案例三 制作企業(yè)常用文檔——Word公文書寫操作

任務(wù)三 制作紅頭文件模板

【情景導(dǎo)入】

華新電器公司為了戰(zhàn)略發(fā)展，對公司機(jī)構(gòu)和人員做了大調(diào)整，同時(shí)新請了很多員工。小A恰逢際遇，雖然只是公司的一般文員，但這是一個(gè)大公司，未來機(jī)會很多，小A暗下決心，一定要珍惜這個(gè)機(jī)會，在這個(gè)公司里認(rèn)真工作，努力學(xué)習(xí)新技能。小A入職后的第一個(gè)任務(wù)是編輯所有有變動的員工的任命文件，包括升職、調(diào)換部門以及新進(jìn)員工。

這可是上百份文檔，難道要一份份編輯打印嗎？而且要盡快將文件發(fā)出，必須提高工作效率并保證格式一致，輸入內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。有什么辦法呢？

小A努力回憶在“辦公自動化高級應(yīng)用案例教程”課程中學(xué)到的知識，記得有“模板”能保證格式的統(tǒng)一，也有“域”作為提示按鈕在統(tǒng)一模板下輸入不同的內(nèi)容。于是小A通過查閱資料，分析了任務(wù)技能點(diǎn)，掌握了預(yù)備知識，現(xiàn)在就差具體實(shí)踐了，我們跟著小A一起來完成這項(xiàng)任務(wù)吧。

1．學(xué)習(xí)目標(biāo)

? 掌握紅頭文件的概念。

? 掌握模板的定義以及自定義模板的創(chuàng)建方法、保存方法和使用方法。

? 掌握插入域并定制帶提示按鈕的兩種方法。

2．預(yù)備知識

（1）紅頭文件的概念

“紅頭文件”并非法律用語，一般是指規(guī)范性文件，主要是由行政機(jī)關(guān)制定并發(fā)布，在一定范圍時(shí)間內(nèi)對公民、法人和其他組織具有普遍約束力的文件。比如上級下發(fā)的帶有大紅字標(biāo)題和紅色印章的文件、聲明、公告、公示類等的俗稱，圖3-1為紅頭文件的示例。

（2）模板的概念

Word模板是指Microsoft Word中內(nèi)置的包含固定格式設(shè)置和版式設(shè)置的模板文件，用于幫助用戶快速生成特定類型的Word文檔。一個(gè)模板一般包含以下信息：

①文本的格式，包括分頁、段落、字體、圖文框、表格等。

②樣式，預(yù)先定義好的文本格式用于快速格式化文本。

③內(nèi)容，包括文本（包括占位符）、圖片、OLE對象、表格等。

④自定義工具欄、宏、快捷鍵、自動圖文集詞條。

⑤宏按鈕（帶指示定位符、提示輸入信息）等。

因此，模板是一個(gè)用來創(chuàng)建文檔的原型，是一種特殊的文檔，Word 2013中提供了很多現(xiàn)成的模板，除了通用型的空白文檔模板之外，還內(nèi)置了多種文檔模板，如博客文章模板、書法字帖模板、求職信模板、簡歷模板、約會日程表模板，等等。當(dāng)我們在Word 2013中新建一個(gè)文件時(shí)，在“特色”選項(xiàng)卡下就能看到這些內(nèi)置的模板，如圖3-2所示。另外，Office網(wǎng)站還提供了證書、獎狀、名片、簡歷等特定功能模板，借助這些模板，用戶可以創(chuàng)建比較專業(yè)的Word 2013文檔。

在Word 2013中使用內(nèi)置模板創(chuàng)建文檔的方法：

步驟1：打開Word 2013文檔窗口，依次單擊“文件”—“新建”。

步驟2：在打開的“新建”模板中，用戶可以單擊“博客文章”“書法字帖”等Word 2013自帶的模板創(chuàng)建文檔，還可以單擊Office網(wǎng)站提供的“名片”“日歷”等在線模板。

步驟3：單擊合適的模板后，在“新建”模板右側(cè)選中“文檔”或某項(xiàng)模板，假設(shè)選擇“藍(lán)色求職信”，如圖3-3所示，然后單擊“創(chuàng)建”按鈕。

