3.3.6 篩選記錄

篩選就是將符合條件的部分記錄顯示出來（而不是顯示表中的所有記錄）。一般來說，用戶需要指定篩選的條件。有時篩選條件很簡單，如要查看所有女學生的記錄。有時篩選條件較為復雜，如要查看年齡為19～21歲的男學生記錄。用戶可以通過“開始”選項卡中“排序和篩選”組的“切換篩選”按鈕來取消篩選結果，恢復表的原來面貌。

1.按選定內容篩選

如果用戶可以比較容易地在窗體、子窗體或數據表中找到要篩選的內容，則可以按選定內容篩選。按選定內容篩選實際上是每次給出一個“什么是什么”的篩選條件，如“性別”是“女”。而給出篩選條件的方法就是在表中選定某個字段（如“性別”）的一個值（如“女”），單擊“開始”選項卡中“排序和篩選”組的“選擇”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“等于""女""（E）”選項，如圖3-53所示。便可得到篩選結果，如圖3-54所示。

如果需要進一步做篩選，則可以按上述方法重復執行篩選，但每次只能給出一個條件。此外“選擇”下拉按鈕還根據字段的不同數據類型提供了多種篩選條件，如對于文本類型，還有“包含”“不包含”等設置條件，如圖3-55所示。

2.按窗體篩選

使用“按窗體篩選”功能可以執行較為復雜的篩選。該功能允許用戶在一個“按窗體篩選”窗口中給出的多個條件來篩選記錄。在“按窗體篩選”窗口中，默認顯示了兩個選項卡，選項卡的標簽（“查找”和“或”）位于窗口的下方，其中，可以有多個“或”選項卡，每個選項卡中均可指定若干個條件，同一個選項卡中的條件與條件之間是“And”（與）的關系，不同選項卡之間的條件是“Or”（或）的關系。

在“按窗體篩選”窗口中指定篩選條件時，如果直接在某一個單元格中選擇一個值，則表示選定字段等于該值（省略等于運算符“=”）。需要指定大于或小于等比較運算時、需要直接輸入“＞”或“＜”等比較運算符，比較運算符包括“＞”（大于）、“＞=”（大于或等于）、“＜＞”（不等于）、“=”（等于）、“＜”（小于）和“＜=”（小于或等于）。

在指定“是/否”類型字段的條件時，復選框只能包括3種狀態，即選中（是）、不選中（否）和灰顯（不作為篩選條件）。

例3.7 在“教務管理系統”數據庫的“學生”表中，使用“按窗體篩選”功能篩選出“入學總分”大于或等于“700分”的女學生和“專業名稱”為“學前教育”的記錄。

操作步驟如下。

（1）打開“教務管理系統”數據庫中的“學生”表“數據表視圖”。

（2）單擊“開始”選項卡中“排序和篩選”組的“高級”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“按窗體篩選”選項，打開“學生：按窗體篩選”設計窗口。

（3）在“學生：按窗體篩選”窗口中的“性別”下方單元格選擇“女”，按Tab鍵將光標移到“入學總分”下方單元格并輸入“＞=700”，如圖3-56所示。

（4）單擊選項卡標簽“或”，在“學生：按窗體篩選”窗口的“專業名稱”下方單元格中選擇“學前教育”，如圖3-57所示。

（5）單擊“開始”選項卡中“排序和篩選”組的“切換篩選”按鈕，“學生”表按窗體篩選的結果如圖3-58所示。

3.高級篩選

“高級篩選/排序”功能支持在一個“篩選”窗口中同時給出多個篩選條件及排序要求來篩選記錄，可以更加方便地執行較為復雜的篩選并對結果排序。在“篩選”窗口中指定篩選條件時，同一個“條件”行（或“或”行）中的條件與條件之間是“And”（與）的關系，不同“條件”行（“條件”行與“或”行）之間的條件是“Or”（或）的關系。

在“篩選”窗口中指定篩選條件時，如果直接在某一個單元格中輸入一個值，則表示選定字段等于該值（省略等于運算符“=”）。需要指定大于或小于等比較運算時、需要直接輸入“＞”或“＜”等比較運算符，比較運算符包括“＞”（大于）、“＞=”（大于或等于）、“＜＞“（不等于）、“=”（等于）、“＜”（小于）和“＜=”（小于或等于）。

在指定“是/否”類型字段的條件時，需要在對應條件單元格中輸入“True”或“False”，也可以輸入“1”或“-1”（表示“True”），還可以輸入“0”（表示“False”）。

例3.8 在“教務管理系統”數據庫“學生”表中，使用“高級篩選/排序”功能，篩選“入學總分”大于或等于700分的女學生和“專業名稱”等于“學前教育”的男學生記錄，并將篩選出的記錄先按“性別”降序排列，再按“入學總分”升序排到。

操作步驟如下。

（1）打開“教務管理系統”數據庫中的“學生”表“數據表視圖”。

（2）單擊“開始”選項卡中“排序和篩選”組的“高級”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“高級篩選/排序”選項。

（3）在“篩選”窗口下方的設計網格中，在“字段”行第1列的單元格中選擇“性別”字段，將“性別”作為第1排序字段。在“排序”行第1列的單元格中選擇“降序”，在“條件”行第1列的單元格中輸入“女”，在“或”行第1列的單元格中輸入“男”。

（4）在“字段”行第2列的單元格中選擇“入學總分”字段，將“入學總分”作為第2排序字段。在“排序”行第2列的單元格中選擇“升序”，在“條件”行第2列的單元格中輸入“＞=700”。

（5）在“字段”行第3列的單元格中選擇“專業名稱”字段，在“排序”行第3列的單元格中選擇不排序。在“或”行第3列的單元格中輸入“學前教育”，如圖3-59所示。

（6）單擊“開始”選項卡中“排序和篩選”組的“切換篩選”按鈕，使用“高級篩選/排序”選項篩選的結果如圖3-60所示。