4.8 數(shù)據(jù)合并

數(shù)據(jù)合并用于批量制作名片、胸卡、邀請(qǐng)函等。先完整制作一個(gè)模板，然后數(shù)據(jù)源里的數(shù)據(jù)（文本、圖片）會(huì)自動(dòng)逐條填進(jìn)相應(yīng)的位置，自動(dòng)生成多張作品，省去了人工復(fù)制、粘貼的麻煩。本節(jié)涉及的內(nèi)容較多，建議放在第9章以后閱讀。

4.8.1 每個(gè)頁(yè)面一個(gè)記錄

在最終生成的文檔里，每個(gè)頁(yè)面里只有一張名片。所以頁(yè)面尺寸就是一張名片的尺寸。

案例4-15：制作代表證

某公司召開(kāi)會(huì)議，邀請(qǐng)了很多公司出席。與會(huì)人員的資料都被登記在了Excel文檔里，現(xiàn)在要給每人制作一個(gè)代表證，見(jiàn)圖4-78。

?制作Excel文件，見(jiàn)圖4-79。

■ 刪除一切無(wú)關(guān)的東西（批注可不刪）。

■ 橫向是項(xiàng)目；縱向是個(gè)體。

■ 項(xiàng)目名稱不能為空，但具體內(nèi)容不重要，因?yàn)樗罱K不會(huì)在頁(yè)面里出現(xiàn)。

■ 數(shù)據(jù)里不能有手動(dòng)轉(zhuǎn)行（按Alt+Enter組合鍵）。

■ 內(nèi)部不能有空列或空行。

■ 在完成后，保存文檔。

?制作數(shù)據(jù)源，見(jiàn)圖4-80。

■ Excel文檔里只保留核心數(shù)據(jù)，無(wú)關(guān)內(nèi)容一律刪除。甚至外圍的單元格里連空格也不要有。

■ 把Excel文檔另存為Unicode文本。

■ 如有圖片，宜與圖片放在同一文件夾里，否則還要在Excel文檔里對(duì)圖片的數(shù)據(jù)加上路徑，如D：\客戶圖片\顧香茹.jpg。

■ 關(guān)閉該Excel文檔，單擊【不保存】。

?制作一個(gè)完整的樣板。即選一個(gè)典型的人，并在InDesign里制作好，見(jiàn)圖4-81。

■ 對(duì)于變化的文本（如職務(wù)、公司名稱），要給最長(zhǎng)的文本留夠空間，否則長(zhǎng)文本可能會(huì)溢流。

■ 可以實(shí)現(xiàn)這樣的效果：把文本框的寬度固定。當(dāng)文本較多時(shí)，會(huì)自動(dòng)壓縮每個(gè)文字的寬度，使文本框恰好能放置這些文本。本例就對(duì)公司名稱這樣設(shè)置，方法如下所述（如果不需要這樣的效果，就忽略下面的步驟A、B、C）。

A在文本框?qū)挾葔蛴脮r(shí)，寬度不變；在文本框?qū)挾炔粔蛴脮r(shí)，寬度會(huì)自動(dòng)擴(kuò)大到恰好夠用。操作如下所述。

■ 選中文本框，【對(duì)象】→【文本框架選項(xiàng)】，打開(kāi)“文本框架選項(xiàng)”對(duì)話框，見(jiàn)圖4-82。

■【自動(dòng)調(diào)整大小】選【僅寬度】，表示高度不變，寬度自動(dòng)適應(yīng)文本。

■ 選擇中心的錨點(diǎn)，表示文本框的中心固定不變，寬度在左右方向上平均增減。

■【最小寬度】輸入68mm，表示當(dāng)文字較少，即文本框的寬度有富余時(shí)，寬度不會(huì)變窄，而是仍然保持68mm。

■ 勾選【不換行】，表示文本始終保持一行。

B把文本框放進(jìn)一個(gè)尺寸相同的框架內(nèi)。

■ 使用[矩形框架工具]（見(jiàn)圖4-83）在文本框上畫(huà)一個(gè)相同尺寸的框架，即框架與文本框恰好完全重疊。

■ 選中文本框（第一次單擊，選中的會(huì)是剛才畫(huà)的框架；按住Ctrl鍵，再次單擊，就會(huì)選中文本框）；按Ctrl+X組合鍵，選中框架，按Ctrl+Alt+V組合鍵，即可將其粘貼進(jìn)框架內(nèi)部。

■ 本步驟把文本框放在一個(gè)等尺寸的容器內(nèi)，可以通過(guò)這個(gè)容器限制文本框的尺寸。

C對(duì)框架應(yīng)用對(duì)象樣式，規(guī)定容器尺寸不變，讓文本框去適應(yīng)容器。即當(dāng)文本框變大后，會(huì)壓縮尺寸以適應(yīng)容器。

