1.4 強化訓練

本章以日程管理文檔的制作為例，介紹了Word 2016的基本使用方法。讀者通過學習本章內容，不僅可以熟悉Word 2016的操作界面和各種基本操作，如文檔和文本的編輯、字符與段落的格式設置，以及表格的使用等，同時也可以學會日程管理文檔的表現方式和制作關鍵。

下面將繼續練習行政管理中關于接待管理文檔和領導差旅安排文檔的制作，通過練習強化對Word 2016的操作能力，并掌握這兩種常見文檔的制作方法。

1.4.1 制作接待管理文檔

在行政管理中，公務接待、商務接待、外事接待等都是公司開展業務會涉及的環節。為了規范公司接待管理的工作，應該在公司內部建立相應的接待管理規范，其內容應包括接待管理的職責、計劃、準備、流程、禮儀和相關注意事項等，以提高公司的接待水平、提升公司形象、促進業務的開展。

【制作效果與思路】

本例制作的接待管理文檔的部分效果如圖1-30所示（配套資源：\效果\第1章\接待管理.docx），具體制作思路如下。

（1）將文檔標題設定為“公司接待管理規范”，將規范的具體內容劃分為目的、范文、職責、計劃與準備、接待流程、接待禮儀、注意事項和信息反饋8個部分。

（2）按照公司的具體情況輸入各部分具體的規范內容。

（3）將標題段落格式設置為“方正北魏楷書簡體、三號、居中”。

（4）將正文各段落的格式設置為“中文字體-方正楷體簡體、西文字體-Times New Roman、首行縮進-2字符、行距-1.15倍”。

（5）將含有“一、，二、,三、,…”編號樣式的文本段落加粗顯示。

（6）利用“段落”對話框為文檔中的重要文本添加著重號以示強調，最后保存文檔。

1.4.2 制作領導差旅安排文檔

領導差旅安排是行政秘書等辦公人員應該在領導出差前制作好的文檔，其作用是幫助領導更合理地安排時間，更充分地進行出差準備，從而順利完成本次出差預期的目標。一般來講，領導差旅安排有兩大方面的內容：一方面是行程安排，也稱為日程安排；另一方面是物品安排，即出差需要攜帶的相關物品。這些內容都可以通過表格的形式呈現，使領導能夠更輕易地獲取信息，做好出差準備。

【制作效果與思路】

本例制作的領導差旅安排文檔的部分效果如圖1-31所示（配套資源：\效果\第1章\領導差旅安排.docx），具體制作思路如下。

（1）將差旅安排計劃的內容分為日程安排和物品安排兩個部分，分別建立出差日程安排表和出差物品歸納表。

（2）建立表格，兩個表格的行列數分別為4列28行和2列19行，輸入相應的表格內容。

（3）對表格的行高、列寬、單元格文本的對齊方式進行調整，并合并第1列中相應的單元格，為第1行單元格添加顏色為“白色，背景1，深色5％”的底紋。

（4）設置文檔標題、正文、表格標題和表格文本的字符格式，具體可參考提供的效果文件。

（5）將此安排計劃進行加密管理，密碼為“000000”，最后保存文檔。