第2章　采購申請與采購計劃制訂

2.1　采購申請

2.1.1　內容1：提交采購申請

采購申請主要是指由企業各需求部門向負責采購的部門提出在未來一段時間內所需物品的種類及數量等相關的信息，并填制一定的表格交由采購部門。

（1）采購申請的功能

采購申請一般由適當的人員提出，以達到確定需求及內容、有利于管理和確定成本歸屬的目的，采購申請的功能如圖2-1所示。

（2）采購申請的注意事項

提出采購申請時，采購需求申請人需注意如下幾點事項。

①由適當的采購申請人來進行請購。

②以書面的方式提出。

③確定需求的內容。

④以規格表明需求的水準。

⑤注意預算的限制。

2.1.2　內容2：采購市場調查

采購前期的市場調查是進行采購需求分析的前提和基礎。采購市場調查工作可分為擬定采購市場調查方案、設計采購市場調查問卷、實施采購市場調查、進行分析和預測、撰寫采購市場調查報告5個階段，具體介紹如下。

2.1.2.1　擬定采購市場調查方案

在具體進行采購市場調查前，采購人員應對采購市場調查工作進行整體規劃，擬訂一份完整的采購市場調查方案，以保證采購市場調查工作的順利實施。在擬訂采購市場調查方案時，負責市場調查的采購人員主要從調查目的、調查任務、調查對象與樣本、調查方法、調查費用、調查進度等6個方面進行考慮。

（1）明確市場調查目的

①根據企業具體情況和采購策略分析調查目的。調查目的是指通過市場調查需達到的目標，采購人員可根據企業的具體情況和采購策略分析市場調查的目的。企業和采購人員的具體情況不同，進行采購市場調查的目的也會有所不同。例如，若采購人員在采購之前對所要采購的產品本身并不熟悉，那么市場調查的目標應先定位在了解、認識此類產品方面；對于制造業企業來說，在采購之前對原材料市場的調查主要是掌握原材料市場的供應及市場競爭情況。

②用簡明、扼要的語言描述調查目的。一般來說，在采購之前進行的市場調查目的如圖2-2所示。

（2）確定市場調查任務

采購市場調查必須圍繞調查目的進行，以便獲得有價值的信息資料，為分析采購需求和制訂采購計劃提供依據。采購市場調查任務主要是指企業內外部會影響到采購決策及作業細節的各種宏觀、微觀因素。采購調查的主要任務如表2-1所示。

（3）確定調查對象與抽樣

①確定調查對象。調查對象是根據調查目的、調查內容所確定的調查范圍及所要調查的總體。對采購市場來說，其調查對象一般為零售商、批發商、物料供應商、企業內部采購人員等。

②確定調查單位。調查單位是所要調查的社會經濟現象總體中的某一個體，是調查中要調查登記的各個調查項目的承擔者。采購人員在進行市場調查之前，應于上述眾多采購對象中確定到底要針對哪一個群體進行調查。通常，確定調查單位時要考慮兩個方面的因素。確定調查單位需考慮的因素如圖2-3所示。

③進行抽樣。大范圍的市場調查雖然會有較高的準確度，但其成本同樣龐大。為了使有限的資源得到充分的利用，并盡可能提高調查準確度，在進行市場調查之前，采購人員應進行合理的抽樣，進行抽樣的步驟如表2-2所示。

（4）選擇市場調查方法

①了解市場調查方法。在采購市場調查活動中，常用的調查方法主要有文案調查法和訪問調查法兩種，文案調查法與訪問調查法的比較表如表2-3所示。

②組合選擇調查方法。通過對以上兩種調查方法的了解，采購人員可以根據調查內容的不同，靈活選擇合適的調查方法。選擇適當的調查方法如表2-4所示。

（5）估算市場調查費用

市場調查費用是指調查人員對某一項目進行調查時需要的各種人力、物力、財力等各方面的支出，采購人員應在市場調查問卷設計前估算市場調查費用。一般情況下，采購市場調查費用主要包括調查方案設計費、調查問卷設計費、問卷印刷和裝訂費、調查人員勞務費、異地實施差旅費、交際費、數據錄入費、數據分析費、報告制作費、管理費、服務費等。

（6）安排市場調查進度

市場調查是一項較為復雜煩瑣的工作，這就要求調查組長事先應將調查過程中需完成的任務進行安排，這樣既可以指導和把握調查工作的進度，也可以控制調查成本、確保有限的經費得到充分利用。某公司的采購市場調查進度表如表2-5所示，供讀者參考。