■ 選中框架，【對(duì)象樣式】面板菜單→【新建對(duì)象樣式】，勾選【將樣式應(yīng)用于選區(qū)】，單擊【框架適合選項(xiàng)】，見(jiàn)圖4-84。

■【適合】選【內(nèi)容適合框架】。

■【對(duì)齊方式】選中心錨點(diǎn)，表示以中心位置為基準(zhǔn)。

?引入數(shù)據(jù)源，見(jiàn)圖4-85。

■ 打開(kāi)【數(shù)據(jù)合并】面板的方法：【窗口】→【應(yīng)用程序】→【數(shù)據(jù)合并】。

■【數(shù)據(jù)合并】面板菜單→【選擇數(shù)據(jù)源】，選剛才另存的Unicode文本。

■ 一個(gè)文檔只能引入一個(gè)數(shù)據(jù)源文件。

?添加數(shù)據(jù)變量，見(jiàn)圖4-86。

■ 文本變量：選中樣板里的“顧香茹”，單擊【數(shù)據(jù)合并】面板里的【姓名】；選中“銷售副經(jīng)理”，單擊【職務(wù)】；等等。

■ 圖片變量：選中圖片，單擊【相片】。如果圖片的尺寸不一，就要設(shè)置怎樣顯示這些圖片，【數(shù)據(jù)合并】面板菜單→【內(nèi)容置入選項(xiàng)】，見(jiàn)圖4-87。

■ 二維碼：選中放置二維碼的框架，單擊【網(wǎng)址】。

?預(yù)覽效果，見(jiàn)圖4-88。

■ 在【數(shù)據(jù)合并】面板中勾選【預(yù)覽】。

■ 本步驟非必須，只是為了預(yù)先查看有無(wú)明顯錯(cuò)誤。

?批量生成代表證，見(jiàn)圖4-89。

■【數(shù)據(jù)合并】面板菜單→【創(chuàng)建合并文檔】，打開(kāi)如圖4-90所示的對(duì)話框。

■【每個(gè)文檔頁(yè)的記錄】選【單個(gè)記錄】。

■ 如果要限制文檔頁(yè)數(shù)，就打開(kāi)【選項(xiàng)】選項(xiàng)卡，勾選【每個(gè)文檔的記錄限制】，輸入限制的頁(yè)數(shù)。

■ 單擊【確定】，會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)文檔，包含批量生成的代表證。

?解決溢流文本。

■ 本例設(shè)置了自動(dòng)壓縮文字寬度，但是該功能不會(huì)自動(dòng)更新，所以造成了部分文本被遮擋（見(jiàn)圖4-88）。我們可以通過(guò)查找、替換來(lái)一次性解決上述問(wèn)題。按Ctrl+F組合鍵，切換到【對(duì)象】選項(xiàng)卡，單擊【查找對(duì)象格式】下面的方框區(qū)域，打開(kāi)“查找對(duì)象格式選項(xiàng)”對(duì)話框，在【對(duì)象樣式】中選前面新建的那個(gè)對(duì)象樣式，單擊【確定】；用同樣的方法，在【更改對(duì)象格式】中也選這個(gè)新建的對(duì)象樣式，見(jiàn)圖4-91。單擊【全部更改】，則凡是使用了這個(gè)新建的對(duì)象樣式的對(duì)象（即“公司名稱”框架）都會(huì)重新應(yīng)用這個(gè)新建的對(duì)象樣式。

■ 如果沒(méi)有設(shè)置自動(dòng)壓縮文字寬度，就要逐個(gè)進(jìn)行手動(dòng)處理。

代表證有兩面，另一面的內(nèi)容通常是固定內(nèi)容，如日程安排等。有以下兩種方案。

■ 方案1：這兩面各自一個(gè)文檔，單獨(dú)制作，每個(gè)文檔只有一個(gè)頁(yè)面。

■ 方案2：這兩面在一個(gè)文檔里一起制作，這個(gè)文檔有兩個(gè)頁(yè)面。引入數(shù)據(jù)源、添加變量等操作與上例相同，只是在最后批量生成時(shí)會(huì)以這兩面為單位，見(jiàn)圖4-92。

4.8.2 每個(gè)頁(yè)面多個(gè)記錄

在最終生成的文檔里，每個(gè)頁(yè)面含有多張名片，頁(yè)面尺寸較大。

案例4-16：制作代表證（需要拼版）

同上例，但是要求將多張代表證拼在A4打印紙大小的頁(yè)面里。

不必使用拼版軟件，在InDesign里就可以解決。

?接上例的步驟6（也可以認(rèn)為是接步驟5，因?yàn)樵诓襟E6里并沒(méi)有改動(dòng)）。更改頁(yè)面尺寸為A4紙大小，見(jiàn)圖4-93。