步驟4：打開使用選中的模板創(chuàng)建的文檔，同學(xué)們就可以在該文檔中進(jìn)行編輯了。

小提示：除了使用Word 2013已安裝的模板，用戶還可以按照自己的需要創(chuàng)建個(gè)人模板和利用Office網(wǎng)站提供的模板。在下載Office網(wǎng)站提供的模板時(shí)，Word 2013會進(jìn)行正版驗(yàn)證，非正版的Word 2013版本無法下載Office Online提供的模板。

剛才我們使用的是Word 2013自帶的模板，小A目前遇到的難題是需要自己創(chuàng)建一個(gè)公司的任命文件模板。那么如何使用Office 2013來制作Word自定義模板呢？很多同學(xué)都不是很清楚方法。其實(shí)只要我們把用Word創(chuàng)建的模板設(shè)定在特定文件夾，然后按照下面的操作步驟就可以導(dǎo)入自定義模板。下面我們就來操作如何在Office 2013中創(chuàng)建自定義Word模板。

步驟1：創(chuàng)建自定義模板。Word默認(rèn)狀態(tài)下是沒有自定義模板的，需要自己設(shè)置。現(xiàn)在我們在Office 2013安裝文件夾中新建一個(gè)文件夾，命名為“個(gè)人模板”，如圖3-4所示。這作為以后自己創(chuàng)建模板的默認(rèn)保存位置。

步驟2：在Word 2013中設(shè)置個(gè)人模板保存位置。打開“文件”—“選項(xiàng)”，在彈出的“Word選項(xiàng)”對話框中找到“保存”選項(xiàng)卡，我們會發(fā)現(xiàn)“默認(rèn)個(gè)人模板位置”是空白的，因?yàn)橄到y(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)下是沒有的，需要我們自己進(jìn)行設(shè)置，輸入剛才創(chuàng)建的文件夾位置“C:＼Office 2013＼個(gè)人模板”作為默認(rèn)個(gè)人模板保存路徑，如圖3-5所示，然后單擊“確定”按鈕。

步驟3：保存模板的文件（格式和內(nèi)容已設(shè)置好了的）。依次單擊“文件”—“導(dǎo)出”—“更改文件類型”—“模板”（.dotx文件）—“另存為”，找到剛才自己設(shè)定的文件夾保存即可，如圖3-6所示。

（3）提示按鈕的概念

所謂提示按鈕，是指一個(gè)“域”。域是保存在文檔中的可能發(fā)生變化的數(shù)據(jù)，比如這次小A遇到的人名、部門、職位等信息是變動的，而其他的內(nèi)容相對不變。最常用到的域是PAGE域，即在添加頁碼時(shí)插入的能夠隨文檔的延伸而變化的符號。相信大家都有設(shè)置頁腳時(shí)插入頁碼的經(jīng)驗(yàn)。利用“域”可以在文檔的特殊位置布置一些提示信息，告訴用戶可以單擊該信息，并輸入新的文字代替這些信息。同時(shí)，新輸入的文字可以繼承提示信息的外觀特征，如字體、字號、段落設(shè)置等。比如，需要在一個(gè)模板中指明標(biāo)題、作者等信息的輸入，并賦予適當(dāng)?shù)母袷健?/p>

3．回到場景

小A接到任務(wù)后，已經(jīng)充分掌握了以上的預(yù)備知識，并且向前輩了解了紅頭文件的規(guī)范格式，如圖3-7所示。現(xiàn)在小A要開始制作自己的第一個(gè)模板了。

創(chuàng)建、保存自定義模板的操作步驟如下：

步驟1：創(chuàng)建任命文件模板初稿。在這一步，我們需要確定任命文件的規(guī)范格式、固定內(nèi)容，這個(gè)步驟有三個(gè)方法可以實(shí)現(xiàn)。

方法一：

由于小A是第一次進(jìn)行自定義模板，當(dāng)打開“文件”—“新建”—“個(gè)人選項(xiàng)卡”時(shí)，顯示是空白的，如圖3-8（a）所示［如果成功創(chuàng)建自定義模板，顯示效果如圖3-8（b）所示］。這時(shí)，我們可以按照剛才的預(yù)備知識來操作。依次單擊“文件”—“新建”一個(gè)空白文檔，按照圖3-7所示的標(biāo)準(zhǔn)紅頭文件規(guī)范格式，輸入任命文件中的固定部分內(nèi)容，有變動的部分（比如名字、部門、職位等）暫時(shí)以XXX代替，如圖3-9所示。

