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  • 管理方法
  • 鐘毅
  • 2451字
  • 2024-06-27 16:03:06

筆記2 管理者要認(rèn)識(shí)系統(tǒng)管理

人類(lèi)最偉大的發(fā)明并不是輪子,而是輪軸。重要的是探索各領(lǐng)域(各種管理理論和管理工具)是如何相互補(bǔ)充的,以及在某個(gè)重大計(jì)劃中如何將它們結(jié)合起來(lái)。

【美】丹尼爾·雷恩,阿瑟·貝德安:《管理思想史》

彼得·德魯克說(shuō),管理要做的只有一件事情,就是如何對(duì)抗熵增。只有在這個(gè)過(guò)程中,企業(yè)的生命力才會(huì)增加,而不是默默走向死亡。

的確,對(duì)于不斷發(fā)展的企業(yè)而言,其在某個(gè)特定時(shí)期能夠投入的管理精力和資源是有限的。在沒(méi)有任何先進(jìn)制度約束與科學(xué)管理介入的情況下,會(huì)出現(xiàn)組織架構(gòu)臃腫,員工官僚化,企業(yè)整體效率和創(chuàng)新能力下降,甚至因無(wú)法適應(yīng)復(fù)雜變化的市場(chǎng)環(huán)境而被淘汰的現(xiàn)象……用熵來(lái)解釋?zhuān)@些其實(shí)都是必然的。

無(wú)論在管理學(xué)理論界還是企業(yè)界,組織與個(gè)人的關(guān)系一直是充滿(mǎn)爭(zhēng)議的領(lǐng)地,即使是很小的企業(yè)也不例外。你開(kāi)了一家川菜館,生意時(shí)好時(shí)壞,但這不是令你最頭疼的事情,令你最頭疼的事情是,生意的好壞并不是完全由你控制,而是與大廚每天的表現(xiàn)有很大的關(guān)系。為了提高大廚的積極性,你決定按每天的銷(xiāo)量,給他一定比例的提成。你欣喜地發(fā)現(xiàn),飯館的生意確實(shí)越來(lái)越好了,但同時(shí),食材的用量尤其是肉類(lèi)的用量也在急劇增加。原來(lái),大廚為了更多銷(xiāo)量和更多提成,在每份菜里,增加了分量,客人們很喜歡,回頭客增多了,銷(xiāo)量提升了,大廚也拿了不少提成,但菜館反而虧了。你想這樣不行啊,改為固定工資吧,大不了我發(fā)高一點(diǎn),激發(fā)善意嘛。你焦慮地發(fā)現(xiàn),菜館生意越來(lái)越差,因?yàn)榇髲N開(kāi)始減少菜量,廚藝發(fā)揮也不穩(wěn)定,依心情而定,客人抱怨越來(lái)越多,最后都不來(lái)了。而大廚反正拿固定高工資,更樂(lè)得清閑。一家非常小的菜館,居然也有讓人頭疼的管理困境。那怎么辦呢?解雇這個(gè)川菜大廚嗎?如果下一個(gè)大廚也這樣呢?

為何需要系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理的作用,本質(zhì)上就是要在個(gè)人目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)、個(gè)人利益與企業(yè)利益之間搭建橋梁,達(dá)到平衡,創(chuàng)造最優(yōu)解。美國(guó)管理學(xué)家弗里蒙特·卡斯特和羅森茨韋克認(rèn)為,公司是一個(gè)由各種要素組成的系統(tǒng),人和其他生產(chǎn)資料一樣,都是這個(gè)系統(tǒng)中的要素。差別是,人這個(gè)要素是主動(dòng)的,而其他要素是被動(dòng)的。我們當(dāng)然要激發(fā)善意,這有助于提升“人”這個(gè)要素的“主動(dòng)性”,但同時(shí),我們也要理清包括人在內(nèi)的所有要素之間的關(guān)系,構(gòu)建有效系統(tǒng),這樣才能產(chǎn)生巨大的整體價(jià)值。這一學(xué)派被稱(chēng)為系統(tǒng)管理學(xué)派。系統(tǒng)管理,就是通過(guò)設(shè)計(jì)系統(tǒng),來(lái)構(gòu)建人與人,人與財(cái),人與物之間的最佳關(guān)系,最終提高管理效率。

弗里蒙特·卡斯特是西方管理學(xué)中權(quán)變理論學(xué)派的代表人物。1963年,卡斯特與羅森茨韋克合著了《系統(tǒng)理論與管理》一書(shū),全面地闡述了系統(tǒng)管理的觀點(diǎn),此書(shū)成為卡斯特創(chuàng)立系統(tǒng)管理理論的奠基之作。

1970年,卡斯特與羅森茨韋克合著《組織與管理:系統(tǒng)與權(quán)變方法》一書(shū)。此后,系統(tǒng)管理理論曾經(jīng)一度風(fēng)靡管理學(xué)界。在此書(shū)中,他們認(rèn)為,組織可以被看作一個(gè)開(kāi)放系統(tǒng),它與其環(huán)境相互作用。它由5個(gè)主要部分組成:目標(biāo)與價(jià)值子系統(tǒng),技術(shù)子系統(tǒng),結(jié)構(gòu)子系統(tǒng),社會(huì)心理子系統(tǒng),管理子系統(tǒng)。在復(fù)雜組織的管理系統(tǒng)中,有3個(gè)分層系統(tǒng)或?qū)哟危鹤鳂I(yè)子系統(tǒng)、協(xié)調(diào)子系統(tǒng)、戰(zhàn)略子系統(tǒng)。作業(yè)子系統(tǒng)負(fù)責(zé)實(shí)際工作任務(wù)的完成。戰(zhàn)略子系統(tǒng)將組織的活動(dòng)與組織的環(huán)境聯(lián)系起來(lái)。協(xié)調(diào)子系統(tǒng)負(fù)責(zé)垂直的(戰(zhàn)略與作業(yè))和水平的(在同級(jí)的不同職能之間)聯(lián)合協(xié)調(diào)活動(dòng)。管理者必須把各個(gè)子系統(tǒng)及它們?cè)诰唧w環(huán)境中的活動(dòng)結(jié)合起來(lái),加以平衡。

