第6章　頁面設置與打印輸出

本章內容

在實際工作中，很多報表都需要打印出來，以供人填寫、審閱或核準。在Excel 2013中，通過系統的打印功能便可將需要的表格打印出來。在打印之前，為了取得預期的打印效果，需要對打印的頁面進行設置，本章將詳細講解相關的知識和操作。

要點導讀

設置頁面格式：頁面格式的設置直接影響打印出來的效果，其中的設置包括紙張大小、頁邊距、紙張方向、頁眉和頁腳信息以及使用水印等。

打印預覽：制作的表格中的內容如果不需要全部打印出來，可以設置打印區域打印需要的表格區域，然后通過預覽功能預覽打印的效果，在預覽打印效果的同時還可調整頁面的格式。

打印輸出：打印表格時可選擇打印的區域，如選擇打印整個表格、打印設置的區域等，而對于數據較多的表格，可通過設置重復打印標題在每一頁中都顯示標題行。

6.1　設置頁面格式

頁面格式的設置是打印表格之前的重要操作之一，通過對紙張大小、頁邊距、紙張方向、頁眉頁腳和水印效果的設置，調整表格的頁面布局和整體外觀，使其打印出來的效果更合理。

6.1.1　設置紙張大小

紙張大小表示打印的紙張的大小，常用紙張大小有A4、A3、16開等。紙張的大小也可用其長度和寬度表示，如A4大小的紙張也可描述為寬度為21厘米，高度為29.7厘米的紙張。

設置紙張大小的操作方法為：在“頁面布局”選項卡的“頁面設置”組中單擊“紙張大小”下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中可選擇已經定義好的紙張大小，如圖6-1所示。

6.1.2　設置頁邊距

工作表的頁邊距是指打印表格與紙張上下左右邊界的距離。

其設置方法為：在“頁面布局”選項卡的“頁面設置”組中單擊“頁邊距”下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中可選擇內置的“普通”、“寬”和“窄”3種頁邊距選項，如圖6-2所示。

在“頁邊距”下拉菜單中選擇“自定義邊距”命令，可打開如圖6-3所示的“頁面設置”對話框，單擊“頁邊距”選項卡，在其中可自定義設置上下左右的邊距值。

6.1.3　設置紙張方向

紙張方向是指表格在紙張中的排列方向，系統默認為縱向，還可將其設置為橫向。

其操作方法為：在“頁面布局”選項卡的“頁面設置”組中單擊“紙張方向”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇對應的選項即可，如圖6-4所示。

6.1.4　設置頁眉與頁腳

Excel工作表的頁眉和頁腳分別位于頂部和底部，用戶可在頁眉和頁腳區域添加一些備注信息。除了可使用Excel內置的頁眉或頁腳信息，也可以自定義設置其內容。

1.使用內置頁眉頁腳

在Excel 2013中，系統內置了多種頁眉和頁腳樣式。根據工作表的不同信息，Excel 2013會自動根據內置的樣式創建對應的頁眉和頁腳，選擇使用這些頁眉和頁腳樣式可以完成頁眉頁腳的設置，其具體操作如下。

Step 01　【進入頁眉和頁腳編輯狀態】在需要設置頁眉和頁腳的工作表中單擊“插入”選項卡，在“文本”組中單擊“頁眉和頁腳”按鈕，進入頁眉和頁腳編輯狀態，如圖6-5所示。

Step 02　【添加內置頁眉】在“頁眉和頁腳工具-設計”選項卡中單擊“頁眉和頁腳”組中的“頁眉”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要的頁眉格式，如圖6-6所示。

Step 03　【轉至頁腳區域】單擊添加的頁眉，在“頁眉和頁腳工具-設計”選項卡的“導航”組中單擊“轉至頁腳”按鈕，跳轉到頁腳區域，如圖6-7所示。

Step 04　【添加內置頁腳】在“頁眉和頁腳”組中單擊“頁腳”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要的頁腳格式，完成頁腳的添加，如圖6-8所示。

提示：刪除頁眉和頁腳

如果要刪除頁眉和頁腳，可在“視圖”選項卡的“工作簿視圖”組中單擊“頁面布局”按鈕，進入頁面布局視圖，在頁眉區域或頁腳區域中選擇添加的頁眉或頁腳，按【Delete】鍵即可將其刪除。

