【知識拓展】

一、訂單的概念

訂單，即訂貨合同，是指國內外的客戶根據市場需求向供應商發出采購要約，并提出訂貨的數量、款式、價格、質量、交貨地點及相關費用等要求的一種書面文本格式。家用紡織品有限公司訂貨合同見表1-2。

訂單（合同）的簽訂對買賣雙方都有一定的約束力，具有法律效力，同時，訂單的內容要明確雙方的權利和義務。例如，在訂單簽訂的前后，供應商有義務按客戶的要求進行樣品的試制并提交給客戶確認。客戶應向供應商提供詳細的樣品制作工藝、質量、樣品交貨期以及樣品的主要用途（展示樣、推銷樣、測試樣、大貨樣、船樣等），使供應商在制作樣品時能了解各種樣品的制作要求，準時把符合客戶質量要求的樣品寄送到客戶手中。

表1-2 家用紡織品有限公司訂貨合同

二、家用紡織品訂單的生存周期

（一）訂單生存周期的模型

訂單的生存周期是指從接受顧客的需求信息至顧客收到所需要的產品所經歷的時間。訂單的生存周期模型根據客戶關系的發展可以分為考察期、形成期、穩定期、退化期四個階段。

1.考察期

考察期是指買賣雙方相互考察、相互了解的階段。主要表現在客戶會下一些數量較小的訂單合同進行試單，以此來評估供應商的生產能力、配合程度以及對產品質量控制的力度及態度，并且在這些因素的作用下，考慮供應商是否可以發展成為長期的合作伙伴。

2.形成期

形成期是買賣雙方關系進一步發展的階段。在這一階段，雙方的合作關系日趨成熟，訂單的數量也會不斷地增加，買賣雙方既是合作的伙伴關系，又是朋友，雙方的責任心更強，供應商會盡自己最大的努力去完成客戶的要求。

3.穩定期

穩定期是買賣雙方整個關系發展到最高的階段。這個階段，為了能更好地長期合作，雙方可能采用合資開工廠的方式，進行資源交換，大量的訂單會集中到供應商這邊生產。雙方的關系非常融洽，達到相對穩定的狀態。

4.退化期

退化期是關系發展到一定階段的必然趨勢。這個階段，由于供應商生產不足，質量控制不嚴，經營思路、理念的不合使雙方關系退化。退化期的主要表現特點有：訂單數量減少或轉移到其他工廠，雙方考慮尋找更合適的合作伙伴，產品質量的投訴索賠率增加，逐步開始交流合作關系的結束事宜。

（二）訂單生存周期的跟單

一般情況下，根據不同客戶的要求及企業生產進程安排的需要，每個訂單生存周期的跟單大致可以劃分為三個階段：訂單前期跟單，中期生產進程跟單，訂單完成期的付運與結算跟單。

1.訂單前期跟單

訂單前期跟單是訂單有序開展的首要條件，前期工作的效率直接影響訂單生產的進程。在前期跟單中，跟單員必須要掌握家用紡織品的相關專業知識及訂單操作的流程，要有良好的溝通協調能力，善于處理訂單前期生產中遇到的實際問題。

2.中期生產進程跟單

中期生產進程跟單是訂單生產的重要環節，也是需要跟單員同時去控制整個生產的質量和交貨期的環節。中期生產進程跟單是大貨生產過程中的跟進，控制生產過程中裁剪、縫制、成品的檢驗、后整理、包裝的質量。

（三）訂單完成期的付運與結算跟單

訂單完成期的付運與結算跟單是訂單大貨生產完成后所要做的相關工作。跟單員需要具有良好的家用紡織品進出口國際貿易的基礎知識，掌握付運與結算的相關知識及處理技巧。訂單完成期的付運與結算跟單工作的有序開展直接關系到企業的生存，跟單員主要處理貨物運輸的方式、時間、數量、目的地、是否能及時收到貨款等工作。

三、如何做好家用紡織品客戶服務工作

家用紡織品理單跟單員必須要有較強的專業操作能力。熟練的崗位操作技能，做好家用紡織品的產品銷售的服務工作，是每個家用紡織品理單跟單員每天的工作所必須面對的事情。家用紡織品理單跟單員可以從以下幾個方面開展工作。

（一）訂單合同

1.確保訂單信息準確性

下訂單前，仔細看懂客人的原始訂單資料，包括面料、顏色、尺寸、款式結構設計圖、縫制工藝，結合之前打的樣品，如發現有不同之處要及時與客人聯系，確認后可以下訂單給工廠。給工廠下訂單時，必須要寫清楚面料，顏色，工藝等細節和具體質量要求，要提供原始的資料給工廠，如果生產中途遇到有修改的情況，必須要及時提供修改件給工廠。確保資料的及時性、準確性。

2.訂單分發情況

需要給質檢部所有輔料的圖片，尤其是客供輔料或是第一次下單的輔料，包括宣傳卡、不干膠、水洗標等，實樣或圖片均可。

3.包裝資料的整理

客人的原始包裝要求，如多種形式的混裝，多種數量不同的裝箱要求，都要提供給儲運部。

同時要仔細核對原始合同的包裝要求，結合以前出貨的訂單，與客人再次確認，信息準確、清楚、易懂。

4.修改件要及時下達

訂單資料修改后，修改件傳給工廠后要復印好，分發給相關部門，以免遺忘。例如改工廠、日期、目的港和SKU#、價格、數量、裝箱數的訂單得給儲運部，改工廠、做法、顏色、包裝方法、ITEM#、UPC#、SKU#、裝箱數、數量的訂單得給質檢部，改工廠、價格的訂單得給財務部。