2.1.2.2　設計采購市場調查問卷

（1）問卷設計準備

①明確調查主題及所需的資料。問卷設計者應該明確市場調查的主題以及采用問卷調查時需要收集哪些方面的資料。例如，在擬訂調查問卷之前，對于比較容易獲得的第二手資料，除非需要進行證實，否則就沒有必要出現在問卷之中，以保證整份問卷的嚴謹和篇幅的緊湊。

同時，問卷設計者還應根據調查對象的特點和所需收集的資料，運用各種形式的問句將調查目標分解成若干題目，以確保調查目的的實現。

②明確調查對象的類型。調查問卷應針對調查對象的特點進行設計，才能保證問卷的合理性。所以，在正式進行問卷設計時，問卷設計者應明確調查對象是企業還是個人、是生產商還是經銷商、是現實消費者還是潛在消費者等，并掌握各種對象的特征。

（2）擬寫問卷內容

根據不同的調查，問卷會在題型、問句、欄目、措辭、格式等方面都有所不同，但在構成上，一份完整的調查問卷通常都是由卷首語、主體、背景這三個部分組成。

1）擬寫卷首語文字

調查問卷的卷首語一般包括以下5部分內容。

①調查的目的。調查的目的是讓被調查者了解本份問卷想調查什么。下面是一份調查問卷前面的調查目的。

為了解××原材料供應商的基本狀況、供應能力、質量保障能力和對供應市場的看法等，掌握供應××原材料的供應商資料，了解××原材料采購市場的容量，我公司特組織了本次問卷調查活動。

②問候語。問候語既要體現調查人員對被調查者的尊重和禮貌，又能引起被調查者的重視，以利于消除顧慮，激發參與意識。問候語必須親切、誠懇、禮貌、文字簡明，并在結尾處表示謝意。下面是一份調查問卷前面的問候語。

請積極參加我們的問卷調查，您的參與將為掌握××原材料市場的供應情況提供第一手資料，并將為××產品的生產提供最有價值的信息。衷心地感謝您的合作！

③問卷回收方式及其他事項。如說明本次調查是否匿名，調查不會對被調查者產生不利的影響，答卷的注意事項等。下面是一份調查問卷前面的回收方式說明。

請認真填寫調查問卷，問卷調查中的“個人資料”部分，請務必如實填寫，以便于獎品郵寄和確認。

調查問卷回收完畢后，我們將通過抽簽方式抽選出中獎的參與者，并為這些中獎的參與者發放獎品，獲獎名單將公布在×年×月出版的××雜志上。

④填寫說明。在自填式問卷中，必須有問卷填寫說明，即告訴被調查者如何填寫問卷。下面是一份調查問卷前面的填寫說明。

填寫要求：

請在所選答案題號上畫“√”；

對單選題，只能畫一個“√”，對多選題，請在您認為合適的題號上畫“√”；

需要填數字的題目，請在橫線上填寫；

對于在表格中選擇答案的題目，請在所選欄目中畫“√”；

對注明需要您自己填寫的內容，請在規定的地方填上您的意見。

⑤市場調查表編號。編號的作用在于識別調查問卷、調查人員以及被調查者的姓名和地址，以便滿足校對、檢查、更正錯誤和統計的需要。

2）編寫問卷的主體

問卷的主體部分為調查問題的核心內容，包括調查的全部問題及答案。

①選擇問題的形式。問卷的主體就是各式各樣的問題，問題一般有開放式和封閉式兩種，開放式問題與封閉式問題的比較如表2-6所示。

②組織編寫問題及答案。在編寫問題之前，市場調查組長可根據調查目的和所要了解的信息資料，組織小組成員開展頭腦風暴活動，讓每個人根據自己的想法隨意設計問題及答案，然后進行討論，最終擬出問題；也可使用專家調查法，由采購部、銷售部、生產部、倉儲部等部門負責人組成專家小組，由小組人員各自獨立地設計問題，最后加以匯總和篩選。

3）擬寫背景調查資料

這部分內容通常放在調查問題的最后，主要調查的是被調查者的個人背景材料。下面是一份市場調查問卷所包括的背景資料，背景資料問題表如表2-7所示。

（3）設計問卷樣式

①篩選問題。市場調查負責人可根據表2-8中所述的7個注意事項，篩選上述通過頭腦風暴和專家調查兩種方法收集的問題，并加以補充。

②將問題排序。采購調查小組應根據邏輯合理、層次分明、由淺及深、由易到難的原則，認真推敲問題的目的、內容、數據及排列次序，將問題排序。

③設計問卷的版式并排版。調查問卷的版式分為豎排與橫排。豎排版通常不分欄，橫排版通常有分欄，分欄的多少根據問題及答案字數的多寡而定。采購調查小組應根據調查工作的需求，確定問卷的版式。

