第1章　初識Excel

本章內(nèi)容

Excel作為制作電子表格的軟件，廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)。通過它可制作出條理清晰的表格，并在表格中計算、分析和整理數(shù)據(jù)等，是數(shù)據(jù)處理的高手。本書主要介紹Excel 2013版本的使用方法，本章首先對其基礎(chǔ)知識進行介紹。

要點導(dǎo)讀

Excel的主要功能：主要對Excel的各項功能進行介紹。

第一次接觸Excel 2013：介紹Excel 2013啟動和退出的方法，并對其操作界面進行認識。

Excel 2013的3種視圖模式：Excel 2013主要有3種視圖模式，分別為普通視圖、分頁預(yù)覽視圖，此外還可自定義視圖模式。

自定義Excel操作環(huán)境：除了Excel 2013默認的操作環(huán)境，用戶還可以通過自定義定制操作環(huán)境，包括自定義快速訪問工具欄、自定義功能區(qū)、禁用或啟用浮動工具欄、自定義狀態(tài)欄中的顯示項目和更改界面的顏色等。

使用Excel幫助系統(tǒng)輔助學(xué)習(xí)：Excel 2013的幫助系統(tǒng)提供大量的幫助信息，用戶可以直接使用本地幫助系統(tǒng)，也可在計算機聯(lián)網(wǎng)的狀態(tài)下使用Office.com幫助系統(tǒng)。

1.1　Excel的主要功能

Excel是Microsoft公司開發(fā)的Office辦公軟件的核心組件之一，憑借其強大的數(shù)據(jù)處理和表格制作功能，廣泛應(yīng)用于家庭生活、現(xiàn)代辦公和教育教學(xué)中。使用Excel除了可以制作表格、計算和管理數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)與預(yù)測趨勢外，還可以利用圖表將枯燥的數(shù)據(jù)進行直觀展示。

1.1.1　制作電子表格

制作電子表格是Excel的基本功能，使用電子表格可將各種繁雜的數(shù)據(jù)進行記錄和整理，并通過設(shè)置單元格和表格等格式，規(guī)范表格樣式。圖1-1所示為制作的“員工工資表”工作表。

1.1.2　計算表格數(shù)據(jù)

Excel具有非常方便的計算功能，系統(tǒng)提供了各種用于數(shù)據(jù)計算的公式和函數(shù)，如計算產(chǎn)品銷售額、學(xué)生成績總分、財務(wù)計算以及方程式的求解等。圖1-2所示為求和公式和年金函數(shù)的使用。

1.1.3　管理表格數(shù)據(jù)

對數(shù)據(jù)進行錄入和計算時，還可根據(jù)情況使用Excel的排序、篩選、分類匯總、記錄單以及條件格式等功能幫助用戶完成相關(guān)管理數(shù)據(jù)的工作。

圖1-3所示為在“排序”對話框中設(shè)置排序依據(jù)，圖1-4所示為篩選狀態(tài)下單擊表頭單元格右側(cè)的下拉按鈕彈出的“篩選”下拉菜單。

1.1.4　分析表格數(shù)據(jù)

分析表格數(shù)據(jù)與管理表格數(shù)據(jù)息息相關(guān)，除了可以在排序、篩選和分類匯總等歸類和組織的基礎(chǔ)上進行，還可以通過數(shù)據(jù)透視表和圖表來展示數(shù)據(jù)的特征與分析數(shù)據(jù)的趨勢。圖1-5所示分別為圖表和數(shù)據(jù)透視表的使用。

1.1.5　Excel的自動化管理

前面介紹的Excel的功能能滿足絕大多數(shù)用戶的需求，但對于需要更為高級設(shè)置的用戶，可借助宏功能來實現(xiàn)Excel的自動化。

圖1-6所示為利用宏創(chuàng)建的“圖書管理系統(tǒng)”的界面（有關(guān)Excel自動化管理的相關(guān)知識將在第7章詳細介紹）。

1.2　第一次接觸Excel 2013

在使用Excel 2013制作表格前，如果是首次接觸Excel，需要對其基礎(chǔ)知識進行了解，包括如何啟動、其操作界面的組成以及如何退出程序等，下面進行具體的介紹。

1.2.1　啟動Excel 2013

啟動程序是進行各項操作的第一步，Excel 2013的啟動方法主要有4種，分別是通過“開始”菜單啟動、雙擊桌面快捷圖標啟動、通過Excel文件啟動、通過任務(wù)欄啟動，其具體的操作如下。

