前言
為什么你的Excel作業速度那么慢？

＞＞＞ 投資銀行追求的是“極速與零失誤并立”

本書的焦點是“如何以最快的速度”制作Excel資料。當年，我在外資投資銀行工作的時候，學習、磨煉了一身極速使用Excel的技巧。如今，在這本書里我會把自己的Excel技術毫無保留地傳授給大家。

平時我會舉辦面向企業和個人的Excel講座，到現在，來參加講座的朋友已經累計超過了萬人。通過交流我發現，很多朋友對于Excel都抱有一個同樣的煩惱——自己制作Excel資料的速度實在是太慢了！

經過長期觀察，我發現很少有商務人士對自己的Excel技術感到滿意。絕大多數人都對Excel懷有畏難情緒，甚至不少朋友把Excel視為心中永遠的痛。不管用了多少年的Excel，依然會出現計算錯誤、頁面設計丑陋，甚至羞于把自己制作的Excel資料給別人看的情況。也有一些朋友，用了Excel好幾年，卻不知道快捷鍵的存在，每一步操作都要用鼠標點來點去，寶貴的時間就在鼠標笨拙的移動過程中白白消耗掉了。

另一方面，我想每家公司也都有那么一兩個因為Excel用得很好而備受歡迎的人。他們在制作Excel資料的時候，周圍的人只能送上仰慕的眼神，因為他們的極速操作實在令人眼花繚亂。很多人心里會想：“哇！他好厲害！我也想把Excel用得這么捧！”可是臉上卻誠實地露出絕望的表情。

不過，請您不要放棄！其實，只要掌握一定的技巧，任何人都能極速操作Excel。

我大學畢業后，進入摩根士丹利證券公司工作，在投資銀行部門從事企業并購、融資等相關工作。在投資銀行工作，極速的Excel操作技術是必備的基本技能。以并購企業為例，我們必須在限定的時間內以最快速度計算出合理的收購價格。而我們計算價格，使用的就是大家常用的Excel軟件。

當然，只圖快也是不行的，在Excel上“一頓操作猛如虎”，結果把收購價格算出100億日元的誤差，那不僅自己要“下課”，還會給公司、客戶帶來不可彌補的損失。所以，我說的是“極速與零失誤的并立”。剛進入外資投資銀行工作的新人，在入職培訓中會接受關于Excel的魔鬼訓練。

我離開摩根士丹利之后，在一家互聯網公司負責財務工作，同時舉辦面向企業和個人的Excel使用技巧、制作財務模型的講座。在我離開投資銀行界，接觸到很多其他行業的工作者之后，由衷地感受到——大部分商務人士在Excel作業中浪費了太多的時間和精力。

具體來看，這不僅僅體現在很多人不知道Excel的眾多快捷鍵，在操作中浪費了大量時間；還體現在一些“不良習慣”上，比如，指派部下進行完全沒有必要的“Excel分析”，或者在沒有設計好目標圖景的情況下就開始盲目制作Excel資料。

＞＞＞ “極速”有兩種

本書由兩大部分構成，前半部分為“設計篇”，后半部分為“技巧篇”。

在Part 1“設計篇”中，我將以“制訂事業計劃”這種需要團隊協作完成的Excel作業為對象，講解為了實現“零浪費完成工作”的目標而必需的流程和思維方式。

對Excel作業來說，實際上事先的準備工作尤為重要。如何讓整個團隊對目標愿景達成共識以及為此該如何進行有效溝通？這些都將極大影響Excel作業的效率。

在Part 2“技巧篇”中，我主要介紹Excel中常用的快捷鍵，這是每個使用Excel軟件的商務人士都應該牢記在心的。請讀者朋友放心，在本書中，關于Excel“函數”或“宏”之類的專業難懂的內容，我一點都不會談及。

不管您的工作內容是什么，只要用得到Excel，我建議您把制作Excel表格、調整格式、計算檢查等最基本的快捷鍵都記下來，作為您應該掌握的最低限度的“極速操作技巧”。本書的開篇，我就為大家列出了經過我嚴格篩選的快捷鍵清單，請您務必熟記在心（我事先進行了問卷調查，對于多數人都“不知道，但想知道”的快捷鍵，我優先發布了出來）。

