2.2 PowerPoint課件高效制作策略

PowerPoint課件制作過(guò)程也是課件內(nèi)容素材加工、集成與整理的過(guò)程，為提高課件制作效率，遵循一些規(guī)范和原則是必需的，下面總結(jié)了一些提高課件制作效率的策略。

2.2.1 策略一：常用操作，一步直達(dá)

在課件制作過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)頻繁進(jìn)行一些操作，如文件保存、插入圖像、替換圖像等。利用PowerPoint軟件的界面定制功能，將常用的一些命令放置在快速訪(fǎng)問(wèn)工具上能夠大大提高課件制作的操作效率。

PowerPoint 2003版與2010版界面差別較大，在使用PowerPoint 2010版時(shí)，不要以2003版的方法去找那些操作命令或按鈕在什么位置，而是思考制作課件需要哪些功能，將這些常用的命令找出來(lái)，集中放在自己熟悉的位置，這樣以后無(wú)論軟件如何升級(jí)，都可以做到以不變應(yīng)萬(wàn)變。

1.PPT快速工具欄定制

在PowerPoint功能操作區(qū)中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“自定義快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄”命令，如圖2-5所示。

可以根據(jù)自己的習(xí)慣和常用操作，把最常用的操作命令加入到快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄中，如文件的打開(kāi)、保存、關(guān)閉，對(duì)象的對(duì)齊方式、疊放次序等（課件制作中常用的命令通常包括文件操作、對(duì)象插入、對(duì)象編輯等），如圖2-6所示。

2.按操作習(xí)慣設(shè)置自定義功能區(qū)

新版本的PowerPoint取消了PowerPoint 2003的下拉菜單操作方式，可能會(huì)讓你在剛開(kāi)始時(shí)使用不習(xí)慣。另外PowerPoint 2010提供了自定義功能區(qū)功能，可以按自己的習(xí)慣設(shè)置。在功能區(qū)單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“自定義功能區(qū)”命令進(jìn)行設(shè)置，還可以創(chuàng)建新的“功能區(qū)”，如圖2-7所示。

在PowerPoint 2010中完成個(gè)性工具欄和快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄的設(shè)置后，可以將這些設(shè)置導(dǎo)出為.exportedUI配置文件，方便以后軟件重裝或在其他工作場(chǎng)所導(dǎo)入配置文件（在本書(shū)下載文件中提供一個(gè)示范配置文件，定制了一些課件常用操作，請(qǐng)導(dǎo)入試一試）。

3.PowerPoint 2010快捷操作功能

除了可以對(duì)PowerPoint的操作功能進(jìn)行自定義與設(shè)置，還可以對(duì)PowerPoint選項(xiàng)進(jìn)行一些更改，以符合課件制作需求，例如更改PowerPoint撤銷(xiāo)次數(shù)的限制等，PowerPoint選項(xiàng)設(shè)置如圖2-8所示。

●→注意

PowerPoint 2003從工具菜單進(jìn)入選項(xiàng)設(shè)置，PowerPoint 2010從“文件”選項(xiàng)卡進(jìn)入選項(xiàng)設(shè)置。撤銷(xiāo)是課件制作中最常用的操作，比復(fù)制、粘貼操作使用還頻繁，可以使用Ctrl+Z組合鍵調(diào)用。

4.備份和恢復(fù)PowerPoint的自定義設(shè)置

在制作課件時(shí)經(jīng)常需要進(jìn)行多媒體素材的編輯，如果對(duì)繪制的對(duì)象、圖像，以及音頻、視頻對(duì)象操作頻繁，則可以利用自定義設(shè)置，將這些常用命令單獨(dú)分組，如圖2-9所示。

將設(shè)置好的操作界面導(dǎo)成一個(gè)獨(dú)立的文件，以后在重裝軟件或在其他機(jī)器上使用時(shí)，導(dǎo)入界面配置文件就可以了，如圖2-10所示。

