商務技巧6：活用待辦清單

把握處理工作的速度是關鍵

商務技巧1中確定工作優先級的一覽表被稱為待辦清單。在這里，筆者將對該列表稍作修改，來介紹提高工作效率的方法。

[1]列出應該做的工作（制作待辦清單）。

[2]確定工作的優先級。

[3]檢查工作有無缺漏。

[4]決定不做的工作。

以上是對提高工作效率有效的方法。筆者將對此稍作調整。

筆者在此基礎上追加以下2個步驟。

[5]事先預測所需時間，填寫在列表的各項目中。

[6]工作結束后，填寫實際消耗時間。

關于[5]中的所需時間，一般情況下填寫交付期限的較多，但要在交付期限的基礎上添加預測時間。預測時間一般指預測工時。

為什么要追加這2個步驟呢？

目的是把握你的工作處理速度。

通過持續制作這種待辦清單，可以構建數據庫，估算出完成某項工作的所需時間。

你只要添加2個如此簡單的步驟，就能掌握自己單位時間內的工作處理量（即工作效率）。

估算整體工作速度的方法

持續把握自己的工作處理速度有什么好處呢？

一是當你在做同樣的工作時，能獲得處理速度提升的成就感。無論面對什么，人若能獲得成就感，就會有強烈的工作欲望。這一點非常重要。

二是在處理所需時間較長的工作或是遇到商務技巧5中介紹的“委托別人工作”的情況時，能制訂正確的計劃。

也就是說，以你的工作處理速度為基準，可以估算被委托方的工作速度。例如，“對于某項工作，我自己處理大概需要10小時。而受我委托的A先生，由于是第一次做這項工作，因此需加上50%的誤差率，預計需要15小時才能完成工作”。

另外，“因為我是第一次與A先生合作，所以要在第一天結束的時候確認進展情況，必要時再調整日程和委托量”。這一點也可以通過把握工作速度來實現。

通過正確估計工作的整體交付期限，讓管理能力提高。這就是項目管理的基礎。如果你被委派某個項目，該方法會發揮巨大作用。曾委托給A先生的工作，也會留下完成工作預測的所需時間和實際數值，并以此為參考，可以估算出更準確的交付期限。

在商務領域，若不遵守交付期限，該工作就會失去價值，類似的例子不在少數。如夏天的爐、冬天的扇一樣，過時的事物就會失去意義。你若錯過了重要客戶的提案日期，即使想出了再絕妙的企劃案，也為時已晚、無力回天了。

為了防止這種情況發生，你就要事先把握自己工作的處理速度，如果在與別人協作時也能制訂正確的計劃，那么你的工作效率就會提高。