第1節　精力管理

一、如何動態管理好自身精力？

精力管理對于筆桿子來講是永恒的課題。科學搞好精力管理，事先分配好精力、腦力、體力，分清輕重緩急，勞逸結合地妥善處理好各項工作，既能備足精力集中應對急難險重任務，又能做好平時上情下情內情外情的積累，還能見縫插針處理好日常事務性工作。

同讀友分享愚拙平時進行精力管理的一些小方法。概括起來講，就是兩句話、十個字：每天一張紙，每天填填表。

所謂“每天一張紙”，就是每天用一張紙隨時動態記錄臨時性任務，一方面防止因遺忘而差項、落項，一方面緩解焦慮情緒。這張紙要隨身攜帶，或者夾在筆記本里，或者放到口袋里。好處是能夠隨時管理好自己的時間和任務。“每天一張紙”，這張紙應記錄些什么內容呢？

一是運行類、事務類任務。比如，發文審核，收文批件（簽擬辦意見）。這類任務根據輕重緩急程度，或者隨來隨辦，或者集中辦理。任務量不可預計，不均衡。這類任務不必記在紙上。

二是領導隨時交辦、自己隨時想到的文稿相關任務。這些任務如不及時記錄整理，極可能遺漏。應隨時補充在這張紙上，根據輕重緩急適時辦理。

三是日常積累相關任務。比如調度調研各方面情況，搜集待泛讀精讀的各類文件、報刊等信息載體，對過往稿件及方法進行復盤等。這些可記可不記，具體根據自己的精力和需要而定。比如，精力、時間允許且需要沉淀時，就要把相關任務列入日程，并適時辦理。

這張紙具體應怎么用呢？

每天到單位雷打不動的第一件事，就是查看自己的動態表（即“每天填填表”中的“表”），結合近期領導交辦、時節特點，列出待辦事項，按照輕重緩急，排出一二三四，用一張A4紙打印出來。

但工作是動態的，經常不會按照計劃來。筆桿子們隨時可能接到更多、更急的工作任務。這就需要隨時用筆補充在那張紙上。寫的時候隨意些，放松些，任務可以寫，下步思路也可以寫。自己的紙自己做主，怎么方便怎么寫，怎么有利于記憶怎么寫，怎么有利于工作推進怎么寫。

所謂“每天填填表”，就是及時把那張紙上的東西歸檔。愚拙的做法是第二天一早進行歸檔。將歸檔和列當日待辦事項（即“每天一張紙”）同步開展。

關于這張“表”，愚拙使用的工具是金山文檔，好處是手機和多部電腦能夠互聯互查，是一個交互式的備忘錄。

實際上，一張紙和一個表是相輔相成的。一方面，紙中所記是表上內容的來源之一；另一方面，表中所填可提醒紙上應記內容。兩者相結合，可以動態記錄每天干了什么工作，動態復盤還有何待辦工作。

需要強調的是，在網絡使用環境下，一定要堅持保密原則。

二、如何高效管理好每一天？

1．擬訂計劃

在每天早上到單位的路上，梳理當前要干的N項工作，并擬訂當天的工作計劃，思考好具體怎么干，干到什么程度。到單位后，結合“一張紙”“一個表”，按照輕重緩急，馬上將任務“1、2、3”記在新的“一張紙”上，并檢查筆記本、備忘錄、文件材料，確定有無遺漏。有些工作可能是階段性工作，那就用括號備注今天要怎么干，干到什么程度。

比如，單位要開重點工作推進會，聽取各部門前一階段工作情況，今天要做的就是通知各部門做好有關準備。那么就可以在括號里這樣寫：起草通知并下發到位。

2．有序推進

擬訂好當天計劃后，按部就班地干就可以了。另外，筆桿子的一天充滿了變數，需要不斷修訂調整原來的計劃。有時會有突發緊急性任務，比如領導剛交代的文稿起草任務。有的還承擔事務性工作，比如收文批轉、發文審核等。有時本來已經很忙了，偏偏等待閱辦的文件十幾個甚至幾十個一塊來，找你核稿的同志也排著隊在等。這就需要你更加耐心細致，做好時間分配，分清輕重緩急，把握工作節奏。

要擺布好精力。精品意識是很有必要的，但也不見得要件件精品。一般而言，寫材料也是講究“二八法則”的，即拿出80%的精力完成20%的重要工作，用20%的精力完成80%的一般工作。那么，哪些是20%的重要工作呢？愚拙認為可以包括這些：單位班子成員特別是一把手交代的任務，以及他們高度重視的重點工作；自己獨立負責的綜合性材料；自己獨立承擔的職能任務相關資料。

要學會借力。比如，需要集中注意力攻克一些急難險重任務時，或者請求領導或者委托其他同志承擔一些事務性工作，將精力暫時集中到急難險重任務中。

要及早通知調度。比如，需要調度相關部門、相關同志提供素材時，要及早通知，為其留足準備時間。幾個電話就能解決的事項，也花不了太多時間，千萬不要以忙為由拖到最后。而且，及早通知也能夠保證素材質量。

3．及時復盤

大的任務結束后，要及時進行復盤。

簡單的復盤，是把與任務相關的文件都單獨存到一個文件夾，留待以后參考使用。比如，擬寫的調度通知，調度參考的單位相關綜合材料，搜集匯總的網上背景資料和有關素材，定稿前的1稿、2稿、3稿、4稿……定稿，都打包依序存在一個文件夾里。

深度的復盤，是梳理從受命到完稿的全過程，尤其是文稿起草環節的立意、思維、框架、思路等過程。

要反復思考：本次有哪些收獲，有哪些有待優化，對下步材料起草和日常儲備有哪些啟發。

4．做好儲備

繁重工作之余，每天很有必要擠出時間進行儲備，為后續持續高質量輸出備足源頭活水。

要及時查一查單位的收件發件、會議材料，動態閱讀單位有關工作的運行材料、階段性總結材料，及時掌握上情、下情、內情、外情，這也決定以后文稿起草的深度、厚度、溫度。

要及時查一查《人民日報》《求是》雜志、行業期刊，尤其是《人民日報》頭版、理論版、評論版以及涉及業務的文章，要作以泛讀或精讀。

有時候真是忙得腳打后腦勺，確實沒時間。那也應在任務完成后，及時補課。因為根據愚拙的體會，假如一兩周不拓展閱讀，寫文章的靈性就會差很多，寫出的東西在厚度深度上就會打折扣。

5．鍛煉緩沖

筆桿子們每天工作強度很大，要拿出一定時間鍛煉身體，以保持足夠的精力和體力。