2.1　拆分數據表

小飯館的一份客戶訂單如圖2-1所示。面對這份客戶訂單，觀察“所定菜品”列中的內容。在這里，表示菜品名稱的文本和表示菜品價格的數字混合在同一個單元格內，Excel根本無法對其進行自動數據匯總計算，我們必須將能夠參與計算的數字和不能參與計算的文本分開。

首先對客戶訂單的“所定菜品”列中的內容進行拆分，將其處理成如圖2-2所示的表。為了和被拆分的表建立關聯關系，我們在拆分出來的表中包含了“訂單編號”列。這樣，我們就可以以訂單編號為關聯項，到拆分出來的所定菜品表中查找該訂單編號下的所有菜品了。

然后，將“所定菜品”列中的“數量”分離出來形成單獨一列，如圖2-3所示。

在圖2-3中，由于“訂單編號”列中的合并單元格在Excel中不便于進行篩選、分組等常見的數據分析操作，因此需要對“訂單編號”列進行處理，處理結果如圖2-4所示。

現在，有了改造后的每個訂單編號下所定菜品及其份數的表，結合圖2-5所示的小飯館菜品價目表（菜單），就可以利用Excel中的VLOOKUP（）函數將每種菜品的單價“抓取”到圖2-5所示的表中。

在此基礎上，我們還可以添加新的一列，用于計算每種菜品的“金額小計”（根據“份數×單價”），如圖2-6所示。

將原始客戶訂單表中每份訂單“所定菜品”列中的內容拆分出來并整理成圖2-6中的格式。接下來，為了得到理想中的便于進行數據匯總的表，我們可以將兩個表根據“訂單編號”列進行關聯，將拆分開的數據重新組合到一起，形成一個大表，如圖2-7所示。

去除合并單元格，整理形成如圖2-8所示的表。

這里我們發現，作為兩個表的關聯列，同為“訂單編號”列的第6列和第1列內容重復，此時，第6列已經完成了它的歷史使命，可以不要了。最后，我們整理出來的“理想中的表”如圖2-9所示。

綜上所述，小飯館中訂單編號為DD-00012的客戶訂單的整個拆分組合過程如圖2-10所示。

下面繼續以訂單編號為DD-00012的客戶訂單為例，講解如何將客戶訂單拆分組合成便于進行數據匯總的格式。如果對所有客戶訂單進行拆分，其拆分過程如圖2-11所示。

在圖2-11中，首先，將小飯館的原始客戶訂單表拆分成“T1訂單編號”表和“表2”，然后，將“表2”進一步拆分成“T2訂單詳情”表。

由于小張在設計記錄小飯館業務的Excel表時，未能預料到將來數據匯總的復雜需求，因此造成了現在的問題，最終不得不對已有數據進行規范化處理。但值得慶幸的是，這只是一次性的工作。在規范化處理工作完成后，新增的數據就可以按照規范化后的方案進行管理了。

參照圖2-11，在數據規范化處理工作完成后，我們得到了新的“T1訂單編號”表和“T2訂單詳情”表，接下來的問題（本書重點討論的問題之一）是如何利用計算機，以“T1訂單編號”表和“T2訂單詳情”表為基礎，整理出我們所期望的、便于進行各種數據分析的“理想中的表”？

作為對比，我們介紹兩種方案，一種是Excel方案，一種是Access方案。通過學習這兩種方案，我們會親身感受Excel和Access的差異，以及Access在數據管理方面的優越性。