1.1 Office 2010中文版簡介

與之早前版本相比，Office 2010在多個方面有了很大的提高：它既可以通過PC使用，又可以通過Web使用，甚至在智能手機上也可以使用。Office 2010做了很多功能上的改進，同時也增加了很多新的功能，特別是在線應用，可以讓用戶更加方便、自由地去表達想法、解決問題以及與他人聯系。

1.1.1 Office 2010家族各應用組件

1.Word 2010

首先，作為文字處理軟件，Word一直被認為是Office中主要應用組件。它在文字處理軟件市場上擁有絕對的統治份額。它的DOC文件格式長期以來被尊為一個行業的標準，盡管從Word 2007版本開始也支持一個基于XML的文件格式。

其次，Word 2010提供了用于創建專業品質的文檔的增強功能、更簡單的協作方式以及幾乎可以從任何地方訪問文件的能力。Word 2010旨在為用戶提供最好的文檔格式工具，可幫助用戶更輕松、高效地組織和編寫文檔。另外，用戶還可以聯機保存文檔，并且幾乎可以從任何Web瀏覽器中訪問、編輯和共享這些文檔。

另外，如全新的導航搜索窗口、生動的文檔視覺效果應用、更加安全的文檔恢復功能、簡單便捷的截圖功能等不僅讓用戶的文檔隨手可及，還可以讓用戶方便地隨時隨地記錄最佳創意。

2.Excel 2010

Excel與Word一樣，也是Office家族中的元老之一。長期以來，Excel被委屈地理解為是一個制作數據表格的軟件；而事實上它是一款功能強勁的集數據處理、統計分析、輔助決策和網絡共享于一身的應用平臺。Excel 2010能夠使用比以往更多的方式來分析、管理和共享信息，從而幫助用戶做出更明智的決策。新版的數據分析和可視化工具能夠幫助用戶跟蹤和加亮顯示重要的數據趨勢，將用戶的文件輕松上傳到Web并與他人同時在線工作，而用戶也可以從幾乎任何的Web瀏覽器來隨時訪問自己的重要數據。具體的新功能有：能夠突出顯示重要數據趨勢的迷你圖，全新的數據視圖切片和切塊功能能夠快速定位正確的數據點，支持在線發布隨時隨地訪問編輯它們，支持多人協助共同完成編輯操作，簡化的功能訪問方式讓用戶幾次單擊即可保存、共享、打印和發布電子表格等。毫不夸張地說，Excel在Office套件中是功能最多、技術含量最高的一個應用組件。

3.PowerPoint 2010

Power Point是Office家族中最早的“三劍客”成員之一，它的主要功能是進行幻燈片的制作和演示。它可以有效地幫助用戶進行演講、教學和產品演示等，因此在各類教育機構中應用非常廣泛。新版Power Point 2010提供了比以往更多的方法為用戶創建動態演示文稿并且能夠與訪問群體共享；使用令人耳目一新的視聽功能及用于視頻、照片編輯的新增和改進工具可以讓用戶創作出更加完美的作品。其新增功能有：可為演示文稿帶來更多活力和視覺沖擊力的新增圖片效果應用，支持直接嵌入和編輯視頻文件，依托新增的Smart Art快速創建美妙絕倫的圖表演示文稿，更加酷炫的幻燈動態切換效果等。

面對有人驚嘆PPT在不知不覺間已經悄然改變了我們闡述思想的方式，改變了我們學習新知識的途徑，你認同嗎？你覺得奇怪嗎？看看你的周圍吧，如年度工作總結報告、市場計劃手冊、交互式相冊、會議流程安排和營銷案例分析等，尤其是在校園里，越來越多的老師們運用幻燈片進行講課。面對這種情況，需要做的就是接受并發揮其令人印象深刻視覺效果。