5.標樣的分發與留底

所有新訂單下單后，必須給工廠蓋過章的標樣，同時給質檢部兩份，自己留一份。可以方便自己和質檢部門檢驗、核對大貨產品。

（二）輔料下單

1.下單時信息是否齊全

下宣傳卡時，注明紙的克重、種類、卡的顏色、色號、送貨工廠、交貨期。列上注意點，附上可接受和不可接受的樣品。

2.輔料留樣

訂單合同下單后，家用紡織品理單跟單員要做好輔料的留樣工作。對新產品的輔料，家用紡織品理單跟單員要做好各類樣品的確認和核對工作，確保輔料的品質到達客戶的要求。

3.宣傳卡進度的跟進

及時與宣傳卡負責人保持聯系，確保工廠按時交貨。貨到工廠后發郵件通知工廠清點數量，核對產品的顏色、尺寸規格、質量。避免收到其他工廠的或其他產品的卡，檢驗是否有色差。

宣傳卡留底樣一定得齊全，一是為了核對內容，二是為了留底便于下次下單時不用打印圖片。留底樣至少要各三張。

4.認真核對留底樣

所有翻單留底樣均需仔細核對，需核對以下幾個方面：

（1）條碼必須通過掃描。

（2）卡面上的顏色色差。

（3）條碼與內容是否一致。

（4）圖片上的顏色是否與卡上的色名一致。

所有新訂單留底樣均需仔細核對，需核對以下幾個方面：

（1）條碼必須通過掃描。

（2）卡面上的顏色與標樣核對，卡相互之間是否有色差。

（3）條碼與顏色是否一致。

（4）圖片上的顏色是否與卡上的色名一致。

（5）尺寸換算是否正確。

（6）水洗內容是否與水洗嘜一致。

（三）船樣

1.船樣要準確

客戶要求的船樣要及時準確地提交給客戶，便于合理安排貨物儲運的船期，便于客戶能及時地了解大貨的品質、提前在商店預售、展示、推銷樣品。

收到訂單后，先用現有的面料，任一色做一套樣品作為產前樣讓客人確認花型及做法，等所有面輔料到齊后三天內給客人寄船樣。家用紡織品理單跟單員一般情況下，船樣要在大貨儲運前10天收到，并提交給客戶確認。

2.翻單如何使工廠做到及時準確

每周對進度時，均催一次船樣，使家用紡織品工廠養成及時送樣的習慣。

3.船樣的留底情況

留好第一次寄給客人的船樣，貼好標簽，注明日期，留好最近一次送樣，如果下次收到船樣，就換掉最近的船樣。

（四）生產進度跟進

1.生產進度跟進

每個月都會翻單的老產品，本來工廠的交期就比客人交期早15～20天，基本上是不會晚的，如果晚，最多晚一周，基本不會有問題。直接去目的港的訂單不能早出或晚出，稍有變動就得通知客人。對于訂單晚出風險相對大一些，而且不太好商量的客戶，要做好生產進度的跟進工作。

2.答應客人早出的訂單應按答應的時間出

將答應客人交期告知工廠及儲運部，而且要把這個信息寫在日歷上，時刻提醒自己不能忘。

3.及時告知客人有可能晚出的訂單

每周與工廠對進度，對于有可能要晚的訂單或自己覺得可能要晚的訂單，必須更加關注生產進度。如果訂單確實要晚出，得馬上與客人聯系，告知實際情況。

每周出貨訂單，須列一張清單給質檢部，有變動的要寫在紙上給他們。如果工廠有變動，問清楚后馬上通知儲運部，對不放心的訂單或工廠，經常與儲運部聯系，看其有變動的是否與告知我們的情況不相符。對于因質量問題而少出或落下的訂單，應及時與儲運部交流，確保返工或重做的產品及時出運。

（五）產品質量

1.監督工廠實行小批樣生產測試

列出哪些訂單需小批樣測試并告知工廠，通知其未通過小批樣生產前，不可開裁生產，及時盯緊工廠，只要缸樣有確認，就與其確定試樣時間。

2.業務組應幫忙監督工廠的生產質量

每周去工廠看生產進度和質量，回來后寫一份資料，告知其在生產產品的生產進度，輔料到樣情況等。按標準的抽樣方法抽樣檢驗。

3.如何處理質檢部的檢驗報告

對于質檢部寫得不清楚的檢驗報告，應問明情況，及時給予意見或建議，并及時與工廠聯系。

（六）樣品

1.寄樣要及時

認真看懂客人及領導的郵件再下單，不清楚的地方要問清楚，一旦下單后，馬上登記在生產進度表中，及時問清楚工廠的樣品貨號及日期。一周兩次與工廠對進度，對于重要的樣品要特別列出，經常同工廠溝通生產進度。

2.樣品價格

收到新的面料時，馬上去工廠詢問價格。保證在兩天內問出。有拼塊、繡花等特殊工藝的樣品，及時要求工廠報價，保證在兩天內拿到。

3.樣品卡片準確

所有樣品卡片的內容，都要家用紡織品理單跟單員親自再核對一遍，打卡片，打上去后再核對一遍。

4.及時告知客人要晚的樣品

對于重要的樣品，要特別留意，如有可能晚，就單獨發郵件告知客人情況。

5.如何做好樣品留樣

樣品留樣要齊全，不齊的單獨列出清單問工廠，沒收到要堅持催，實在沒布樣的至少做法、顏色均要齊。收到工廠提供的新面料，客人確認后，馬上讓工廠給公司送1m來，做好留樣工作。