3.3　會計憑證與會計賬簿

在出納的日常工作中，填制會計憑證、登錄會計賬簿是出納人員的一項重要工作（當然主要是和貨幣資金有關的會計憑證和會計賬簿），在這里我們主要介紹一下會計憑證與會計賬簿的基本知識。

3.3.1　會計憑證及其分類

會計憑證，是記錄經濟業務的具體內容，明確經濟責任的書面文件。按照填制程序和用途，會計憑證可分為原始憑證和記賬憑證。

1.原始憑證

原始憑證又稱為單據，是在一個企業經濟業務發生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業務的發生或完成情況的原始憑據。原始憑證是會計核算的原始資料和重要依據。

原始憑證按照來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證；按填制手續及內容不同，可分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。

外來原始憑證即從外面取得的原始憑證。它是指在經濟業務發生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如購買貨物時取得的增值稅專用發票及鐵路運單，對外單位支付款項時取得的收據，職工出差取得的飛機票、火車票等。

2.記賬憑證

記賬憑證是會計人員根據審查后合理合規的原始憑證，按照會計科目加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制。學會了記賬憑證就相當于掌握了會計的語言。有了這個基礎，企業管理者閱讀會計報表時就不那么困難了。

不同的企業記賬憑證雖不完全相同，但其基本內容卻大體一致，包括：憑證的名稱、編號、填制日期；填制單位的名稱；經濟業務內容摘要；會計科目的借貸方及金額；附件張數；制證、審核、記賬等有關人員簽名或蓋章。

記賬憑證按其所反映的經濟內容不同，一般分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。

（1）收款憑證，是指用于記錄現金和銀行存款收款業務的會計憑證。

（2）付款憑證，是指用于記錄現金和銀行存款付款業務的會計憑證。

（3）轉賬憑證，是指用于記錄不涉及現金和銀行存款的其他業務的會計憑證。

3.3.2　會計賬簿的概念及其分類

會計賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以會計憑證為根據，對各項經濟業務連續、系統、全面地反映在賬冊中的簿記。會計賬簿可分為以下種類。

1.按用途不同，賬簿可以分為日記賬、分類賬和備查簿

（1）日記賬也稱序時賬，是指按經濟業務發生的順序逐日逐筆登記的賬簿。實踐中應用最多的是現金日記賬和銀行存款日記賬。

（2）分類賬是指按總分類賬戶和明細分類賬戶進行分類登記的賬簿。按總分類賬戶分類登記的賬簿稱為總分類賬，按明細分類賬戶分類登記的賬等稱為明細分類賬。總分類賬提供總括的會計信息，明細分類賬提供詳細的會計信息，兩者相輔相成，互為補充。

（3）備查簿是指對某些在日記賬和分類賬中未記錄或記錄不全的經濟業務進行補充登記的賬簿。如經營性租入固定資產備查簿、受托加工物資備查簿等。

2.按照格式不同，賬簿可以分為三欄式賬簿、多欄式賬簿和數量金額式賬簿

（1）三欄式賬簿是指采用借方、貸方、余額三個主要欄目的賬簿。總分類賬、日記賬等一般采用這種格式。

（2）多欄式賬簿是指采用一個借方欄目，多個貸方欄目或一個貸方欄目、多個借方欄目的賬簿。收入賬、成本賬、費用賬一般采用這種格式。

（3）數量金額式賬簿是指采用數量與金額雙重記錄的賬簿。材料明細賬一般采用這種格式。

3.按外形不同，賬簿可以分為訂本賬、活頁賬和卡片賬

設置和登記賬簿，是編制會計報表的基礎，是聯結會計憑證與會計報表的中間環節，在會計核算中具有重要意義：

（1）通過賬簿的設置和登記，記載、儲存會計信息。

（2）通過賬簿的設置和登記，分類、匯總會計信息。

（3）通過賬簿的設置和登記，檢查、校正會計信息。

（4）通過賬簿的設置和登記，編表、輸出會計信息。

3.3.3　總分類賬和明細分類賬

1.總分類賬和明細分類賬

會計科目根據反映核算指標的詳細程度，可分為總賬科目和明細科目，相應地，賬戶也有總分類賬戶和明細分類賬戶之分。總分類賬戶是用以綜合反映各個會計要素增減變化及其結果的賬戶；明細分類賬戶是用來詳細反映會計要素的增減及其變化結果的賬戶。

總分類賬戶和所屬明細分類賬戶的核算內容應該是一樣的，只是在反映資金增減變化的詳細程度上有所不同。總分類賬戶是明細分類賬戶的匯總，而明細分類賬戶就是總分類賬戶的詳細說明。所以，在實際工作中，總是把總分類賬戶叫作所屬明細分類賬戶的“統馭賬戶”，而把明細分類賬戶叫作總分類賬戶的“輔助賬戶”。由此可知總分類賬戶和明細分類賬戶在核算過程中，記賬的方法和計量的金額應該是相同的。

2.總分類賬和明細分類賬的平行登記

因為現行的記賬方法主要是借貸復式記賬法，所以在借貸記賬法下，總分類賬戶與明細分類賬戶之間的平行登記，可歸納為以下幾點。

（1）每項經濟業務，在記入相關總分類賬戶的同時，必須記入所屬的明細分類賬戶。若一項經濟業務涉及某一個總分類賬戶所屬的幾個明細分類賬戶，則應分別記入相關的幾個明細賬戶。

（2）每項經濟業務，在總分類賬戶和所屬明細賬戶進行登記時，記賬方面（借方或貸方）必須一樣。

（3）每項經濟業務，記入總分類賬戶的金額必須等于所屬明細賬戶記入金額之和。

（4）總分類賬戶的期初余額，本期發生額及期末余額，應等于所屬明細分類賬戶的期初余額，本期發生額及期末余額之和。

有的總分類賬戶所反映的經濟內容涉及面較廣，也可在總分類賬下先設置必要的二級賬戶，再在二級賬戶下設明細賬戶。在設置二級賬戶的情況下，二級賬戶對總賬戶來說，具有明細賬戶的性質，對明細賬戶來說又具有控制賬戶的性質。