1.3 任務實施

1.3.1 公文格式基本要求

國家標準規定的黨政機關公文格式基本要求如表1-1所示。A4型公文用紙的頁邊與版心尺寸要求如圖1-2所示。

1.3.2 公文組成

公文由“版頭”“主體”“版記”三部分組成，如圖1-3至圖1-5所示。

1.3.3 相關參數計算與頁面設置

首先進行頁面設置，根據GB標準確定上、下、左、右頁邊距的值，頁眉、頁腳位置，以及每頁行數和每行字符數等。

1．GB標準公文的版面要求

（1）頁邊距。GB標準公文A4型公文用紙的頁邊與版心尺寸要求如圖1-2所示。可見：

①公文總寬度和總高度（成品幅面尺寸）為210mm×297mm。

②版心尺寸為156mm×225mm。

③天頭（上白邊）為37mm，即為上邊距的尺寸。

④訂口（左白邊）為28mm，即為左邊距的尺寸。

計算“右邊距”和“下邊距”：

①右邊距=公文總寬度210mm－版心寬度156mm－左邊距28mm，由此計算出右邊距應為26mm。

②下邊距=公文總高度297mm－版心高度225mm－上邊距37mm，由此計算出下邊距應為35mm。

（2）行數和字數。每頁22行，每行28個字符。

（3）字體字號。三號仿宋體字。

（4）頁腳距邊界的值。GB中規定，頁碼一般用四號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條“一字線”，一字線上距版心下邊緣7mm，如圖1-2所示。

根據計算，頁腳距邊界的距離設置為25.53mm時，最符合GB的要求（因計算比較復雜，只要記住這個值即可）。

（5）頁眉和頁腳設置為“奇偶頁不同”。

2．頁面設置

新建一個文件名為“發改辦高技16號.docx”的空白文檔，根據GB標準和前面的計算，進行如圖1-6至圖1-9所示的頁面設置。

注意：Word文檔的默認字體格式是五號宋體字。在圖1-9（b）中進行了字體、字號設置后，當前文檔的默認格式就變成了三號仿宋字。如果設置后單擊了圖1-9（a）左下方的【設為默認值】按鈕，則會將修改保存至NORMAL模板，后面所有新建文檔的默認字體格式變為設置后的字體格式。

3．公文編制前準備

（1）下載并安裝“方正小標宋”字體。

（2）安裝Photoshop圖像處理軟件。

1.3.4 編制公文版頭

1．版頭格式要求

公文首頁紅色分隔線以上部分稱為版頭，主要由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、紅色分隔線等要素組成。版頭格式如圖1-10所示。

（1）份號。份號就是每份文件的序列號，一般情況下涉密公文應當標注份號。如需標注份號，一般用6位三號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

（2）密級和保密期限。涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。公文的密級由公文制發機關根據公文內容涉及黨和國家秘密的程度來劃定，密級分為秘密、機密、絕密三種。

如需標注密級和保密期限，一般用三號黑體字，頂格編排在版心左上角份號之下，保密期限中的數字用阿拉伯數字，密級和保密期限用★分隔，如“機密★1年”。

（3）緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”“加急”等。電報格式的公文緊急程度分為四級，從急到緩依次為特提、特急、加急、平急。

緊急程度的格式與密級和保密期限格式相同，位于密級和保密期限下一行。

（4）發文機關標志。由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”二字組成，也可直接使用發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，顏色為紅色，GB中沒有具體規定其字體和字號，字體推薦使用小標宋體字，字號以醒目美觀為原則。

（5）發文字號。由發文機關代字、年份和發文順序號組成。機關代字要求準確、規范、精練、無歧義、易識別。如“鄂政辦發〔2017〕18號”，即為湖北省人民政府辦公廳2017年第18號文件。

發文字號編排在發文機關標志下空2行位置，居中排布，年份、發文順序號用阿拉伯數字；年份用全稱4位，用六角括號〔〕括起；發文順序號不編虛位，不加“第”字。上行文中因為有簽發人，這時發文字號居左空1字編排。

（6）簽發人。上行文中需標識簽發人姓名。簽發人居右空1字編排，簽發人用三號仿宋體，姓名用三號楷體字標注。

（7）分隔線。發文字號之下4mm處居中設置一條與版心等寬的紅色分隔線。

相關知識

《黨政機關公文處理工作條例》規定，現行黨政機關公文種類主要包括以下15種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。這15種黨政機關公文根據行文關系或行文方向，又可劃分為上行文、下行文、平行文三類。其中，上行文指下級機關向所屬上級機關的一種行文；下行文是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關的一種行文；平行文是指同級機關，或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關、部門、單位之間的一種行文。

