2.1　黨政機關公文的文種

選準文種，是公文規范化的重要內容。亂用文種，就違反了公文規范化的要求。

所謂文種，即公文種類的簡稱，就是在寫作與處理公文的過程中，把性質和用途相同的公文歸為同一種類，并用固定名稱來規范每一種公文。不同的文種反映著不同的目的和要求，也反映著行文機關之間的關系和發文機關的權限范圍。劃清各種文種的界限，并正確地使用文種，對于做好公文處理工作具有重要意義。

也就是說，一份公文的文種并不是隨意確定的，而是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關之間的關系，以及發文的具體目的和要求確定的。各種不同的文種名稱，可以概括地表明和反映各種公文的不同性質和作用，有利于機關工作的順利進行和實現公文處理的規范化、制度化。

因此，在撰寫黨政機關公文時，必須嚴格按照《黨政機關公文處理工作條例》的規定來準確選擇和標注文種。

正確選擇并在公文上標注文種，有利于公文的形成和辦理，有助于維護公文的嚴肅性和有效性。在處理公文時，對于不同的公文有不同的處理方式。正確地標注文種，可以使處理公文的人員快速地根據文種的名稱正確地處理公文。如果文種名稱的確定和使用不當，可能會出現越權等錯誤，給收文機關的公文處理工作帶來諸多麻煩與不便。

2.1.1　準確選擇和使用文種

文種的選擇和使用，必須根據國家法律法規的規定和要求來確定。《黨政機關公文處理工作條例》是撰寫公文的法規性文件，所以在撰寫公文時，一定要根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定來選擇文種，不能隨意使用別的文種，也不能隨意將文種加以合并。

文種的選擇和使用，要根據發文機關的職能權限來確定。對于使用什么樣的文種來行文是有條件要求的，發文機關必須使用與其地位和權限相符合的文種，不能隨意亂用，更不能超越自身權限使用。

例如，命令（令）是具有指令性質的文件，在實際工作中，只有國家的高級領導機關、軍事機關才可以使用，倘若某一基層單位也可以發布命令（令），它就失去了嚴肅性和應有的作用。

文種的選擇和使用，應該根據行文隸屬關系或者業務關系來確定。一個機關如何發文，是由這個機關所處的組織系統決定的，而在其所處的組織系統內，又由相互之間的隸屬關系或業務關系的職權范圍來決定。具體來說，當收文機關是上級組織時，在文種的選用上只能采用請示、意見、報告；當向自己下屬組織發文時，一般應該選用通知、決定、決議、意見、通報、紀要等文種；當公開向社會群眾發布某一周知或應當遵守的事項時，應選用命令（令）、公告、公報和通告等文種；當向平級單位或沒有隸屬關系的單位行文時，主要使用函。

文種的選擇和使用，應該根據行文的目的和要求來確定。公文的主要功能是上傳下達，所以在行文時，應選用最有利于表達和實現行文目的、行文要求的文種。例如，行文目的是請求上級給予指示、幫助和支持的，應用請示；行文目的是向上級匯報工作、反映情況的，應用報告；行文目的是推動、指導下級工作的，應用意見；行文目的是告知下級某一事項的，應用通知；行文目的是商洽、聯系、詢問某一事項的，應用函。

總之，選用文種應該慎重行事，切不可隨意而為。撰寫人員只有把發文機關的行文目的、職責權限、與主送機關的行文關系，以及所選用文種的使用規定、使用習慣等因素綜合起來考慮，才能準確無誤地選擇和使用黨政機關公文的文種。

2.1.2　正確區分容易混淆的文種

在黨政機關公文中，有一些文種的名稱、性質、作用、特點是非常近似的，這就給我們在文種的選擇、掌握與具體運用上帶來一些難度。為此，要準確地使用公文文種就不能不注意對近似文種的辨析。

1.公告、通告

這兩個文種近似在“告”字上，均屬于告知性文種，均可以通過報紙、廣播電臺、電視臺或者在社會上張貼等方式加以公開發布。它們的不同之處在于：

從發文機關來看，公告的制發者主要是黨和國家的高級管理機關，而各級黨政機關、黨群組織和企事業單位都可以使用通告。

從發布的內容來看，公告內容的重要性大于通告，是鄭重宣布重大事件、重要事項或法定事項的；通告則主要用于發布應當遵守或周知的事項。

從作用來看，公告具有法定權威性，往往具有法律效力和行政效力；通告只對一定范圍內的收文機關、單位或個人有約束力，并且只具有告知性和知曉性的作用。

2.請示、報告

請示與報告同屬于上行文，有時候會被混用。那么，如何才能避免混用這兩個文種呢？

從呈報的時間來看，請示是事前行文，而報告則是事后或者工作進行中的行文。

從主送機關來看，請示只寫一個主送機關，并且需要逐級上報，而報告有時可以送往多個機關。

從內容來看，請示是向上級機關進行請求、批準，主要是對下級機關無權或者無能力解決的問題向上級機關請求指示，而報告則是向上級機關反映情況、匯報工作。

從收文機關的處理方式來看，請示屬于辦件，收文機關要及時處理，并對發文機關進行答復，而報告屬于閱件，不需要收文機關進行答復。

3.決定、決議

決定與決議的相同之處在于它們都有規范、制約和指導的作用，其區別主要表現在以下幾個方面：

從發文機關來看，決議是由黨政機關通過會議發布的，不能以機關的名義發布，而各級領導機關或機關、單位的領導機構都可以發布決定。

從作用來看，決定通常帶有指令性和指導作用，而決議有多種作用，既有指令性，也有說理性，甚至有對人和事的評價。

從發文過程來看，決定既可以由會議討論通過，也可以由領導機關或機關、單位的領導審定簽發，而決議必須經全體會議或者代表大會通過才能生效。

從內容來看，決定是對某一方面或者某一領域的重大行動做出安排，而決議是對一個系統或單位的重要決策事項。

從寫作格式來看，決議是在標題下面標注通過此決議的會議名稱和日期，結尾不再標注，而決定是由領導人簽發的，在結尾要寫明發文機關名稱和成文日期。