在PowerPoint中還有一些其他的快速操作技巧，總結(jié)如下。

（1）在PowerPoint 2007或2010中內(nèi)置了文字和圖片樣式，可以快速改變圖片和文字的顯示效果。

（2）利用格式刷功能（雙擊），可以批量改變對(duì)象的格式設(shè)置，在PowerPoint 2010中，還有動(dòng)畫(huà)格式刷，對(duì)動(dòng)畫(huà)的設(shè)置也可以復(fù)制。

（3）在幻燈片瀏覽視圖下，可以快速調(diào)整幻燈片的顯示順序，對(duì)幻燈片進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制等操作。

在PowerPoint 2003中可以直接在幻燈片窗口中進(jìn)行切換，或從視圖菜單中切換。

（4）使用“對(duì)齊”命令，可以對(duì)多個(gè)對(duì)象位置進(jìn)行統(tǒng)一排列，如圖2-11所示。

（5）按住Ctrl鍵后，用鼠標(biāo)拖動(dòng)對(duì)象，可以快速?gòu)?fù)制對(duì)象。

（6）使用Ctrl+Z組合鍵用來(lái)撤銷(xiāo)操作。

（7）可以在狀態(tài)欄中快速改變幻燈片的顯示比例，如圖2-12所示。使用PowerPoint2010右下角的按鈕可以快速切換幻燈片模式，快速設(shè)置幻燈片顯示比例。

（8）快速添加幻燈片

在已有幻燈片上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“復(fù)制幻燈片”命令，或直接按Enter鍵可插入空幻燈片。

（9）替換字體

在設(shè)計(jì)完P(guān)PT演示文稿后，發(fā)現(xiàn)有一種字體用的不合適，如何換成其他字體？

在運(yùn)行別人制作的PPT演示文稿時(shí)，若遇到系統(tǒng)沒(méi)有的字體，PowerPoint會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為PowerPoint設(shè)置的默認(rèn)字體，一般為宋體，這會(huì)讓演示文稿變得很難看。通常我們需要逐一改變字體，但這樣比較耗費(fèi)時(shí)間，也是一件非常乏味的工作。

在PowerPoint 2003中可以利用“格式”菜單中的“替換字體”命令，在彈出的對(duì)話(huà)框中分別選擇“替換字體”和“替換為字體”選項(xiàng)，然后按“替換”按鈕即可全文替換。

（10）使用快捷鍵

在對(duì)軟件操作界面進(jìn)行定制的基礎(chǔ)上，操作一些常用命令的快捷鍵能夠在一定程度上提高效率，如利用F5（Shift+F5）鍵放映幻燈片，使用方向鍵或Ctrl+方向鍵可以對(duì)對(duì)象進(jìn)行精確移動(dòng)等。下面是PPT課件制作中常用的快捷鍵。

Ctrl+C：復(fù)制。

Ctrl+X：剪切。

Ctrl+V：粘貼。除可以復(fù)制對(duì)象外，還可以復(fù)制對(duì)象的格式和樣式，按Ctrl+Shift+C組合鍵復(fù)制格式，按Ctrl+Shift+V組合鍵粘貼格式，相當(dāng)于格式刷功能，但是格式刷在跨幻燈片操作時(shí)不方便使用，可以用此快捷鍵。

Ctrl+D：粘貼復(fù)制的對(duì)象及最近一次的操作。

Ctrl+鼠標(biāo)選中對(duì)象后拖動(dòng)：復(fù)制當(dāng)前對(duì)象。

Ctrl+Z：撤銷(xiāo)。

Ctrl+S：保存。

F4：重復(fù)上一次操作。

Ctrl+[或Ctrl+]：放大或縮小文字，改變文字大小更直觀。

Ctrl+M或Ctrl+Enter鍵（幻燈片窗格）：插入新幻燈片。

F5：放映幻燈片。

Stift+F5：從當(dāng)前幻燈片開(kāi)始放映。

W：放映模式下白屏。

B：放映模式下黑屏。

Ctrl+P：放映模式下筆跡批注。

Ctrl+E：放映模式下筆跡擦除。

Ctrl+T：放映模式下調(diào)用任務(wù)欄（方便切換程序，等同Alt+Tab組合鍵）。

Esc：退出放映模式。

（11）PowerPoint中對(duì)象的選擇與重命名

如果在制作PPT時(shí)，幻燈片上的對(duì)象太多，而且有重疊的，就為對(duì)象的選擇與編輯帶來(lái)了極大的不便，PowerPoint 2010中提供了一個(gè)選擇窗格工具，可以幫助我們解決這些問(wèn)題，具體功能介紹如下。

