項目一服裝理單跟單的基礎(chǔ)知識

【知識準(zhǔn)備】

一、服裝理單跟單的定義

現(xiàn)代服裝企業(yè)由于對企業(yè)的生產(chǎn)效益提出了生產(chǎn)管理精細(xì)化、流程規(guī)范化，改善企業(yè)的生產(chǎn)效率，成品零報廢率、零庫存的經(jīng)營理念和管理模式。同時，服裝企業(yè)對人才的需求也越來越大，企業(yè)對從事相應(yīng)崗位的技術(shù)人員也提出了更高的要求。另外，對企業(yè)崗位的精細(xì)化分工更加明確，企業(yè)技術(shù)管理人員身兼多職的現(xiàn)象在逐漸地減少，為廣大的從業(yè)人員提供了的更多的崗位和就業(yè)機會。在這樣的大產(chǎn)業(yè)背景下，服裝企業(yè)的服裝理單跟單這個新興的職業(yè)由此誕生，并成為了服裝企業(yè)中重要的職業(yè)工種，新聞媒體、網(wǎng)絡(luò)平臺、人才網(wǎng)站、報紙雜志等隨處可以看到相關(guān)的招聘信息，各大服裝院校經(jīng)過對服裝企業(yè)及市場的調(diào)研，相繼開設(shè)了服裝理單跟單課程，培養(yǎng)更多高學(xué)歷且有服裝專業(yè)知識和專業(yè)技能的人才。成功地實現(xiàn)了服裝院校和服裝企業(yè)的人才對接，縮短了企業(yè)培養(yǎng)新近人員的精力、時間，為服裝企業(yè)大大節(jié)約了生產(chǎn)成本，提高了經(jīng)濟效益。

（一）服裝理單跟單

服裝理單跟單又稱服裝理單，其工作內(nèi)容包括訂單進程的掌控，及時回復(fù)客戶相關(guān)訂單的流程進度情況，面、輔料顏色確認(rèn)情況、產(chǎn)前樣的確認(rèn)、大貨樣的寄送給客戶等相關(guān)對外客戶的業(yè)務(wù)處理。同時，要把好相關(guān)的訂單文本資料翻譯并整理成企業(yè)要求的生產(chǎn)工藝文本資料，并及時傳真或郵件給相對應(yīng)的訂單生產(chǎn)企業(yè)，起到聯(lián)系服裝生產(chǎn)企業(yè)和服裝采購商之間的溝通橋梁的作用。

根據(jù)服裝企業(yè)規(guī)模的不同，服裝理單跟單員在服裝企業(yè)所承擔(dān)的業(yè)務(wù)范圍也有所不同。服裝理單跟單的工作內(nèi)容主要包括服裝企業(yè)生產(chǎn)流程的跟進，客戶跟進，貨物出運單據(jù)的編制及跟進，對服裝企業(yè)生產(chǎn)能力的評估、生產(chǎn)進度的跟進及質(zhì)量要求的督促指導(dǎo)，便于合理的控制訂單的生產(chǎn)進度，確保服裝企業(yè)能準(zhǔn)時完成訂單的生產(chǎn)任務(wù)。

服裝理單跟單崗位劃分圖如圖1-1所示。

圖1-1服裝理單跟單崗位劃分圖

服裝理單跟單以訂單業(yè)務(wù)的流程而展開的相關(guān)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)跟進工作，處理服裝業(yè)務(wù)流程的相關(guān)事項并整理業(yè)務(wù)文件資料及處理突發(fā)事件。

服裝理單跟單外貿(mào)、內(nèi)銷工作主要關(guān)聯(lián)圖如圖1-2所示。

圖1-2服裝理單跟單外貿(mào)、內(nèi)銷工作主要關(guān)聯(lián)圖

（二）服裝跟單

服裝跟單就是服裝大貨生產(chǎn)品質(zhì)的檢驗工作，包括樣板和首件樣的批版或批復(fù)，大貨生產(chǎn)進度的跟進以及供應(yīng)商的開發(fā)、評估、驗廠等。

