2.2 會(huì)計(jì)語(yǔ)言的運(yùn)用——記賬憑證

記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類(lèi)，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄之后所填制的會(huì)計(jì)憑證，是會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn)，是登記賬簿的依據(jù)。

2.2.1 記賬憑證的內(nèi)容

記賬憑證作為登記賬簿的依據(jù)，應(yīng)當(dāng)具有記賬的完整的基本內(nèi)容。根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定，記賬憑證應(yīng)當(dāng)具備的基本內(nèi)容有：

（1）記賬憑證的名稱(chēng)。

（2）填制憑證的日期。

（3）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。

（4）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的總賬科目和明細(xì)科目的名稱(chēng)、記賬方向和金額。

（5）記賬憑證的類(lèi)別和編號(hào)。

（6）過(guò)賬的標(biāo)記。

（7）所附原始憑證的張數(shù)。

（8）憑證應(yīng)具備的簽字與蓋章。

2.2.2 記賬憑證的種類(lèi)

記賬憑證按照其不同的性質(zhì)和特點(diǎn)，可以有不同的分類(lèi)形式。記賬憑證的分類(lèi)詳見(jiàn)表2-12。

表2-12 記賬憑證的分類(lèi)

續(xù)表

對(duì)于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單、規(guī)模較小、收付業(yè)務(wù)也較少的單位，為了簡(jiǎn)化核算，還可以采用通用記賬憑證來(lái)記錄所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。通用記賬憑證統(tǒng)一編號(hào)（每月編一次），通用記賬憑證的格式與轉(zhuǎn)賬憑證的格式基本相同。

2.2.2.1 專(zhuān)用記賬憑證——收款憑證

收款憑證的格式如表2-13所示。

表2-13 收款憑證

2.2.2.2 專(zhuān)用記賬憑證——付款憑證

付款憑證的格式如表2-14所示。

表2-14 付款憑證

2.2.2.3 專(zhuān)用記賬憑證——轉(zhuǎn)賬憑證

轉(zhuǎn)賬憑證的格式如表2-15所示。

表2-15 轉(zhuǎn)賬憑證

2.2.3 記賬憑證的填制和審核

2.2.3.1 記賬憑證的填制

1.確定采用何種記賬憑證

（1）應(yīng)當(dāng)確定采用哪種格式的記賬憑證。若企業(yè)規(guī)模大、收付款業(yè)務(wù)多，宜選擇專(zhuān)用憑證；若企業(yè)的規(guī)模小、業(yè)務(wù)少，宜選擇通用記賬憑證。若為集中反映賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系、便于查賬、減少憑證數(shù)量，宜選擇復(fù)式憑證；若為分工匯總、記賬、加快賬務(wù)處理工作，宜選擇單式憑證。

（2）若選擇專(zhuān)用憑證，在接到原始憑證填制記賬憑證時(shí)，還要確定填制收、付、轉(zhuǎn)哪一種專(zhuān)用憑證。一般來(lái)說(shuō)，若為收款業(yè)務(wù)應(yīng)填制收款憑證，若為付款業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)填制付款憑證，若為轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)填制轉(zhuǎn)賬憑證。但是，對(duì)于現(xiàn)金和銀行存款之間以及各種銀行存款之間相互劃轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)，如從銀行提取現(xiàn)金或者把現(xiàn)金存入銀行，要注意只填制付款憑證，不填制收款憑證，以免重復(fù)記賬。

2.必須根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證填制記賬憑證

記賬憑證可以根據(jù)一張或若干張反映同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證填制，也可把若干張同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證進(jìn)行匯總，根據(jù)匯總表填制。對(duì)于調(diào)整、結(jié)賬、會(huì)計(jì)計(jì)算及更正錯(cuò)賬，一般沒(méi)有原始憑證，但填制記賬憑證時(shí)要作較為具體地說(shuō)明或者附有自制的計(jì)算單。

3.填寫(xiě)記賬憑證的日期

填寫(xiě)日期一般是會(huì)計(jì)人員填制記賬憑證的當(dāng)天日期，也可根據(jù)管理需要，填制經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的日期或者月末日期。因此，它可與所依據(jù)的原始憑證日期一致，也許不一致。一般來(lái)說(shuō)，記賬憑證的填寫(xiě)日期的要求是：報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)當(dāng)日日期；現(xiàn)金收付填寫(xiě)收付日期；銀行收款業(yè)務(wù)填寫(xiě)財(cái)會(huì)部門(mén)收到銀行進(jìn)賬單或者銀行回執(zhí)的戳記日期，但當(dāng)實(shí)際收到進(jìn)賬單日期與銀行戳記日期相隔較遠(yuǎn)，或者當(dāng)日收到上月銀行進(jìn)賬單，則應(yīng)按財(cái)會(huì)部門(mén)實(shí)際辦理轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的日期填寫(xiě)；銀行付款業(yè)務(wù)，應(yīng)填寫(xiě)財(cái)會(huì)部門(mén)開(kāi)出付款單據(jù)或承付的日期；屬于計(jì)提費(fèi)用、分配利潤(rùn)等轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)應(yīng)填寫(xiě)當(dāng)月月末日期。

