序言

僅僅“一頁紙”，就能讓工作發生大變化！

“淺田，你做的文件很不錯，公司決定明天把你的文件給總經理看?！?/p>

上司邊說邊遞過來一份我做的文件。

這是我20多歲時在豐田公司經歷過的事情。

說實話，我非常驚訝。因為當時我還很年輕，做的文件大多是給科長、主任、部長、董事們看，無論多大的事情，頂多也只是給任專務的上司看。

但是，第二天這份文件經總經理過目后，制作文件這項工作便發展成了一個大項目。

我不過是做了一份文件，但是這份文件從我手上離開以后，就像生物一樣獨自前行，在一個龐大的組織中過五關斬六將，最終順利通過了甄選。此后，制作文件這項工作所涉及的項目越來越大，工作本身也越來越重要。

“只要做一份細節打磨到位的文件，哪怕只有一頁紙，也能‘獨自前行，越做越大’?！边@是我在豐田公司工作的過程中親身體驗到的心得之一。

那個時候的“一頁紙”成了我工作成功的契機。不久后，我所從事的工作獲得了“日本第一”的評價，這個成績著實出乎我的意料。

那么，為什么“一頁紙”文件能創造出這么好的業績呢？

我可以列舉出很多詳盡的原因，不過同一般企業制作的資料相比，豐田公司的文件最與眾不同的地方就是把全部信息都整理到“一頁紙”上。

我準備的文件并不會生澀到需要花大把的時間耐心琢磨才能理解，而是短時間之內就能輕松把握大致的內容?，F狀、課題、對策等重點可以說是工作的重要判斷材料。我基本上會對這些材料進行深思熟慮，然后將不必要的“贅肉”全部舍棄，僅用最簡單的表達方式，以一目了然的版面呈現出來。

當然，我的目的不是要為自己做的文件鼓吹一番。

實際上，把業務方面的文件控制在一頁A3或A4紙內是豐田公司根深蒂固的企業文化之一。

報告書、企劃書、會議資料、會議記錄、商談用的文件、報告用的資料、確認日程的單子、考核面談用的文件，等等，無論哪一種文件，無論其內容多么復雜，原則上都只用“一頁紙”。

因此，在制作剛才提及的文件時，我也效仿了豐田公司的做法。即使改變了工作方向以后，依然還要保持制作“一頁紙”文件的習慣，以此進行公司內部的交流。

盡管沒有精確統計過，但是粗略地估算了一下，我運用豐田公司的經驗制作的“一頁紙”應該已經超過了1000張，加上研究過的其他人的文件數量，可能已經超過了3000張。

通過大量的“一頁紙”，我深刻體會到了“一頁紙”是如何提高工作質量與效率的。

絞盡腦汁做出來的“一頁紙”文件，可以發揮重要作用。

運用“一頁紙”整理方法，不僅成功地幫助我順利開展工作，還讓我將一度超過400個小時的加班時間驟減到幾乎為零的狀態。進公司第四年，我幸運地獲得了赴美國任職的機會。

“一頁紙”給予我的益處遠不止于此。

開會的時候，“一頁紙”能讓談話進行得很順利，所以從剛進公司的時候，我就學到了用“一頁紙”推進工作這一有效的方法。

至于細節的問題，我會在正文里逐步詳細說明?？傊?，一頁紙整理法可以在各種工作場合發揮舉足輕重的作用。

這個方法不僅適用于豐田公司，還可以應用到其他多個方面。

無論內容多復雜的企劃書、報告書，無論多么冗長的會議記錄、演講資料，乃至工作日程和進度管理，等等，都可以總結在“一頁紙”上。

實踐之后，你就能體會到工作質量和效率發生了質的飛躍。

會工作的人都在用的“總結”技能

你有沒有因自己的思考、總結、表達不夠順利和高效而懊惱？有沒有想過該如何提高工作效率？

例如，上司對你下了這樣的指令：“想個新企劃案出來”“總結下會議的內容”“為演講做下準備”，等等。

你是不是曾經有過這樣的經歷：明明花了好幾個小時，絞盡腦汁想出了辦法，只要將它們整理成形就能完成任務，可現實是，做起來耗時許久，費盡心力，沒得出任何結果。

要把工作相關的信息整理到“一頁紙”上，最基本的是整理內容并在這些內容的基礎上總結。要想讓“一頁紙”最終變成“可以發揮作用的一頁紙”，還有一個非常重要的過程——表達。