這時(shí)我們可以按照剛才預(yù)備知識的步驟來完成。依次單擊“文件”—“導(dǎo)出”—“更改文件類型”—“模板”—“另存為”，彈出如圖3-10所示的對話框中，輸入這次的模板文件名“華新電器有限公司任命文件”，保存即可。這個(gè)方法下，“保存類型”自動設(shè)置為了“模板文件”，打開的路徑自動彈出為我們剛才設(shè)置的默認(rèn)個(gè)人模板位置“C:＼Office 2013＼個(gè)人模板”（注意，保存時(shí)觀察一下保存路徑，如果不是這個(gè)位置，需要人工選擇為該路徑）。關(guān)閉文件后，再重新單擊打開“文件”—“新建”—“個(gè)人選項(xiàng)卡”時(shí)，就會發(fā)現(xiàn)剛才小A創(chuàng)建的第一個(gè)模板已經(jīng)顯示在里面。如圖3-8（b）所示。

方法二：

在方法一的最后一步，不是進(jìn)行“導(dǎo)出”，而是選擇“文件”—“另存為”，依然會彈出如圖3-10的對話框，只是這時(shí)必須手動選擇“保存類型”為“模板文件”，保存路徑為默認(rèn)個(gè)人模板位置“C:＼Office 2013＼個(gè)人模板”，然后輸入文件名“華新電器有限公司任命文件”，保存即可。

方法三：

方法一和方法二所創(chuàng)建的模板都會顯示在新建文檔時(shí)的個(gè)人模板中，如圖3-8（b）所示，因?yàn)槲覀冊诒４婺０宓臅r(shí)候選擇了默認(rèn)個(gè)人模板位置。這兩種方法在以后新建文檔的時(shí)候會非常方便。當(dāng)然我們也可以將模板保存在自己方便操作的工作文件夾中，只是“保存類型”也必須設(shè)置為“模板文件”。采用這個(gè)方法的話，每次都需要進(jìn)入到這個(gè)工作文件夾，然后雙擊模板才能夠基于該模板創(chuàng)建新文檔。

步驟2：制作提示按鈕。這一步，我們將變化的內(nèi)容部分以提示按鈕“域”的形式來呈現(xiàn)。調(diào)出剛才制作的任命文件模板，首先將標(biāo)題行“關(guān)于XXX同志任命｜錄用的通知”中XXX部分的內(nèi)容設(shè)置為提示按鈕。

方法一：

刪除標(biāo)題行中“同志”前的所有X符號，將鼠標(biāo)置于“同志”前，接著按“Ctrl+F9”組合鍵，這時(shí)會插入一對標(biāo)明域代碼的花括號｛｝。我們在花括號中輸入“MAC-ROBUTTON Nomacro 請輸入調(diào)任或者錄用的同志姓名”，如圖3-11所示。其中“MAC-ROBUTTON Nomacro”為域代碼類型，“請輸入調(diào)任或者錄用的同志姓名”為提示信息，提示我們要更新替換的內(nèi)容，輸入新的內(nèi)容后這部分內(nèi)容會被完全覆蓋，但格式會完整繼承下來。

插入域代碼步驟完成后，我們還需要進(jìn)行切換域代碼操作。這時(shí)將光標(biāo)定位在提示信息的任意處，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“切換域代碼”，如圖3-12所示。

這時(shí)我們的任命文件模板顯示效果如圖3-13中的（1）所示。當(dāng)把鼠標(biāo)放在提示信息的任意位置時(shí)，這部分內(nèi)容會高亮顯示，如圖3-13中的（2）所示。這時(shí)我們輸入錄用的同志姓名“張三”，原有的提示信息被自動完全覆蓋，如圖3-13中的（3）所示。

方法二：

將光標(biāo)置于標(biāo)題行“同志”前，打開“插入”選項(xiàng)卡，選擇“文本”部分的“文檔部件”選項(xiàng)，然后選擇“域”，如圖3-14所示。

這時(shí)在彈出的“域代碼”對話框中，依次選擇“類別：文檔自動化”—“域名：Macro Button”—“宏名：AcceptAllChangesInDoc”，在“顯示文字”文本框中輸入提醒我們要錄入的信息，于是小A決定輸入“請輸入調(diào)任或錄用的同志姓名”，如圖3-15所示。

