一、征集當地資料

征集資料先要搜集內部資料。對本單位、本系統的檔案室、資料室要做到“翻箱倒柜”，對領導的辦公室和其他工作人員的辦公室要仔細搜集。多年來，有些人形成了一個很不好的習慣，資料長期不上交，“人走資料走”，甚至“走前一把火”。所以，有時也需要到老領導及有關人員家中查找資料，如照片、簡報、證件等。只有先把內部資料找完了，才知道缺哪些資料，再到單位外查找。到外面查找資料要有查找目錄，如本地的名勝古跡，新的評論和說法，新發掘的文物古跡，新開發新成立的地區和單位，以及史志上明顯記述錯漏的地方等。

編史修志，要把從古至今的是非曲直辨別清楚，將歷史的本來面目呈現給讀者，難就難在資料缺乏。長期以來，由于戰亂及政治因素，加之人們“不識秦磚漢瓦”，史料遺失，遺址蕩然無存，編史修志面臨極大困難。

20世紀80年代初，永寧縣志辦剛成立時，就聽有人說，民國時期有個縣長叫牟鳳鳴，他是在抗戰時期因黃河水淹到縣政府大門口，因憂國憂民而投河自盡，縣城各界在他投河的地方為他立了塊石碑。我們查找了沿河一帶的村莊，老農都說當時有碑，但現在不知去向。后來我們又挨家逐戶盤查，幾經周折，終于在沿河一家農戶查到了石碑。那天正下著大雨，我們刨出石碑，冒著暴雨，一步一步把碑往包蘭公路上抬。因路基坡陡太滑，每邁一步，先用手把泥土刨個小坑，腳蹬上去站穩了，再刨一個小坑，再挪動另一只腳。碑抬上了包蘭公路，我們頭頂衣裳冒著暴雨，好容易才擋了輛車，把石碑拉到了永寧縣委大院。回來時，渾身上下全是泥水。后來經過不懈努力，我們還查到了清代提督趙坤的墓碑等重要史料60多件。有位老干部在《永寧縣志》里看到了《牟鳳鳴碑記》時，驚訝地問：“這些東西不是早就找不到了嗎，你們是從哪里弄來的？”

二、征集外地資料

征集完境內資料，就要開始整理資料長編，即把資料歸類梳成辮子。在梳理的過程中，會發現還差有關方面的資料。如這項事物不完整，有斷檔現象，資料不豐富具體，或因果不清，或幾種說法，而這些資料從已出版的史志作品中也查找不到，就要到外地查找，進行補充，千萬不要湊合了事。新中國成立后的一段時間，寧夏屬甘肅省管轄，那段時間的史料唯有到甘肅省才能查到。

筆者有一次為了查清楚那段歷史，從寧夏到蘭州查資料。蘭州招待所到甘肅省檔案館、圖書館距離很遠，為了省錢，每天往返10里，跑跑走走，走走跑跑。檔案室里不準喝水，更不準吸煙，那里的檔案全用藥水消過毒，刺鼻扎眼，讓人頭昏眼花，只能咬牙堅持。那次共查到與永寧縣有關的資料2800余份，大部分是一字一句摘抄的。

聽檔案館的人說，新中國成立前夕寧夏有幾汽車檔案南運，被解放軍截住了，保存在張掖檔案館，我們又決定到張掖再查。張掖檔案館規模宏大，館藏豐富，里面有很多寧夏史料。有蔣介石、宋美齡等政要和寧夏馬鴻逵等人來往的親筆信札。我們到張掖檔案館查出了民國時期的一批重要資料。清兵圍攻永寧縣納家閘，即今永寧縣納家戶的史料，是我們到北京、南京國家一史館、二史館，在給同治皇帝的奏折中查到的。