調查問卷的版面應該清晰、整齊、美觀，版面內容的行與行之間的距離至少是1倍行距，問題后面要多留一些空白供被調查者填寫答案。

（4）測試與修改

①測試設計好的問卷。在問卷調查設計完成后，還要通過舉行小規模試驗檢查的方式，檢驗問卷是否合適。首先，必須將問卷交市場調查負責人或專家，聽取他們的意見，以求全面表達本次調查意向。其次，可以在同事中或經過挑選的普通用戶當中進行試答。

②修改測試后的問卷。測試后，調查小組應從圖2-4所示的五個方面修改、完善調查問卷。

2.1.2.3　實施采購市場調查

在做好一切準備工作后，就要開展市場調查活動了。這是市場調查各環節中最重要的工作，實施調查得出的信息直接決定本次調查活動的效果。

（1）實施文案調查

1）收集資料

市場調查人員在進行文案調查時，首先應積極展開資料收集，找到可以利用的所有數據與文件。

①查閱企業內部有關采購的檔案資料，如企業有關采購的財務報告、采購記錄、供應商檔案、同業資料卷宗等。

②查找外部刊物及索引類資料，如工商企業名錄、政府機構的統計調查報告、學術研究機構或民間機構發表的市場調查報告等。

③翻閱與采購的原材料、零部件、設備、商品相關的專業書籍及雜志。

④必要時可以利用企業介紹信，向相關部門主動索取資料。

2）篩選資料

資料收集后，由于資料數量龐大，良莠不齊，市場調查人員應于使用之前對這些資料進行篩選，排除不可靠的資料。為了方便查閱，市場調查人員最好通過編寫摘要的方式，對挑選出的資料進行記錄，以備撰寫調查報告時使用。資料摘要及索引的編寫格式可參考表2-9所示。

（2）實施訪問調查

實施訪問調查一般是根據所擬訂的調查提綱或問卷，采用訪談詢問的方式，從被調查者處獲得所需資料。實施訪問調查的作業程序如下。

1）籌建訪問調查小組

一般來說，訪問調查小組成員由調查組長（1名）、訪問員（若干名）、復核員（1～2名）3類人員組成，共同負責采購調查工作。

2）培訓調查人員

訪問調查小組籌建完畢后，調查組長可對所有訪問員進行培訓，調查人員培訓內容如圖2-5所示。

3）訪問調查

訪問員應依據以下3點制訂出各自的訪問計劃，并按計劃實施訪問調查。

①訪問的準備。包括整個調查的日程安排、調查區域的走訪路線、調查區域內的家庭訪問的路線。

②訪問。包括決定訪問的具體時間，對外出家庭的再次訪問、對拒絕接受訪問的家庭的處理方式。

③訪問后的資料整理。包括檢查填寫內容正確與否，通過電話或再次訪問更正發現的錯誤。

調查組長在調查進行過程中，可通過電話聽取訪問員的中期報告，在了解已完成的數量的同時，預計今后的完成數量，以便對調查進程加以控制。

4）回收調查問卷

調查組長一般可通過現場提交和郵寄這兩種主要的方式回收訪問員的調查問卷，調查問卷回收的步驟如圖2-6所示。

5）實地訪問報告

負責此次訪問的調查組長應盡早將訪問調查的結果報告給公司的相關決策人，應報告的內容包括問卷配額數、回收問卷數、無效問卷的原因、實地訪問的實施時間、訪問人數、實地訪問負責人的姓名、本次調查的效率及存在的問題等。

6）檢查調查質量

①檢查調查內容的錯誤。一般來說，調查內容的錯誤類型和說明如表2-10所示。

②檢查質量的方法。問卷質量檢查方法如圖2-7所示。

不管采用何種回訪方式，都要注意不要讓受訪者感受到公司對訪問員的懷疑。

③檢查項目。訪問調查項目與方式一覽表如表2-11所示。

2.1.2.4　進行分析和預測

（1）確定采購預測目標

確定預測目標就是明確預測目的，預測目的有一般目的和具體目的之分。一般目的往往比較籠統、抽象，如掌握市場變化趨勢、市場行情變動等；具體目的是進一步明確這次為什么要預測，預測什么具體問題，要達到什么樣的效果。這就需要采購人員把抽象的命題轉化為可操作的具體問題，如將經營狀況分解為銷售量、銷售率、利潤額等。

