2.3　會計的基本記賬方法

在設置好會計科目和會計賬戶以后，小夏購買了各種會計賬簿，并正式開始了建賬工作。工廠以前的賬目十分混亂，為了重新整理賬目，小夏必須運用科學的記賬方法來登記工廠的各項經濟業務。

會計在記賬時，必須根據相應原理，運用記賬符號，遵循記賬規則，采用一定的計量單位，利用文字和數字在賬簿中登記經濟業務，否則就無法系統而詳細地反映出企業經濟業務的增減變動情況及其結果。很多小微企業的賬本之所以會成為“一本亂賬”，就是因為管理者沒有重視會計工作，沒有聘請專業的會計人員，也沒有運用專業的方法記賬。

那么，專業的記賬方法是什么呢？答案是，借貸記賬法。

借貸記賬法是復式記賬法中的一種。復式記賬法是指在反映每項經濟業務時，應當以相等的金額，同時在相關的至少兩個賬戶中進行登記的記賬方法。它的理論依據就是我們非常熟悉的會計恒等式：資產=負債+所有者權益。因為會計恒等式中任意一項的變動，都會讓其他兩個項目發生增減變動，而且增減變動的金額相等，所以在反映每項經濟業務時，應當以相等的金額同時在相關的至少兩個賬戶中進行登記。

復式記賬法具有兩大優點：一是能夠全面、系統地反映每項經濟業務的來龍去脈；二是可以對賬戶記錄的結果進行試算平衡，以便核對、檢查。總之，復式記賬法是一種科學的記賬方法。

在復式記賬法下，又可以分出三種具體的記賬方法，分別是借貸記賬法、增減記賬法和收付記賬法。其中，借貸記賬法是目前世界上普遍采用的計賬方法，也是我國現行《企業會計準則》規定的記賬方法。

2.3.1　借貸記賬法

借貸記賬法是以“借”和“貸”作為記賬符號的一種復式記賬方法。隨著商品經濟的發展，借貸記賬法的記賬對象不再局限于債權和債務關系，而被用于記錄各類經濟業務的增減變化，計算經營損益狀況。

1. 借貸記賬法下的賬戶基本結構

在運用借貸記賬法記賬時，我們采用“借”和“貸”作為記賬符號，賬戶的左邊是“借方”，右邊是“貸方”。借貸記賬法下賬戶的基本結構如圖2-3所示。

以現金日記賬為例，其賬戶結構如圖2-4所示。

下面，我們分別來看看資產/成本類、負債/所有者權益類、損益類、費用類賬戶的基本結構。

（1）資產/成本類賬戶的基本結構

在資產/成本類的賬戶中，“借方”登記增加額，“貸方”登記減少額，期末如有余額，一般登記在“借方”。資產/成本類賬戶的基本結構如圖2-5所示。

（2）負債/所有者權益類賬戶的基本結構

與資產/成本類賬戶相反，負債/所有者權益類賬戶的“貸方”登記增加額，“借方”登記減少額，期末如有余額，一般登記在“貸方”。負債/所有者權益類賬戶的基本結構如圖2-6所示。

（3）損益類賬戶的基本結構

損益類賬戶與負債/所有者權益類賬戶的結構相似，“貸方”登記增加額，“借方”登記減少額（轉出數），結轉后無余額。損益類賬戶的基本結構如圖2-7所示。

（4）費用類賬戶的基本結構

費用類賬戶與資產/成本類賬戶的結構相似，“借方”登記增加額，“貸方”登記減少額，結轉后無余額。費用類賬戶的基本結構如圖2-8所示。

2. 借貸記賬法的規則

借貸記賬法的基本規則是“有借必有貸，借貸必相等”，這項規則的意思是：對每項經濟業務都要在兩個或兩個以上相互聯系的會計賬戶中以借方和貸方相等的金額進行記錄。

為了讓大家更好地理解，我們來舉一個簡單的例子。比如，會計小夏所在工廠的老板將10萬元款項打入工廠的銀行賬戶。對于這項經濟業務，會計小夏的登記方法如圖2-9所示。

小夏為什么要這樣記賬呢？因為這項經濟業務一方面讓企業的“實收資本”增加了10萬元，另一方面也讓企業的“銀行存款”增加了10萬元。而“實收資本”屬于所有者權益類賬戶，增加的10萬元應計入“貸方”，“銀行存款”屬于資產類賬戶，增加的10萬元應計入“借方”。