◆通過“開始”菜單啟動：單擊“開始”按鈕，在彈出的菜單中選擇“所有程序/Microsoft Office Excel 2013”命令，啟動Excel 2013，如圖1-7所示。

◆雙擊桌面快捷圖標啟動：如果在桌面為Excel 2013應(yīng)用程序添加了相應(yīng)的桌面快捷方式，直接雙擊快捷方式圖標，或者在快捷方式圖標上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“打開”命令，即可啟動Excel 2013，如圖1-8所示。

◆通過Excel文件啟動：如果計算機中保存有Excel 2013格式的文件，直接雙擊該文件，或者在該文件上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“打開”命令，啟動Excel 2013，同時也將打開該文件，如圖1-9所示。

◆通過任務(wù)欄啟動：如果將Excel 2013的快捷方式添加到桌面的任務(wù)欄中，直接單擊相應(yīng)的Excel 2013按鈕即可啟動該程序，如圖1-10所示。

提示：添加Excel桌面快捷圖標和任務(wù)欄按鈕

默認情況下，桌面和任務(wù)欄都沒有Excel 2013的圖標，用戶需要手動添加。添加桌面快捷方式圖標的方法為：選擇“開始/所有程序/Microsoft Office 2013”命令，在彈出的子菜單的“Excel 2013”命令上右擊，選擇“發(fā)送到/桌面快捷方式”命令。

將Excel 2013應(yīng)用程序圖標添加到任務(wù)欄的方法為：選擇Excel 2013的桌面快捷方式圖標，按住鼠標左鍵不放進行拖動，當(dāng)拖動到任務(wù)欄時，釋放鼠標左鍵即可完成添加。

1.2.2　認識Excel 2013操作界面

啟動Excel 2013后即進入其操作界面，主要由標題欄、“文件”選項卡、快速訪問工具欄、功能區(qū)、工作表編輯區(qū)、狀態(tài)欄和視圖欄等部分組成，如圖1-11所示，下面將對幾個主要的組成部分進行詳細的介紹。

注意： Excel 2013與Excel 2003操作界面的差異

Excel 2013和Excel 2010的操作界面是在Excel 2007的基礎(chǔ)上將“Office”按鈕更改為“后臺視圖”（“文件”選項卡），相對Excel 2003的操作界面有很大的改變，主要表現(xiàn)在功能選項上。Excel 2013和Excel 2010的功能選項集中于“文件”選項卡和功能區(qū)，Excel 2003的功能選項主要集中于菜單欄和工具欄，如圖1-12所示（本書在附錄A中還詳細介紹了Excel 2003和Excel 2007的操作界面）。

1.標題欄

標題欄位于操作界面的頂端，主要由文件名稱、應(yīng)用程序名稱和窗口控制按鈕組成，如圖1-13所示，當(dāng)前使用的文件的名稱為“家庭每月預(yù)算規(guī)劃.xlsx”，應(yīng)用程序名稱為“Microsoft Excel”。

標題欄右側(cè)的3個窗口控制按鈕分別是“最小化”按鈕、“最大化”按鈕（“還原”按鈕）和“關(guān)閉”按鈕，分別用于最小化窗口、最大化窗口（還原窗口）和關(guān)閉窗口。

2.“文件”選項卡

“文件”選項卡位于工作界面左側(cè)，其功能相當(dāng)于Excel 2007中的“Office”按鈕，單擊該選項卡，在彈出的界面的左側(cè)可看到包含的新建、打開、保存、關(guān)閉等常用功能，如圖1-14所示。

3.快速訪問工具欄

快速訪問工具欄位于工作界面的左上角，主要放置了常用的命令按鈕，默認情況下只包含3個按鈕，分別為“保存”按鈕，“撤銷”按鈕和“恢復(fù)”按鈕。

4.功能區(qū)

功能區(qū)中包含了各種不同類型的操作，每一個類型以一個對應(yīng)的選項卡進行整合，單擊選項卡即進入其功能界面。圖1-15所示為“開始”選項卡的功能界面。

默認情況下，功能區(qū)中顯示8個選項卡，為方便用戶更為直觀地選擇需要的操作，每個選項卡中按功能的種類進一步分組，每組中包含其特定的操作命令，這些命令都以按鈕的形式顯示，每一個按鈕可完成相應(yīng)的功能。

5.工作表編輯區(qū)

編輯區(qū)是制作和編輯表格的主要區(qū)域，主要由名稱框、編輯欄、行號與列標、工作表切換按鈕、工作表標簽組和單元格等部分組成，如圖1-16所示。各個組成部分的具體功能如下所示。

