第2章　確定事項優先順序，拒絕多任務處理

了解大腦的局限性是優化我們的心智能力，真正實現我們的承諾、目標和夢想的唯一途徑。

Understanding the limitations is the only way we can optimize our mental faculties and actually accomplish our goals, dreams, and commitments.

我們當中的大多數人認為自己在同時處理多項任務方面是一把好手，尤其是A型血的人，他們的簡歷中可能有諸如此類的描述。

在這個充滿干擾的時代，多任務處理似乎是一項值得擁有并且非常有用的超能力。然而遺憾的是，事實并非如此，多任務處理只是一個神話，或者正如美國密歇根大學的沙萊娜·斯爾納（Shalena Srna）所說的那樣，這是一種錯誤的認識。她說：“多任務處理通常是一個感知問題，甚至可以被認為是一種錯覺。”有時候我們覺得自己是在同時處理多項任務，實際上只是在兩個或多個任務之間快速、連續地切換而已，我們實際上是在進行任務切換。這種任務切換通常沒有什么規律，也沒什么理由。我們整天忙忙碌碌地做著那些我們覺得最緊迫或最不費力的事情，在這個過程中還經常出現各類干擾讓人分心。

例如，也許你應該專心寫那篇需要完成的文章（這件事是在你的控制范圍之內的），然而你卻著魔般地不停刷新郵箱，確認雜志編輯是否喜歡你的投稿，或者不停地查看社交軟件，看你在上面發的卡布奇諾照片是否得到了很多人的點贊（這兩件事都不在你的控制范圍內），或者參加視頻會議時，你卻在低頭瀏覽收到的短信……

或許你也能在兩三件確實很重要的事情之間進行任務切換，但不可避免的是，如果你沒有優先考慮哪項工作最重要，你將會體驗到任務切換所帶來的巨大代價。這不僅僅會浪費時間或降低工作效率；對你或你的隊友、乘客或病人的心理健康、身體安全來說，任務切換也可能會是非常危險的。

如果你沒有優先考慮哪項工作最重要，你將會體驗到任務切換所帶來的巨大代價。

在多個任務之間來回切換，每一次切換過程不僅會消耗時間，還會降低辦事的速度，甚至會在之后的半小時內擾亂你的思維進程。換句話說，你在做一件極其重要的事情的過程中，抽出30秒來發一條短信，你浪費掉的可不止30秒，而是30分30秒。此類干擾在影響工作效率的同時，還會對情緒產生負面影響。

加州大學歐文分校的格洛麗亞·馬克（Gloria Mark）做過幾項關于任務切換、分心和干擾的研究，包括對使用電子郵件、工作效率和壓力的綜合研究。馬克在《紐約時報》上寫道：“我們的研究表明，注意力分散會導致壓力變大、情緒變糟和工作效率下降。”

在馬克的另一項研究中，研究人員被派往幾家科技公司和金融公司，對那里的員工進行為期三天半的跟蹤觀察。研究人員記錄了每個員工的活動，并將每項任務的工作時間精確到秒。他們發現，人們平均每3分5秒就要切換一次活動。你猜這是什么時候的事？這是在2004年。

這一發現對我來說并不奇怪。我有過這種體驗。洗澡的時候，在水變熱之前如果沒有哪個孩子大喊著“媽媽”來找我，我就算夠幸運的了。對我來說，想不受打擾地單獨待上5分鐘，思考實施某項戰略、改變某種文化，或是繼續完成任務，這些聽起來都很奢侈。當我逐漸忽略過去飛行訓練中讓我成功的關鍵因素時，我也付出了代價。我并非有意這么做，它是在悄無聲息、潛移默化的情況下發生的。

2016年，馬克重復了同樣的研究，發現每項工作任務的平均用時被縮短為40秒！想想你那份朝九晚五的工作，也就是說一天要切換720次！如果知道要花半個小時才能把注意力重新調整過來，你就不會奇怪自己為什么總是疲憊不堪。實際上，我們一直是在和自己作對！

是的，當我們陷入自我制造的干擾時，我們就是在和自己作對。例如，在完成一項任務的過程中，如果你切換到Facebook上去查看上面的信息，這就是一種自我制造的干擾，而與路過的同事討論項目內容則不屬于自我制造的干擾。不管干擾的來源是什么，結果都是一樣的：本質上，我們像是在用我們的認知能量打球，來來回回地截擊它們。與有彈性的球不同，我們的大腦需要更多的時間來轉換注意力的方向。

快速地進行任務切換不僅浪費時間，還讓我們損失了一些非常棒的想法。如此頻繁地轉移注意力，我們就沒有時間深入地思考、仔細地反思，或創造性地去解決問題。任務切換也會導致智商下降，產生的影響就跟你一夜沒睡差不多。

從本質上說，任務切換會讓我們健忘、變笨、承受更大壓力。

這或許可以解釋為什么我們覺得一天比一天忙，卻仍然一事無成。當我們切換任務時，我們的注意力就會分散。我們在分散注意力時，實際上也分散了自己的力量。女士們，不要相信女性比男性更善于切換任務的相關謬論！流行說法確實如此，但它已經被徹底揭穿了。切換任務時，我們會有如下表現：

