3 明確焦點

為什么會提到明確焦點這個話題呢？這里必須一提的是，《六頂思考帽》課程給了我很大的啟示。

2017年，我有幸成為《六頂思考帽》課程的認證講師。雖然我學習這門課程的時間比學習《高效能人士的七個習慣》晚了17年，但這門課程對我的影響是巨大的。

《六頂思考帽》一書的作者愛德華·德博諾先生提出的“將無休止的辯論轉變為有意義的建設性探討”“思考的質量決定未來的質量”，給了我非常大的震撼和幫助。這門課程教會了我如何去思考，更確切地說，教會了我如何進行有質量的思考和高效的思考。

《六頂思考帽》中提到的“明確焦點”的概念讓我受益匪淺。在之后的工作和生活中，我將此概念加以應用和實踐，并取得了較好的效果。

我可以肯定地說，明確焦點是可以大大提高效能的一個重要方法，尤其應用于會議中作用更為明顯。

在工作和生活中，我們經常開會討論問題。然而，我們經常會遇到這樣兩種情況。

（1）各說各話。大家討論的內容根本不在同一個層面上，都是站在自己的角度考慮問題。

（2）爭論不休。盡管花了很長時間，但依然無法就問題的解決方案達成共識。

這兩種情況造成的結果就是會議效率低下——白白浪費了時間，而無任何成果。在很多情況下，把原因歸結為某個問題難度比較大，需要多次討論。然而，經過多次討論還是不能真正解決問題。這是為什么呢？

其實，很多時候造成這兩種情況的真正原因是大家對所討論的問題的核心和解決問題的初衷不夠清楚，其本質是對問題沒有聚焦，或者說對討論的問題的焦點不清楚。

焦點是指所討論問題的關鍵所在或爭論的集中點。

3.1 聚焦所討論的問題

為使討論更加高效，我們先要把問題定義清楚，從而讓大家聚焦所討論的問題，并努力讓大家對會議要解決的問題達成共識。

要達成共識，讓大家充分了解最需要解決的問題及問題產生的背景至關重要。

3.1.1 說明問題產生的背景

我們開會時經常會遇到一種很尷尬的情況：當主持人拋出問題時，參會者一頭霧水，不知所云。因此，參會者就很難積極主動地參與其中。

造成這種情況的直接原因是參會者不了解背景，這通常也是造成會議效率低下的主要原因之一。

解決這種尷尬情況的最好方法是，在會議開始時，主持人簡單說明會議需要解決的問題及問題產生的背景。千萬不要以為參會的所有人都知道背景。

說明問題產生的背景是為了尋求所有參會者的理解，讓大家更好地參與其中，貢獻各自的聰明才智，從而讓會議富有成效。

3.1.2 對初始問題進行提問

會議都會有主題。這個主題通常是解決問題、戰略規劃、完善制度、提出解決方案等。

我們在工作中最常遇到的會議主題是解決問題。

關于解決問題的會議的主要做法是，主持人在會議開始時拋出一個問題。然而，在通常情況下，主持人不等問大家是否對所提出的問題有異議，就會直接進入討論環節。

這樣做造成的后果是，討論時，大家各執己見，不能聚焦，或者爭論不休，討論時間過長，無結果產出。

造成這種情況的原因主要有以下兩種。

（1）一個問題涉及的部門太多。這個問題需要多個部門或單位協調解決。

（2）一個問題涉及的內容太多。這樣的問題包含很多方面，可以拆成多個問題。

避免這種情況發生的最有效的方法是，將主持人提出的問題作為初始問題，并就其進行提問——問問大家是否對所提的問題都清楚了。

現在，舉一個我在講授《六頂思考帽》課程時經常舉的例子。

會議主題：如何提高員工的滿意度？

這個問題聽上去似乎大家都能理解。當提出會議主題后，我會接著說如下兩句話。

（1）我的問題是否已經表述清楚了？

（2）大家對這個問題還有什么異議？

一開始，可能沒有人會提出異議，但不要緊，我會不斷地問，甚至人少的時候我會讓每個人都表態。這時，只要有一個人提出質疑，其他人就會跟著提出更多異議。

有人會說，“如何提高員工的滿意度”這個問題是指員工在哪方面的滿意度？我會問他員工滿意度都包括哪些方面。而這會引發參會者更多的思考，于是他們會提到很多方面，如他們會覺得員工滿意度還應該包含職業生涯發展、收入、培訓、能力提升、食堂餐飲、企業文化、辦公環境、員工福利等。

好的會議主持人會盡可能將所有參會者的所思所想全部挖掘出來。有時，我們會驚喜地發現，群策群力挖掘出來的東西是本次會議最有價值的副產品，能成為某個部門或某個人下一步工作的驅動力。