2．份號、密級和緊急程度編排

在Word中使用表格可以使版面更加規范整齊，更易定位和編輯管理。此處對份號、密級和緊急程度的編排應采用表格完成。

操作步驟

（1）插入一個1列3行的表格，設置表格的寬度為公文版心寬度156mm，即指定寬度15.6cm，如圖1-11所示。

（2）因為要求發文機關標志上邊緣至版心上邊緣為35mm，所以設置表格的行高為35mm/3行≈11.6mm，即設置表格每行高度為1.16cm，如圖1-12所示。

（3）設置表格字體格式為黑體三號，輸入份號、密級等內容。

（4）將表格邊框設置為無邊框。

操作如圖1-11至圖1-13所示，效果如圖1-14所示。

3．發文機關標志編排

在表格下一行輸入發文機關標志文字，設置其字體為“方正小標宋簡”，字號為48磅（字號大小根據版面設置）。因一般字體都是方塊字，為增加美觀性，可適當設置縮放比。字符的縮放比是指字高不變，字寬可變。經實驗和計算，設置縮放比為“68%”比較美觀。縮放比設置如圖1-15所示，縮放前后效果對比如圖1-16所示。

4．發文字號和分隔線編排

發文字號：在發文機關標志文字下空出兩行，選中兩空行并將其格式設置成“正文”樣式。光標定位在標識文字下的第3行，輸入“×發改辦高技〔2017〕16號”文字，居中對齊。六角括號“〔〕”可通過插入符號獲得。

分隔線：在發文字號下方4mm處要求繪制一條與版心等寬的紅色分隔線，要精確制作這樣一條符合GB要求的反線，可通過“邊框”命令實現。

（1）選中發文字號所在行，在【開始】選項卡【段落】選項組中，單擊【邊框】右側三角形按鈕打開【邊框和底紋】對話框，設置如圖1-17所示的邊框樣式，顏色為紅色，寬度為“1.5磅”；單擊“預覽”下方的下邊線，則在下方繪制出一條紅色線條。

（2）單擊【選項】按鈕，打開【邊框和底紋選項】對話框，在“距正文間距”欄中設置“下”為“4毫米”（確定設置后，系統自動將其轉換成磅值），如圖1-18所示。

1.3.5 公文主體

1．公文主體格式要求

（1）標題。編排于紅色分隔線下空2行位置，分一行或多行排布，多行排列時應當使用梯形或菱形。

（2）主送機關。編排于標題下空1行位置，三號仿宋字體。

（3）正文。三號仿宋字體，編排于主送機關下1行。公文首頁必須顯示有正文。

（4）發文機關署名、成文日期和印章。成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份標全稱，月、日不編虛位，右縮4字編排。注意：對于右縮4個字符，建議不要使用空格實現，應當使用“段落”中的“右縮進”設置。

印章加蓋端正，居中正壓署名和日期，頂端應距正文1行之內，如圖1-19所示。

相關知識

印章加蓋分兩種情況。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

2．制作電子公章

（1）公章規格要求。根據國家相關規定，企事業單位、社會團體等公章，一律為圓形，直徑為4.2cm，圓邊寬0.12cm。公章中央為五角星，星尖直徑1.4cm，五角星外刊單位名稱，自左而右環行，字體可使用簡化宋體。

（2）制作電子公章。電子公章制作過程如圖1-20所示。

①繪制公章外圓。繪制直徑4.2cm，圓邊寬0.12cm，線條顏色為紅色，無填充顏色的圓。

②編制藝術字。插入藝術字“××省發展和改革委員會”，設置文本填充和輪廓顏色為紅色，設置文本效果為上彎弧（選擇【繪圖工具】→【格式】→【藝術字樣式】→【文本效果】→【轉換】→【上彎弧】命令）；拖動周圍控點調整藝術字大小和形狀，使文字約占3/4圓弧。

