1.1　經濟文書概述

經濟文書是以經濟活動為主要內容的應用文體，是經濟運作過程中不可缺少的重要工具之一，是機關、團體、企事業單位和個人反映經濟情況，處理經濟事務，傳播經濟信息，協調經濟活動，研究、解決經濟問題的一種具有實用價值和慣用格式的書面材料。

如今，經濟活動已深入社會生活的各個方面，因而反映經濟情況、處理經濟事務、研究經濟問題的經濟文書的使用日趨廣泛和頻繁，無論是對市場進行調查、分析、預測，經濟信息的傳遞，經濟決策的確定，還是合同或契約的簽訂，經濟管理規定的實施，經濟糾紛的決斷等，都會用到經濟文書。

1.1.1　經濟文書的分類

經濟文書的種類繁多，從不同的角度，采用不同的分類標準，其分類各有不同。本書為了方便讀者使用，根據經濟活動本身的動態性、過程性、相關性等特點，并綜合其內容和使用領域，將經濟文書分為企業管理類、調研分析類、契約類、審計類、招標投標類、稅務金融類、經濟糾紛類和宣傳類等8種類型，后面的章節將會對其進行逐一講解。

1.1.2　經濟文書的特點

作為經濟活動中不可缺少的工具之一，經濟文書具有實用性、真實性、專業性、效益性、政策性、程式性、時效性等特點。

1.實用性

實用性是經濟文書的第一屬性，也是其本質屬性。經濟文書若失去了實用性，就失去了存在的價值。對經濟文書來說，如果能實實在在地解決一些實際問題，就一定會對經濟工作產生指導意義，因此也就具有較高的實用價值。實用，是經濟文書的價值取向，任何經濟文書都不是一般的有感而發，而是注重實用、講究實效的，力求能夠解決經濟活動中的各種問題。

因此，作者在寫作經濟文書時必須做到：能夠反映經濟活動中的新動態、新情況、新經驗、新問題，并認真地加以剖析研究，從而探索和發現經濟活動的發展規律；或者能夠針對現代經濟管理活動中的各種實際問題，適時地做出決策、指令、通報和說明，提出解決問題的措施和辦法；或者能夠梳理適合我國國情和市場經濟發展的新經濟形式，反映其發展與優化的過程，對經濟改革給予正確的導向。

2.真實性

真實是經濟文書的生命。經濟文書是反映經濟活動規律，解決實際經濟問題的一種文書，它應當從實際出發，原原本本地反映客觀事物的真實面貌，傳遞準確無誤的信息。經濟文書不能像文學作品那樣進行藝術虛構，它必須實事求是，事必有據，不可歪曲事實、弄虛作假、夸大其詞；闡述觀點時應要言不煩，不旁征博引；提出措施時應切實具體，不泛泛而談。

因此，作者在寫作經濟文書時應做到以下幾點：第一，所反映的時間、地點、人物、事件、背景、過程、細節等都要符合事實的本來面目，不摻假、不夸張、不走樣。第二，引用的各種資料、統計數據要準確無誤；對一些重要數據，必須反復核實測算，不能出絲毫差錯。第三，要反映客觀事實本身的邏輯關系，揭示客觀經濟規律，不能片面強調求真，只見現象不見本質，只見偶然否定必然。

3.專業性

經濟文書是專業性相對較強的一種應用文體。因為，經濟文書與經濟活動有著高度的內在統一性；在經濟活動的不同周期均有不同用途的文書對之進行規范、制約和總結；反映經濟生活的經濟文書，必須尊重客觀經濟規律，講究科學性；經濟文書中糅合了大量的經濟學原理和方法，使用了大量的經濟術語和統計方法。

因為經濟文書的專業性較強，所以寫作者在寫作經濟文書時不僅要有寫作功底，還要具備相應的專業知識。

4.效益性

經濟效益是經濟管理的核心內容，提高經濟效益是所有經濟管理活動的根本目標，也是經濟文書寫作的終極目的。經濟活動與其他活動相比的一個根本區別就在于，它必須講求經濟效益。因此，經濟文書在寫作中必須牢固地樹立效益觀念，注重對經濟活動中影響經濟效益諸因素的分析，注重提供有助于提高經濟效益的切實可行的措施與方案，保證經濟活動的正常運行，實現最佳的經濟效益。

經濟文書寫作要從不同的角度、不同的方面，以不同的內容、形式和方法與經濟效益掛鉤，為提高經濟效益服務。如市場調查報告要為解決企業產品適銷對路服務；經濟合同要為企業的切身經濟利益著想；審計報告要著眼于對企業經濟效益的檢查與評估；商業計劃書要考慮提出提高經濟效益的最佳方案；等等。

5.政策性

有關的經濟法規和經濟政策是經濟運行的基本規則，也是經濟文書寫作的指導方針。經濟文書反映著黨和國家的經濟方針政策。經濟文書的內容要體現和滲透經濟法規和經濟政策的精神，要以有關的法規和政策為依據去分析經濟現象，研究經濟形勢，解決經濟問題；要結合具體的經濟工作任務、具體的事件、具體的問題去自覺宣傳貫徹國家的有關法規和政策，反映國家政權的政治意向和根本利益。如簽訂經濟合同，其內容必須遵循《中華人民共和國合同法》的有關規定，必須符合國家法律以及有關稅務、財務、物價等方面的政策。