使用窗格功能可以快速調(diào)整幻燈片上對(duì)象的層次、選擇被遮擋的對(duì)象、隱藏幻燈片上的一些對(duì)象、為幻燈片中的一些對(duì)象起一個(gè)有意義的名字等。如圖2-13所示是一個(gè)PPT動(dòng)畫(huà)，因?yàn)閷?duì)象太多在操作時(shí)可以充分利用“選擇窗格”命令！

選擇窗格位置：“開(kāi)始”→“選擇”→“選擇窗格”命令，如圖2-14所示。

下面介紹如何利用PowerPoint的“選擇窗格”命令，解決以上問(wèn)題。

① 調(diào)整顯示對(duì)象的順序

第一種方法：默認(rèn)情況下，可以在要調(diào)整的對(duì)象上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇相應(yīng)的選項(xiàng)調(diào)整顯示順序，例如是上移一層（或置于頂部），還是下移一層（置于底部）。

第二種方法：在窗格中選擇一個(gè)對(duì)象，單擊向上或向下按鈕就可以非常方便地調(diào)整它們之間的層次了，如圖2-15所示。調(diào)整后的效果可以在幻燈片上實(shí)時(shí)觀看到。

② 隱藏部分對(duì)象

看到選擇窗格中的眼睛圖標(biāo)了嗎？單擊一下即可顯示或隱藏對(duì)象。

③ 重命名對(duì)象

雙擊選擇窗格中對(duì)象的名稱(chēng)，即可給它們重命名，這樣你再也不用擔(dān)心不知道像“textbox1-2-3”這樣的文件都是哪些內(nèi)容了，在自定義動(dòng)畫(huà)時(shí)也會(huì)更方便。

④ 選擇對(duì)象

單擊即是選擇，想要選擇什么對(duì)象，在窗格中單擊想選擇的對(duì)象就可以了。

●→注意

在PowerPoint 2003里沒(méi)有選擇窗格，可以將對(duì)象分散到多張幻燈片上制作，然后再?gòu)?fù)制合成。

（12）設(shè)置和使用默認(rèn)格式

在制作課件過(guò)程中，需要經(jīng)常插入文字，但每次插入文字后都要修改字體；繪制線(xiàn)條時(shí)，每次都要修改線(xiàn)條的粗細(xì)；繪制的形狀時(shí)，每次都要改變填充樣式。在PowerPoint 2010中可以將這些對(duì)象設(shè)置為默認(rèn)格式，從而不需要重復(fù)修改。

2.2.2 策略二：素材管理，見(jiàn)名知意

素材的搜集、整理、編輯是課件制作的重要環(huán)節(jié)。如果能做到素材一次搜索重復(fù)使用、見(jiàn)名知意，則能大大提高效率。建議采用以下方式對(duì)素材進(jìn)行管理。

（1）用盡可能豐富的文件名描述（現(xiàn)在Windows支持255個(gè)字符長(zhǎng)度文件名）文件內(nèi)容，這樣可以在不打開(kāi)文件的情況下就能了解素材的內(nèi)容和用途。文件的命名應(yīng)當(dāng)包括素材可以用在課件哪個(gè)環(huán)節(jié)及基本屬性，如對(duì)背景圖片可以采用顏色+圖形內(nèi)容（主題）+背景方式的形式命名。

