大型會(huì)議的目的決定座位安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時(shí)，用兩種形狀的桌子有3種基本的選擇。如有談判或?qū)沟目赡苄裕x一張長(zhǎng)方形的桌子，“雙方”可相對(duì)而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級(jí)觀念，主席就座于長(zhǎng)桌的頂端。對(duì)于較非正式、不分等級(jí)的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等地圍桌而坐。如果一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位排成行且面對(duì)主席。

3．文化差異

等級(jí)在某些文化中顯得特別重要。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的分量，所以最年長(zhǎng)者在會(huì)議上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個(gè)資歷較低的副總裁決不會(huì)被安排在比總裁更重要的座位上。

（1）面對(duì)面就座

當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊。

（2）顯示等級(jí)

如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資歷遞降順序就座。

（3）自由討論

如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，可在會(huì)議中用一張圓桌。

除了根據(jù)會(huì)議類型來適當(dāng)安排座位之外，還可以運(yùn)用策略來靈活地排座。

主席坐的位置決定了其他座位的意義。習(xí)慣上主席位置在長(zhǎng)桌的頂端，其右首座位是較優(yōu)越的位置。但并不一定要這樣排座。

策略性排座是以與會(huì)者會(huì)受其鄰座的影響這個(gè)假設(shè)為基礎(chǔ)的。明確你想從會(huì)議得到什么，然后通過安排座位幫助你達(dá)到目的。對(duì)于有爭(zhēng)議的問題，通過座位安排把派系分散開，避免讓觀點(diǎn)相反或觀點(diǎn)十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點(diǎn)涇渭分明，并防止討論離題。可根據(jù)你了解和分析的與會(huì)各人對(duì)所要討論問題的觀點(diǎn)，來設(shè)置座位安排。目光接觸對(duì)于向自己團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是很重要的。想一想誰(shuí)應(yīng)該能夠與誰(shuí)進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。

因此，一個(gè)人要想在社交場(chǎng)合展示自己良好的修養(yǎng)，一定要善于觀察座位安排，找準(zhǔn)自己合適的位置來坐，否則將會(huì)影響別人對(duì)你的印象的評(píng)價(jià)。

如果會(huì)議沒有正式排座，可觀察其他與會(huì)者坐的位置，相應(yīng)地選擇你自己的座位。某人坐的位置可能顯示他對(duì)所討論的問題的感覺以及他想在會(huì)上起什么作用。強(qiáng)硬的反對(duì)者可能會(huì)選擇靠近主席的位置向全體與會(huì)者發(fā)號(hào)施令。坐在中間可能提示希望充分參與或?qū)?huì)議桌那邊的討論起支配作用。如果你是主席，盡力勸說聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對(duì)面。

切忌談?wù)撆c會(huì)議無關(guān)的事

老李是公司元老級(jí)的人物，業(yè)務(wù)精干，為人和善，可就是有一點(diǎn)不好，那就是嘴太“貧”。無論上班、下班，只要老李來到辦公室，他所在辦公室的同事都得聽他像說書樣地談天論地，有些同事想靜下心來工作，也總被老李的長(zhǎng)篇大論所干擾，心中總有些不悅，但障于面子，也不好意思提醒老李，只好這樣忍受著。因此，在私下里為此所煩惱的同事里總是為此談?wù)摰綄?duì)老李的不滿。