服裝跟單主要是對訂單合同的生產(chǎn)流程的進度跟進，成衣生產(chǎn)過程中的質(zhì)量、尺寸、顏色等進行控制，側(cè)重點在于對生產(chǎn)過程中的品質(zhì)監(jiān)控工作。服裝跟單的工作比較復(fù)雜，服裝跟單的責(zé)任心較強。一個優(yōu)秀的服裝跟單必須要對生產(chǎn)的全程進行嚴(yán)格把關(guān)，確保企業(yè)的各個環(huán)節(jié)操作都是符合訂單資料和客戶確認(rèn)的樣衣保持一致。

服裝跟單對應(yīng)的工作開展重心在服裝生產(chǎn)企業(yè)，在服裝生產(chǎn)企業(yè)的現(xiàn)場及時處理好服裝成衣生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題和工藝技術(shù)難題。

（三）服裝理單跟單員

服裝理單跟單員即服裝業(yè)務(wù)員，處理訂單的相關(guān)事宜及跟進工作，確保按照客戶的意見安排服裝生產(chǎn)任務(wù)。

服裝理單跟單員又稱服裝理單員。服裝理單跟單員接到訂單以后需要分析訂單，分析服裝的用料數(shù)量、單耗、規(guī)格，面、輔料數(shù)量、克重、顏色、規(guī)格、核對價格，安排面、輔料的采購等，處理生產(chǎn)中遇到的一般情況，跟進生產(chǎn)進度，并與客戶確認(rèn)訂單出運事宜及相關(guān)產(chǎn)前樣品、大貨樣、船樣等的提交寄送，確保品質(zhì)達到客戶的要求。

（四）服裝跟單員

服裝“跟單員（Merchandiser）”，是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品或服務(wù)運作流向的專職人員。

服裝跟單員即服裝驗貨員，又稱服裝質(zhì)量檢驗員，處理大貨生產(chǎn)前期（初期）、中期、尾期（終期）的查貨工作。服裝質(zhì)量檢驗員主要側(cè)重于質(zhì)量控制、質(zhì)量管理方面的工作，簡稱QC。

服裝跟單員必須全面掌控所負(fù)責(zé)的訂單的具體操作，跟進大貨生產(chǎn)的進度，對服裝生產(chǎn)過程中的半成品，成品以及生產(chǎn)過程中的各道工序進行質(zhì)量控制，對服裝檢驗的結(jié)果公正客觀的出具驗貨報告或巡檢報告，中期驗貨報告，控制質(zhì)量，確保生產(chǎn)企業(yè)能按時完成生產(chǎn)任務(wù)，準(zhǔn)時交貨。

二、服裝理單跟單的工作特性

（一）服裝理單跟單

嚴(yán)格來說服裝理單跟單應(yīng)該稱為“服裝理單跟單業(yè)務(wù)跟進”，就是對準(zhǔn)客戶（即對本公司服務(wù)或產(chǎn)品有購買或有意向購買的人群）進行跟進，以締結(jié)業(yè)務(wù)合同為目標(biāo)的一系列活動。對外是服裝理單跟單員或服裝理單跟單員的助理。

（二）服裝跟單

服裝跟單是對和客戶已經(jīng)簽訂的訂單進行成品出貨前的生產(chǎn)進度、貨運報關(guān)跟進工作，以確保如期出貨。對內(nèi)是服裝跟單經(jīng)理、生產(chǎn)主管和總經(jīng)理助理。

無論是服裝外貿(mào)企業(yè)和內(nèi)銷企業(yè)里的服裝理單跟單員，還是貿(mào)易公司的服裝理單跟單員，其基本職責(zé)也都是由“服裝理單跟單”和“服裝跟單”兩大部分組成的。在實際的服裝理單跟單過程中，每個公司的運作模式、企業(yè)規(guī)模的大小不同，服裝理單跟單員、服裝跟單員所從事的具體業(yè)務(wù)步驟及操作模式也稍有變化，但是總體的模式還是一樣的。

三、服裝理單跟單員的素質(zhì)要求

一般情況下，服裝理單跟單員通過電子郵件、傳真、電話等方式與客戶進行聯(lián)系。同時根據(jù)客戶的要求編寫相關(guān)的內(nèi)銷訂單合同、工藝單文本、包裝資料等文件資料，按照客戶指定的要求指導(dǎo)企業(yè)進行生產(chǎn)，跟蹤產(chǎn)品質(zhì)量，處理客戶的反饋意見。由于工作的需要，服裝理單跟單員必須具有以下基本素質(zhì)。