（2）利用Everything進(jìn)行素材搜索，Everything是一個(gè)小巧靈活的文件名搜索軟件，可以讓用戶(hù)瞬間獲取搜索結(jié)果，不需要用戶(hù)打開(kāi)一個(gè)個(gè)文件夾再打開(kāi)素材文件查看內(nèi)容是否符合需求。

（3）利用百度網(wǎng)盤(pán)等工具做好素材的同步與備份。

用戶(hù)在制作課件過(guò)程中，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的積累可以建立與自己學(xué)科相關(guān)的素材庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)能夠快速與同事之間共享素材，避免了每一次制作課件時(shí)都要上網(wǎng)重新查找素材的過(guò)程。

2.2.3 策略三：母版主題，統(tǒng)一個(gè)性

PowerPoint能成為最常用的課件制作工具，隨手可得和易于修改的模板、PPT課件案例是重要的原因。在模板使用上經(jīng)常遇到以下一些問(wèn)題：

（1）對(duì)自己選擇的模板總不滿(mǎn)意，在選擇模板過(guò)程中費(fèi)時(shí)過(guò)多。

（2）對(duì)幻燈片上的內(nèi)容批量修改或替換困難。

每一張幻燈片中都有幻燈片“母版”中的內(nèi)容（可以進(jìn)入母版視圖查看），因此對(duì)于幻燈片中通用的內(nèi)容的修改可以在幻燈片母版上進(jìn)行。在設(shè)計(jì)和使用母版時(shí)要注意以下問(wèn)題：

（1）母版上一般不放課件的具體內(nèi)容，要分清哪些內(nèi)容放在母版上，哪些內(nèi)容放在幻燈片上。

（2）多次使用的內(nèi)容（一般為框架、標(biāo)記等）才需要放在母版上，一次性使用的內(nèi)容不需要放在母版上。

（3）一些布局相同的幻燈片可以使用同一個(gè)母版。

PowerPoint中的母版和多母版技術(shù)的應(yīng)用能夠?yàn)镻owerPoint課件界面提供深度定制與編輯的功能，PowerPoint 2010中引入了主題的概念，為實(shí)現(xiàn)課件界面與內(nèi)容相對(duì)分離提供了可能。本書(shū)結(jié)合PowerPoint中的主題和母版技術(shù)，以及PowerPoint中的替換圖片功能，總結(jié)了一套基于主題的PowerPoint課件界面設(shè)計(jì)方法，能夠有效地對(duì)課件界面進(jìn)行管理和編輯，提高課件界面設(shè)計(jì)的效率，具體內(nèi)容見(jiàn)第9章。

2.2.4 策略四：精簡(jiǎn)內(nèi)容，突出主題

教師習(xí)慣按自己的教學(xué)過(guò)程設(shè)計(jì)制作PowerPoint課件，在內(nèi)容上傾向求大求全，有的把講解的每一句話(huà)都放在課件中，反而忽略了課件對(duì)特定教學(xué)問(wèn)題的解決。輸入這些不必要的內(nèi)容既影響課件制作效率也影響課件的使用效果，這樣的課件讓使用者依賴(lài)PowerPoint，讓教學(xué)過(guò)程變成幻燈片的放映過(guò)程。

但也正因?yàn)镻owerPoint課件應(yīng)用場(chǎng)合是在課堂教學(xué)環(huán)境下，師生在同一空間范圍內(nèi)，在PowerPoint課件制作過(guò)程中不需要過(guò)多考慮交互設(shè)計(jì)因素，PowerPoint課件制作過(guò)程中要解決的主要問(wèn)題是：教學(xué)內(nèi)容的直觀呈現(xiàn)、結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)，讓一些不容易理解的內(nèi)容變成容易理解的內(nèi)容，以幫助學(xué)習(xí)者更好地理解教學(xué)內(nèi)容。

2.2.5 策略五：重用內(nèi)容，剖析結(jié)構(gòu)