但是有一次，公司里因?yàn)橐卣挂粋€(gè)新的銷售領(lǐng)域，為此全公司的重量級(jí)人物都要參加一個(gè)總經(jīng)理親自主持的會(huì)議，會(huì)議中當(dāng)經(jīng)理簡(jiǎn)要地介紹了新領(lǐng)域的發(fā)展前景以及公司在此項(xiàng)目上已經(jīng)具備的實(shí)力和準(zhǔn)備之后，請(qǐng)大家各抒己見，暢所欲言。這時(shí)老李開始發(fā)言了，一開始還是圍繞著主題展開論述，可越說越興奮，一會(huì)兒“老毛病”又犯了，又開始了一翻像政治家那樣地演講和評(píng)論，但已經(jīng)從產(chǎn)品新領(lǐng)域的銷售擴(kuò)展到了當(dāng)前全球化及加入WTO之后的中國(guó)貿(mào)易的大格局，這時(shí)大家都有些聽不下去了，有的同事開始打瞌睡，有的則開始皺眉，有的則低著頭想事情，明顯地大家都有些厭煩了，就連總經(jīng)理也在一個(gè)勁兒地沖著老李使眼色，但是老李還是“剎不住”車，一個(gè)如此重要的會(huì)議讓老李給弄得大家都沒有心情去展開自己的討論和想法，對(duì)此，總經(jīng)理很是不滿，事后狠狠地指責(zé)了老李一通。從此之后，老李收斂了許多，大家對(duì)他的態(tài)度也隨之改變了。

其實(shí)，任何的會(huì)議都是有根由的，都是公司的決策者們抱著明確的目的，為某個(gè)問題而召開的。作為任何一位參加會(huì)議的人來說，偏離會(huì)議主題而大肆地談?wù)撆c會(huì)議無關(guān)之事，都是一件很不禮貌的事情，即使你是像老李一樣的公司元老級(jí)人物也不行，也難免會(huì)引出其他人的不滿，給自己找尷尬和難堪。

一般情況下，在會(huì)議中出現(xiàn)離題是因?yàn)樽h程設(shè)計(jì)不夠緊密，因?yàn)樽h程設(shè)計(jì)是會(huì)議的開始。如果議程存在問題，討論就無法按既定計(jì)劃進(jìn)行，或者在會(huì)議中出現(xiàn)了使與會(huì)者更感興趣的話題。

如果會(huì)議議程設(shè)計(jì)不夠緊密，在會(huì)議中的討論就容易失去系統(tǒng)性。有時(shí)，即使會(huì)議議程設(shè)計(jì)得很緊密，若主持人及與會(huì)者對(duì)議程缺乏有效率的討論整合能力，討論就很可能在大家默許的情況下越扯越遠(yuǎn)。解決的辦法應(yīng)該是在每個(gè)議題討論告一段落時(shí)，即做歸納整理，以確保討論按有計(jì)劃的安排進(jìn)行。

與會(huì)者常常無法專心討論—個(gè)問題，以至于徘徊在多個(gè)話題間卻無結(jié)果，這樣的情況也是很普遍的。研究發(fā)現(xiàn)，每個(gè)話題只維持一分半鐘的討論，就換講別的話題，這種情況在成員間互動(dòng)性高的會(huì)議里可說是非常平常。當(dāng)然，話題轉(zhuǎn)變迅速，并不一定都不好，但若缺乏適當(dāng)?shù)目刂疲?huì)導(dǎo)致會(huì)中無法達(dá)成決議，或有討論而無決議。那么，什么時(shí)候轉(zhuǎn)換話題好呢？一般來講，當(dāng)—個(gè)議題有了結(jié)果，并確定了負(fù)責(zé)執(zhí)行的人再轉(zhuǎn)換話題，討論下—個(gè)議題為好。

一個(gè)討論議題往往包含許多子題。話題在各個(gè)子題間轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，只要在合理的范圍之內(nèi)，都無可厚非。倘若其他意見不致影響正在進(jìn)行的討論，那倒無所謂，但若是在與議題完全不同的話題間轉(zhuǎn)圈圈，討論就會(huì)事倍功半。

在會(huì)中閑聊是造成討論離題的又一個(gè)重要原因。因?yàn)殚e聊絕對(duì)與議題無關(guān)，不管是自覺還是不自覺的閑聊都會(huì)影響會(huì)議質(zhì)量。主持人發(fā)現(xiàn)這種情況應(yīng)立即制止，并設(shè)法引起他們對(duì)議題的興趣，使他們的話題轉(zhuǎn)移到議題上來。