方法二的顯示效果依然如圖3-13所示，在提示信息部分單擊鼠標(biāo)右鍵同樣可以進(jìn)行“切換域代碼”和“編輯域”操作。

步驟3：創(chuàng)建完整的紅頭文件模板。這一步我們是在步驟2的基礎(chǔ)上，將模板中所有有變化的內(nèi)容全部設(shè)置為提示按鈕。

在圖3-17所示的顯示效果中，提示信息與其他正文信息的區(qū)別度不大，小A決定在此改進(jìn)一下提示信息，將這部分內(nèi)容用 【】 括起來。

在提示按鈕處單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“編輯域”，如圖3-16（a）所示。在彈出的對話框中“顯示文字”部分修改一下提示信息，如圖3-16（b）所示。

接下來任意使用步驟2的方法一或方法二來設(shè)置其他提示按鈕。顯示效果如圖3-17所示，所有的提示按鈕都以 【】 來進(jìn)行顯示。看起來最后一排的年月日信息破壞了原有的格式，但只要單擊后重新輸入新內(nèi)容，無論是一個(gè)字符還是幾百個(gè)字符，原來的提示信息就會被覆蓋，而格式沿用。

步驟4：保存紅頭文件模板。小A的第一份模板就創(chuàng)建成功了，注意需要使用步驟1的方法來進(jìn)行保存。依次單擊“文件”—“導(dǎo)出”—“更改文件類型”—“模板”—“另存為”，文檔類型和文件名保持不變。最終版本的任命文件模板就覆蓋步驟1的初稿了。

步驟5：利用自定義模板創(chuàng)建新文檔。

回到圖3-8所示的過程，這時(shí)我們依次單擊“文件”—“新建”—“個(gè)人”，剛剛成功創(chuàng)建的模板“華新電器有限公司任命文件”就出現(xiàn)了，選中它后雙擊，這時(shí)Word 2013會打開一個(gè)默認(rèn)名為“文檔?.docx”的文件，現(xiàn)在我們開始制作第一份任命文件吧。只需要對所有的提示信息按公司的聘任情況來進(jìn)行編輯替換，如圖3-18所示，最后按照普通文檔進(jìn)行保存就可以了。

4．實(shí)訓(xùn)營

（1）訓(xùn)練實(shí)例

小A又接到新任務(wù)了，這次華新電器集團(tuán)不斷有關(guān)于公司發(fā)展的各種戰(zhàn)略文件，有時(shí)還是幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文，小A想了想，干脆做一個(gè)通用型的模板吧，變化最多的部分就是文件的正文部分，這部分空著，而抬頭和結(jié)尾都是雷同的，重要的是文件格式必須統(tǒng)一，這一點(diǎn)紅頭文件模板簡直太好用了。圖3-19就是小A設(shè)計(jì)的通用模板，你覺得做得好嗎？還有需要完善的嗎？

（2）常見問題以及操作技巧

①插入域的花括號必須通過Ctrl+F9組合鍵的方式插入，自己手工通過鍵盤輸入的｛｝無效。

②插入域代碼時(shí)，“Nomacro”和后面的提示內(nèi)容之間必須要有一個(gè)空格；否則，在下一步切換域代碼時(shí)將無法顯示。

③創(chuàng)建自定義模板時(shí)，選擇的方式是“文件”—“導(dǎo)出”，而不是“另存為”，這樣能保證保存路徑為默認(rèn)個(gè)人模板位置；否則，需手動設(shè)置。

④創(chuàng)建自定義模板時(shí)，“保存類型”需設(shè)置“模板文件”。

⑤使用自定義模板創(chuàng)建的新文件為普通Word文檔，所做的任何操作不會對模板造成任何影響。要想修改模板，必須在保存時(shí)按照新建的步驟一步步操作，只是文件名選擇原來的名字就可覆蓋了。

⑥紅頭文件中，標(biāo)題和正文部分的分割線可以不采用形狀中的直線而用“——”（破折號），字體為華文行楷或黑體，這樣橫線就是連貫的了；“★”通過“插入”—“符號”進(jìn)行插入。

⑦設(shè)置提示按鈕信息的文字格式時(shí)，一般繼承原位置的格式，如果要重新設(shè)置，可以切換域代碼后選中相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，也可以切換成提示信息選中后進(jìn)行設(shè)置。

⑧制作多個(gè)提示按鈕時(shí)，如果格式不變，只需要“復(fù)制”+“粘貼”就可以了，然后在新位置選擇“切換域代碼”，修改一下提示信息就可以了。