（一）服裝專業(yè)知識

從事服裝理單跟單員的從業(yè)人員整體素質(zhì)參差不齊，一部分人員是學(xué)國際貿(mào)易專業(yè)或英語專業(yè)的人員，與客戶之間的溝通、交流、英語的書寫能力較強。在實際的工作中入手比較快，但專業(yè)知識不夠；一部分人員是學(xué)服裝設(shè)計專業(yè)的，有一定的英語基礎(chǔ)，在實際工作中，他們的溝通能力、對服裝理單跟單專業(yè)知識也有所欠缺。

同時，為了便于工作的需要，服裝理單跟單員還需要掌握服裝專業(yè)的基礎(chǔ)知識、工藝技術(shù)、樣板設(shè)計、生產(chǎn)管理技術(shù)等相關(guān)知識，了解相關(guān)面、輔材料品質(zhì)的測試方法及檢驗要求，產(chǎn)品的縫制工藝方法及大貨生產(chǎn)的進度情況等。

（二）其他專業(yè)知識

服裝理單跟單員要有良好的職業(yè)素質(zhì)，這是關(guān)系到外貿(mào)公司對國外客戶的一個形象窗口，要熟練掌握報價技巧，了解外貿(mào)單證的操作過程。并且隨時了解銀行的匯率、出口退稅、出口政策的知識以及貨代物流的知識等。

根據(jù)各個外貿(mào)公司或企業(yè)的規(guī)模大小，所在外貿(mào)公司或企業(yè)從事理單跟單崗位，分工也是有所不同的。這就對理單跟單員的專業(yè)技能提出了更高的要求。

（三）熟練地使用計算機辦公軟件

服裝外貿(mào)公司根據(jù)其自身的規(guī)模，為了便于更好地開展訂單的操作，通常情況下2～3名理單跟單員為一小組。其中1人為組長，主要負(fù)責(zé)與客戶交流面料、款式、價格，進行交貨期的確認(rèn)、合同的簽訂、產(chǎn)前樣的確認(rèn)等工作；1～2名為理單跟單員助理，主要負(fù)責(zé)與客戶之間包裝資料（輔料）的聯(lián)系工作，寄送相關(guān)文件資料、樣品，根據(jù)訂單編制相關(guān)的工藝文件、資料。

服裝理單跟單員在工作過程中要熟練地使用辦公軟件，做好訂單合同資料的管理、存檔工作，便于隨時查閱文件資料。

（四）理單跟單員的文件整理及歸檔

在日常的工作中，為了便于同客戶之間的交流、溝通，同時，也為了規(guī)范企業(yè)內(nèi)部對訂單合同資料的管理制度，通常情況下理單跟單員在訂單合同的操作過程中，對于客戶合同的包裝資料或修改件資料，要及時同相關(guān)人員進行聯(lián)系并做好訂單合同的資料整理、更新、歸檔工作。

1.建立客戶檔案文件

客戶檔案文件資料的建立，便于服裝理單跟單員在日常工作中同客戶之間的聯(lián)系，及時了解客戶的市場需求和采購意向。方便服裝理單跟單員能及時地處理客戶的投訴或建議，便于服裝理單跟單員做好客戶服務(wù)工作，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)意識。客戶聯(lián)系登記表見表1-1。

表1-1客戶聯(lián)系登記表

2.訂單號編制技巧

訂單號的編制是服裝理單跟單員必須要掌握的內(nèi)容，訂單號通常有客戶訂單號和外貿(mào)公司內(nèi)部訂單號之分。一般情況下，訂單號是不重復(fù)的，也就是說在合同簽訂的過程中訂單號確定后不能輕易修改。相應(yīng)的包裝輔料文件資料都會使用這個訂單號作為標(biāo)志，這樣的目的是為了方便查閱，區(qū)分不同的訂單合同，對號入座避免混淆。

訂單號的編制方法有很多，通常由字母和數(shù)字組成，用字母表示不同的客戶用數(shù)字表示同一客戶的不同訂單，有的時候也直接使用客戶的訂單合同號來標(biāo)志訂單。例如：美國A客戶訂單合同號可以表示為A－001、A－002、A－003……加拿大B客戶訂單合同號B0001、B0002、B0003……訂單號可以表示為：B0001、B0002、B0003……

