1.2 Office 2010文件的存儲與查找

用戶可能都遇到過這樣的尷尬和困擾：當重裝系統后才發現有些重要的文件存在系統盤上忘記備份了；確認自己存過盤的文件卻怎么也找不到了。那么你知道Office文件的默認存儲位置嗎？如果因為斷電等意外導致文件沒有存盤怎么辦？如果忘記文件存放在哪里，你會一個文件夾一個文件夾的翻看嗎？本節將對這一系列問題給出解決方案。

1.2.1 Office 2010文件的存儲位置

在默認情況下，Office各應用組件通用的【打開】和【另存為】等對話框都是從“我的文檔”文件夾開始。需要指出的是，在Windows升級至Windows 7以后，名為“我的文檔”的個人數據中心被改名為“文檔”并被自動置于Windows 7首次引入的文件管理中心—“庫”中，但其根本功能還是一樣，如圖1-10所示。

無論是Windows XP的“我的文檔”，還是Windows 7的“文檔”，它們都是虛擬名稱，即并非實際存在的文件夾名稱，用戶文件的實際存儲位置對應的通常是系統安裝盤（C:盤）。眾所周知，系統盤由于各種原因有時需要重新安裝，有時甚至需要格式化后重新安裝，這必然會讓默認存儲有大量用戶文件的“個人數據中心”置于危險之中。如果將Office文檔默認存儲位置指定到其他硬盤，無疑將大大降低這種風險。

以Word 2010為例，單擊應用組件窗口左上角的“文件”標簽，在隨即展開的列表中單擊按鈕打開【Word選項】對話框，在“保存”選項卡的“默認文件位置”文本框中設置新的Word文檔默認存儲位置，最后單擊“確定”按鈕即可，如圖1-11所示。

由此可見，理論上，用戶可以把自己的文件保存在任何喜歡的位置，而我們設置文檔的默認存儲位置會讓這件事情變得容易了很多。盡管如此，每當用戶在命名并保存文檔時，Office應用組件仍然有機會改變文檔的具體存儲位置。

另外，Office 2010不僅可以靈活地管理本地文件，它在管理遠程文件夾和文件也像管理本地的文件夾和文件一樣靈活。如果用戶擁有一個局域網的共享地址，那么在Office各應用組件通用的【打開】和【另存為】等對話框中，可以直接在“文件位置”文本框中輸入符合UNC命名（即file:\\servername\sharename\directory\filename）格式的絕對文件地址，在實際應用中，通常都是將這樣的“絕對 UNC共享地址”在本地計算機中映射成某個盤符。

UNC（Universal Naming Convention，通用命名規則）主要用于在局域網上命名完整的資源名稱。例如，上述示例中的格式，其中servername是局域網中服務器的名稱，sharename是共享資源的名稱，之后是文件夾、子文件夾及文件的名稱。這些地址以“file:\\”開始，被稱為“絕對UNC地址”，而“UNC共享”就是指網絡硬盤的共享。

對于在Web上存儲文件，無論是Web服務器還是FTP服務器，與上述在本地網絡上處理文件基本類似，只要有登錄憑證（用戶名和密碼），那么輸入完整的URL即可實現通過Web打開和保存文件。

1.2.2 Office 2010文件的自動保存與恢復

對于大多數Office應用組件來說，都可以在它們的選項設置中找到“自動恢復”選項。因為系統崩潰、突然斷電等突發情況使得正在編輯而又沒有保存的文檔處于危險之中，那么善加利用“自動恢復”無疑會讓文檔的危險程度降到最低。

現仍以Word 2010為例，其具體操作方法如下：

單擊應用組件窗口左上角的“文件”標簽→按鈕，打開【Word選項】對話框，在“保存”選項卡中首先選定“保存自動恢復信息時間間隔”和“如果我沒有保存就關閉，請保留上次自動保留的版本”兩個復選框，然后設置自動保存的具體時間間隔并確認“自動恢復文件”的存放位置，最后單擊“確定”按鈕即可，如圖1-12所示。

針對用戶編輯或修改的文檔在退出Office時意外地單擊了“不保存”按鈕，Office 2010增加了一項全新功能—恢復未保存的版本。下面以Word為例介紹如何恢復文檔未保存的版本，對于其他Office 2010應用組件，請參照以下方法。

恢復以前保存過，而本次修改后在退出時沒有保存的文檔。

如果文檔以前命名并保存過，而在修改后退出時意外地單擊了“不保存”按鈕，如圖1-13左圖所示。針對這種情況，可以重新打開該文檔，然后單擊“文件”標簽切換至Backstage視圖，在其左側導航欄列表中單擊“信息”選項，隨即在該視圖窗口右側的“管理版本”欄目中找到顯示為“××時間（當我沒保存就關閉時）”的一個文件版本，單擊這個版本即可實現之前未保存的文檔恢復，如圖1-13右圖所示。