離題是與會(huì)人員在會(huì)議發(fā)言中出現(xiàn)的一種“脫軌”現(xiàn)象。這種現(xiàn)象與會(huì)議中出現(xiàn)的冷場(chǎng)或會(huì)議人員沉默相反，會(huì)議熱烈得過了火，容易出現(xiàn)發(fā)言離題現(xiàn)象。以往的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，如會(huì)議討論中出現(xiàn)傳聞、逸事等與議題無關(guān)的閑話，與會(huì)人員喜歡海闊天空、津津有味地談?wù)摚匠峨x會(huì)議議題越遠(yuǎn)。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)通常是因?yàn)榕c會(huì)者認(rèn)為會(huì)議議題與自己無關(guān)，不感興趣造成的；也有人認(rèn)為對(duì)會(huì)議議題不好發(fā)言，而沉湎于題外的話。這時(shí)，主持人應(yīng)視情況采取應(yīng)變措施，如接過討論的話，順勢(shì)巧妙地引回到會(huì)議正題上來；聯(lián)系議論的某一層意思，提出新的話題引入到會(huì)議正題上來，或者用一句善良的話或風(fēng)趣的話截住議論而引入會(huì)議正題。

另外，一些與會(huì)人員在會(huì)議發(fā)言中，為了借此顯示自己的才能，或顯示自己見解的高明，自覺或不自覺地講與會(huì)議議題無關(guān)的內(nèi)容，這是討論離題的又一現(xiàn)象。主持人對(duì)這種離題現(xiàn)象的處理不宜簡(jiǎn)單粗暴，而應(yīng)盡可能采用不影響發(fā)言者情緒和會(huì)議氣氛的方式，用禮貌的形式提醒發(fā)言者，讓他盡快結(jié)束離題發(fā)言。

不容置疑，會(huì)議離題不但降低會(huì)議成效，損失物力和財(cái)力，而且浪費(fèi)與會(huì)者寶貴的時(shí)間，為此，必須避免這種情況。避免會(huì)議離題和受干擾，可以采取這樣的技巧：

（1）會(huì)議時(shí)間對(duì)于每個(gè)與會(huì)者而言，都是非常寶貴的，實(shí)際上，開會(huì)不僅僅花費(fèi)時(shí)間，還有一系列費(fèi)用開銷，因此，會(huì)議要想“短”而“精”，應(yīng)緊扣主題進(jìn)行，避免離題發(fā)言。

（2）會(huì)議上盡可能不安排“即席講話”和“即席發(fā)言”，是避免會(huì)議中出現(xiàn)離題的一個(gè)技巧。會(huì)議主持人應(yīng)該使用最明白的語(yǔ)言，對(duì)議題作出最明確的表述，并清楚地指出會(huì)議需討論的主題。這樣，在會(huì)議中，當(dāng)某一個(gè)人的發(fā)言離題時(shí)，能夠很快地被發(fā)言人和他人所察覺。

（3）當(dāng)會(huì)議中出現(xiàn)離題現(xiàn)象時(shí)，既可以通過語(yǔ)言來處理，也可以通討傳送信號(hào)以暗示的方式來解決。信號(hào)的優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)捷、善意，有時(shí)還富于幽默感。信號(hào)不是像說話那樣聽起來嘮嘮叨叨，而是簡(jiǎn)單地表明一個(gè)意思：“請(qǐng)轉(zhuǎn)換話題。”使用信號(hào)暗示時(shí)，必須弄清楚哪些是可以使用的信號(hào)，以確保每個(gè)與會(huì)者都能認(rèn)同，沒有誰(shuí)會(huì)被侵犯，還應(yīng)該保證主持會(huì)議的人通常能夠及時(shí)地發(fā)送出正確的信號(hào)。

