5.5　員工隱私和人力資源信息系統

毫無疑問，人力資源信息系統將大大提高人力資源規劃的效率。但是，在引入這些電腦系統之后，同時也帶來了一些問題。其中最值得關注的就是人力資源信息系統使侵犯員工的隱私變得容易了。這個系統的界面越友好，未經許可的進入就越有可能導致私人信息的泄露。

失竊的員工信息可能會被偷竊者用來進行非法行為。所謂非法行為，比如身份盜竊，就是在某人不知情的情況下竊取其姓名、住址、身份證號或其他信息進行欺騙等犯罪行為。竊取者經常會選擇缺乏防范意識的公司，侵入系統后快速下載個人文件、薪水冊、納稅記錄、福利等信息。竊取者利用這些個人信息干著下面這些犯罪行為：用別人的借記卡或信用卡娛樂消費，用別人的名字辦理新卡并高端消費、借高利貸、開支票等。

身份盜竊罪正快速成為國家主要問題。據美國聯邦貿易委員會監測，美國投訴信息被盜的案件已經由2000年的31140件上升到了2009年的278078件。雖然身份盜竊罪已經被定為重罪且采取了威懾行為，美國聯邦貿易委員會辦事處、服務臺、數據庫和法律援助中心每個星期仍會接到3000多起投訴。預測表明，身份盜竊的投訴還會繼續升級。

查明身份盜竊所花費的成本是不可衡量的。據估計，平均每個身份盜竊案件需要175個小時的調查和追蹤，23個月進行信用數據的核對和800美元的自付費用來恢復其財務狀況。

盡管不可能讓組織來保證員工的私人信息不被其他人窺探，但是仍可以采取一些防護措施來降低這種風險。表5-5就簡要列出了一些相關措施。

表5-5　人力資源信息系統中保護員工隱私的措施

當組織在開發人力資源信息系統的時候，員工的權利也應該得到保護。人力資源信息系統會將員工的私人信息進行傳播。由于存在這種潛在的濫用，組織應該仔細評估其關于信息披露的政策。組織還應該從法律和倫理的角度來決定多少信息可以向員工公開。盡管在美國目前還沒有相關的聯邦法律來保證員工擁有檢查和修改人力資源信息系統中數據的權利，有一些州已經批準了類似的法律。而在中國，這方面的法律嘗試正處于起步階段。最后，組織應該決定員工在私人信息公開方面擁有多大的控制權。一些相關的研究表明，當員工本人不擁有信息披露方面的權限時，對人力資源信息系統中的信息進行披露可能會侵害員工的隱私。因此，組織必須努力在保護員工隱私和建立界面友好的人力資源信息系統之間求得平衡。