2.自定義頁眉和頁腳信息

如果系統沒有符合要求的內置頁眉和頁腳樣式，還可以使用系統內置的頁眉和頁腳元素自定義頁眉和頁腳。

自定義頁眉和頁腳的操作方法為：在“插入”選項卡的“文本”組中單擊“頁眉和頁腳”按鈕，進入頁眉頁腳編輯狀態，頁眉和頁腳分別有3個可編輯區域。

選擇需要編輯的區域，在如圖6-9所示的“頁眉和頁腳工具-設計”選項卡的“頁眉和頁腳元素”組中單擊對應的按鈕，可將對應內容的代碼插入到所選區域中。單擊“轉至頁腳”按鈕，用同樣的方法對頁腳進行自定義。

插入某個元素后，單擊其他區域將系統自動識別的內容顯示出來，如單擊“當前時間”按鈕，所顯示的內容如圖6-10（左）所示，單擊其他區域后，將顯示如圖6-10（右）所示的內容。用戶還可通過輸入文本的方法手動輸入需要的內容。

拓展學習　Excel 2003 中設置頁眉和頁腳

在Excel 2003中設置頁眉和頁腳主要是在“頁面設置”對話框中進行，在“文件”菜單中選擇“頁面設置”命令，打開該對話框，如圖6-11所示，在“頁眉”和“頁腳”下拉列表框中選擇內置的頁眉和頁腳。

單擊“自定義頁眉”和“自定義頁腳”按鈕，在打開的“頁眉”和“頁腳”對話框中自定義設置頁眉和頁腳內容，如圖6-12所示為“頁眉”對話框。

此外，除了在“頁面設置”對話框中設置頁眉和頁腳，還可在其中的“頁面”和“頁邊距”選項卡中設置紙張方向、紙張大小和頁邊距等內容。

6.1.5　使用水印

Excel中沒有直接添加水印的功能，但可以通過在頁眉和頁腳中插入圖片的方法自定義圖片水印。其具體操作如下。

Step 01　【單擊“圖片”按鈕】在需要設置水印的工作表中進入頁眉和頁腳編輯狀態，在“頁眉和頁腳工具-設計”選項卡的“頁眉和頁腳元素”組中單擊“圖片”按鈕，如圖6-13所示。

Step 02　【選擇插入的水印圖片】打開“插入圖片”對話框，選擇需要的圖片，單擊“插入”按鈕將其插入到工作表中，如圖6-14所示。

Step 03　【單擊“設置圖片格式”按鈕】插入的圖片在頁眉區域顯示為“&[圖片]”，在“頁眉和頁腳元素”組中單擊“設置圖片格式”按鈕，如圖6-15所示。

Step 04　【設置水印圖片格式】打開“設置圖片格式”對話框，在其中可自定義水印圖片的高度和寬度，以及調整比例，單擊“確定”按鈕完成操作，如圖6-16所示。

提示：使用文字水印

如果要使用文字水印，用戶可通過插入并設置藝術字，在“視圖”選項卡的“顯示”組中取消選中“網格線”復選框，然后使用專業的截圖軟件將設置的藝術字截取為圖片，并保存在計算機中，通過使用圖片水印的方法將其插入到頁眉或頁腳中，這樣就可將其應用為文字水印。

6.2　打印預覽

對表格頁面格式進行設置后，可通過打印預覽功能預覽打印出來的效果，如果效果滿意，即可開始打印。

6.2.1　設置打印區域

Excel 2013中默認的打印區域為打開的活動工作表，如果需要對選定區域進行打印，可手動設置打印的區域，主要有以下兩種方法。

◆通過菜單命令設置打印區域：在工作表中選擇需要打印的區域，在“頁面布局”選項卡的“頁面設置”組中單擊“打印區域”下拉按鈕，選擇“設置打印區域”選項，即將選擇的區域設置為打印區域，如圖6-17所示。

◆通過對話框設置打印區域：在需要設置打印區域的工作表中單擊“頁面布局”選項卡，在“頁面設置”組中單擊“對話框啟動器”按鈕，打開“頁面設置”對話框，在“工作表”選項卡的“打印區域”文本框中輸入需要打印的單元格地址即可，如圖6-18所示。

6.2.2　預覽表格

在Excel 2013中，表格都是在“文件”選項卡的“打印”選項卡中進行預覽的，另外還有兩種方法快速預覽表格，一種是通過快速訪問工具欄預覽，另一種是通過對話框預覽。

◆通過快速訪問工具欄預覽：在需要預覽的工作簿窗口中單擊快速訪問工具欄中的“打印預覽和打印”按鈕，即可進入“打印”界面預覽需要打印的表格，如圖6-19所示。

注意：通過快速訪問工具欄預覽的前提

默認情況下，快速訪問工具欄中沒有顯示“打印預覽和打印”按鈕，如果需要通過快速訪問工具欄預覽表格，用戶首先需要手動添加“打印預覽和打印”按鈕。

◆通過對話框預覽：在需要預覽的工作表中單擊“頁面布局”選項卡的“頁面設置”組中的“對話框啟動器”按鈕，在打開的“頁面設置”對話框的任意選項卡中單擊“打印預覽”按鈕，都可以進入“打印”界面預覽表格，如圖6-20所示。