工作表編輯區(qū)各組成部分的作用如下。

◆名稱框：名稱框也稱地址欄，主要用于顯示當(dāng)前選擇的單元格的地址，或者單元格中使用函數(shù)的名稱。

◆編輯欄：編輯欄主要用于在所選擇的單元格中輸入數(shù)據(jù)，或者編輯活動單元格中的數(shù)據(jù)、公式和函數(shù)。默認情況下，編輯欄中只顯示“插入函數(shù)”按鈕 ，當(dāng)將文本插入點定位到編輯欄中，此時將激活“取消”按鈕 和“輸入”按鈕 。

◆行號與列標：用來定位并表示單元格的位置，如D6表示該單元格位于D列6行。每個工作表可有1048576行和16384列。

◆工作表切換按鈕：如果工作簿中包含多個工作表，導(dǎo)致工作表標簽不能完全顯示工作表的標簽，可通過單擊工作表切換按鈕進行切換。

◆工作表標簽組：工作表標簽組包含該工作簿中所有工作表的標簽，每一個工作表標簽顯示該工作表的名稱。默認情況下，工作簿中包含1張名稱為“Sheet1”的工作表，單擊“新建工作表”按鈕可快速新建工作表。

◆單元格：Excel中存儲數(shù)據(jù)的最小單位，以行號和列標的組合表示其地址，如D列6行的單元格表示為D6單元格。單元格區(qū)域則表示為：單元格：單元格，如B1到C3單元格之間的單元格表示為B1：C3單元格區(qū)域。

6.狀態(tài)欄和視圖欄

狀態(tài)欄位于窗口左下端，主要顯示當(dāng)前工作表的工作狀態(tài)或單元格區(qū)域的相關(guān)信息。在工作表中輸入并編輯數(shù)據(jù)后，選擇表格中的數(shù)據(jù)區(qū)域，狀態(tài)欄中將顯示指定的數(shù)據(jù)信息。視圖欄位于狀態(tài)欄的右側(cè)，主要用于視圖的切換模式與調(diào)整文檔顯示比例，如圖1-17所示。

1.2.3　退出Excel 2013

退出Excel 2013程序的方法主要有通過“文件”選項卡退出、雙擊標題欄Excel 2013圖標退出、使用快捷鍵退出和單擊“關(guān)閉”按鈕退出4種。

◆通過“文件”選項卡退出：單擊“文件”選項卡，單擊“關(guān)閉”按鈕即可退出程序，如圖1-18所示。

◆雙擊標題欄Excel 2013圖標退出：如果當(dāng)前只打開了一個Excel文件，可雙擊操作界面左上角的Excel圖標退出程序，如圖1-19所示。

◆使用快捷鍵退出：選擇任意一個工作簿，按【Alt+F4】組合鍵可快速退出Excel 2013程序。

◆單擊“關(guān)閉”按鈕退出：如果當(dāng)前只打開了一個Excel文件，單擊右上角的“關(guān)閉”按鈕也可退出程序。

1.3　Excel 2013的3種視圖模式

Excel 2013共有3種不同的視圖模式，分別為普通視圖、分頁預(yù)覽視圖和頁面布局視圖。不同的視圖模式有不同的顯示特點，下面分別進行介紹。

1.3.1　3種視圖模式的概述

在“視圖”選項卡的“工作簿視圖”組中單擊相應(yīng)的視圖按鈕或是單擊狀態(tài)欄上的“視圖”工具欄按鈕，進入對應(yīng)的視圖模式，如圖1-20所示。各個視圖模式的具體含義如下。

1.普通視圖

普通視圖是Excel的默認視圖，是在制作表格時常用的視圖模式，在其中可方便地輸入數(shù)據(jù)、對表格內(nèi)容和樣式進行管理等，前面介紹的Excel 2013的操作界面即為普通視圖的界面。

2.分頁預(yù)覽視圖

分頁預(yù)覽視圖是按打印方式顯示工作表的內(nèi)容，Excel自動按比例調(diào)整工作表使其行、列適合頁的大小，用戶也可通過左右或上下拖動來移動分頁符，如圖1-21所示。

3.頁面布局視圖

頁面布局視圖不但可以對表格進行編輯，還可以同時查看表格打印在紙張上的效果。此時工作表頁面的四周都會顯示頁邊距，各頁之間還有用于顯示與隱藏邊距的藍色間距，如圖1-22所示。