（2）整理調查資料

對于收集的各種資料，采購人員還應結合調查目的及工作需要進行整理。調查資料整理步驟如圖2-8所示。

（3）分析調查資料

只有對調查收集的資料進行綜合分析、判斷、歸納，才能正確了解現象之間是否存在聯系及如何聯系。通常，采購人員可從以下4個方面對調查資料進行分析。

①分析企業所面臨的采購環境，包括政治、經濟及政策、法律等各方面的問題。

②分析預測期內影響市場諸因素同采購需求的依存關系。

③分析預測期的產供銷關系。

④分析消費心理、消費傾向的變化趨勢。

（4）選擇預測方法

采購人員應根據不同的市場現象選擇合適的預測方法。常用的市場預測方法如圖2-9所示。

（5）做出最終預測

①修正預測結果。測驗人員應利用已定的預測方法或模型，對預測期內的現象進行預測，然后將預測結果與觀察的實際結果進行比較。

②重新預測。預測人員重新預測之前要對原預測方法或模型的可靠性進行分析，對預測所用資料進行審查。若預測方法正確，資料不全、不實的，需重選資料再按原方法進行預測。若預測方法不符合市場運行現象和特點，則要按既定的預測目標重新選擇預測方法，然后重新收集資料，按新方法進行預測，直至預測結果接近實際值為止。

③評估采購市場發展階段。采購人員在分析市場行情的基礎上，還要對原材料、零部件、商品市場的發展階段做出評估。一般來說，市場處于不同的階段，采購形勢各不相同。如在導入期，雖然競爭不太激烈，但是采購原材料比較困難，很難選擇合適的供應商。在成熟期，采購人員已經建立了穩定的供應商關系，采購策略比較穩定，競爭很激烈，但是波動不會太大。

④分析、預測采購價格的變化。不斷變化的外部環境及激烈的市場競爭使得采購的價格不斷發生變化，為了更好地控制采購成本，預測人員可從4個方面展開價格的分析和預測。價格分析與預測如表2-12所示。

2.1.2.5　撰寫采購市場調查報告

撰寫采購市場調查報告是市場調查的最后一項工作，它將市場調查工作的成果體現于其中，可作為企業分析采購需求的依據。采購市場調查報告要按規范的格式撰寫，采購市場調查報告的內容一般由標題、前言、目錄、摘要、正文、附錄6個部分組成。

（1）編寫標題

采購市場調查報告的標題包括采購市場調查報告標題、委托者、執行者以及報告作者和完成日期。標題應醒目并以簡明的文字概括性地表明采購市場調查報告的內容。采購市場調查報告標題編寫說明如圖2-10所示。

（2）編寫前言、目錄和摘要

采購市場調查報告的標題確定后，調查人員應編寫前言、目錄和摘要。前言、目錄和摘要的編寫說明如表2-13所示。

（3）撰寫正文

正文是采購市場調查報告的主要部分，主要包括調查項目的詳細陳述、調查方法、調查結果、結論和建議。正文部分必須準確闡明全部有關論據，包括問題的提出、引出結論、論證的全部過程、分析研究問題的方法等。

①引言。引言即調查報告的開頭，“萬事開頭難”，好的開頭，既可使調查報告順利展開，又能吸引讀者。開頭部分的寫作方式很多，可根據情況適當選擇，但不管怎樣，開頭部分應圍繞三大問題展開，即調查目的、調查方式、調查結論。

②論述。論述部分是調查報告的核心部分，決定著整個調查報告質量的高低和作用的大小。由于論述一般涉及的內容很多，文字較長，有時也可以用概括性或提示性的小標題，突出文章的中心思想。論述部分大致可分為基本情況和分析部分兩大塊內容。論述部分的內容如圖2-11所示。

③結尾。結尾部分是調查報告的結束語。結束語一般有3種形式。結束語的3種形式如表2-14所示。

（4）編寫附錄

附錄通常包括空白調查問卷、觀察記錄表、數據匯總表、被調查者名單、抽樣調查技術說明、較為復雜的統計表和參考文獻等。

2.1.3　工具1：采購申請單

采購申請單如表2-15所示。

2.1.4　工具2：請購申請單

請購申請單如表2-16所示。

2.1.5　流程：采購需求確定業務流程

采購需求確定業務流程如圖2-12所示。