1.1 核心知識

本章將制作一個典型的日程管理文檔，其結合了文字與表格等內容，涉及文本的編輯與設置，以及表格的使用。下面首先對Word 2016的操作界面進行介紹，然后重點講解文本與表格的操作方法。

1.1.1 認識Word 2016的操作界面

Word 2016的操作界面主要由標題欄、功能選項卡、功能區、文本編輯區和狀態欄5個部分組成，如圖1-1所示。下面分別對這5個部分進行介紹。

1. 標題欄

Word 2016的標題欄主要包含快速訪問工具欄、標題區、“功能區顯示選項”按鈕和窗口控制按鈕組。

• 快速訪問工具欄：快速訪問工具欄位于標題欄最左側，默認包含“保存”按鈕、“撤銷”按鈕、“恢復”按鈕以及“自定義快速訪問工具欄”按鈕。快速訪問工具欄的作用是將工作中常用的操作以按鈕形式顯示在工具欄中，進而提高操作效率。例如，單擊“自定義快速訪問工具欄”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“電子郵件”選項，即可將“電子郵件”按鈕添加到快速訪問工具欄中，單擊該按鈕可以快速實現文檔的發送操作。
• 標題區：標題區位于標題欄中央，用于顯示當前編輯的文檔名稱。
• “功能區顯示選項”按鈕：“功能區顯示選項”按鈕位于標題欄右側，單擊該按鈕，可在彈出的下拉列表中選擇相應的選項來控制功能區的顯示方式，包括“自動隱藏功能區”“顯示選項卡”“顯示選項卡和命令”3個選項。
• 窗口控制按鈕組：窗口控制按鈕組位于標題欄最右側，包括“最小化”按鈕、“最大化”按鈕（操作界面最大化時該按鈕會變為“向下還原”按鈕）和“關閉”按鈕，它們分別可實現對操作界面的最小化、最大化（向下還原）和關閉操作。

2. 功能選項卡

功能選項卡位于標題欄下方，其中包括若干選項卡、“告訴我您想要做什么…”搜索框、按鈕和按鈕。單擊相應的選項卡，功能區將同步顯示對應的操作命令，以實現對文檔的各種編輯操作。例如，要保存文檔，可單擊“文件”選項卡，選擇“保存”選項；要調整頁邊距，可單擊“布局”選項卡。

3. 功能區

功能區包含多個組，每個組中又集合了不同的按鈕、命令和選項等，有些組的右下角會顯示“展開”按鈕，單擊該按鈕可在打開的對話框中進行更豐富的設置。本書進行操作介紹時，統一按照“‘選項卡名稱’→‘組名稱’”的規范進行表述，如單擊“開始”→“字體”組中的“字符底紋”按鈕，則表示該按鈕位于“開始”選項卡的“字體”組中。

4. 文本編輯區

文本編輯區是顯示文檔內容的區域，在其中不僅可以對文本和段落的內容、格式等進行修改和編輯操作，還可以對文檔和頁面的參數進行編輯，如調整頁面大小和方向等。例如，在“視圖”→“顯示”組中選中“標尺”復選框，則文本編輯區上方和左側會顯示出標尺，標尺可用于控制文本和段落的位置。

5. 狀態欄

狀態欄位于操作界面最下方，該區域左側主要顯示了文檔的各種狀態，如當前文檔的頁數、總頁數、總字數、文檔的校錯情況、語言狀態等，區域右側的功能按鈕則用于切換文檔的視圖模式和調整文檔視圖的顯示比例。

1.1.2 文本的編輯與格式設置

文本的編輯與格式設置是文檔制作的重點環節，用戶在操作時不僅要保證內容的正確性，還應該想方設法地提高文本的編輯速度和文檔的可讀性，從而提高工作效率。

1. 文本的編輯

除文本的輸入、修改、刪除等基本操作外，文本的編輯還涉及文本的選擇、剪切、復制等操作，這些操作能夠直接影響文檔制作的效率。

• 選擇文本：拖曳鼠標指針選擇文本是最常見和最普遍的文本選擇方式；此外，還有其他一些實用的選擇文本的方法。掌握并靈活運用這些操作，可以有效提高文本的編輯速度，其方法如表1-1所示。

• 剪切文本：剪切文本即將選擇的文本移動到另一個位置，其快捷方法為：選擇要剪切的文本，按住鼠標左鍵不放，直接將其拖曳到目標位置后釋放鼠標左鍵即可。
• 復制文本：復制文本即將選擇的文本復制到另一個位置，其快捷方法為：選擇要復制的文本，按住【Ctrl】鍵的同時按住鼠標左鍵不放，將其拖曳到目標位置后釋放鼠標左鍵即可。

2. 文本的格式設置

文本的格式設置主要體現為字符格式與段落格式的設置，操作時主要可以借助以下3種工具來實現。

• 浮動工具欄：選擇文本后若停止移動鼠標指針，則鼠標指針右上方就會出現浮動工具欄，利用其中的功能按鈕和選項就能對所選文本進行格式設置。
• 功能區：選擇文本后，可在“開始”選項卡的“字體”組和“段落”組中對所選文本進行格式設置。
• 對話框：如果浮動工具欄和功能區中的按鈕和選項均無法滿足對文本格式設置的需求，則可單擊“開始”選項卡的“字體”組或“段落”組右下角的“展開”按鈕，在打開的對話框中進行更多設置。

1.1.3 表格的使用

在Word中使用表格一般可遵循4個步驟，分別是創建表格、編輯表格內容、設置表格布局，以及美化表格底紋和邊框。

1. 創建表格

創建表格時首先需要明確表格的行數和列數，然后將光標定位到需創建表格的位置，在“插入”→“表格”組中單擊“表格”按鈕，將彈出下拉列表，此時可選擇以下兩種方法創建表格。

• 移動鼠標指針：在下拉列表的方格上移動鼠標指針，方格上方將顯示對應的行列數，確認后單擊鼠標左鍵即可創建對應行列數的表格，如圖1-2所示。

• 設置行列數：在下拉列表中選擇“插入表格”選項，打開“插入表格”對話框，在“列數”和“行數”數值框中輸入所需的數字后，單擊按鈕即可，如圖1-3所示。

2. 編輯表格內容

創建表格后，只需將光標定位到相應的單元格中，然后輸入所需的表格文本即可完成表格內容的編輯。表格中的文本也可按在文檔中編輯文本的方法進行修改、刪除、剪切和復制等操作。

3. 設置表格布局

在表格中輸入文本后，一般會根據實際情況調整表格布局，以使表格中的內容有更好的呈現效果。其中，調整表格布局的操作主要有插入或刪除行或列、合并或拆分單元格、調整行高或列寬等，這些操作都可以在功能區中快速實現，其方法為：將光標定位到相應的單元格中，然后利用“表格工具-布局”選項卡中的功能按鈕或選項進行操作，如圖1-4所示。

4. 美化表格底紋和邊框

完成內容的編輯以及表格的布局調整后，就可以通過美化表格底紋和邊框，進一步提高表格的美觀性和可讀性。

• 美化表格底紋：選擇需設置底紋的單元格，在“表格工具-設計”→“表格樣式”組中單擊“底紋”按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇相應的顏色即可。
• 美化表格邊框：拖曳鼠標指針選擇需設置邊框的單元格，在“表格工具-設計”→“邊框”組中單擊“邊框”按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇相應的邊框效果即可。