6月18號培訓(xùn)中，提到“九段秘書”，百度了一下，供大家參考：

所謂的九段秘書，指的是在企業(yè)管理中，領(lǐng)導(dǎo)安排次日開會，在這件事中的，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？假如你是秘書，你會是第幾段？

第一段秘書：發(fā)通知

通過電子郵件或者公司入口小黑板發(fā)會議通知，然后準備相關(guān)的會議用品，并參加會議。

可想而知，發(fā)郵件，可能有的中層管理人員休息，沒上網(wǎng)，沒收到。寫在公司入口小黑板上的會議通知，也同樣可能有人沒看見，然后遲到，或者不參加次日的會議。次日的會議肯定會有一小部分人缺席。

第二段秘書：抓落實

發(fā)完電子郵件后，再打一個電話與參會人員確認，確保每個人被及時通知到。

郵件發(fā)了，電話也打了。但是還有一個問題，有人可能沒接電話。雖然她打了電話，對方?jīng)]接，也就相當于沒有通知到。次日的會議，依然還是會有人缺席。

第三段秘書：重檢查

發(fā)通知，落實到人后，第二天會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即報告給領(lǐng)導(dǎo)，保證領(lǐng)導(dǎo)在會前知悉缺席情況。也給領(lǐng)導(dǎo)確定缺席人員是否必須參會留下思考時間。

仔細回憶一下，你平常的工作是不是這樣干的？如果是，說明你就是三段秘書的資質(zhì)。

第四段秘書：勤準備

發(fā)通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影儀，電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有某項會議，需要占用會議室。

四段秘書做了檢查，準備，并確認了設(shè)備是否正常。

第五段秘書：細準備

發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個會議的性質(zhì)是什么？議題是什么？然后給與會者發(fā)過去與這個議題相關(guān)的資料，供參考和做發(fā)言的準備。

第六段秘書：做記錄

發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試設(shè)備，提供相關(guān)會議資料，在會議過程中詳細做好會議記錄，在得到允許的前提條件下，做錄音備份。

第七段秘書：發(fā)記錄

會后整理好會議記錄給領(lǐng)導(dǎo)，然后請示領(lǐng)導(dǎo)是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。

第八段秘書：定責任

將會議確定的各項任務(wù)，一對一落實到相關(guān)責任人，然后經(jīng)當事人確認后，形成書面?zhèn)渫洠唤o領(lǐng)導(dǎo)與當事人一人一份，定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時匯報給領(lǐng)導(dǎo)。

第九段秘書：做流程

把上述過程做成標準化的“會議”流程，讓任何下一個秘書都可以根據(jù)這個流程，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！

以上九個不同段位的秘書工作方法我們可以看出，由于對結(jié)果追求程度的不同，秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大變化。每個崗位都要體現(xiàn)每個崗位的價值，九段秘書做出九種結(jié)果，體現(xiàn)了九種價值，我們對自己的崗位認識，對自己崗位的價值體現(xiàn)又能分成幾段？

有人抱怨顧客少，有人抱怨工資少，但是有沒有想過自己一天到晚干了些什么？領(lǐng)導(dǎo)交待的一件事情，你做到極致了沒有？如果你沒有做到極致，也沒有定流程，也沒有總結(jié)，也沒有報告，也沒有自查和糾錯，你覺得你還有理由抱怨嗎？