4.Access 2010

Access是Office套件中同樣歷史悠久且被廣泛使用的產品之一。新版Access 2010是基于Windows的小型桌面關系數據庫管理系統，提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏、模塊等7種用來建立數據庫系統的對象；提供了多種向導、生成器和模板把數據存儲、數據查詢、界面設計、報表生成等操作規范化；通過最新添加的Web數據庫增強用戶運用數據的能力，從而可以更加輕松地跟蹤、報告和與他人共享數據。具體的新增功能有：改進的條件格式和計算工具可以使用戶創建內容更加豐富且具有視覺影響力的動態報表，將數據庫擴展到Web用戶無需使用Access客戶端也可操作Web數據庫并進行同步，使用改進的宏設計器更輕松地創建編輯和自動化數據庫邏輯等。

盡管Access 2010已經是一套功能非常強勁的數據庫應用工具，但不得不承認，它是一款輕量級數據庫軟件，是一款基于客戶端的數據庫辦公軟件。它的優勢是不需要懂得深層次的數據庫知識和程序語言與編程，也能使用簡便的方式創建、跟蹤、報告和共享那些關系型數據信息，如學籍管理系統、人事管理系統、銷售管理系統、資料管理系統、客戶管理系統和資產損益表等。

5.Outlook 2010

Outlook是Office家族中的產品之一，并且比Windows操作系統提供的Outlook Express應用功能更加強大、應用范圍更加廣泛。它可以用來收發郵件、管理聯系人、記日記、安排日程、分配任務等。新版Outlook2010以重新設計的外觀和高級電子郵件整理、搜索、通信和社交網絡功能等可以讓用戶保持個人網絡與企業網絡之間的連接。具體的新增功能有：更加便捷的多郵箱郵件管理，新增動態圖形和圖片編輯工具可以創建更加生動的電子郵件，支持在收件箱中直接接收語音郵件和傳真等。

很久以來，Outlook不但被很多人僅僅是當作收發郵件的軟件，還是一個在每次的新版本里改動最多的組件。準確地說，筆者認為Outlook是個人時間管理平臺，它用統一的界面幫助用戶管理電子郵件、日歷、聯系人以及相關日程的信息。在網絡應用日益普及、時間管理日益重要的今天，Outlook 2010將日歷、約會事件和工作任務等整合在一起，讓用戶在“待辦事項欄”中方便地關注整合在一起的項目；增強的搜索功能，能夠幫助用戶從成千上萬封郵件中快速找到所需郵件。所有這些使得Outlook成為高效率地通過網絡協同來完成作業的最好紐帶。

6.OneNote 2010

One Note作為Office家族成員中的新面孔，最早出現在Office 2003版本中，可以認為它是現實中“雜記”筆記本的電腦版，據說靈感就是從Outlook“便箋”繼承進化而來的。

其強大靈活的電子記事本功能已經大大超越了只能記錄文字信息的便箋，用戶可以使用它隨手畫一些圖畫、插一些圖片、寫一些筆跡、記一些數字，甚至直接錄下現場的聲音和影像。更為重要的是，One Note能夠將這么多各種各樣的信息都收集、整合在同一個頁面上，這大大節省了搜索相關信息的時間，提高了工作效率。它將筆記存儲和共享在一個易于訪問的位置，并提供了強大的搜索功能，讓用戶可以迅速找到所需內容。新版One Note 2010能夠捕獲文本、照片、音頻或視頻文件，可以使用戶的想法、創意和重要信息隨時可得。其新增功能有：改進的導航欄可以使用戶在筆記本之間輕松組織和跳轉，與共享筆記本的多個用戶一起工作隨時掌握項目變化，改進的搜索功能和新的排名系統可以讓使用者即時獲取最新信息，支持對文本快速應用樣式等。

綜上所述，One Note非常適用于會議現場和授課現場，對于那些經常有突發奇想的人來說，如果有支手寫筆與One Note配合使用，那就更加如魚得水了。

1.1.2 Office 2010的啟動和退出

啟動和退出Office 2010，即是啟動和退出應用套件中某個單一組件的方法。而啟動和退出Office應用套件中各個組件的方法基本相同。下面以Word組件為例介紹啟動和退出Office 2010的方法步驟。

1.啟動應用程序

①使用Windows的【開始】菜單。

如圖1-1所示，單擊顯示器左下角的Windows按鈕，系統隨即展開【開始】菜單，再次單擊菜單中的“所有程序”→“Mircosoft Office”→“Microsoft Word 2010”組件即可啟動Office 2010應用程序。

