3.6 檢查文本

當文檔完成輸入后，通常都需要針對文檔中的文字本身進行相應檢查，尤其以英文為首的文檔，更是要檢查是否有拼寫錯誤。本節將介紹有關文檔檢查的基本操作，涉及拼寫和語法的檢查功能、文本輸入時的自動更正功能以及了解文檔篇幅的字數統計功能。

3.6.1 拼寫和語法檢查

在Word 2010版本中一如既往地提供了很強的拼寫和語法檢查功能，如能恰當地應用這些功能，無疑在高效率編輯文檔時可以大大減少文檔中英文的單詞拼寫錯誤、語法搭配錯誤，有時甚至是中文語法錯誤等。

毋庸置疑，文檔在輸入過程中很難保證輸入的文本在拼寫和語法方面都完全正確。針對這一問題，通過Word 2010的【審閱】功能區“校對”設置組，用戶不僅可以實現文檔的“拼寫和語法”的錯誤檢查，系統也能針對可能的“錯誤”提出修改建議；同時，設置組還增強有“同義詞庫”“中英文互譯”及“英語助手”等工具。

本小節將介紹文檔“拼寫和語法”檢查的基本功能，而相關更加詳細的參數設定以及“校對”設置組的其他功能請參見8.6節。

事實上，在【審閱】功能區“校對”設置組中最著名、使用頻率最高的功能是“拼寫和語法”檢查。恰當、有效地使用該功能，尤其針對英文文檔的編輯勢必將產生事半功倍的效果。下面從3個方面加以介紹。

1.設置拼寫和語法檢查【選項】

在輸入文本時，如果無意中輸入了錯誤的單詞或是系統不可識別的單詞時，Word 2010就會在該單詞下用紅色波浪線進行標記。如果是出現了語法錯誤，則在出現錯誤的部分用綠色波浪線進行標記。具體操作方法如下：

在Word中單擊“文件”標簽→按鈕，打開【Word選項】對話框，在“校對”選項卡中，選中“鍵入時檢查拼寫”復選框和“鍵入時標記語法錯誤”復選框，如圖3-31左圖所示，設置完成單擊“確定”按鈕關閉對話框。

如圖3-31右圖所示，在文檔輸入過程中，如果出現錯誤或者系統不可識別的內容，就可以立即看到具有標識作用的紅色或者綠色波浪線。

2.在輸入過程中使用【拼寫和語法】的檢查功能

1 如圖3-32左圖所示，如果輸入了拼寫錯誤的單詞或者輸入了系統字典不能識別的單詞，系統會在該單詞下面顯示一條紅色波浪線。鼠標指針在有紅色波浪線的單詞上面右鍵單擊打開快捷菜單，在快捷菜單頂部會顯示拼寫正確單詞的建議列表，如果單擊其中正確的單詞則替換錯誤單詞，如果選擇“全部忽略”命令則文檔中所有該單詞將不再被檢查，無論是替換還是忽略，紅色波浪線均會消失。如果選擇快捷菜單中的“拼寫檢查”命令，則打開的【拼寫】對話框完成單詞拼寫的修改或設置，如圖3-32右圖所示。

2 如圖3-33左圖所示，如果輸入了有語法錯誤的文本或者是系統不能識別的文本，系統會在該文本下面顯示一條綠色波浪線。鼠標指針在有綠色波浪線的文本上面右鍵單擊打開快捷菜單，如果選擇“忽略一次”命令，系統就會忽略此次錯誤并且取消綠色波浪線。如果選擇快捷菜單中的“語法”命令，則打開【語法】對話框完成語法的修改或設置，如圖 3-33右圖所示。

在【拼寫】對話框和【語法】對話框中都有兩個列表框，上面列表框中顯示的是系統認為有問題的單詞或語句，下面列表框中則羅列出可能的修改建議。

可以從“建議”列表框中選擇需要替換的單詞，然后單擊“更改”按鈕。如果沒有必要進行修改，則單擊“忽略一次”或“全部忽略”按鈕。

3.在輸入完成后使用【拼寫和語法】的檢查功能

使用自動拼寫和語法檢查的好處是能夠同步跟蹤輸入并且隨時標記錯誤。但是有時也會造成輸入時的視覺效果凌亂，因此可以先關閉自動拼寫和語法檢查功能，待完成文檔的輸入和編輯后，再對文檔進行拼寫和語法檢查。具體操作方法如下：

如圖3-34左圖所示，當完成文檔的輸入和編輯后，可以選擇整篇文檔或者選擇文檔中的一段文字，然后在【審閱】功能區“校對”設置組中單擊“拼寫和語法”按鈕，或者直接按F7鍵，打開【拼寫和語法】對話框，完成拼寫和語法檢查后顯示，如圖3-34右圖所示信息提示。

3.6.2 自動更正

在Word 2010中同樣提供了許多智能化的自動功能。比如“自動更正”功能，除了用來針對輸入錯誤的文本內容進行自動糾正外，利用該特點還可以實現對文檔的自動替換式錄入。有關“自動更正”功能的具體操作步驟如下：

1 在Word中單擊“文件”標簽→按鈕，打開【Word選項】對話框，在“校對”選項卡中單擊“自動更正選項”按鈕，打開【自動更正】對話框“自動更正”選項卡，如圖3-35所示。

關于“自動更正”選項卡中各復選框的功能如下。

“更正前兩個字母連續大寫”復選框：可以自動將單詞的第二個字母由錯誤的大寫形式更正為正確的小寫形式。例如，由于手誤導致錯誤地輸入了單詞PIcture時，就會被自動更正為Picture。

“句首字母大寫”復選框：可以將每個句子的第一個英文單詞的首字母設置為大寫。例如，當輸入this is a picture時，就會被自動更正為This is a picture。

“表格單元格的首字母大寫”復選框：單元格中如果第一個字符是英文，則首字母就會被自動更正為大寫。

“英文日期第一個字母大寫”復選框：可以將英文的星期、月份的英文單詞首字母大寫。例如，當輸入單詞thursday時，就會被自動更正為Thursday。

“更正意外使用大寫鎖定鍵產生的大小寫錯誤”復選框：可以自動更正誤按Caps Lock鍵產生的大寫錯誤。例如，當輸入單詞o THERWISE時，就會被自動更正為Otherwise。

“鍵入時自動替換”復選框：可以將一些容易出錯、或習慣性出錯的詞條自動替換為正確的詞條，這些替換和被替換的詞條可由用戶自己維護。

2 如圖3-36所示，在“自動更正”選項卡中創建和添加自動更正的詞條，在以后輸入文本的時候，如果輸入了“替換”列表框中的內容，系統就會用對應的“替換為”列表框中的內容自動更正。在列表框中選擇自動更正的詞條即可進行修改或刪除操作。

3 如圖3-37所示，在“自動更正”選項卡中單擊“例外項”按鈕，打開【“自動更正”例外項】對話框，對于某些特殊書寫格式的詞條可以通過設置此例外項來實現，如可以設置首字母不大寫的例外項詞條和設置頭兩個字母均大寫的例外項詞條。

有關【自動更正】對話框其他各選項卡的具體應用可參見8.8節。

3.6.3 字數統計

使用字數統計功能不僅可以快速統計整篇文檔的字數、頁數以及段落數、行數，還可以統計文檔中指定內容的字數等。

如圖3-38所示，打開需要統計字數的文檔或選定需要統計字數的內容，在【審閱】功能區“校對”設置組中單擊“字數統計”按鈕，在打開的【字數統計】對話框中即可看到整篇文檔的字數統計結果。