4.填寫(xiě)記賬憑證的編號(hào)

記賬憑證編號(hào)必須連續(xù)，不得跳號(hào)、重號(hào)。在具體編號(hào)時(shí)，可以采用統(tǒng)一編號(hào)和分類(lèi)編號(hào)兩種方法。統(tǒng)一編號(hào)較適用通用憑證，即將全部憑證作為一類(lèi)統(tǒng)一編號(hào)。分類(lèi)編號(hào)較適用專(zhuān)用憑證，它又可分為兩種方式，一是分別現(xiàn)金收付、銀行存款收付和轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)三類(lèi)，分別起頭，連續(xù)編號(hào)，這種憑證編號(hào)應(yīng)分為收字第×號(hào)、付字第×號(hào)、轉(zhuǎn)字第×號(hào)；二是分別現(xiàn)金收入、現(xiàn)金付出、銀行存款收入、銀行存款付出和轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)五類(lèi)，分別起頭，連續(xù)編號(hào)，這種憑證編號(hào)應(yīng)分為現(xiàn)收字第×字、現(xiàn)付字第×號(hào)、銀收字第×號(hào)、銀付字第×號(hào)、轉(zhuǎn)字第×號(hào)。

如果一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需填制兩張以上復(fù)式記賬憑證，可以采用“分?jǐn)?shù)編號(hào)法”編號(hào)。如轉(zhuǎn)字第15號(hào)記賬憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需填制3張記賬憑證，可以編轉(zhuǎn)字第15-1/3號(hào)、轉(zhuǎn)字第15-2/3號(hào)、轉(zhuǎn)字第15-3/3號(hào)。表明該一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，有三張記賬憑證對(duì)其反映。記賬憑證無(wú)論是統(tǒng)一編號(hào)還是分類(lèi)編號(hào)，每一會(huì)計(jì)期間都必須按照當(dāng)月起從1號(hào)重新起編，不得采用按年或者按季連續(xù)編號(hào)方法。

5.填好摘要

摘要一欄，是填寫(xiě)該記賬憑證反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的。它沒(méi)有統(tǒng)一的模式，因事而異，詳略不同。填寫(xiě)的基本要求是真實(shí)準(zhǔn)確，簡(jiǎn)明扼要。其中：溢缺事項(xiàng)應(yīng)寫(xiě)明發(fā)生部門(mén)、原因及責(zé)任人；對(duì)于沖銷(xiāo)或補(bǔ)充等更正差錯(cuò)事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明“注銷(xiāo)×月×日×號(hào)憑證”或“訂正×月×日×號(hào)憑證”字樣；若一張或者幾張?jiān)紤{證需填制兩張以上記賬憑證而其只能附在一張之后，則應(yīng)分別寫(xiě)明“本記賬憑證附件包括×號(hào)記賬憑證業(yè)務(wù)”或“原始憑證附在×號(hào)記賬憑證后面”等字樣。

6.準(zhǔn)確填寫(xiě)賬戶名稱(chēng)并正確反映借貸方向

賬戶名稱(chēng)，即會(huì)計(jì)科目，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)全稱(chēng)，不得簡(jiǎn)寫(xiě)或者只寫(xiě)編號(hào)而不寫(xiě)名稱(chēng)，不得用“……”符號(hào)代表。要寫(xiě)明必要的二級(jí)科目以及明細(xì)科目，以便于登記明細(xì)賬。賬戶的借貸方向要正確，或者以賬戶體現(xiàn)出來(lái)，或者以金額體現(xiàn)出來(lái)。填寫(xiě)賬戶名稱(chēng)時(shí)先寫(xiě)借項(xiàng)，后寫(xiě)貸項(xiàng)。不能把不同內(nèi)容、不同類(lèi)型的業(yè)務(wù)合并，編制一組會(huì)計(jì)分錄，填制在一張憑證上；也不能人為地把一筆業(yè)務(wù)任意割裂開(kāi)來(lái)填制在幾張憑證上。原則上一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制一張記賬憑證。