我們在分散注意力時，實際上也分散了自己的力量。

·　恢復以前的壞習慣。我們的內心都有過這樣的愧疚感：表面上是在用筆記本電腦或手機開會，內心卻并不太關注會議進展。我們會這樣想：“比爾將會花一個小時來講這個會議PPT，我還不如趁此機會看看電子郵件。”這似乎是一個合理的決定，但在做這個決定的時候，你就選擇了分散注意力，走一條阻力最小的道路。你如果這么做了，就會有一大堆壞習慣在等著誘惑你。在回了幾封郵件之后，你可能會想，為什么不看看股市或社交網站呢？

·　承受力會減弱。如果你一邊為你所在行業的一家主流商務雜志寫一篇稿子，一邊在辦公軟件上花半小時與你的老板談其他的事情，你的精力很快就會耗盡。寫文章的時候，你肯定會卡住；寫不下去了，你很可能會沮喪地甩甩手，把它推到明天，或者就此擱筆不寫了。

·　錯過重要的時刻。任務切換也讓我們無法投入地生活。你看到在孩子們參加足球、橄欖球或長曲棍球比賽時站在場邊的那些家長了嗎？他們一邊尋找著進球的人，一邊把95%的時間都用在低頭看手機上。你覺得20年后他們回憶起來，還會記得他們收到的那些郵件的內容嗎？

·　容易犯錯誤。嘗試同時做多件事是一種確保把所有事情都搞砸的好辦法。有時我們犯的一些錯誤非常小，只會造成很小的危害，比如電子郵件中的一個拼寫錯誤，但其他的一些錯誤則會產生嚴重的后果。

·　削弱我們的記憶力。頻繁的任務切換，例如在做電子表格、聽播客、每隔幾分鐘查看一下社交平臺或新聞之間做任務切換，與工作記憶和持續注意力等表現不佳密切相關。你們中有多少人花3分鐘在網上費勁地讀了一小段文章，最后卻發現自己無法真正理解讀到的內容？

當你開始體驗到多任務切換的壓力時，試試下面這個方法。

時間侵入

通常情況下，當我們開始恐慌時，我們會感到時間被壓縮，像失控一般飛速流逝，這可能會導致我們做出糟糕的決定。

“時間侵入”是一個航空術語，通常在飛行中突然遇到危機或緊急情況時使用。這種情況下，我們會人為地按下駕駛艙中時鐘上的計時器，這樣就能對實際經歷的時間有一個真實的測量。

我們會下意識地放慢速度，以維持一個穩定、安全、可操作的環境。

時間侵入對飛行員有兩個好處：首先，它給我們提供了一種應對危機的自動生理反應，即便腎上腺素飆升，它也能讓我們重新獲得控制感；其次，它能觸發我們記憶中的清單或行動步驟。

時間侵入給了我們評估形勢的時間，可以幫助我們控制“戰斗、逃跑或凍結”反應。它能讓我們的大腦跟上眼前的形勢。

時間侵入不只是戰斗機飛行員的專利。當你遭遇突如其來的狀況時，它也是一種行之有效的方法，可以讓你放慢節奏，評估情況，不會讓新的混亂狀態影響你。遇到危機的時候，關注時間，甚至盡可能地在數小時乃至數天內放慢進度，可以幫助你和你所在的組織保持一個更現實的視角，讓你們能夠保持冷靜、保持耐受力，并抑制住內心的恐懼。

如果你有一個緊急情況清單，現在就看看清單上的內容；如果沒有，現在就列舉出緊急情況。不要慌。問問自己你的團隊當下最重要、最緊迫的任務是什么，然后把所有人都集中到一個房間里，協商確定問題的范圍，并收集盡可能多的信息。在這個過程中要觀察、傾聽、提問。

下次當你遇到危機的時候，第一步要做的就是運用“時間侵入”這一方法。

任務切換和任務過載是成功執行目標的頭號殺手。事實上，美國國家公務航空協會（National Business Aviation Association）將任務過載列為公務航空安全的十大威脅之一，因為這一現象導致了許多事故的發生。

下面是其中的一個案例。據報道，4架空軍F-16戰斗機在跑道上滑行時，有一架與另一架發生了追尾。第一架的飛行員把飛機停在滑行道上，對飛機雷達做例行檢查。第二架和第三架飛機在第一架的身后停了下來。第四架飛機的飛行員正在忙著進行飛機系統檢查，沒有發現前面的飛機已經停了下來。最后這架肇事飛機遭受的損失總計超過200萬美元，被它追尾的第三架飛機損失近60萬美元。調查發現，事故原因是在任務切換過程中，任務優先級出現了問題。

即便是訓練有素的專業人士也會犯錯。當跑道上還停著飛機時，空中交通管制員卻下令準許另一架飛機降落；手術結束時，外科醫生把醫療器械留在了患者體內；維修人員在輪班時忘記把關鍵的安全信息告訴下一班的值班人員，導致石油鉆井平臺發生爆炸，就像1988年的派珀-阿爾法（Piper Alpha）石油鉆井平臺(7)的災難那樣。在日常生活中，我們也會犯錯，這可能會讓我們損失慘重，也可能不會。也許你在同時處理幾封郵件的時候，不小心搞錯客戶的名字；或者在發送一封時間緊迫的郵件時，忘記附上一份重要的文件。有人在邊開車邊發短信時沒有做到有效地切換任務，結果撞上了前面的車。想想一周內你會聽到或看到多少次這樣的小型車禍。

如果我們能以一種專心致志的方式工作，那么很多錯誤都是可以避免的。當我們在切換任務時，我們并沒有真正全身心地投入任何事情當中。

如果我們能以一種專心致志的方式工作，那么很多錯誤都是可以避免的。