huì)把一些不那么重要的郵件標(biāo)記為“緊急”，而忽略了真正需要及時(shí)處理的郵件。為了解決這個(gè)問(wèn)題，小B開(kāi)始調(diào)整AI提示詞，加入了更多的上下文信息，比如郵件的關(guān)鍵詞、發(fā)件人的重要性等。經(jīng)過(guò)幾次優(yōu)化，AI終于能夠準(zhǔn)確地對(duì)郵件進(jìn)行分類(lèi)，甚至還能根據(jù)郵件內(nèi)容自動(dòng)生成簡(jiǎn)短的回復(fù)模板。

通過(guò)AI編程，小B開(kāi)發(fā)了一個(gè)郵件管理助手，它能實(shí)現(xiàn)如下功能。

● 自動(dòng)分類(lèi)郵件：根據(jù)郵件的關(guān)鍵詞和發(fā)件人重要性，優(yōu)先處理緊急郵件。

● 智能回復(fù)：根據(jù)郵件內(nèi)容生成簡(jiǎn)短的回復(fù)模板，節(jié)省手動(dòng)輸入時(shí)間。

● 會(huì)議安排：根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的日程和優(yōu)先級(jí)，自動(dòng)選擇最佳會(huì)議時(shí)間。

在與AI的溝通過(guò)程中，小B也發(fā)現(xiàn)，提示詞越具體，AI的表現(xiàn)就越精準(zhǔn)。她不斷調(diào)整表達(dá)方式，最終讓AI真正理解她的需求。提示詞優(yōu)化前后的對(duì)比情況，如表1-2所示。

通過(guò)AI編程優(yōu)化郵件處理和會(huì)議安排流程，實(shí)現(xiàn)了以下顯著成果。

● 郵件處理時(shí)間減少70%，重要郵件不再遺漏。

● 會(huì)議安排更加高效，團(tuán)隊(duì)協(xié)作更加順暢。

● 小B有更多時(shí)間專(zhuān)注于創(chuàng)意性工作，提升職業(yè)價(jià)值。