7.金額欄數(shù)字的填寫(xiě)

記賬憑證的金額必須與所附原始憑證的金額相符。填寫(xiě)金額時(shí)，阿拉伯?dāng)?shù)字要填寫(xiě)規(guī)范，寫(xiě)到格寬的二分之一，并平行對(duì)準(zhǔn)借貸欄次和科目欄次，防止錯(cuò)欄串行。金額數(shù)字要寫(xiě)到分位，角分位沒(méi)數(shù)字也要填上“00”，角分位的數(shù)字或者零，要與元位的數(shù)字平行，不得上下錯(cuò)開(kāi)。要在金額合計(jì)行填寫(xiě)合計(jì)金額，并在前面寫(xiě)上“￥”符號(hào)。不是合計(jì)金額，則不填寫(xiě)貨幣符號(hào)。填寫(xiě)金額（包括文字）不得跳行，對(duì)多余空行，應(yīng)劃斜線或者“S”形線注銷(xiāo)。劃線應(yīng)從金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行劃到合計(jì)數(shù)行上面的空行，要注意兩端都不能夠劃到金額數(shù)字的行次上。

8.所附原始憑證張數(shù)的計(jì)算和填寫(xiě)

記賬憑證后附的主要有原始憑證、原始憑證匯總表、計(jì)算單、分配表、批準(zhǔn)文件等。附件張數(shù)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)在指定位置。附件張數(shù)的計(jì)算方法包括兩種：一種是按構(gòu)成記賬憑證金額的原始憑證或原始憑證匯總表計(jì)算張數(shù)，原始憑證或者原始憑證匯總表所附的單據(jù)，只作為附件的附件處理。如差旅費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)等單據(jù)，因數(shù)量多，可粘在一張表上，作為一張?jiān)紤{證附件，但該表上同樣要注明原始單據(jù)的張數(shù)。另一種方法是以所附原始憑證的自然張數(shù)為準(zhǔn)，有一張算一張。

9.記賬憑證的簽章

記賬憑證填制完成以后，要由有關(guān)人員簽名或者蓋章，以示負(fù)責(zé)。簽名時(shí)要寫(xiě)姓名全稱(chēng)，不得任意簡(jiǎn)化，以免混淆。一般程序是，填制人員填畢后先簽章，再由稽核人員審核之后簽章，后由會(huì)計(jì)主管人員復(fù)核后簽章，最后記賬人員在據(jù)以記賬后簽章。另外，收付款憑證，還必須由出納人員簽章，表明其是否對(duì)該項(xiàng)款項(xiàng)做了收付。

10.過(guò)賬符號(hào)欄

過(guò)賬符號(hào)欄是在根據(jù)該記賬憑證登記有關(guān)賬簿后，在該欄注明所記賬簿的頁(yè)數(shù)或者劃“√”，表示已登記入賬，避免重記、漏記，在沒(méi)有登賬之前，該欄是沒(méi)有記錄的。

2.2.3.2 記賬憑證的審核

記賬憑證是登記賬簿的直接根據(jù)，需要進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其準(zhǔn)確無(wú)誤。記賬憑證的審核主要包括以下三方面內(nèi)容，如圖2-1所示。

圖2-1 記賬憑證的審核內(nèi)容

（1）對(duì)記賬憑證所附的原始憑證進(jìn)行審核。審核所附的原始憑證是否齊全，是否經(jīng)過(guò)審核，原始憑證中記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容和數(shù)額與記賬憑證是否一致。

（2）對(duì)記賬憑證中使用的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行審核。審核會(huì)計(jì)科目和核算內(nèi)容是否與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的相關(guān)規(guī)定相符，會(huì)計(jì)分錄和賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系是否正確，借貸金額是否相等。

（3）審核記賬憑證有關(guān)要素的填寫(xiě)是否完備，有關(guān)人員是否都已簽章。記賬前應(yīng)先審核記賬憑證，如發(fā)現(xiàn)記賬憑證中有錯(cuò)誤，應(yīng)查明原因并及時(shí)更正，將錯(cuò)誤憑證作廢，重新填制正確的憑證。記賬憑證經(jīng)審核后認(rèn)為正確才能夠作為記賬的依據(jù)。

2.2.4 會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管

2.2.4.1 會(huì)計(jì)憑證的傳遞

1.會(huì)計(jì)憑證傳遞的作用

會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指會(huì)計(jì)憑證從編制時(shí)起到歸檔時(shí)止，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門(mén)及人員之間的傳遞程序和傳遞時(shí)間。正確組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，對(duì)于及時(shí)處理和登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督具有重要作用。