“整理”必要的信息、“總結”、“表達”，不僅在制作文件方面很有用，在整個工作中也扮演著很重要的角色。不過，這幾個過程也是最費時、最困難、最艱辛的部分。

進豐田公司沒多久，最讓我頭疼的就是聽到上司跟我說：“淺田，剛才開會討論的事情，你考慮下怎么做，整理到一頁紙上。”

（啊？考慮什么？怎么考慮？怎么整理到一頁紙上？可不可以再說詳細一點……）

雖然表面上什么都沒說，但是心里面早已在哭著哀求上司了。我想，即使鼓起勇氣說出來，恐怕上司也只會拋出一句“自己想”就簡單了事吧。

沒錯……豐田公司確實有把所有的文件整理到一頁紙上的習慣，但是并沒有“如何整理”的詳細工作手冊。

每個人都會接到“整理到一頁紙上”的指令，可具體怎么做，完全要靠自己安排。

新人進入公司后最先學習“豐田的問題解決方法”，并參加講授如何把結果呈現在一頁A3紙上的研修課程。不過，這些方法本身未必適用于平日里制作的其他業務文件。

當上司告訴我要“整理到一頁紙上”之后，我參考了公司前輩們之前做的大量文件，不斷嘗試探索，屢次請上司用紅筆修改，直至做出合格的文件。隨著經驗的不斷累積，終于找到了適合自己的方式。

整理工作相關的信息，總結要點、把想法表達出去的過程對于很多人來說都是一個艱難、耗時的過程。之所以會出現這種情況，基本上是因為沒人教他們如何正確地去做。

發出指令的一方往往會毫不費力地說出“思考一下”“總結一下”“簡單地告訴我一下”等指令。但是，具體要如何操作呢？他們并沒有明確指示。

所以，為了傳授大家具體的方法，我寫了這本書。

我在世界頂尖企業——豐田公司里學到的思維整理法

離開豐田公司以后，我并沒有馬上自立門戶。

一度，我在一家名叫Globis的商業學校工作，在這家學校可以取得MBA學位。當時，我打算將來以講師的身份在這里教課，結合從豐田公司的經歷中所學到的知識開展“教學”，這也是我當時的職業規劃。

但是，半年多之后，我選擇了辭職，獨立工作。我將商業學校學到的構架、商務研討會及經管書上學到的各種記筆記的技術和要點整理法、培訓及咨詢，甚至對哲學及歷史的見解等做了個匯總，開始研究豐田公司員工每天都在實踐的總結到“一頁紙”上的這個“動作”。

最終，我成功地整理出了任何人都能輕松實踐的“整理、總結、表達”的方法。

為了讓這個方法能夠幫到更多的人，我開設了一個工作室，將其命名為“表達改進‘一頁紙’工作室”（1 sheet Frame Works），向大家傳遞9個“表達改進‘一頁紙’框架”。

至此，通過工作室、個別咨詢、研修、演講等方式，我已經面向1000多人傳授了這種工作方法。這次，我想通過這本書為你介紹這種高效的工作方法。

首先，這本書以在豐田公司學到的“一頁紙”整理法為基礎，結合我在豐田公司的經驗，介紹這種方法如何在工作現場中發揮作用。請一定要感受一下把工作相關的信息整理到一頁紙上的快樂。

然后，我會介紹總結到“一頁紙”的方法（整理、總結、表達的方法），即“表達改進一頁紙框架”的基本知識。

“整理信息，具體該如何操作？”

“總結要點該如何進行？”

“怎樣將自己的觀點表達給別人？”

如果你有過這樣的疑問，那么這個方法一定會對你有效。

而且，只要有一頁紙和1支紅綠藍三色筆，誰都可以輕松整理信息、總結要點、提高表達能力。請一定要嘗試一下。

接下來，我將帶你走進正文。