③繪制五角星。通過插入形狀繪制五角星圖形，設置填充和輪廓顏色為紅色，調整大小使直徑為1.4cm。

對制作好的公章進行抓圖（PrtSc鍵），粘貼到畫圖工具中進行裁剪，并保存成圖像文件“gzh.jpg”。

（3）公章摳圖處理。上述制作的公章帶有白色背景，為使用方便，下面使用Photoshop進行摳圖處理。

①在Photoshop中打開“gzh.jpg”文件，單擊【選擇】菜單下【色彩范圍】命令，打開【色彩范圍】對話框，如圖1-21所示。

②此時光標變為，在圖像任一白色背景處單擊鼠標吸取，單擊【確定】按鈕。

③圖像中所有白色區域被選中，如圖1-22所示。

④使用快捷鍵“Ctrl+Shift+I”對當前選區進行反選，即選中圖像中除白色之外的顏色作為選區，如圖1-23所示。

⑤按“Ctrl+C”組合鍵復制當前選區，新建一個圖層，按“Ctrl+V”組合鍵粘貼選區到新建圖層；刪除原圖層。

⑥將文件另存為“公章.png”。

1.3.6 版記編排

1．版記格式要求

版記位于公文最后一頁，由抄送機關、印發機關、印發日期、分隔線組成（新版GB標準中已將版記中的主題詞部分去除）。

（1）抄送機關。抄送機關是指除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，可以是上級、平級、下級及不相隸屬機關。排列順序上一般按機關性質和隸屬關系確定，依照先上級、再平級、后下級的次序。

字體格式用四號仿宋體字，編排在印發機關和日期之上一行，左、右各空1字編排。各機關之間用逗號分隔，最后一個機關后標句號結束。

（2）印發機關和印發日期。印發機關是指公文的印制主管部門。印發機關和日期用四號仿宋體字，編排在末條分隔線上，印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期用阿拉伯數字，年、月、日標全，后加“印發”二字。

（3）分隔線。分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間分隔線用細線（推薦高度為0.2mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與版心下邊緣重合。

版記格式如圖1-24所示。

2．使用制表位實現同行中不同部分格式編排

整個版記內容都要求左、右各空1個字符編排。對于“抄送”內容，通過設置【段落】對話框中的左、右縮進即可實現。而對于印發機關和印發日期，因為它們是同一行中的兩部分內容，單純使用簡單的字符縮進無法實現，此處引入“制表位”概念，使用制表位可輕松實現同行中不同內容的格式編排。

（1）輸入印發機關名稱，設置段落左右縮進各1個字符，按“Tab”鍵，在印發機關名稱后插入制表符“”，輸入印發時間。

（2）將鼠標指針移到標尺任意位置上，雙擊鼠標，則在鼠標雙擊處生成一個制表位“”；雙擊此制表位打開【制表位】對話框，如圖1-25所示。

（3）在如圖1-25所示對話框中，單擊【全部清除】按鈕，將已有的制表位位置清除，在“制表位位置”下輸入“27字符”，“對齊方式”選擇“右對齊”。設置后效果如圖1-26所示。

說明：制表符位置設置為27字符，是因為公文標準中一行字符為28個，此行右縮進1個字符，即從頁面最左邊到需要對齊的右縮進位置為27個字符。

3．版記分隔線（反線）制作

版記里的反線不能使用邊框的方法來制作，這是因為版記中的抄送、印發機關等都采用了左、右縮進，若采用邊框線的方法制作反線，這條反線也會縮進，無法達到GB要求的貫穿版心效果。對此，可以通過繪制直線，并使用圖形鎖定標記來完成。

（1）使用插入形狀的方法在“抄送”所在行上方（位置不必精確，下面會做精確設置）繪制一條紅色直線（建議按住“Shift”鍵繪制），設置其粗細為“0.35毫米”，寬度為“156毫米”（與版心同寬）。

（2）選擇【文件】→【選項】命令，打開【Word選項】對話框，勾選【顯示】→“始終在屏幕上顯示這些格式標記”下的“對象位置”復選框，如圖1-27所示。

（3）選中繪制的直線，會看到直線所在段落前面出現“”標記，它是圖形鎖定標記，表示圖形將隨“”對應段落的移動而移動。將鼠標移到此標記上，按住鼠標左鍵不放，移動鼠標，將“”標記移到“抄送機關”段的前面，這樣不管直線在何處，它的移動只會受到“抄送機關”段落的影響。將光標定位在“抄送機關”前面，按回車鍵感受一下。

（4）直線版式設置。選中直線，用鼠標右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇【其他布局選項】命令，打開【布局】對話框；在【位置】選項卡下，設置“水平”和“垂直”位置如圖1-28所示。