2.會(huì)計(jì)憑證傳遞的注意事項(xiàng)

各種記賬憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，涉及的部門(mén)和人員不同，辦理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)也不盡一致。組織會(huì)計(jì)憑證傳遞，必須遵循內(nèi)部牽制的原則，力求做到及時(shí)反映、記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。會(huì)計(jì)憑證在傳遞過(guò)程中必須注意：

（1）一切會(huì)計(jì)憑證的傳遞和處理，必須在會(huì)計(jì)報(bào)告期內(nèi)完成，應(yīng)及時(shí)傳遞，不得積壓，不得跨期，否則勢(shì)必影響會(huì)計(jì)核算的正確性和及時(shí)性。

（2）會(huì)計(jì)憑證在傳遞過(guò)程中，既要做到完備嚴(yán)密，又要簡(jiǎn)便易行。憑證的簽收、交接應(yīng)當(dāng)制定必要的制度，以保證會(huì)計(jì)憑證的安全與完整。

（3）應(yīng)當(dāng)根據(jù)每種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)和人員分工情況及經(jīng)營(yíng)管理的需要，恰當(dāng)規(guī)定會(huì)計(jì)憑證經(jīng)由的必要環(huán)節(jié)，并據(jù)之恰當(dāng)規(guī)定會(huì)計(jì)憑證的份數(shù)，做到各有關(guān)部門(mén)和人員能了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的情況，及時(shí)辦理憑證手續(xù)，避免憑證傳遞經(jīng)過(guò)不必要的環(huán)節(jié)，以利于提高工作效率。

（4）要根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所必需的時(shí)間，合理規(guī)定憑證在各個(gè)環(huán)節(jié)停留的時(shí)間，確保憑證及時(shí)傳遞。

2.2.4.2 會(huì)計(jì)憑證的裝訂

會(huì)計(jì)憑證的裝訂指定期把編制好的會(huì)計(jì)憑證按照編號(hào)順序，外加封面、封底裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽。在封面上，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明單位名稱(chēng)、年度、月份、記賬憑證的種類(lèi)、起訖日期、起訖號(hào)數(shù)以及記賬憑證和原始憑證張數(shù)，并在封簽處加蓋會(huì)計(jì)主管的騎縫圖章，會(huì)計(jì)憑證封面式樣見(jiàn)表2-16。

表2-16 會(huì)計(jì)憑證封面

會(huì)計(jì)憑證的裝訂方法很多，下面介紹一種比較常見(jiàn)、適用的裝訂方法——角訂法，具體操作步驟如下：

（1）封面和封底裁開(kāi)，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙放在封面上角，做護(hù)角線。

（2）憑證的左上角畫(huà)一邊長(zhǎng)為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地打上兩個(gè)眼兒。

（3）大針引線繩穿過(guò)兩個(gè)眼兒。

（4）在憑證的背面打結(jié)。線繩最好把憑證兩端也系上。

（5）將護(hù)角向左上側(cè)折，并將一側(cè)剪開(kāi)到憑證的左上角，然后抹上膠水。

（6）向上折疊，并將側(cè)面和背面的線繩扣粘住。

以上步驟如圖2-2所示。

圖2-2 憑證裝訂方法

（7）待晾干后，在憑證本的背面寫(xiě)上“某年某月第幾冊(cè)共幾冊(cè)”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現(xiàn)金憑證、銀行憑證或者轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號(hào)，一個(gè)月從頭編一次序號(hào)，如果單位的憑證少，可全年順序編號(hào)。

2.2.4.3 會(huì)計(jì)憑證的保管

會(huì)計(jì)憑證是重要的經(jīng)濟(jì)資料和會(huì)計(jì)檔案。每個(gè)單位在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬以后，按照憑證的裝訂要求裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的會(huì)計(jì)資料，由財(cái)務(wù)部門(mén)保管，以便工作過(guò)程中查閱和使用，但不得由出納人員保管。會(huì)計(jì)年度完了后，可以由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，有條件的單位，須按規(guī)定的立卷歸檔制度，交由檔案部門(mén)保管，以便日后查閱。

會(huì)計(jì)憑證的保管期限和銷(xiāo)毀手續(xù)，必須嚴(yán)格按會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般會(huì)計(jì)憑證至少保存十年，重要的憑證必須長(zhǎng)期保存，會(huì)計(jì)憑證保存期滿需銷(xiāo)毀時(shí)，必須要開(kāi)列清單，按規(guī)定的手續(xù)報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，任何單位都不能夠隨意銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)憑證。