3.3　會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)賬簿

在出納的日常工作中，填制會(huì)計(jì)憑證、登錄會(huì)計(jì)賬簿是出納人員的一項(xiàng)重要工作（當(dāng)然主要是和貨幣資金有關(guān)的會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿），在這里我們主要介紹一下會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)賬簿的基本知識(shí)。

3.3.1　會(huì)計(jì)憑證及其分類

會(huì)計(jì)憑證，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面文件。按照填制程序和用途，會(huì)計(jì)憑證可分為原始憑證和記賬憑證。

1.原始憑證

原始憑證又稱為單據(jù)，是在一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的原始憑據(jù)。原始憑證是會(huì)計(jì)核算的原始資料和重要依據(jù)。

原始憑證按照來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證；按填制手續(xù)及內(nèi)容不同，可分為一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證。

外來原始憑證即從外面取得的原始憑證。它是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證，如購買貨物時(shí)取得的增值稅專用發(fā)票及鐵路運(yùn)單，對(duì)外單位支付款項(xiàng)時(shí)取得的收據(jù)，職工出差取得的飛機(jī)票、火車票等。

2.記賬憑證

記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審查后合理合規(guī)的原始憑證，按照會(huì)計(jì)科目加以歸類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制。學(xué)會(huì)了記賬憑證就相當(dāng)于掌握了會(huì)計(jì)的語言。有了這個(gè)基礎(chǔ)，企業(yè)管理者閱讀會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)就不那么困難了。

不同的企業(yè)記賬憑證雖不完全相同，但其基本內(nèi)容卻大體一致，包括：憑證的名稱、編號(hào)、填制日期；填制單位的名稱；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要；會(huì)計(jì)科目的借貸方及金額；附件張數(shù)；制證、審核、記賬等有關(guān)人員簽名或蓋章。

記賬憑證按其所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容不同，一般分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

（1）收款憑證，是指用于記錄現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證。

（2）付款憑證，是指用于記錄現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證。

（3）轉(zhuǎn)賬憑證，是指用于記錄不涉及現(xiàn)金和銀行存款的其他業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證。

3.3.2　會(huì)計(jì)賬簿的概念及其分類

會(huì)計(jì)賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以會(huì)計(jì)憑證為根據(jù)，對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)連續(xù)、系統(tǒng)、全面地反映在賬冊(cè)中的簿記。會(huì)計(jì)賬簿可分為以下種類。

1.按用途不同，賬簿可以分為日記賬、分類賬和備查簿

（1）日記賬也稱序時(shí)賬，是指按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的順序逐日逐筆登記的賬簿。實(shí)踐中應(yīng)用最多的是現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。

（2）分類賬是指按總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶進(jìn)行分類登記的賬簿。按總分類賬戶分類登記的賬簿稱為總分類賬，按明細(xì)分類賬戶分類登記的賬等稱為明細(xì)分類賬。總分類賬提供總括的會(huì)計(jì)信息，明細(xì)分類賬提供詳細(xì)的會(huì)計(jì)信息，兩者相輔相成，互為補(bǔ)充。

（3）備查簿是指對(duì)某些在日記賬和分類賬中未記錄或記錄不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿。如經(jīng)營(yíng)性租入固定資產(chǎn)備查簿、受托加工物資備查簿等。

2.按照格式不同，賬簿可以分為三欄式賬簿、多欄式賬簿和數(shù)量金額式賬簿

（1）三欄式賬簿是指采用借方、貸方、余額三個(gè)主要欄目的賬簿。總分類賬、日記賬等一般采用這種格式。

（2）多欄式賬簿是指采用一個(gè)借方欄目，多個(gè)貸方欄目或一個(gè)貸方欄目、多個(gè)借方欄目的賬簿。收入賬、成本賬、費(fèi)用賬一般采用這種格式。

（3）數(shù)量金額式賬簿是指采用數(shù)量與金額雙重記錄的賬簿。材料明細(xì)賬一般采用這種格式。

3.按外形不同，賬簿可以分為訂本賬、活頁賬和卡片賬

設(shè)置和登記賬簿，是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的基礎(chǔ)，是聯(lián)結(jié)會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)報(bào)表的中間環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)核算中具有重要意義：

（1）通過賬簿的設(shè)置和登記，記載、儲(chǔ)存會(huì)計(jì)信息。

（2）通過賬簿的設(shè)置和登記，分類、匯總會(huì)計(jì)信息。

（3）通過賬簿的設(shè)置和登記，檢查、校正會(huì)計(jì)信息。

（4）通過賬簿的設(shè)置和登記，編表、輸出會(huì)計(jì)信息。

3.3.3　總分類賬和明細(xì)分類賬

1.總分類賬和明細(xì)分類賬

會(huì)計(jì)科目根據(jù)反映核算指標(biāo)的詳細(xì)程度，可分為總賬科目和明細(xì)科目，相應(yīng)地，賬戶也有總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶之分。總分類賬戶是用以綜合反映各個(gè)會(huì)計(jì)要素增減變化及其結(jié)果的賬戶；明細(xì)分類賬戶是用來詳細(xì)反映會(huì)計(jì)要素的增減及其變化結(jié)果的賬戶。

總分類賬戶和所屬明細(xì)分類賬戶的核算內(nèi)容應(yīng)該是一樣的，只是在反映資金增減變化的詳細(xì)程度上有所不同。總分類賬戶是明細(xì)分類賬戶的匯總，而明細(xì)分類賬戶就是總分類賬戶的詳細(xì)說明。所以，在實(shí)際工作中，總是把總分類賬戶叫作所屬明細(xì)分類賬戶的“統(tǒng)馭賬戶”，而把明細(xì)分類賬戶叫作總分類賬戶的“輔助賬戶”。由此可知總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶在核算過程中，記賬的方法和計(jì)量的金額應(yīng)該是相同的。

2.總分類賬和明細(xì)分類賬的平行登記

因?yàn)楝F(xiàn)行的記賬方法主要是借貸復(fù)式記賬法，所以在借貸記賬法下，總分類賬戶與明細(xì)分類賬戶之間的平行登記，可歸納為以下幾點(diǎn)。

（1）每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在記入相關(guān)總分類賬戶的同時(shí)，必須記入所屬的明細(xì)分類賬戶。若一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及某一個(gè)總分類賬戶所屬的幾個(gè)明細(xì)分類賬戶，則應(yīng)分別記入相關(guān)的幾個(gè)明細(xì)賬戶。

（2）每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在總分類賬戶和所屬明細(xì)賬戶進(jìn)行登記時(shí)，記賬方面（借方或貸方）必須一樣。

（3）每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，記入總分類賬戶的金額必須等于所屬明細(xì)賬戶記入金額之和。

（4）總分類賬戶的期初余額，本期發(fā)生額及期末余額，應(yīng)等于所屬明細(xì)分類賬戶的期初余額，本期發(fā)生額及期末余額之和。

有的總分類賬戶所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容涉及面較廣，也可在總分類賬下先設(shè)置必要的二級(jí)賬戶，再在二級(jí)賬戶下設(shè)明細(xì)賬戶。在設(shè)置二級(jí)賬戶的情況下，二級(jí)賬戶對(duì)總賬戶來說，具有明細(xì)賬戶的性質(zhì)，對(duì)明細(xì)賬戶來說又具有控制賬戶的性質(zhì)。