（4）當(dāng)與會(huì)者在會(huì)上討論一個(gè)他們不感興趣的話題時(shí)，重新集中注意力尤為重要，否則，他們常常會(huì)跑題，此時(shí)，會(huì)議主持人就必須把談話離題的員工引到他最感興趣的問題上，這樣才能使會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目的。開會(huì)時(shí)，只要中層經(jīng)理能把與會(huì)人員的注意力吸引到議題上來，離題的現(xiàn)象最終是可以避免的。

養(yǎng)成做好會(huì)議記錄的習(xí)慣

會(huì)議進(jìn)行中，需要進(jìn)行會(huì)議記錄。在會(huì)議過程中，由專門記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容如實(shí)地記錄下來，就形成了會(huì)議記錄。

會(huì)議記錄有“記”與“錄”之分。“記”又有詳記與略記之別。略記是記會(huì)議大要，會(huì)議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項(xiàng)目必須完備，記錄的言論必須詳細(xì)完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會(huì)議記錄，就要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種。對(duì)會(huì)議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還是將錄下的內(nèi)容還原成文字。

會(huì)議記錄的要求歸納起來主要有兩個(gè)方面：一是速度要求：快速是對(duì)記錄的基本要求；二是真實(shí)性要求：紀(jì)實(shí)性是會(huì)議記錄的重要特征，確保真實(shí)是對(duì)記錄稿的必然要求。

真實(shí)性要求的具體含義是：準(zhǔn)確——不添加，不遺漏，依實(shí)而記；清楚——首先是書寫要清楚，其次是記錄要有條理，突出重點(diǎn)。

會(huì)議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)，會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及各方的主要見解，權(quán)威人士或代表人物的言論，會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論，會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)，對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

雖然會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)由會(huì)議秘書做，但是如果有一天上司決定由你來負(fù)責(zé)會(huì)議記錄時(shí)，你應(yīng)該知曉以下一些細(xì)則：

1．記錄討論的要點(diǎn)

在會(huì)議的進(jìn)行中，經(jīng)常要進(jìn)行許多討論。會(huì)議記錄并不是要逐字記錄會(huì)議內(nèi)容，一般只要記錄下討論的要點(diǎn)即可。

具體來說，你應(yīng)當(dāng)記錄會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、與會(huì)者姓名（如果適當(dāng)）、提出的全部項(xiàng)目（但不必包括討論的細(xì)節(jié)）以及作出的全部決定、協(xié)議和任命。在會(huì)議過程中做筆記，然后再據(jù)其寫出完整的備忘錄。備忘錄必須公正、風(fēng)格簡(jiǎn)明、清晰準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是很重要的，特別當(dāng)會(huì)議記錄可能作為以后辯論的依據(jù)時(shí)。

2．逐字錄音和修改

會(huì)議進(jìn)行中，可以借助錄音設(shè)備對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行錄音，特別是決議或修正案，一定要一字不漏地進(jìn)行錄音，這樣在會(huì)后整理記錄時(shí)，可以有充分的依據(jù)，便于逐字修改。

要注意錄音機(jī)擺放的位置，不要離發(fā)言人太遠(yuǎn)，以免錄出的聲音太小；也不要離發(fā)言人太近，避免聲音過大不清楚。

3．會(huì)議記錄的宣讀和修正

在會(huì)務(wù)進(jìn)程中的適當(dāng)時(shí)間內(nèi)，會(huì)議主持人請(qǐng)秘書宣讀會(huì)議記錄。有時(shí)也可延期或取消宣讀會(huì)議記錄。然而不該經(jīng)常如此，延期宣讀記錄使錯(cuò)誤難以發(fā)現(xiàn)。

秘書宣讀記錄后，主持人問：“對(duì)記錄有什么修正嗎？”問后應(yīng)稍等一下。如有修正，修正意見又經(jīng)過全體一致通過，主持人應(yīng)說：“如無反對(duì)，×先生所指出的錯(cuò)誤將予改正。”