提示：隱藏標尺

通過拖動標尺可以調(diào)整頁邊距的大小，如果不需要顯示標尺，可在“視圖”選項卡的“顯示”組中取消選中“標尺”復(fù)選框。

1.3.2　自定義視圖模式

除了系統(tǒng)提供的幾種視圖，用戶還可將自己設(shè)置的特定顯示設(shè)置和打印設(shè)置保存為自定義的視圖，以便需要時快速應(yīng)用自定義的視圖。

注意：自定義視圖包含的設(shè)置內(nèi)容

顯示設(shè)置一般包括列寬、行高、隱藏行和列、單元格選擇、篩選設(shè)置和窗口設(shè)置等內(nèi)容，打印設(shè)置包括頁面設(shè)置、頁邊距、頁眉和頁腳以及工作表設(shè)置等內(nèi)容。此外，還可以在自定義視圖中設(shè)置特定的打印區(qū)域。

自定義視圖的操作方法為：對工作表中顯示和打印的內(nèi)容進行設(shè)置后，在“視圖”選項卡的“工作簿視圖”中單擊“自定義視圖”按鈕，打開“視圖管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，在打開的“添加視圖”對話框中設(shè)置自定義視圖的名稱和包括的設(shè)置內(nèi)容，如圖1-23所示。

完成后單擊“確定”按鈕，即將其添加到視圖管理器中，使用時需單擊“自定義視圖”按鈕，在“視圖管理器”對話框的列表框中選擇需要的視圖，然后單擊“顯示”按鈕即可。

1.4　自定義Excel操作環(huán)境

為了方便用戶的個性化操作，系統(tǒng)提供了操作環(huán)境的自定義功能，包括自定義快速訪問工具欄、隱藏和顯示功能區(qū)、自定義功能區(qū)、禁用或啟用浮動工具欄和自定義狀態(tài)欄中的顯示項目等。

1.4.1　自定義快速訪問工具欄

快速訪問工具欄包含了常用的命令按鈕，如果需要使用其他命令按鈕，可通過手動添加。另外，還可以通過設(shè)置更改快速訪問工具欄的位置。

1.自定義快速訪問工具欄中顯示項目

單擊快速訪問工具欄右側(cè)的“自定義快速訪問工具欄”按鈕，在彈出的下拉菜單中可選擇需要顯示的常規(guī)命令選項，如圖1-24所示；如果選擇“其他命令”命令，可打開“Excel選項”對話框，單擊“快速訪問工具欄”選項卡，在其中選擇命令添加到工具欄中，如圖1-25所示。

2.更改快速訪問工具欄的位置

快速訪問工具欄位于操作界面功能區(qū)的上方，如果要將其顯示于功能區(qū)的下方，可單擊快速訪問工具欄右側(cè)的“自定義快速訪問工具欄”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“在功能區(qū)下方顯示”命令，或在快速訪問工具欄上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“在功能區(qū)下方顯示快速訪問工具欄”命令。

1.4.2　隱藏和顯示功能區(qū)

為了顯示最大的工作表尺寸，用戶可將功能區(qū)隱藏起來，當(dāng)需要使用功能區(qū)時再將其顯示出來。具體有以下幾種方法。

◆通過快捷菜單隱藏或顯示功能區(qū)：在快速訪問工具欄或功能區(qū)任意位置右擊，選擇“折疊功能區(qū)”命令，即可隱藏功能區(qū)，如圖1-26（左）所示，再次選擇該命令即可顯示功能區(qū)，如圖1-26（右）所示。

◆雙擊選項卡隱藏或顯示功能區(qū)：在選擇的選項卡上雙擊，可隱藏功能區(qū)；隱藏后雙擊任意選項卡可將隱藏的功能區(qū)顯示出來。

◆使用快捷鍵隱藏或顯示功能區(qū)：按【Ctrl+F1】組合鍵可隱藏當(dāng)前活動工作簿功能區(qū)；再按【Ctrl+F1】組合鍵可將隱藏的功能區(qū)顯示出來。

1.4.3　自定義功能區(qū)

默認情況下，功能區(qū)中顯示有8個選項卡，不同的選項卡中固定集成了某一類操作，用戶可以將常使用的分布于不同選項卡中的操作通過自定義集中到一個選項卡中，并進行分組，方便以后的使用，主要在“Excel選項”對話框中進行操作。

