1.4 拓展實訓

實訓1：制作多部門聯合發文公文

公文事項涉及數個部門，由這些部門聯合簽署的公文，稱為聯合發文。聯合行文就是同級機關、部門或單位聯合發文的形式。同級政府、同級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府及其部門與同級黨委、軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行政職能的事業單位可以聯合行文。上下級機關不可聯合行文。

由于工作需要，由“中共海臨市委宣傳部、海臨市公安局、海臨市廣電新聞出版局”三個機關單位聯合發布名為“關于加強全市消防宣傳工作的通知”的公文，效果如圖1-40所示。通過完成本實訓案例，掌握多部門聯合發文機關紅頭制作方法、簽發人編排。

1.聯合發文機關紅頭制作

1）雙行合一法

雙行合一法適合聯合發文的部門僅為兩個的情況，如圖1-41所示。

操作步驟

（1）選擇【開始】→【段落】→【中文版式】→【雙行合一】選項，彈出【雙行合一】對話框，輸入“中共海臨市委宣傳部海臨市公安局”，在下方“預覽”欄中可以看到將要生成雙行合一的效果，如圖1-42（a）所示。

（2）因為上行文字比下行文字多，需要使用空格調整到適合的寬度，如圖1-42（b）所示。

（3）按GB要求對標識文字進行字體、字號等格式設置，效果如圖1-41所示。

2）eq域法

雙行合一法適合發文機關為兩個的情況，對于聯合發文部門有三個及以上的情況，可以使用eq域中的數組開關“\a”來實現。利用該方法可實現眉首中各種標識內容的制作。

操作步驟

（1）按“Ctrl+F9”組合鍵插入域標志（注意：此處的{}不能手工鍵盤輸入），輸入如圖1-43所示域代碼內容。在花括號后輸入“文件”二字。

注意：“eq”后必須有一個空格；域函數和開關等不區分大小寫；域代碼中的括號、逗號等都用西文標點；單位之間用逗號分隔。

（2）按“F9”鍵更新域，顯示域結果。

（3）設置字體格式。設置“文件”二字為“方正小標宋簡”，58磅。選中域，設置字體為“方正小標宋簡”，38磅。字符縮放都設置為“68%”。域效果如圖1-44所示。

（4）對齊部門名稱。可以看到三個部門名稱因為字數不同，所以出現不對齊情況。通過調節字間距使其與最多字符的一行兩端對齊。下面介紹字符間距計算方法。

為便于計算，建議漢字大小使用磅值。標識中單位名稱的字體和字號必須一致，一般最多字符的一行中的文字不設置字符間距。可推導出某行的中文字符間距的簡化計算公式，如式（1-1）所示。

式中　Nj——基準行（最多字的行）中的中文字符個數。

Ni——其他第i行的中文字符個數。

B——字號磅值。

S——字符縮放比。

Ji——第i行的字符間距。

（5）經過計算，第1、2行的字符間距分別為“1.615磅”“10.336磅”。計算公式分別如式（1-2）和式（1-3）所示。設置字符間距后的對齊效果如圖1-45所示。

3）表格法

此方法操作簡單，不管聯合發文的部門有多少，字數如何不同，都能實現所需效果。

操作步驟

（1）插入一個3行2列的表格，將第2列合并為一個單元格。

（2）在第1列單元格中輸入部門標識文字，第2列輸入“文件”二字，設置相應的字符格式。

（3）將第1列單元格設置為“右對齊”，將第2列設置為“左對齊”。

（4）按照上面計算的結果，調整第1、2行的字符間距。

（5）選中表格，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【表格屬性】命令，彈出【表格屬性】對話框，設置【行】→【尺寸】→【指定高度】為固定值2.1厘米，如圖1-46所示。

（6）調整表格寬度為正好能放下文字，設置表格居中對齊，效果如圖1-47所示。

（7）隱藏表格邊框線。

2.簽發人制作

簽發人是上行文，也就是報送上級機關的公文中，發文機關的負責人簽署姓名。聯合行文中的簽發人應該是每個單位的負責人簽署的姓名，稱為會簽。“簽發人”位于發文字號所在行右側空1字位置，三號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用三號楷體標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第一位，一般每行排列兩個簽發人姓名。效果如圖1-48所示。

提示：

（1）上排簽發人使用“段落”→“右縮進1字符”實現排版。

（2）下排簽發人與發文字號在一行，使用1.3.6節介紹的“制表位”的方法實現排版。

實訓2：制作信函格式公文

公文的信函格式是被廣泛采用的一種公文特殊格式，主要用于發布、傳達、要求下級機關執行和有關單位周知或執行的事項，報送方案，商洽、詢問、答復或者說明某件具體事項。信函格式相對簡單，易操作，在各級行政機關的公文中廣泛應用，常用于通知、批復、函等文種的公文中。

信函格式效果圖如圖1-49所示。

（1）發文機關標志。使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。

（2）分隔線。發文機關標志下4mm處印一條上粗下細（武文線）的紅色雙線，距下頁邊20mm處印一條上細下粗（文武線）的紅色雙線，線長均為170mm，居中排布。

（3）份號、密級和保密期限、緊急程度。如需標識份號，頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下；如需同時標注密級和保密期限、緊急程度，密級和保密期限頂格編排在份號下1行，緊急程度頂格編排在密級和保密期限下1行。

（4）發文字號。發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。發文字號與紅色雙線的距離為三號漢字高度的7/8。

（5）標題。標題居中編排，與其上最后一個要素相距2行。

（6）頁碼。首頁不顯示頁碼，只有兩頁的信函式公文，第2頁可以不顯示頁碼。

（7）版記。信函格式公文的版記中不加印發機關、印發日期和分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。

其他各要素的標識方法均同“文件式”公文格式。

提示：

（1）發文標志下方“武文線”的制作。插入一條直線，設置線型為上粗下細型，設置直線寬度為170mm。選中直線，用鼠標右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇【其他布局選項】命令，彈出【布局】對話框，在【位置】選項卡中設置水平和垂直位置參數，如圖1-50所示。

（2）最后一頁中“文武線”的制作。插入一條直線，設置線型為上細下粗型，線寬為170mm。因為要求此文武線距下頁邊20mm，已知下邊距為35mm，可計算出該直線應距版心“下邊”15mm，如圖1-51所示，因此設置如圖1-52所示位置參數。

說明：圖1-52中設置的直線垂直位置表示該直線在垂直方向上位于下邊距（即圖1-51中的“下邊”）下側15mm處。