三、通過網絡查找資料

第二輪編史修志時網絡化已普及，史志工作者可以在網上查找資料，建立自己的資料數據庫，可免去人力到處查找資料的大量重復勞動。隨著計算機技術、網絡通信技術和數據處理技術在文獻信息領域的運用，為史志工作者節約了時間和經費。各種類型的數據庫、電子出版物、專業網站等，形式多樣，有全文數據、題錄文稿、圖片資料，還有方志工作信息和科學研究信息、志書、年鑒、地情書等等，在許多方面都超出了館藏文獻范圍。

2001年8月20日，中國地方志指導小組與吉林省地方志編委會聯合舉辦全國地方志網絡建設研討會，全國25個省、市、自治區與武警總部編史辦、中國人民解放軍錦州軍區志辦等單位積極參加，大會收到關于地方史志網絡建設方面的交流論文14篇。中國地方志指導小組副秘書長賀巍主持大會，副秘書長單天倫在會上講話，推動了全國地方志網絡建設工作，對地情資料進行有效的整理、貯存、開發利用，起到重要作用。

目前，我國有各種社科文獻數據庫600多個，一些部委也有自己的數據庫。“新疆通覽”館藏圖書1.3萬冊，北京圖書館在方志文獻的管理方面實現了信息化，地方志及家譜文獻中心，藏有舊方志6300余種12萬余冊，1949年后的新編方志3300余種6000余冊，并藏有大量的方志學論著、地方史料。以檢索迅速、存取便利，又可提供遠程傳輸而受到社會各界用戶的青睞。全國各地方志機構都建立了方志網絡，有不少地方建立了方志館，改變了原來地方志文獻管理工作封閉，落后的工作方式，為史志工作者提供了一個廣闊的空間。

四、不能依賴年鑒提供的資料

第一輪編史修志后，各級史志辦幾乎都開始編寫年鑒。歷年年鑒為續修史志提供了大量資料，這是一個不爭的事實。但是，續修史志不能僅限于年鑒提供的資料，有些年鑒可供續修史志錄用的資料達不到1/4。有些資料看似可用，但真正用起來就會發現：這一年的事剛開始做，而下一年又無蹤影；這一年這件要事沒蹤跡，下一年突然冒出了結果；前一年這事沒記述，后一年這事已經發到“第五個階段”……這是因為每年的年鑒不是一個人寫的，資料的來源渠道不一，提供什么就寫什么，不與前一年、后一年做比較，資料不完整、不準確、不具體、不實用，更不系統，各年記述“斷線”的事屢見不鮮。編寫人員年年變動，只顧寫自己的“這一年”，不研究“前一年”這件事是咋記述的。

所以，要系統地再調查，再搜集資料，將年鑒中沒有“沉淀”下來的事務重新查證。對熱點、難點、重點領域開展調查研究，掌握第一手資料。編纂年鑒主要是向社會提供信息，而不僅僅是為續修史志服務。年鑒的信息資料具有多層次、廣泛性，只能滿足續修史志的部分需要，而不能滿足全部需要，續修史志只在年鑒中“轉來轉去”，而不到社會上重新查閱資料，那就大錯特錯了。

五、對資料建卡利用

為了便于整理和利用資料，各級史志辦要先用較好的紙，印出史志資料統一摘錄卡片，上面印有單位名稱，收入史志章節的編號、資料題目、作者或被采訪人，及資料名稱或采訪摘由、刊物出版時間，被采訪人工作單位、資料收藏單位、檔案資料全宗號、年月日、目錄號、案宗號、頁序，摘抄或采訪人姓名，摘抄或整理時間等項目。為了便于編輯、主編隨時查閱校對，設卡時應一事一卡。資料卡由史志辦統一保管使用，無論是誰查閱摘錄的資料，都是單位集體花人力、物力、財力得到的勞動成果，不能歸個人所有。如果由個人保管資料卡冊，必然會造成在編纂上的各自為陣，不相往來，此不知彼，矛盾百出，還會造成一部史志修完后“人走卡飛”。如果資料卡保存完整，烈士后代、老干部的后代及有關人查問為什么沒有其祖名字，哪個名字錯了，哪件事有出入及落實政策查參加工作的時間、簡歷等有關事項，史志辦人員就能根據當時卡上登記的情況如實回答。