＞＞＞ 為什么“設計篇”很重要？

讀完Part 1您會發現，這一部分我并沒有講有關Excel“操作”的任何事情。所以，那些想馬上了解如何使用快捷鍵的朋友，可以先讀Part 2。但是有一點大家一定要注意，如果沒有Part 1的思維方式做基礎，即使您把快捷鍵使用得再熟練，也不能從整體上提高工作的效率和生產性。

其中的原因是，Excel作業，大多是以團隊形式展開的。雖然Excel操作都是每個人獨立完成的，但在制作一份Excel資料的過程中，肯定會從其他人那里得到信息或數據，資料做好后也肯定會經過別人的檢查，最后還要把資料對別人進行講解說明。

在我開展進修培訓的數十家企業客戶那里，我無數次地聽到這樣的抱怨——“在工作中，我一直疲于應付上司的無端要求。你可能都想象不到，做一項工作，我要花多少時間來應付上司的無端要求！”“在制作Excel資料的時候，團隊中的每個成員都會一遍又一遍地反復計算，直到項目的截止時間。可還是不能減少計算錯誤的出現。”我認為，為了防止這些問題反復發生，一家公司或一個團隊，需要徹底共享“思維方式”，也就是在思維方式上達成統一。

＞＞＞ 本書的前半部分：
目標直指“最短距離”的Excel作業

使用Excel軟件制作資料速度慢、耗時長的一個重要原因是不熟悉Excel的操作技巧，這是技術問題。其實，還有一個更重要的原因，那就是很多人還沒有弄清楚自己到底要用Excel做什么的時候，就盲目下手了。

舉個具體的例子，上司想得到某種數據，但他自己心中也只有一個大概方向，并不能具體、形象地描繪出這些數據的范圍。在這種情況下，他向部下下達指示，要求部下制作一份關于這種數據的Excel資料。可想而知，上司自己都沒弄清楚自己想要什么樣的數據，在指示部下的時候，當然也說不清楚。此時，最慘的就是部下了，在接到上司目標不明的指示后，也得按照自己的理解，硬著頭皮去做資料。做好呈現給上司后，上司看了覺得“這和自己想要的數據不太一樣”，便要求部下修改。結果改完再看，還是不行……反復多次的修改導致的結果是在限期內無法完成，或者完成度不夠（上圖中的失敗案例）。

為防止此類失敗的出現，應該事先將輸出想象圖設計好，并在整個團隊中（從上司到部下）共享，對輸出想象圖達成共識之后，再按照“最短距離”向目標前進，才能提高作業的速度和質量（上圖中的成功案例）。

本書的前半部分就是在教大家掌握順暢的團隊溝通方式，尋找到通向目標的“最短路徑”。

＞＞＞ 本書的后半部分：
將快捷鍵的作用發揮到極致，把Excel作業的生產性提高10倍！

為什么有的人工作效率高，有的人工作效率低？我認為，最能拉開差距的因素就是對Excel軟件使用的速度。其實，制作Excel資料的時候，可以完全拋開鼠標，只敲擊鍵盤（使用快捷鍵）就完成全部Excel的操作。但是，大多數商務人士制作Excel資料的時候，都離不開鼠標。而使用鼠標，無疑會大大拖慢工作的速度。

在外資投資銀行中，剛入職的新人就被要求必須掌握極速Excel操作技巧。我當初剛入職外資投資銀行的時候，就把Excel快捷鍵清單貼在辦公桌最顯眼的地方，天天苦練高效制作財務模型的技巧。

就我個人的經驗而言（當然，可能有些主觀），熟練掌握Excel快捷鍵的人和不會用快捷鍵的人，制作Excel資料的速度會有10倍之差。我在舉辦Excel講座的時候，有時我會當場為觀眾展示自己高速敲擊鍵盤制作Excel資料的場面。臺下的觀眾無不驚愕，有的人甚至目瞪口呆說不出話來。我不是為了“炫技”，只是想讓觀眾朋友們知道，原來還可以如此高速地操作Excel軟件。

最近很多企業格外關注員工的工作效率，在提高生產性方面也做了不少努力，但是我覺得，員工使用Excel軟件的速度還有巨大的提升空間。我希望朋友們可以通過這本書，掌握Excel操作技巧，把工作效率提升到一個新高度。

不過，在這里我也想強調一點，“Excel操作速度快”并不能完全和“工作能力強”畫上等號。熟練掌握Excel軟件各種快捷鍵的應用，提高工作效率，最重要的意義是讓您有更多的時間來“思考”。