說明：垂直方向絕對位置是相對而言的，若設置為“0毫米”，則直線和在同一水平線上，即正好在抄送行的上方，如圖1-30所示。直線絕對位置對比如圖1-29和圖1-30所示。

（5）選中直線，使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”組合鍵復制兩條直線；選中復制的一條直線，設置其粗細為“0.25毫米”；打開【布局】對話框，將“垂直”欄中的“絕對位置”設置為“20毫米”，其他設置同圖1-28中的設置。

說明：“垂直”欄中的“絕對位置”設置為“20毫米”，是因為版心高度為225mm，每頁設置為22行，即每行約10mm高，因為設置的直線位于兩行下，所以設置20mm，如圖1-31所示。

（6）同理，對另一條直線進行版式設置，將“垂直”欄中的“絕對位置”設置為“30毫米”，其他設置同上。

1.3.7 公文模板制作

由于公文格式大致相同，因此，可以創建帶有提示信息的通用模板，從而大大提高公文的制作效率。如圖1-32所示，在需要制作公文時，只需在相應位置輸入具體內容即可。

（1）打開前面制作的公文，刪除發文機關標識文字，按“Ctrl+F9”組合鍵插入域標記，在域標記內輸入域代碼“macrobutton nomacro[單擊此處輸入發文機關]”，所得內容均繼承原來文字內容的格式。如圖1-33所示。

（2）將光標移到該域代碼上，用鼠標右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇【切換域代碼】命令，即可得到帶有相應格式的提示信息“單擊此處輸入發文機關”，如圖1-34所示。單擊該提示信息，使其處于被選中狀態，輸入發文機關標識即可替代該提示信息，這就是通過域代碼制作的提示按鈕，用來快速編輯文字內容。

（3）按照同樣方法，制作其他要素的提示按鈕，然后切換域代碼，完成通用模板的編輯。

（4）保存為模板文件。選擇【文件】→【另存為】命令，在【另存為】對話框中，選擇文件類型為“Word模板（*.dotx）”，將其保存為模板文件即可。

相關知識

域、宏、樣式、模板是Word四大核心技術。Word中的域和宏，能夠將某些特殊的處理方法用函數或編程的形式交給用戶，從而大大提高文字處理的靈活性、適應性和自動化程度。使用Word域可以實現許多復雜的工作，比如：自動編頁碼、圖表的題注、腳注、尾注的號碼；按不同格式插入日期和時間；通過鏈接與引用在活動文檔中插入其他文檔的部分或整體；自動創建目錄、關鍵詞索引、圖表目錄；插入文檔屬性信息；實現郵件的自動合并與打印；執行加、減及其他數學運算；創建數學公式；調整文字位置等。

1．什么是域

簡單地講，域就是引導Word在文檔中自動插入文字、圖形、頁碼或其他信息的一組代碼，文檔中顯示的內容是域代碼運行的結果。

域具有以下特性：

可更新。大多數域是可以更新的，當域的信息源發生了改變，可以通過更新域以顯示最新結果，這使得文檔動態地變，而不是一成不變的靜止文檔。

可格式化。域可以被格式化，可以將字體、段落和其他格式應用于域結果，使它融合在文檔中。

可鎖定。可以斷開域與信息源的鏈接并轉換為不會改變的永久內容，當然也可以解除域鎖定。

2．域的構成

通過一個簡單的域的例子，介紹域的構成。

例如，使用Date域在文檔中插入當前日期。

（1）選擇【插入】→【文本】→【文檔部件】→【域】命令，打開【域】對話框，設置域“類別”為“日期和時間”，“域名”為“Date”，選擇一種日期格式，勾選右下方“更新時保留原格式”復選框，如圖1-35所示，單擊【確定】按鈕，結果在文檔中插入了當前日期，如圖1-36所示。

（2）用鼠標右鍵單擊插入的日期，在彈出的快捷菜單中選擇【切換域代碼】命令，如圖1-37所示；得到日期和時間的域代碼，如圖1-38所示。

以上面得到的日期域的域代碼為例，介紹域的組成元素與語法含義，如圖1-39和表1-2所示。

域代碼一般由三部分組成：域名、域參數、域開關，域代碼包含在一對大括號“{ }”中。

3．域相關快捷鍵

域相關的快捷鍵及其功能與說明見表1-3。