1.1　管理者的煩惱

作為國家發展戰略的需要，中華人民共和國工業和信息化部（以下簡稱工信部）提出了兩化融合，兩化融合是信息化和工業化的高層次的深度結合，是以信息化帶動工業化，走新型工業化道路，發揮后發優勢，實現社會生產力的跨越式發展。兩化融合的核心就是以信息化或信息技術作支撐，提升企業經營管理效率，追求可持續發展模式。

當今，信息化廣泛應用于日常生活和企業的方方面面，給人們帶來很大的便利和好處。通過信息化可以無須遠行，全天候辦理公務和處理業務。但更為重要的是，信息化還能為企業解決一些管理上的難題，減輕管理者的負擔。

企業在成長過程中會經歷具有不同特點和危機的若干發展階段，這要求企業在各個方面實施不斷的變革，這關系到整個企業的應變能力和管理效率，直接影響著企業經營目標的實現。不同的企業，行業不同，規模不同，發展階段不同，遇到的問題不同，企業發展戰略、目標和業務重點不同，管理模式也會不同，存在不同的管理需求和管理難點，即使是優秀的企業也存在一些管理難題，可謂家家有本難念的經。但是，這些難題很多可以借助信息技術手段加以解決。

案例1：我想做一個“工作寫實系統”

A 公司是一家央企下屬的省級分公司，屬于服務行業。公司下轄十幾個地市分公司、縣級公司等，下屬單位分布在全省各地，而且層級較多。如何有效管理下屬單位的上千名員工成了公司總經理及其高管們的重要議題。

公司多次召開會議，研究如何用信息化的手段來解決這個問題。困惑企業高管們的問題核心是下屬單位多，而且分散在省內各地。下屬單位經常抱怨人手緊張，要求增加人員。那么，下屬單位的員工每天到底做了什么工作，他們的工作量有多大，工作效果如何，是否能夠令客戶滿意，如何進行監控等，這些都是領導非常關心的問題。

王總在會上說：“我想知道下面的員工每天都干了些什么，干了多少。我覺得信息化是一種很好的工具和手段，我想做一個‘工作寫實系統’，盡可能地將員工的工作做到量化，讓多干的員工多些收入，我想這個‘工作寫實系統’記錄的內容應該包括員工姓名、工作時間段、工作地點、工作內容和效果、服務客戶簽字、服務客戶電話、主管確認等。”

隨著企業的發展，企業規模會越來越大，人員會越來越多，管理的層級也會增加，下屬單位增多。而且，現在企業并購活動多，通過投資并購，外地的分支機構會越來越多。如何管理這些下屬單位，體現多勞多得的原則，充分調動員工的積極性，做到獎勤罰懶，是每個領導者都關心的問題。

案例1 中A 公司采用“工作寫實系統”是一個不錯的選擇。在開發和實施這個系統之前，應當考慮清楚如何管理下屬員工，管些什么，管到什么程度。要抓住管理者關心的主要內容，如對工作時間和考勤的管理；處理工單情況，記錄接收數量和處理數量及處理的結果；接收客戶的反饋信息；記錄對客戶的回訪；調查客戶滿意度等。通常，日常性的、重復性的、易于實現標準化的工作都可以采用這個“工作寫實系統”進行管理。

案例2：如何監管全國各地的分支機構

B 集團公司是從事多種經營的大型企業集團，由于歷史原因，集團涉及多個產業，主要產業門類包括煤炭生產和銷售、化工產品生產、建筑安裝、礦產品加工、礦建服務、汽車運輸、商貿服務、種養殖等。提供的主要產品有煤炭、水泥、截齒、礦用錨桿、樹脂、防凍粉、托輥、礦車、風筒、編織袋等。現有下屬單位29 家，分布在幾個省市，以煤炭、化工產品和礦產品生產為重點。

最令集團總裁鄭總頭痛的是，各單位數據上報不及時，統計起來費時費力，數據不準確。甚至有的下屬單位的生產、銷售、收入和利潤等數據有瞞報和漏報的情況。如何加強對下屬單位的管理，及時有效地對生產經營的各種信息進行監管，及時發現問題，并保證各種生產經營數據的收集和上報的及時性和準確性，這些都是鄭總關心的問題。為此，集團聘請外部專家來幫助解決管理上的難題。

在集團高管和專家的研討會上，專家與鄭總進行溝通和交流。

專家：“平時你們對下屬單位做過檢查嗎？多長時間做一次？你們怎么對下屬單位進行監督和檢查？”

鄭總：“我們集團曾經組成了一個檢查組，由張總帶隊，對下屬單位做巡視檢查。我們的下屬單位太多，總共29 家，而且都不在一個地方。我們上午檢查一家，下午檢查一家，即使這樣一天也就檢查兩家，跑一圈下來就要半個月，然后再寫報告用上幾天，一個月就過去了。別的事情我們什么都干不成了，每個月只做檢查了?！?/p>

專家：“那后來怎么樣？”

集團的副總裁張總插話：“這樣檢查不可能很深入，走馬觀花，效果肯定不好。所以，沒過多長時間檢查組就解散了?！?/p>

專家：“你們還想過其他辦法嗎？”

鄭總笑了笑：“這些年來，我們整天在想，也沒有想出什么好的辦法。要不然，怎么會請你們專家來給我們指導呢？”

專家：“你們覺得目前的主要管理難點在哪里？”

鄭總：“管理難點啊，我覺得主要是下屬單位太多，太分散，離得太遠，信息傳遞得太慢，報表報送的不及時。所以，不能及時監管各個單位。所有的這些監管都是事后的，事情已經發生，再說也沒有用了。還有就是涉及的產業太多，各個單位的報表內容和格式真是五花八門，什么樣的都有，不統一，有時我們看報表看得眼花繚亂?！?/p>