如何設(shè)計(jì)周密的好系統(tǒng)?

七個(gè)和尚住一起,每天共喝一鍋粥,他們每天都覺(jué)得不夠。一開(kāi)始,他們抓鬮決定誰(shuí)分粥,結(jié)果,每次都是分粥的那個(gè)人分得最多,其他人都吃不飽。后來(lái),他們推舉七人中道德最高尚的和尚分粥。結(jié)果,大家想盡辦法討好他,賄賂他,導(dǎo)致腐敗。再后來(lái),他們組成一個(gè)三人分粥委員會(huì),四人評(píng)選委員會(huì),結(jié)果,大家互相攻擊,相互扯皮,粥都涼了還沒(méi)結(jié)果。最后,他們想出一個(gè)辦法:輪流分粥,但是分粥的人要等其他人挑完后,拿剩下的最后一碗。為了不讓自己的粥最少,分粥的人必須想盡辦法平均分。從此,大家和和氣氣,日子越過(guò)越好。這七個(gè)和尚,先后使用了四種不同的“管理系統(tǒng)”,結(jié)果證明,只有第四套系統(tǒng),才是最高效的。錯(cuò)誤的系統(tǒng),甚至?xí)训赖赂呱械娜耍兊秘澙贰?/p>

再看那個(gè)川菜館,老板可以先設(shè)定一個(gè)目標(biāo)銷(xiāo)售額,大廚在銷(xiāo)售額之內(nèi)拿工資,銷(xiāo)售額之上,拿利潤(rùn)的50%作為獎(jiǎng)金。獎(jiǎng)金發(fā)放的前提是每月食材的耗損量,在正常值20%內(nèi)波動(dòng)。這個(gè)分錢(qián)的方法,能把大廚的利益和菜館綁定起來(lái)。

一個(gè)好的系統(tǒng),就是要平衡人、財(cái)、物的關(guān)系,減少對(duì)人的依賴(lài),也就是減少不確定性。作為CEO,要先學(xué)會(huì)分錢(qián),才能學(xué)會(huì)賺錢(qián)。如何花錢(qián),就是該花多少,怎么花,誰(shuí)決定該不該花。比如那個(gè)川菜館,配菜是關(guān)鍵的花錢(qián)環(huán)節(jié),怎么花,誰(shuí)決定該不該花?最簡(jiǎn)單的方法,就是菜的分量,讓老板娘來(lái)放,讓關(guān)鍵資源、關(guān)鍵環(huán)節(jié),掌握在關(guān)鍵的人手中。如何賺錢(qián),就是什么樣的目標(biāo)、戰(zhàn)略、流程、任務(wù),被證明是能賺錢(qián)的?能提煉嗎?能標(biāo)準(zhǔn)化嗎?比如那個(gè)川菜館,老板熟知自己的業(yè)務(wù)后,確定最佳做法后,可以制定SOP(流程規(guī)范),配菜的量,調(diào)料的量,大米的品質(zhì)等,具體都可以規(guī)定。這樣就把賺錢(qián)的核心能力,菜的品質(zhì),從依賴(lài)大廚,變成依賴(lài)流程。

管理啟示

系統(tǒng)管理,就是通過(guò)設(shè)計(jì)系統(tǒng),來(lái)構(gòu)建人與人、人與財(cái)、人與物之間的最佳關(guān)系,最終提高管理效率。人的主動(dòng)性重要,好的管理系統(tǒng)也重要,因?yàn)楹玫墓芾硐到y(tǒng)可以使壞人變好,壞的管理系統(tǒng)可以讓好人變壞。

不過(guò),我們要注意的是,并不存在讓人一勞永逸的管理體系。在企業(yè)成長(zhǎng)受到管理制約轉(zhuǎn)而注重企業(yè)內(nèi)部管理工作的開(kāi)展時(shí),不少管理者常常希望管理能夠一步到位:通過(guò)一兩年時(shí)間的集中努力,做好企業(yè)內(nèi)部管理各項(xiàng)工作,然后就可以將主要精力投入企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中。但事實(shí)上,有效的管理體系并不能夠一步到位。隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化和企業(yè)的發(fā)展,過(guò)不了多久我們就會(huì)發(fā)現(xiàn):經(jīng)營(yíng)一兩年時(shí)間集中建設(shè)起來(lái)的管理體系,逐漸又與發(fā)展了的情況不相適應(yīng),又面臨著再一次的建設(shè)和調(diào)整。在企業(yè)管理中管理者要根據(jù)企業(yè)所處的內(nèi)外條件隨機(jī)應(yīng)變,在穩(wěn)定性、持續(xù)性、適應(yīng)性、革新性之間保持動(dòng)態(tài)的平衡。

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