■ 按Ctrl+Alt+P組合鍵，在【頁(yè)面大小】中選【A4】預(yù)設(shè)。

■ 只有單頁(yè)面文檔才能使用這種拼版功能，多頁(yè)文檔必須拆分成多個(gè)單頁(yè)文檔。

?批量生成代表證。

■ 鎖定的對(duì)象必須先解鎖，按Ctrl+Alt+L組合鍵即可。

■【數(shù)據(jù)合并】面板菜單→【創(chuàng)建合并文檔】，打開(kāi)如圖4-90所示的對(duì)話框。

■ 在【每個(gè)文檔頁(yè)的記錄】中選擇【多個(gè)記錄】。

■ 單擊【多個(gè)記錄版面】選項(xiàng)卡，見(jiàn)圖4-94。勾選【預(yù)覽多個(gè)記錄版面】，在【欄間】【行間】中調(diào)整代表證間距；在【上】【左】中調(diào)整頁(yè)邊距。

■ 單擊【確定】，會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)文檔，包含批量生成的代表證，見(jiàn)圖4-95。

解決溢流文本，同上例的步驟8。

如果要自己打印，則適宜采用拼版以節(jié)約紙張。如果要交給印刷廠印刷，則可以直接給印刷廠提供單個(gè)記錄。印刷廠是拼版方面的專家，不需要設(shè)計(jì)師先拼一次。

另外，如果日后代表們的資料需要變更，而在修改完Excel文件后，InDesign文檔不會(huì)自動(dòng)隨之變更，就需要重新制作數(shù)據(jù)源，繼續(xù)在包含變量的InDesign文檔里更新數(shù)據(jù)源，最后重新批量生成代表證，并處理溢流文本。

最后，討論一下Excel里手動(dòng)轉(zhuǎn)行的問(wèn)題。

Excel單元格的寬度有限，里面的文本可以設(shè)置為自動(dòng)轉(zhuǎn)行，當(dāng)文本流到達(dá)盡頭時(shí)，會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)行；也可以不設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)行，但多出的文本可能顯示不出來(lái)（實(shí)際上還在，只是看不到）。不管是否自動(dòng)轉(zhuǎn)行，其本質(zhì)仍是一行文本，所以完全可以在InDesign里進(jìn)行數(shù)據(jù)合并。

但是如果在Excel里對(duì)文本設(shè)置了手動(dòng)轉(zhuǎn)行（即按Alt+Enter組合鍵），那么在InDesign里進(jìn)行數(shù)據(jù)合并的結(jié)果就很難令人滿意。

遇到確實(shí)需要在Excel里對(duì)文本設(shè)置手動(dòng)轉(zhuǎn)行的情形（見(jiàn)圖4-96），可以采用以下方法解決。

?把整個(gè)Excel數(shù)據(jù)表格，復(fù)制并粘貼到Word文檔中。在Word文檔里進(jìn)行查找和替換，把手動(dòng)換行符替換為一個(gè)肯定不會(huì)出現(xiàn)的字符串（如“RRR”），查找和替換的操作如下所述。

■ 按Ctrl+H組合鍵，打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框。

■ 將光標(biāo)放在【查找內(nèi)容】里，【特殊格式】→【手動(dòng)換行符】，會(huì)自動(dòng)填上相應(yīng)的語(yǔ)句。

■ 在【替換為】里輸入“RRR”，見(jiàn)圖4-97。

■ 單擊【全部替換】。

?選中該Word表格，復(fù)制并粘貼到一個(gè)新的Excel文檔里。同時(shí)原來(lái)那個(gè)Excel文檔就不再使用了。然后進(jìn)行數(shù)據(jù)合并。

?在最終的InDesign文檔里進(jìn)行查找和替換，把“RRR”替換為強(qiáng)制換行符。操作如下所述。

■ 按Ctrl+F組合鍵，打開(kāi)“查找/更改”對(duì)話框，切換到【GREP】選項(xiàng)卡。

■ 在【查找內(nèi)容】里輸入“RRR”。

■ 將光標(biāo)放在【更改為】里，單擊右側(cè)【@】→【強(qiáng)制換行符】，會(huì)自動(dòng)填上相應(yīng)的語(yǔ)句。

■ 在【搜索】中選擇【文檔】，見(jiàn)圖4-98。

■ 單擊【全部更改】。

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[1] 圖中的“下劃線”應(yīng)為“下畫(huà)線”，特此說(shuō)明。