PART 1　預約會面　Make an Appointment

Unit 1　要求會面　Demanding an Appointment

無論是出國訪問客戶，還是邀請客戶來訪，為了使工作更有效率，我們都需要提前預約，和對方確定好相關事宜。

常用詞匯　Vocabulary

1.appointment　n.約會

【雙語例句】

There is a note of three appointments on my calendar for that day.

我的日程表上記著那天有3個約會。

【用法解析】

“appointment”通常指嚴格根據時間表上預約的時間進行的約見或約會，其目的主要是討論公事或業務等問題，可與“engagement”換用。“date”多指男女之間的約會，不能與“appointment”換用。

2.schedule　n.時間表v.安排

【雙語例句】

Let me check the schedule.

讓我查看一下日程表。

There is nothing scheduled next week.

下周沒有什么安排。

【用法解析】

“schedule”用作名詞的意思是“時間表”，轉化為動詞則表示“將某事列入日程”“為某事安排時間”。“schedule”表示“日程表”時可以與“diary/calendar”換用。

3.make an appointment　預約，約會

【雙語例句】

I'd like to make an appointment with you.

我想和你約個時間。

【用法解析】

對于初次約見的客戶，需要語氣更委婉地詢問時，可以使用“Could...please?”的句式，例如“Could I make an appointment with you, please?”可與“set up an appointment/arrange to meet”換用。

4.sort out the schedule　安排日程

【雙語例句】

I need to sort out my schedule.

我需要安排一下我的時間。

【用法解析】

“sort out”表示整理，后面可接“schedule/calendar/diary”，在交流中可與“check”換用，查看日程即是安排日程。

基本詞匯　Basic Words

April [?e?pr?l]　n.四月　　　　date [de?t]　n.日期；日子

possible [?pɑ?s?bl]　adj.合理的　　　　diary [?da??ri]　n.工作日程

book [b?k]　v.預約；預訂　　　　settle [?setl]　v.決定；確定

alternative [??l?t??rn?t?v]　adj.可供替代的

情景實例　Scene Example

1.利用電子郵件進行預約

得知客戶布魯諾將要訪問上海，外貿專員王偉發函邀約對方會面，以便討論一些工作上的問題。

英

Subject：To：Mr.Bruno/Request for an Appointment/Wang Wei

Dear Mr.Bruno,

Glad to hear that you are scheduled to vsit Shanghai next week.If possible,I'd like to make an appointment with you.

If you would kindly arrange to meet me, April 3 or 4 would be appropriate.If you're not convenient, could you suggest an alternative date by returning E-mail?

Thank you in advance for your kind cooperation.I am looking forward to meeting you soon!

Sincerely yours,

Wang Wei

Shanghai Trading Co., Ltd.

中

主題：致布魯諾先生/請求約見/王偉

親愛的布魯諾先生：

很高興知道你下周將來到上海，若可行的話，我希望能與你預約見面。

如果你愿意安排和我見面的話，4月3日或4月4日較為合適。如果這兩天不方便，希望能郵件回復我其他日期。

先在此謝謝你的大力協助，期待不久能與你見面！

你真誠的，

王偉

上海貿易有限公司

2.利用電話進行預約

客戶經理陳琳因事到紐約出差，由于紐約是客戶大衛的辦公地，于是她致電大衛，邀約對方屆時會面。

Chen Lin：Hello, this is Chen Lin from Shanghai Trading Company.May Ispeak to David, please?

陳琳：你好，我是上海貿易公司的陳琳。我能和大衛通話嗎？

Office Assistant：Hold on, please.

辦公室文員：請稍等。

David：Hi, Chen.Nice to hear from you.

大衛：你好，陳。很高興接到你的電話。

Chen Lin：Glad to hear you.I'm calling to say that I'll be in New York next month, and I'd like to set up an appointment with you.Is it possible for you to spare the time?

陳琳：很高興你在。我打電話是想說我下個月要去紐約，想和你訂下會面。你能抽出時間嗎？

David：Let me check my diary.From 1st to 18th is all booked up.Would19th to 31st be convenient for you?

大衛：讓我查一下我的日程。從1號到18號都已經安排滿了。19號到31號你方便嗎？

Chen Lin：Yes, that's settled then.I will call on you at your company on20th next month.