如果所提修正未獲一致通過，主持人不需等待別人動(dòng)議即可訴請(qǐng)投票，以決定是否應(yīng)該修正。

如有小修正，秘書應(yīng)立即用筆在會(huì)議記錄原本旁邊加以注明，并附上簽名。如有大修正，要作為附錄插在會(huì)議記錄有錯(cuò)的那一頁(yè)。修正聲明要在會(huì)議記錄上記下來作為批準(zhǔn)的證明。如果會(huì)議記錄的錯(cuò)誤在以后才被發(fā)現(xiàn)，則由大會(huì)修正。修正和最后批準(zhǔn)會(huì)議記錄是大會(huì)的任務(wù)。

如果由常務(wù)委員會(huì)辦理會(huì)議記錄，通常在修正后要在會(huì)議間歇期間向組織報(bào)告。在證明記錄無誤的委員會(huì)會(huì)議上，可以一致同意或多數(shù)票批準(zhǔn)會(huì)議記錄。

會(huì)議記錄歸檔后，只能修正錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，其他修正要得到大會(huì)的批準(zhǔn)。

有些組織在每次會(huì)議后把會(huì)議記錄復(fù)本分發(fā)給公眾研讀，以便下次會(huì)議時(shí)修正。

4．會(huì)議記錄的批準(zhǔn)

對(duì)會(huì)議記錄如無修正，或已修正好了，可由會(huì)員提出議案，批準(zhǔn)這份修正稿；或者由主持人請(qǐng)大家投票通過；或者由主持人聲明：“如無其他修正，已修正的記錄將獲批準(zhǔn)。”

會(huì)議記錄獲得大會(huì)批準(zhǔn)前只是秘書的記錄稿，批準(zhǔn)后的記錄，秘書要在記錄最后寫上“批準(zhǔn)”兩字，再簽名及注明日期，這樣才成為會(huì)議的正式記錄。有些組織要求會(huì)長(zhǎng)也簽名，有些會(huì)長(zhǎng)和秘書在記錄的每一頁(yè)上都標(biāo)注他們的簽名。

5．打印批準(zhǔn)后的會(huì)議記錄，發(fā)至?xí)h成員過目

這方面的工作任務(wù)主要有：

（1）整理并制發(fā)會(huì)議紀(jì)要

許多會(huì)議在會(huì)議結(jié)束之后要印發(fā)會(huì)議紀(jì)要，使與會(huì)者對(duì)于貫徹會(huì)議精神有個(gè)依據(jù)。會(huì)議紀(jì)要若能在會(huì)議結(jié)束前寫出初稿來，征求到會(huì)代表的意見，這當(dāng)然很好。如果不能這樣做，在會(huì)后整理也是可以的。整理會(huì)議紀(jì)要的主要依據(jù)是會(huì)議工作報(bào)告及其討論情況。

（2）組織宣傳報(bào)道

有許多會(huì)議為擴(kuò)大影響，會(huì)后（有的在會(huì)議期間）往往要通過報(bào)紙、廣播、電視等媒介進(jìn)行宣傳和報(bào)道。報(bào)道稿件，有的由采訪記者執(zhí)筆，為慎重起見，還往往請(qǐng)會(huì)議主辦單位審核；有的由會(huì)議主辦單位提供初稿，新聞單位酌情修改后發(fā)表。無論采用哪一種方式宣傳報(bào)道，秘書部門都必須參與。

（3）整理會(huì)議全套文件歸卷

會(huì)議全套文件，指會(huì)議通知，會(huì)議上發(fā)放的文件資料，會(huì)議記錄和簡(jiǎn)報(bào)，會(huì)議總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)照片和錄音、錄像等。

（4）檢查會(huì)議精神的貫徹執(zhí)行情況

這方面應(yīng)包括會(huì)議精神的傳達(dá)情況，執(zhí)行會(huì)議精神的實(shí)際活動(dòng)情況和效果等。發(fā)現(xiàn)問題或者發(fā)現(xiàn)效果明顯，都要及時(shí)向機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)，并要采取措施解決出現(xiàn)的問題或推廣經(jīng)驗(yàn)。