②使用桌面快捷方式。

在桌面上雙擊“Microsoft Office Word 2010”快捷方式圖標，即可啟動Word。

如果桌面上沒有該快捷圖標，可以通過【開始】菜單找到并右鍵單擊Word組件名稱，然后在隨即彈出的快捷菜單中選擇“發送到”→“桌面快捷方式”命令，系統即可在桌面上為Word應用組件創建快捷圖標。

③使用自定義快捷鍵。

如圖1-2所示，在桌面快捷方式圖標上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，將插入點光標移至“快捷鍵”文本框中設置一個快捷鍵，如本例設置為鍵盤上的功能鍵“F9”，然后單擊“應用”按鈕完成自定義快捷鍵操作。以后按下此快捷鍵即可啟動Word應用組件。

④使用已有Word文檔。

雙擊一個Word文檔，則Windows將首先啟動Word應用組件，然后再在Word應用組件的窗口中打開該文檔。

⑤直接使用Word組件的應用程序文件。

如果應用組件的啟動菜單和快捷圖標丟失，則以下方法將是一種選擇。找到Word組件的應用程序文件，雙擊該文件圖標，則打開Word組件窗口。例如，可以按以下路徑找到Word的“應用程序文件”：

C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\Win Word.exe

這里是指Word安裝在C:\Program Files下的情形，Office14是Word 2010所在文件夾。

⑥使用【運行】對話框。

如圖1-3所示，按下鍵盤上的Windows徽標鍵+R，打開【運行】對話框，然后在“打開”下拉列表框中直接輸入“WinWord”或通過單擊“瀏覽”按鈕進行定位查找，選定待運行的程序文件名后，單擊“確定”按鈕即可啟動Word應用組件。

2.退出應用程序

與啟動Word 2010應用組件一樣，退出Word也可以使用多種方法。

①使用“關閉”按鈕。

單擊應用組件標題欄右側的紅色按鈕。

②使用“控制”菜單。

雙擊應用組件標題欄左側的控制菜單按鈕。

③使用“關閉”命令。

單擊應用組件標題欄左側的控制菜單按鈕，在其隨即展開的下拉菜單中選擇“關閉”命令（或者右鍵單擊應用組件標題欄，再選擇快捷菜單中的“關閉”命令）。

④使用“退出”命令。

單擊應用組件的“文件”標簽，打開Office 2010當前應用組件的“文件管理中心”，有時這一界面也被稱為Backstage視圖，在該視圖左側的導航列表中單擊按鈕。

⑤按Alt+F4組合鍵。

⑥按下鍵盤上的Alt鍵，然后按F鍵，再按X鍵。

1.1.3 Office 2010的工作界面

Office 2010的工作界面與2007版本相比，雖談不上改頭換面，但更加注重主題。通過對比不難發現，Office 2010針對UI不僅進行了精簡，還刪除了一些不必要的視覺元素，如通過減少邊框、水平線條從而增加了屏幕的垂直顯示空間。由Office 2007首次引入的Ribbon界面在2010版本中經過相應的精簡，較之2007版本更加彰顯“可視化”和“面向結果”核心技術理念，如圖1-4所示。

1.窗口標題欄

在Office的所有應用組件中，其窗口頂部行均被稱為標題欄，雙擊該標題欄可以使組件窗口在最大化和可調整兩種狀態之間切換。在窗口處于可調整狀態時，按住標題欄空白處可以拖曳移動窗口在屏幕中的位置。

標題欄中包括組件名稱、應用組件正在編輯的文檔名稱以及組件窗口的控制按鈕。另外，在標題欄左側通常還包含【快速訪問工具欄】（根據需要，也可以將其設置于功能區的下方）。

右鍵單擊窗口標題欄可以獲得不同的快捷菜單應用。如果右鍵單擊【快速訪問工具欄】中的任意按鈕，可以將該按鈕從中移除；如果右鍵單擊【快速訪問工具欄】中的按鈕，可以將工具欄移動到位于功能區的下方并獨占屏幕中的一行；如果右鍵單擊標題欄的空白處，可以設置組件窗口的移動、大小和最小化等。