案例2 中鄭總遇到的問題帶有普遍性。那么，如何解決這些問題呢？信息化是一種很好的工具和手段。當然，在上信息化之前，需要對業務進行深入的調研和分析。

經過深入的討論和交流，專家對集團的現狀和存在的問題有了一個全面的了解。綜合起來，該集團業務管理特點及管理難點如下。

（1）二級單位多，而且涉及的產業多。

（2）組織機構不同。二級單位機構設置不同，各個部門的職能不同。

（3）管理模式不同。各個二級單位的業務、業務流程不同，其管理模式也不同。有連續生產型、項目型、訂單型。而且有的做計劃，有的沒有做計劃。

（4）考核方式不同。因為產品不同、業務不同、規模不同，所以集團對二級單位的考核指標不盡相同，有的是以成本為中心，有的是以利潤為中心。主要指標有產值、成本、利潤。

（5）統計報表多樣。由于產品、業務不同，反映其內容的單據和報表的內容也不同、格式也不一樣。

（6）二級單位地域分散。由于歷史原因，集團下屬單位幾乎沒有在同一個地方的，這些二級單位分散在多個省，文件傳送時間長，報表報送不及時。

通過建立信息系統往往可以解決企業遇到的一些管理問題和管理難點。

信息系統是由計算機硬件、網絡和通信設備、計算機軟件、信息資源、信息用戶和規章制度組成的以處理信息為目的的人機一體化系統。在本書中信息系統有時專指計算機軟件部分。

信息系統有五個基本功能：輸入、存儲、處理、輸出和控制。信息系統的輸入功能取決于系統所要達到的目的及系統的能力和信息環境的許可。存儲功能指的是系統存儲各種信息資料和數據的能力。處理功能基于數據倉庫技術的聯機分析處理和數據挖掘技術。信息系統的各種功能都是為了保證最終實現最佳的輸出功能。控制功能對構成系統的各種信息處理設備進行控制和管理，對整個信息加工、處理、傳輸、輸出等環節通過各種程序進行控制。

專家認為通過建立一個信息系統可以解決高管對各種生產經營決策信息的要求，可以實現以下一些功能：

· 制定經營指標，包括產值、產銷量、利潤、折舊費、維簡費等。

· 制訂各種計劃，包括營銷、生產、專項資金、成本等方面的計劃。

· 能夠實現對以上各種計劃的跟蹤功能；能夠進行成本核算。

· 能夠對費用進行控制，包括制造費用、管理費用、銷售費用等。

· 能夠輸出各種統計報表，用表格和圖形輸出。

專家提出的這個系統叫作綜合業務決策支持系統，主要是為管理者尤其是高層領導服務的。綜合業務決策支持系統要給高層領導提供必要的信息，因為集團下屬公司涉及的產業很多，產品不同，業務不同，業務流程復雜，管理模式有差異，單據（業務記錄）和報表（匯總統計、對比分析、考核）有差異，考核方式也不盡相同，所以考慮到這些情況，開始先做宏觀管控，先考慮大的模塊和高層領導要的“終端大數據”，也就是不涉及業務細節，而具體的業務則由其他子系統處理，如采購、庫存、生產調度、銷售、設備、工程等其他系統實現和處理，可以從各個系統抽取數據。等待時機成熟后再對各個子系統進行功能完善。系統設計可以先粗后細，先把主要的數據納入系統，通過信息系統收集上來；再逐漸地細化各個子系統；最后把更多、更詳細的數據納入系統。

該集團信息化建設的意義在于給集團決策層提供一種強有力的管理工具，使集團公司的管理更加快捷和準確。綜合業務決策支持系統由系統管理、計劃管理和輔助決策三個子系統構成。綜合業務決策支持系統的應用，將在以下方面給集團公司帶來管理效率的提升。

在計劃管理方面，為制訂經營計劃與營銷計劃提供了市場預測、產品利潤計劃、市場計劃、產品競爭力分析、產品季節分析、產品地域分析、產品客戶分析等功能，使計劃的制訂建立在堅實的基礎之上，保證了計劃的科學性與可執行性。同時，在整體計劃的基礎上，通過制訂營銷計劃、營銷任務計劃、營銷費用計劃和產品利潤計劃等使企業經營目標層層分解，最后形成一個科學、可執行、可考核的計劃。

在輔助決策方面，為決策者提供企業的現場數據、預測數據、銷售方面的數據及決策所需的各種綜合信息，為企業決策提供科學、真實的依據。同時，通過系統使企業管理者了解企業運行狀況，可以查看銷售狀況、庫存狀況、生產狀況、成本控制、資本投入分配等狀況，隨時了解、掌握市場動態需求，并對企業內外部存在的問題及時解決，加強企業各環節的協調能力和對外部市場的應變能力。

通過這個系統可以達到以下目的。

（1）提高數據處理效率，減輕勞動強度。

（2）按照下屬單位涉及的產業類型設計不同的經營管理報表，便于數據的統計和分析。

（3）加強計劃性和過程控制，方便對計劃的跟蹤，保證下屬單位按集團的規定和要求執行。

（4）增強管理的透明度，有利于集團及時調整政策和策略。

（5）及時收集下屬單位的各種生產經營的數據和信息，輔助管理決策。

（6）加強資金的計劃性和有效管理。例如，欠款跟蹤和催繳，資金使用和周轉的監控。

（7）實時了解各地庫存狀況，做到物資的精準采購和調配。

通過信息化建設改變了傳統工作方式，使信息流通快捷迅速，安全準確，提升了工作效率，降低了辦公成本。