在快速訪問工具欄或功能區(qū)的右鍵快捷菜單中選擇“自定義功能區(qū)”命令，打開如圖1-27所示的“Excel選項”對話框，單擊“自定義功能區(qū)”選項卡，在其中可進行新建組、新建選項卡、重命名選項卡或組和隱藏或顯示指定選項卡的操作。

◆新建組：如果要添加命令到右側(cè)列表框中展開的選項卡中，需單擊“新建組”按鈕建立新組，然后選擇命令，單擊“添加”按鈕添加到新建的組中。

◆新建選項卡：單擊“新建選項卡”按鈕，將新建一個選項卡，同時在新建的選項卡中新建一個組。

◆重命名選項卡或組：選擇新建的選項卡或組，單擊“重命名”按鈕，可在打開的“重命名”對話框中設(shè)置名稱。

◆隱藏或顯示指定選項卡：在右側(cè)的“主選項卡”列表框中取消選中對應(yīng)的復(fù)選框可隱藏該選項卡；若要顯示隱藏的選項卡，選中對應(yīng)的復(fù)選框即可。

1.4.4　禁用或啟用浮動工具欄

浮動工具欄是系統(tǒng)提供的快速設(shè)置欄，默認情況下，選擇內(nèi)容后會自動顯示該欄。如果不需要使用浮動工具欄，可對其設(shè)置禁用。

單擊“文件”選項卡，單擊“選項”按鈕，打開“Excel選項”對話框，在“常規(guī)”選項卡中取消選中“選擇時顯示浮動工具欄”復(fù)選框，即可將浮動工具欄禁用，如圖1-28所示。若要再次啟用，可重新選中該復(fù)選框。

1.4.5　自定義狀態(tài)欄中的顯示項目

對于狀態(tài)欄中顯示的各項信息，也可以通過添加或刪除操作進行自定義。

其操作方法為：在狀態(tài)欄中右擊，在彈出的快捷菜單中選項前有符號的表示已添加的顯示項，選擇可取消顯示；選擇沒有符號的選項可添加該顯示項目，如圖1-29所示。

1.4.6　更換Excel 2013的界面顏色

Excel 2013提供了白色、淺灰色和深灰色3種顏色方案，用戶可根據(jù)個人喜好進行選擇。

其操作方法為：打開“Excel選項”對話框，在“常規(guī)”選項卡中單擊“配色方案”下拉選項按鈕，在彈出的下拉選項中選擇合適的顏色選項，如圖1-30所示。

1.5　使用Excel幫助系統(tǒng)輔助學(xué)習(xí)

為了方便用戶的學(xué)習(xí)，系統(tǒng)還提供了相應(yīng)的幫助功能，用戶通過該功能可方便地查找需要的幫助信息。對于初學(xué)者來說，很多操作都不熟悉，學(xué)會使用軟件的幫助功能相當(dāng)重要。

1.5.1　使用本地幫助系統(tǒng)

本地幫助系統(tǒng)是系統(tǒng)自帶的幫助內(nèi)容，主要通過“Excel幫助”窗口來完成，在Excel 2013中，打開該窗口的方式有以下兩種：

◆在功能區(qū)右側(cè)單擊“幫助”按鈕 ，打開“Excel幫助”窗口，如圖1-31所示。

◆按【F1】鍵打開“Excel幫助”窗口。

1.通過關(guān)鍵字搜索幫助信息

通過關(guān)鍵字搜索可快速找到需要的幫助信息，在“搜索”下拉列表框中輸入需要搜索的信息的關(guān)鍵字，單擊“搜索”按鈕即可查看搜索結(jié)果，如圖1-32所示。

2.快速查看對話框參數(shù)的含義

在制作表格時，常需要打開對話框進行設(shè)置和操作。用戶如果不了解對話框中參數(shù)的含義，也可單擊對話框右上角的“幫助”按鈕，快速查看有關(guān)該對話框的幫助信息。圖1-33所示為在“頁面設(shè)置”對話框中單擊“幫助”按鈕快速查看幫助信息的方法。

1.5.2　使用Office.com幫助系統(tǒng)

Office.com是Office 2013組成部分的聯(lián)機服務(wù)，向用戶提供比“Excel幫助”窗口中更多的幫助信息，其操作方法為：單擊“Excel幫助”窗口中的“脫機”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“來自O(shè)ffice.com的Excel幫助”選項，如圖1-34所示。

如果要在網(wǎng)頁瀏覽器中搜索幫助信息，可輸入網(wǎng)址“http：//office.microsoft.com/zh-cn/”，進入其主頁，根據(jù)情況進行相關(guān)操作。