在PowerPoint課件設(shè)計(jì)與制作過(guò)程中如果能夠?qū)崿F(xiàn)界面與內(nèi)容的相對(duì)獨(dú)立可以提高課件制作的效率。從PowerPoint課件的內(nèi)容結(jié)構(gòu)分析中也能發(fā)現(xiàn)諸多相同元素，對(duì)這些內(nèi)容可以通過(guò)重用幻燈片的方式進(jìn)行統(tǒng)一管理，重復(fù)使用。

PowerPoint課件一般結(jié)構(gòu)可以分為課件封面（片頭）、課件導(dǎo)航、課件主界面（目錄）、課件內(nèi)容、課件幫助（使用說(shuō)明）、課件封底（結(jié)束或退出）、片尾、課件版權(quán)說(shuō)明等。對(duì)于這些共同的結(jié)構(gòu)，教師可以在平常制作課件的過(guò)程中將它們統(tǒng)一在一個(gè)獨(dú)立的PowerPoint文件中，在需要的時(shí)候通過(guò)共用幻燈片的方式將內(nèi)容插入到課件中以節(jié)約重復(fù)制作的時(shí)間，同時(shí)方便管理和共享交流，如圖2-17所示。

利用重用幻燈片的方式，而不是復(fù)制粘貼幻燈片的方式有兩個(gè)優(yōu)勢(shì)：其一，不影響課件應(yīng)用的主題（模板）顯示效果，不需要對(duì)外觀顯示效果再重新進(jìn)行設(shè)置和編輯。其二，對(duì)幻燈片管理比較集中，可以將喜歡的幻燈片集中放在一個(gè)PPT里管理，查找方便。

2.2.6 策略六：插入文件，積件實(shí)現(xiàn)

積件思想自20世紀(jì)90年代產(chǎn)生以來(lái)，關(guān)于課件的“可重用性”、“基元化”、“標(biāo)準(zhǔn)化”等思路已經(jīng)得到初步實(shí)現(xiàn)，并提出了積件庫(kù)建設(shè)的實(shí)踐研究，包括多媒體資料庫(kù)、微教學(xué)單元庫(kù)、資料呈現(xiàn)方式庫(kù)、教與學(xué)策略庫(kù)、網(wǎng)上環(huán)境積件資源庫(kù)等多種形式。但因?yàn)槿狈τ行У恼掀脚_(tái)，并沒(méi)有得到廣泛的應(yīng)用。在以教師為制作主體的課堂教學(xué)用PowerPoint課件設(shè)計(jì)與制作過(guò)程中，也是如此，積件思想沒(méi)有得到應(yīng)用和體現(xiàn)。根本的原因在于教師在制作PowerPoint課件過(guò)程中僅僅是將PowerPoint視為多媒體內(nèi)容集成和展示的工具，而沒(méi)有從積件整合的思路上去進(jìn)行實(shí)踐。要提高課件的重用效率，最根本的方法是教學(xué)內(nèi)容要獨(dú)立。微教學(xué)單元庫(kù)是很好的思路，教師在制作PowerPoint課件時(shí)并不需要將所有內(nèi)容整合到一個(gè)PowerPoint文檔中，而是按知識(shí)點(diǎn)或知識(shí)單元制作成獨(dú)立的PowerPoint文檔，如圖2-18所示。

這些微教學(xué)單元（獨(dú)立的PowerPoint文檔中）與具體的教師信息無(wú)關(guān)，與課件的界面主題無(wú)關(guān)，與具體的課堂教學(xué)流程無(wú)關(guān)，因此能夠靈活應(yīng)用到不同的課件中。要使用這些“積件”，具體的實(shí)現(xiàn)方法是利用PowerPoint中的插入對(duì)象功能，如圖2-19所示。

以上對(duì)PowerPoint課件制作過(guò)程中的操作行為、素材管理方法、界面設(shè)計(jì)方法、課件設(shè)計(jì)觀念等方面對(duì)提高PowerPoint制作與應(yīng)用效率的作用進(jìn)行了探究，希望這些策略能幫助教師在設(shè)計(jì)和制作PowerPoint課件時(shí)節(jié)約一點(diǎn)時(shí)間，讓PowerPoint課件更好地為課堂服務(wù)。