6.2.3　預覽模式下調整頁面格式

進入預覽模式（“打印”選項卡）后，界面的左側為預覽效果，而在其右側可調整打印頁面的格式，如圖6-21所示。

其中，單擊“縱向”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇紙張方向；單擊“A4”按鈕，在彈出的下拉菜單中設置紙張大小；單擊“正常邊距”按鈕，在彈出的下拉菜單中設置頁邊距。

此外，還可單擊“調整”按鈕，在彈出的下拉列表中對打印多份時的排序進行設置。

6.3　打印輸出

設置了工作表的頁面格式，并預覽了效果后，即可開始打印工作表，除了可打印整個工作表或工作簿的內容，以及根據前面設置的打印區域打印指定區域，還可根據具體情況，通過設置重復打印表格的標題。

6.3.1　打印整個表格內容

打印整個表格內容的操作方法為：在打印預覽模式的“打印”選項卡中單擊“打印”按鈕，或者在“頁面設置”對話框中單擊“打印”按鈕即可，如圖6-22所示。

6.3.2　打印指定區域的表格內容

前面介紹了設置打印區域的操作，如果在打印時只打印設置的區域，還需要在打印預覽模式的“打印”選項卡中進行設置。

其操作方法為：單擊“設置”欄中的“打印活動工作表”按鈕，選擇“打印選定區域”選項，如圖6-23所示，然后單擊“打印”按鈕，即打印設置的區域。

如果選擇“打印整個工作簿”選項，可在“頁數”數值框中設置打印的頁數，如圖6-24所示。

6.3.3　重復打印表格標題

對于某些表格，由于記錄較多，同一個表格需要打印多頁，這時可使用重復打印表格標題的功能使打印表格的每一頁都有同樣的標題；如果要打印工資條，可通過快速定位的方法完成。

1.在每頁的頂部重復打印標題行

重復打印標題行的操作方法為：在“頁面布局”選項卡的“頁面設置”組中單擊“打印標題”按鈕，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”選項卡，在“打印標題”欄的“頂端標題行”文本框中輸入單元格地址，單擊“確定”按鈕完成操作，如圖6-25所示。

提示：重復打印標題列

如果表格的列數較多，也可設置重復打印標題列，使打印的每頁的第一列都顯示設置的列，其操作方法為：單擊“打印標題”按鈕，打開“頁面設置”對話框，在“工作表”選項卡的“左端標題列”文本框中輸入打印的標題列地址，單擊“確定”按鈕即可。

2.打印工資條

工資條是指每條記錄都有一行對應的表頭字段，下面通過在“員工工資條”工作表中設置打印工資條來具體介紹其方法。

實戰應用：打印工資條

\素材\第6章\員工工資條.xlsx

\效果\第6章\員工工資條.xlsx

Step 01　填充定位條件

打開“員工工資條”文件，在J4和K5單元格中輸入“1”，并選擇J4：K5單元格區域，將鼠標光標移動到單元格區域的右下角，雙擊填充柄，系統自動使這種格式填充至工作表的結束行。

Step 02　設置空白行定位條件

在“開始”選項卡的“編輯”組中單擊“查找和選擇”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“定位條件”命令，打開“定位條件”對話框，選中“空值”單選按鈕，單擊“確定”按鈕應用相應的設置。

Step 03　設置表頭數據的復制條件

在返回的工作表的“單元格”組中單擊“插入”下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“插入工作表行”命令，插入空白行，然后復制表頭數據，選擇A3：I25單元格區域，打開“定位條件”對話框，選中“空值”單選按鈕，單擊“確定”按鈕完成條件的定位。

Step 04　在空白行復制表頭數據

單擊“粘貼”下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“值和源格式”選項，在空白行復制表頭數據，并將填充條件所在的單元格區域刪除。

Step 05　設置頁邊距

單擊“頁面布局”選項卡，在“頁面設置”組中單擊“頁邊距”下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“窄”選項。

Step 06　設置紙張方向

在“頁面設置”組中單擊“紙張方向”下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“橫向”選項，為工作表設置紙張方向。

Step 07　設置打印區域

選擇A2：I25單元格區域，在“頁面布局”選項卡的“頁面設置”組中單擊“打印區域”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“設置打印區域”選項，指定需要打印的表格區域。

Step 08　預覽并打印工資條

單擊“文件”選項卡，在“打印”選項卡的右側即可預覽需要打印的表格區域，單擊“打印”按鈕打印該區域。