恢復退出時沒有保存的新建文檔。

1 如果是一個還沒有起名存盤的新建文檔，在退出時意外地單擊了“不保存”按鈕，如圖1-14左圖所示；針對這種情況，可以重新啟動Word后單擊“文件”標簽→“最近所用文件”選項，然后再單擊該視圖窗口右下腳的“恢復未保存的文檔”按鈕，如圖1-14右圖所示。

2 在【打開】對話框中選擇需要恢復的、未保存的文檔版本，單擊“打開”按鈕后即可恢復指定文檔。針對沒有命名存過盤的文檔，系統在文檔恢復后會通過提示行提醒用戶通過“另存為”按鈕將文檔命名保存，如圖1-15所示。

或者，通過以下操作也可以恢復未保存的新建文檔。

如圖1-16所示，重新啟動Word后單擊“文件”標簽→“信息”選項，然后在該視圖窗口右側單擊“管理版本”按鈕并選擇其隨即彈出的“恢復未保存的文檔”命令，繼續參照圖1-15所示的方法即可恢復相關文檔。

如果在Word中成功恢復了一個未保存修改的文檔版本，那么Word會通過提示行提醒用戶選擇“比較”或者“還原”這份未保存過的文檔版本，如圖1-17左圖所示。其中“比較”指的是將這個未保存就關閉的版本與之前保存過的版本進行對比并顯示相應結果，如圖1-17右圖所示；而“還原”則是指直接用剛剛恢復的文檔版本覆蓋以前保存過的文檔版本。如果恢復的這份未保存文檔是還不曾命名的新建文檔，在恢復后Word則會提示用戶通過“另存為”對話框將該文檔命名保存，如圖1-15右圖所示。

在其他的Office 2010應用組件中，對于未保存修改的文件，恢復后僅提供“還原”選項，而未命名保存的新建文檔仍會在還原后提供“另存為”選項。

需要特別指出的是：

首先，關于文檔恢復未保存版本這一功能，要完全依靠自動保存功能。如果用戶編輯文檔的時間小于設置的“保存自動恢復信息時間間隔”（默認10分鐘）而又在關閉Office 2010應用組件時忘記了保存，那么該文檔是無法恢復未保存版本的。

其次，僅當退出時的確認對話框中含有“如果單擊‘不保存’，將臨時提供此文件的最新副本”字樣時，可知Office 2010應用組件已經為用戶自動保存了（至少）一個版本，此時用戶可以放心關閉，并且可以恢復未保存的版本。

1.2.3 Office 2010文件的查找

通常文件在計算機的硬盤上是存儲在文件夾中，眾多的文件夾之間是并列或包含與被包含的關系，而找到一個指定文件所經過的層層文件夾就形成了指明該文件所在存儲位置的絕對路徑。面對如此繁復的文件存儲，時間久了要找到所需文件必然會花費更多的時間。事實上，如果單擊Windows“開始”按鈕，在隨即展開的列表中將插入點光標移至“搜索程序和文件”搜索框，輸入具有搜索意義的關鍵字，此時系統會自動開始搜索匹配，用戶只需要在結果列表中單擊要打開的文件名，系統就會自動啟動用于創建該文件的應用程序并同時打開指定的文件，如圖1-18所示。

另外，在任何Office 2010應用組件中通過【打開】對話框均可以實現查找文件。這對于在不離開當前應用組件的前提下要實現查找文件尤其有用。下面以Word應用組件為例，其具體操作方法如下。

如圖1-19所示，單擊“文件”標簽打開該應用組件的后臺視圖，在該視圖窗口左側導航欄列表中單擊“打開”命令選項；或者在【快速訪問工具欄】中單擊按鈕；或者按Ctrl+O組合鍵，無論哪種方法系統都會打開【打開】對話框。在該對話框左側顯示文件存放位置的文件夾結構樹，單擊文件夾前面的“三角形”標志可以展開或折疊。選定文件夾名稱后，在對話框右側會顯示該文件夾包含的文件夾和文件。如果不能確定需要打開的文件在哪個文件夾，在確定了大致的文件夾（當然也可以確定整個計算機做查找的范圍）后，在對話框右上角“搜索”框中輸入具有搜索意義的關鍵字，然后等待系統查找結果。對于查找到的文件，可以選中后單擊“打開”按鈕將其打開；也可以直接雙擊該文件名將其打開。