陳琳：行，那就這樣定了。下個月20號我會去你們公司拜訪你。

David：OK.Look forward to seeing you then, Goodbye.

大衛：好的。盼望到時見到你，再見。

Chen Lin：Goodbye.

陳琳：再見。

Tips　預約客戶時的注意事項

通過郵件預約時，郵件內容需要做到清楚、簡潔和禮貌，一般由請求約會并說明原因、建議時間和地點以及請求答復三大部分組成。

通過電話預約時，必須做好充分的準備，要做到簡潔地陳述自己的目的，提供可約見的時間，明確約見的地點，同時還需注意電話禮儀。

Unit 2　安排會面　Arranging an Appointment

在事先預約之后，一般要在會面之前再次進行相關事宜的確認，或者通知推遲約會，甚至取消約會等情況。

常用詞匯　Vocabulary

1.postpone　v.延期；推遲

【雙語例句】

Can we postpone the meeting till tomorrow?

我們可以把會議延后到明天嗎？

【用法解析】

“postpone”指有意的拖延，且通常拖延到某一確定的時間，后面跟延期或推遲的日期。所延長的時間常用“for”引出,例如“for 3 days”，延到某時則接“to/untill/till”，如例句。

2.reconfirm　v.再確認

【雙語例句】

I'd like to reconfirm my reservation.

我要再確認一下我的預約。

【用法解析】

在表示再次確認會面事宜時，除了“reconfirm”，還可以使用“check it again”或“double check”等口語化的表達。

3.make an apology　道歉

【雙語例句】

He made profuse apologies.

他再三道歉。

【用法解析】

表示歉意，還可以用“Please accept my apology.”；說明具體道歉事項，則在“apologize for”后加事項。

基本詞匯　Basic Words

Friday [?fra?de?]　n.星期五　　　　convenient [k?n?vi?ni?nt]　adj.方便的

pleasure [?ple??r]　n.快樂；愉快　　　　trouble [?tr?bl]　n.問題；困難

truly [?tru?li]　adv.確實；誠懇地　　　　arisen [??r?zn]　v.發生；產生

unforeseen [??nf??r?si?n]　adj.未想到的

情景實例　Scene Example

1.會面前確認

為防止出現意外，客戶經理陳琳在訪問客戶大衛之前，給對方打電話再次進行確認，并將時間精確到小時。

Chen Lin：I'm calling to reconfirm our meeting schedule.May I suggest 4：00p.m.this Friday, as a convenient time for my vsit?

陳琳：我打電話來是想再確認一下會面時間。方便的話，本周五下午4點我可以去拜訪你嗎？

David：Yes, I'm free all afternoon.Why don't you come at noon and we'll have lunch together?

大衛：好的，我整個下午都有空。你不如中午就來，我們一起吃個飯？

Chen Lin：My pleasure.

陳琳：我的榮幸。

2.推遲約會

客戶大衛遇到急事，不得不占用會面時間進行處理，于是告知客戶經理陳琳需要推遲約會。

David：I'm sorry.I won't be able to keep my appointment with you on Friday.Something urgent has come up.

大衛：很抱歉，發生了一些緊急情況，星期五我不能守約了。

Chen Lin：That's all right.It's understandable.

陳琳：沒關系，可以理解。

David：I'm afraid I've brought you too much trouble.Once I'm available,I will get in touch with you.

大衛：恐怕我已給你帶來了一些麻煩。一旦我有空，我會和你聯系。

Chen Lin：Never mind.At your convenience.

陳琳：沒關系。看你方便。

3.取消約會

客戶大衛遇到急事，需要花很長時間進行處理，無法如約會面或推遲會面，于是告知客戶經理陳琳需要取消約會。

David：I'm truly sorry about this, but we have to cancel tomorrow's meeting.

大衛：實在很抱歉，我們明天的會面必須取消了。

Chen Lin：Why? You gave me the green light just two days ago.

陳琳：為什么？你兩天前還說沒問題的。

David：Something completely unforeseen has arisen, and I have to deal with it.

大衛：一件根本預料不到的事情突然發生了，我得去處理。

Chen Lin：It's not your fault.I can accept it.

陳琳：那不是你的錯。我能接受。

David：Apologize again for this cancellation.

大衛：再次為取消這次約會表示抱歉。

Chen Lin：Never mind.

陳琳：沒事。