2.功能區標簽欄

在Office應用組件的功能區標簽欄中動態包含了各個功能區的名稱、顯示/隱藏功能區按鈕、幫助按鈕以及當前文檔窗口的 3 個控制按鈕。之所以說動態包含各個功能區名稱，是指在該標簽欄中顯示的功能區名稱是隨著具體操作不同而時有變化的，這也正是自 Office 2007以來的一大新特性，亦即微軟針對不同操作或文檔中的不同對象為用戶提供上下文相關的敏感功能區，這樣做可以極大地提高軟件的可用性。例如，當選定文檔中的圖片后，在功能區標題欄中就會多出一個【圖片工具/格式】功能區，如圖1-5所示。

除了系統默認的一組功能區之外，這種敏感功能區有時又被稱為上下文工具，它秉承了自Office 2007以來凸顯可視化（或者叫可發現性）的一貫宗旨。

3.功能區與設置組

在Office 2010的各個應用組件中，功能區被更加合理、更加人性化地在功能區標簽欄中劃分成多個分類。在功能區中顯示的內容由當前選定的功能區標簽決定。

為了讓功能區中眾多的按鈕更加具有可發現性，微軟將它們以人們很容易接受的形式分成了一個個“小組”，在本書中稱之為“設置組”，如圖1-4所示。

另外，微軟還增強了功能區中各個工具按鈕的動態幫助信息。當鼠標指針懸停在功能區中某個命令按鈕的上方時，系統會自動彈出一個浮動的信息提示框，如圖1-6所示。

這一功能不僅使Office應用組件的各項工具更加容易被發現和掌握，而且這種不用按F1鍵就能獲得的、有時甚至是足夠的幫助信息很受用戶的青睞。需要說明的是，當鼠標指針懸停在功能區中顯示的各種庫項目（樣式）上方時，看到的不再是浮動提示信息而是“實時預覽”的直接效果。

另外，通過按Ctrl+F1組合鍵、單擊窗口右上角區域的隱藏/顯示功能區按鈕、或者雙擊任意功能區的標題，即可根據實際需求決定顯示或隱藏“功能區”。

4.關于“實時預覽”與“庫”

實時預覽也是Office 2010的一項實用功能，它使得當鼠標指針懸停于預設在“庫”中的各種格式時，其效果就可以即時顯現在當前文檔的被選中對象中，而不必等到應用以后才知道其效果是否是自己想要的，如圖1-7所示。

在操作過程中可以看到，當鼠標指針從圖片外觀樣式庫的各種預設效果上滑過時，文檔中選定的圖片會顯示實時預覽效果。

在Office 2010中，“庫”包括了文檔樣式、主題、頁眉頁腳、頁面顏色、表格、藝術字、公式與符號等。需要注意的是，目前并不是所有庫和格式的選項都會產生實時預覽的效果，這不禁讓我們對Office的未來版本充滿期待。

5.關于【快速訪問工具欄】

對于Office的老用戶來說，最容易發現的就是以前的“菜單”如今已經被“功能區”所取代，可是隨之而來的問題就是熟悉已久的“工具欄”哪兒去了？其實如果你仍然習慣于依賴工具欄，那么現在可以肯定地告訴你，那些工具欄一直都在，它們已經被壓縮到一個稱為【快速訪問工具欄】當中，只不過相對以往而言缺乏靈活性。如果需要設置【快速訪問工具欄】，通過單擊該工具欄最右側的按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“其他命令”命令，在隨即打開的【Word選項】對話框的“快速訪問工具欄”選項卡中完成相關操作。如圖1-8所示。

6.功能更多的“狀態欄”

回憶一下你使用Office的經歷，是否從來都未重視過組件窗口最底端的“狀態欄”？那么現在你要改變一下這種態度了，因為Office 2010大舉擴展和增強了狀態欄的功效，在狀態欄空白處單擊右鍵即可在彈出的快捷菜單中設置編輯文檔時在狀態欄上的顯示項目。毫無疑問，這種高度直接可視化功能不僅大大降低了功能區命令按鈕的密集程度，而且提高了應用組件的可用性，如圖1-9所示。