因此，作者要懂得客觀經濟規律，熟悉國家的財稅、金融政策及相關法律法規，了解生產、流通、消費等環節的相關規定和要求。只有這樣，才能寫出既符合政策規定又表達出自身訴求的經濟文書。

6.程式性

經濟文書的專業性很強，為了表達得準確得體，處理得及時迅速，人們在長期的寫作實踐中，逐漸形成了各自不同的、相對固定的格式與寫作規范。經濟文書的程式，主要是就經濟文書的格式與語言來說的，寫作時必須共同遵守，不能隨意更改。經濟文書的各種文體都有自己大致的模式，寫作也要按照一定的規范、程式、標準和要求進行，不能隨心所欲，自行更改。規范化是實現經濟文書統一性、完整性、準確性和有效性的重要保證，是提高經濟文書寫作速度與效率的基本前提。

此外，從語言方面來講，經濟文書在長期寫作中也形成了一些程式化的語言，形成了規范、嚴謹的語言特點。

7.時效性

經濟文書承擔著收集、編制、傳遞、應用經濟信息的功能，發揮指導經濟工作、解決實際問題的作用，因此，經濟文書的時效性比一般應用文書的時效性更加明顯。市場經濟瞬息萬變，人們必須及時、有效地將信息反饋給決策部門，以便決策層快速做出反應。市場如戰場，在風云變幻的經濟領域，捕捉有價值的信息，做出科學的預測和正確的決策，提出切實可行的措施方案，都必須以及時為先決條件，競爭中的成敗往往就體現在“時間差”上。抓住時機，因勢利導，就會在競爭中穩操勝券；反之，拖拖拉拉，慢慢騰騰，只會坐失良機。盲目輸送過時的信息，不僅無益，還會造成損失。信息流通得越快，經濟文書的指導性就越強，它的價值也就越大。

因此，作者在寫作經濟文書時必須做到爭分奪秒，不失時機。

1.1.3　經濟文書的作用

經濟文書具有以下幾方面的作用：

1.信息情報作用

經濟文書的寫作，實際上是一種通過對原始信息和情報的搜集、整理、分析、總結等，向受文者提供可資利用的信息情報，如情況簡報、經濟消息、市場調查與預測報告、經濟活動分析報告等的過程。

2.管理決策作用

經濟文書的寫作過程，本質上是經濟管理工作的文本化操作過程，是經濟管理本身的有機組成部分。隨著管理進程的推進，需要形成不同的文書來對管理決策加以固化。如各類計劃、預算決算報告、總結、營銷策劃等，都具有明顯的管理決策功能。

3.調查研究作用

從廣義來說，經濟文書是反映經濟活動過程的實用文書，這些文書中有的反映的是作者在通過調查所獲取的第一手資料的基礎上，經過研究所得到的對經濟活動規律的認識，以總結和推廣經驗，探討改進經濟工作的方法，研究經濟工作的指導思想和政策，建立和發展經濟學科理論，如經濟學術論文、市場調查報告等。

4.領導和指導作用

經濟文書是聯系上下級單位、傳達領導指示、發揮領導和指導作用的橋梁與紐帶。經濟管理是一個多層次的、系統的結構，為了使各個部門、各個環節的活動協調一致，必須借助于經濟文書及時地將黨和國家的經濟方針政策以及上級機關的指令、決策、任務、要求、計劃等傳達給下級單位，對基層單位的工作進行具體領導和指導，以便統一思想，統一行動，令行禁止，步調一致，維護正常的經濟秩序，實現經濟活動的有效管理。

5.匯報和交流作用

經濟文書是一種上傳下達、溝通上下左右之間的關系、聯系和辦理各種事項的有效工具。比如，基層單位要通過經濟文書向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議，主動接受上級機關的領導；單位之間、部門之間也要通過經濟文書交流信息，加強橫向聯系，相互溝通，取長補短，促進競爭，獲得支持和幫助。

6.推廣和宣傳作用

經濟文書具有推廣和宣傳的作用。比如，通過經濟文書，有關部門可以對錯綜復雜的經濟現象進行科學的研究與分析，以便總結經驗，揭示規律，對經濟工作進行正確的指導。又比如，通過經濟文書，企業可以及時發布商品產、供、銷方面的信息，加速商品流通，開拓市場，增加銷量，提高效益。再比如，企業的發展與其社會知名度是分不開的，社會知名度越高，社會評價越好，其發展的社會環境就越優越，前景也就越好。反之，在其發展的道路上便會遇到重重障礙和困難。如何提高企業的社會知名度與美譽度呢？除了靠自身的業績，在很大程度上還需要通過一定的形式來推銷自己，這種推銷是可以通過相應的經濟文書來實現的。

7.依據和憑證作用

經濟文書具有依據和憑證的作用。作為一種依據和憑證，經濟文書不但要發揮現實作用，而且還將具有長遠的歷史作用。比如，來自上級機關的經濟文書常常是下級單位做出決策、開展工作的政策依據；來自下級單位的經濟文書常常是上級機關制定政策、部署工作的依據；與有關方面發生權益關系而形成的經濟文書則是維護自身合法權益的憑證，一旦發生經濟糾紛，它們就會成為處理糾紛、分清責任的依據。在完成了特定的任務后，有些經濟文書還需要歸檔保存，以備查考。這些文書作為珍貴的歷史資料，被儲存起來，為以后研究經濟活動的規律，總結經營管理的經驗教訓，預測經濟發展的趨勢，制定經濟規劃提供了參考價值。