就像上面的例子，當大家把所有涉及員工滿意度的方面都列舉出來時，至少對做企業文化工作的人來說，他們會知道要提高員工的滿意度還需要做哪些方面的努力。

3.1.3 將異議記錄下來

明確焦點的過程其實是將問題進一步細化的過程。

針對所有參會者提出的異議，不只是說說而已，我們要做的是把所有異議都記錄下來，可以采用以下兩種方法之一。

方法1 列出所有內容

使用表3-1可以更好地將異議分解和細化。

方法2 對所有內容進行分類

例如，會議主持人可以根據實際情況聚焦一個最需要解決的問題，而這個最需要解決的問題可能是以下問題中的一個。

（1）最關心的問題。

（2）最棘手的問題。

（3）最急需解決的問題。

（4）最容易解決的問題。

（5）最難解決的問題。

使用表3-2有助于將問題進行分類。

接下來，會議主持人需要選擇某一個方面的問題。

3.1.4 對問題進行排序

通常，將異議記錄下來最容易的做法是將所有涉及的內容都列出來，即方法1。但接下來，如何從眾多問題中選出一個就顯得尤為重要。所選問題應該是本次會議最想解決的問題。

那么，如何才能選出本次會議最想解決的問題呢？通常，我們先采用表決的方式，再按照各方面得票所占百分比按順序排出來。

表決可以采取以下兩種方式。

（1）記名方式。

如果想了解大家對哪一個問題最關心或最感興趣，那么可以采取舉手表決的方式。這種方式的最大特點是快捷，但是這種方式相當于是記名的。因此，舉手表決的方式未必能代表大家真正的心愿。

（2）不記名方式。

如果有時間的話，那么建議采取不記名方式，即采取不記名投票的表決方式。這種方式的優點是大家可以充分表達自己的觀點，缺點是時間會長一些。

在表決之前，建議將所有問題列在表格中，與方法1中使用的表格的前兩列相同，并在此基礎上增加一列，讓參會人員直接勾選。一般最多選3個。這3個應該是參會人員認為最希望涉及的方面。具體如表3-3所示。

在每個人選擇完后，主持人需要做如下兩件事。

（1）匯總所有結果，得出每個方面所得的票數。

（2）依據得票多少排序。

可以將方法1中的表格增加兩列，一列是得票數，另一列是結果排序，如表3-4所示。

這張表將成為此次會議的一個有效且有意義的輸出。因為此次排序可能為參會人員找到下一步工作的方向或動力。

3.2 讓會議更加有的放矢

前面講述了如何聚焦所討論的問題的4個步驟，其實這4個步驟是分解和細化初始問題的步驟。在討論之前，為了避免不必要的爭論，讓會議更加有的放矢，還需要采取以下兩個步驟。

3.2.1 用一句話把問題表達清楚

在確定了大家最想解決的問題后，主持人需要做的是，重新說明會議要討論的問題，并且要用一句話把問題表達清楚。

用一句話把問題表達清楚，說起來容易，做起來并不容易。會議中，經常會出現這樣的情況：有的人說了一大堆話，但大家不知道他要表示的中心意思是什么。

如果請這個人把自己的話重新組織一下，讓他用一句話把想說的話表達清楚，他就會想較長時間，甚至找不出這樣的一句話。

試想，如果一個人不能把他想要表達的中心意思用一句話說清楚，會發生什么呢？這可能導致出現以下3種情況。

（1）別人不知道他的問題到底是什么，因此無法回答他的問題。

（2）雖然別人對他的問題努力按照自己的理解回答，但是可能不是他想要的回答。

（3）別人對他的問題有意識地避重就輕地回答，使問題得不到深入探討。

如果在會議開始時，大家對討論的焦點不是很清楚，那么大家又怎么能積極參與其中，真正幫助解決問題呢？

當然，有時突然讓人用一句話來明確焦點也是不容易的。表述既是一門技術，也是一門藝術，是需要技巧的。但其目的只有一個，即讓所有人對所討論的問題盡可能沒有歧義。

針對上面的例子，如果選擇一個大家都關心的問題的話，那么有可能選出的是關于餐飲方面的問題。如果用一句話表示清楚，那就是“如何提高員工在餐飲方面的滿意度”。

3.2.2 一次/一個時段只討論一個問題

針對上面的例子，有人可能會問，除了餐飲方面的滿意度，還有許多其他方面的問題需要解決。因此，建議采用分次、分批、分時段開會的方式，目的是最終讓每個方面的問題都得到真正解決。

每次只討論一個問題是保證會議高效的最有效方法。否則，就會導致“胡子眉毛一把抓”，每個問題都解決不好，從而使會議效率低下。

3.3 小結

在討論問題時，明確焦點至關重要。

只有焦點明確了，人們才能全身心地投入共同的討論中，避免不必要的爭論，從而使會議效率和效果大大提升。

明確焦點的要點有以下6個。

（1）提出初始問題。

（2）說明問題產生的背景。

（3）對初始問題進行提問。

（4）將所有異議記錄下來，并分類或排序。

（5）用一句話把問題表述清楚。

（6）一次/一個時段只討論一個問題。

明確焦點的方法不但適用于會議主持人，還適用于會議參與者，尤其是當一個人在問別人問題或回答別人問題時。

一個人問問題的質量直接決定了這個人是不是一個高效能的人。高效能的人在下達任務、布置工作、開會討論時會明確焦點。正是因為高效能的人的焦點清晰，通常這樣的人的指令會得到快速落實，或快速得到答復或結果。