上述例子很好地說明了“有借必有貸，借貸必相等”，會計人員在記賬時一定要牢記這項規則。

2.3.2　借貸記賬法下的會計分錄

根據“有借必有貸，借貸必相等”的記賬規則，我們在登記一項經濟業務時，有關賬戶之間一定會發生應借、應貸的相互關系。我們將這種關系稱為“賬戶的對應關系”，而發生對應關系的賬戶，也叫作“對應賬戶”。我們可以通過“賬戶的對應關系”，清楚地了解每筆經濟業務的內容及其來龍去脈，還可以檢查每項經濟業務的會計處理是否合理合法。

標明某項經濟業務的應借、應貸會計科目及其金額的記錄，就是會計分錄。

會計分錄由應借應貸方向、對應科目及金額三大要素組成，可以分為簡單分錄和復合分錄。簡單分錄是只涉及一個賬戶借方和另一個賬戶貸方的會計分錄，即“一借一貸”的會計分錄；而復合分錄是指由兩個以上（不含兩個）對應賬戶組成的會計分錄，即“一借多貸”“多借一貸”“多借多貸”的會計分錄。我們在編寫會計分錄時，應盡量避免“多借多貸”式的會計分錄。會計分錄的分類如圖2-10所示。

會計分錄是記載各項經濟業務的憑證，也是記賬的直接依據。編寫會計分錄是會計工作的初步階段，如果會計分錄出了錯，那么會計記錄的正確性就會受到影響。所以，會計分錄必須正確、如實地編寫。

那么，會計分錄應該如何編寫呢？還是以前文中“會計小夏所在工廠的老板將10萬元款項打入工廠的銀行賬戶”這一經濟業務為例，會計分錄的編寫方式如圖2-11所示。

一般來說，會計分錄的編寫分為三步，第一步是找到相關的會計科目，第二步是明確科目的借貸方向，第三步是填寫交易的金額。另外，在“一借多貸”或“多借一貸”的情況下，貸方或借方賬戶的名稱和金額數字必須對齊，以便進行試算平衡。

“上借下貸、左右錯開、金額對應相等”是經驗豐富的會計前輩們總結出的會計分錄編寫口訣，希望大家能夠牢記在心。

2.3.3　借貸記賬法的試算平衡

在本節的開頭，我們提到過復式記賬法的兩大優點，其中一個就是它可以對賬戶記錄的結果進行試算平衡，以便核對、檢查。那么，什么是試算平衡呢？

所謂試算平衡，就是根據資產、權益之間的平衡關系和記賬規則來檢查賬戶記錄是否正確、完整的一種驗證方法，分為發生額試算平衡和余額試算平衡。

1. 發生額試算平衡

發生額試算平衡是指全部賬戶本期借方發生額合計與全部賬戶本期貸方發生額合計保持平衡，其依據是借貸記賬法的記賬規則，即“有借必有貸，借貸必相等”。發生額試算平衡的公式如下：

全部賬戶本期借方發生額合計=全部賬戶本期貸方發生額合計

2. 余額試算平衡

余額試算平衡是指全部賬戶借方期末（初）余額合計與全部賬戶貸方期末（初）余額合計保持平衡，其依據是資產與權益的恒等式，即“資產=負債+所有者權益”。余額試算平衡的公式如下：

全部賬戶的借方期初余額合計=全部賬戶的貸方期初余額合計

全部賬戶的借方期末余額合計=全部賬戶的貸方期末余額合計

3. 試算平衡表在編制時的注意事項

我們在對賬戶記錄的結果進行試算平衡并編制試算平衡表時，必須注意以下幾個重要事項：

? 必須保證所有賬戶的余額均已記入試算平衡表；

? 如試算平衡表借貸不相等，說明賬戶記錄有錯誤，應認真查找錯誤所在，直到實現平衡為止；

? 即便實現了有關三欄的平衡關系，也不能說明賬戶記錄絕對正確，因為有些錯誤并不會影響借貸雙方的平衡關系。

試算平衡表的樣式如表2-7所示。

賬戶上的有些錯誤是無法通過試算平衡查找出來的，如漏記、重記、記錯有關賬戶、顛倒記賬方向、某科目中借貸雙方金額同時多記或少記、多記與少記的金額相互抵銷等。會計人員應該認真做好記賬、建賬的每一步，并做好檢查、審核工作，杜絕錯誤的發生，保證賬戶的正確性。只有這樣，后期的核算工作才能順利開展。