3.服裝款式號的編制

（1）純數(shù)字編號：訂單號編號全部采用阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

（2）字母和數(shù)字組合編號：訂單號編號由英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

（3）按年份、四季、分款式、顏色代碼組而成編號：下面是某服裝企業(yè)按照年份、四季、分款式、顏色代碼組而成的服裝貨號。第1、第2位數(shù)字代表年份代碼，第3、第4位數(shù)字代表四季代碼，第4、第5位數(shù)字代表款式代碼，第6、第7位數(shù)字代表顏色代碼，第8位數(shù)字代表尺寸代碼。

常用年份代碼見表1-2。

表1-2 常用的年份代碼

季節(jié)代碼見表 1-3。

表1-3 季節(jié)代碼

款式代碼見表 1-4。

表1-4 款式代碼

顏色代碼見表 1-5。

表1-5 顏色代碼

（4）尺寸代碼編號：尺寸代碼可以用正常的 XXS、XS、S、M、L、XL、XXL 作為代碼。

例如 ：1340801—M, 則代表 2013 年秋季 M 碼的白色長裙。

4. 文件資料的歸檔

為了便于服裝理單跟單員工作的有序進行，服裝理單跟單員在工作中進行相關(guān)訂單文件資料的存放，查閱時通常會把文件資料打印出來一份，把訂單合同文件資料放在相應(yīng)的資料文件夾內(nèi)，同時資料文件夾要有標(biāo)志，注明客戶的名稱和訂單合同編號。在以后的工作中，還要將相應(yīng)的訂單合同的包裝資料或修改件資料進行歸檔。服裝理單跟單員應(yīng)及時做好原始訂單合同資料的整理歸檔工作。

【知識拓展】

一、客戶定位

服裝企業(yè)的客戶定位主要取決于企業(yè)的自身定位，服裝企業(yè)的性質(zhì)和發(fā)展的方向決定了客戶群體的匹配程度。那么，在后續(xù)的開發(fā)過程中，客戶的定位主要在某一個大類的專業(yè)產(chǎn)品。

客戶定位對服裝企業(yè)的發(fā)展起到了決定性的作用，客戶市場的銷售狀況，直接影響服裝企業(yè)的生存、發(fā)展。服裝企業(yè)必須要做好客戶市場調(diào)研，經(jīng)過專業(yè)人士的認(rèn)證和研討，不要盲目地做出客戶定位的決定。但是，隨著市場的發(fā)展，在實際的過程中也要不斷地調(diào)整客戶群體。

二、市場分析

市場分析的主要目的有以下幾個方面。

（1）了解所經(jīng)營產(chǎn)品的服裝市場需求。

（2）了解客戶市場的定位。

（3）了解本土市場的發(fā)展和國際市場的發(fā)展流程趨勢，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供有力的保障。

（4）建立有效的市場管理數(shù)據(jù)體系，完善市場分析。

（5）掌握客戶的需求動向，為客戶下個季度的采購做好貨物的生產(chǎn)準(zhǔn)備工作。

（6）對年度經(jīng)營的市場做出有力的分析。

（7）有利于經(jīng)營決策者對客戶市場和需求產(chǎn)品的了解，在新產(chǎn)品開發(fā)過程中提供有效的參考。

三、客戶開發(fā)及維護

客戶的開發(fā)和維護是一個漫長的過程，需要買賣雙方在交易的初期、中期、交易完成期進行不斷地磨合。

（一）客戶開發(fā)

客戶的開發(fā)需要注意以下幾個方面。

（1）要開發(fā)有價值的供應(yīng)商。

（2）對所開發(fā)的供應(yīng)商生產(chǎn)能力和配合程度，都需要做一個系統(tǒng)的評估。

（3）客戶開發(fā)要建立在平等互利的基礎(chǔ)上。

（4）客戶開發(fā)需要不斷地拓展客戶的新產(chǎn)品市場。

（5）客戶開發(fā)要考慮投入和收效的正比關(guān)系。

（6）客戶開發(fā)是需要一個過程的，切忌心急。

（二）客戶維護

客戶的維護需要注意以下幾個方面。

（1）客戶的維護要真誠、誠信、信守合約。

（2）切忌敷衍客戶的各種正常的工作事宜。

（3）客戶的維護過程中要相互及時溝通，避免產(chǎn)生不愉快的事情。

（4）客戶的維護要實事求是。

（5）客戶的維護要注意保護雙方的利益。

（6）客戶的維護要注重個人的形象。