2.3 任務實施

2.3.1 編制“職工個人信息表”

編制如圖2-1所示的“職工個人信息表”。表格制作屬于Word初級內容，在此不再詳細介紹。

2.3.2 創建表格窗體

窗體是一種結構化的文檔，其中留有可以輸入信息的空間，用戶只能在這些空間內輸入信息或進行選擇，而不可更改別的內容。利用系統提供的“內容控件”功能，為表格創建窗體，并設置窗體保護，主要目的是規范化表格，提高填表的效率和準確率，防止修改表格本身的內容。

1．顯示【開發工具】選項卡

Word窗體工具和控件位于【開發工具】選項卡，要使用控件創建窗體，首先需要在功能區中顯示【開發工具】選項卡。方法如下：

選擇【文件】→【選項】命令，彈出【Word選項】對話框。在“自定義功能區”→“主選項卡”對應選項列表中勾選“開發工具”復選框，如圖2-3所示。確定后，頂部功能區中已顯示【開發工具】選項卡，如圖2-4所示。

相關知識

什么是結構化文檔？

結構化文檔是這樣一種文檔，可以控制在何處顯示內容、顯示何種類型內容及能否編輯此內容。如：

法律公司的一些文檔，包含用戶不應更改的法律用語；

只允許用戶輸入標題、作者和日期的計劃書封面；

客戶數據包含在預定義區域中的票據套印。

2．內容控件

“內容控件”是文檔中的實體，是用于充當特定內容的容器。單個內容控件可以包含格式化文本的日期、列表或段落等內容。內容控件主要功能是幫助用戶創建豐富、結構化的內容基塊，再將明確定義的基塊插入文檔的模板中，從而創建結構化文檔。Word 2013包含如圖2-5所示的九種內容控件。

（1）格式文本。“格式文本”控件提供一個區域，用戶可以在其中輸入格式文本，如中西文字、數字號碼等文本。

（2）純文本。“純文本”控件提供一個純文本區域，其中不包含格式，與格式文本的區別是格式文本可對其內容設置格式，純文本可多行輸入。

（3）下拉列表。“下拉列表”控件僅提供一個預設選項列表，可設置多個下拉列表選項供用戶選擇。此控件是使用得較多的內容控件，可實現高效、規范輸入。

（4）組合框。“組合框”控件用來組合預設選項和用戶條目，與下拉列表的區別是組合框不僅能實現在列表中選擇，還能根據需要手動輸入列表中沒有的內容。

（5）圖片內容。可以在“圖片內容”控件中插入或粘貼圖片。

（6）日期選取器。“日期選取器”控件提供一個下拉菜單，可以使用日歷選取日期。

（7）復選框。“復選框”控件提供多項可選擇的內容，可同時選取多個選項。

（8）重復分區。“重復分區”控件是Word 2013新增的內容控件，相當于一個模板，對同一主題的內容進行分區，分區中可以放置文字、圖片、形狀、表格等對象，每個分區相對獨立，修改后互不影響。

（9）構建基塊庫。“構建基塊庫”控件提供一個“構建基塊”下拉菜單，這樣能選擇的樣板文件和其他預設文本就比使用其他控件所選的要多，在使用復雜窗體時很方便。

相關知識

“內容控件”是Word 2007版新增的功能，之前版本的舊式控件都包含在“舊式工具”控件中，如圖2-6所示。可見，“舊式工具”包含有“舊式窗體”和“ActiveX控件”。

“舊式工具”控件用于訪問Word 2003（及更低版本）中的舊式窗體工具和ActiveX工具。

3．在表格中插入控件

表格中需要填寫的內容有多種類型，有的需要填寫文本數據，有的需要填寫日期，有的需要輸入多行文本，有的需要從提供的列表中選擇選項，有的需要讀入圖片等。根據內容的類型，選擇合適的“內容控件”應用到“職工個人信息表”表格中，如圖2-7所示。

（1）在單行的文本數據單元格中插入“格式文本”控件。將光標定位在待插入控件的單元格中，單擊【開發工具】→【控件】→【格式文本內容控件】按鈕，即可在單元格中插入該控件。“格式文本”控件占位符顯示狀態如圖2-8所示，設計模式下的控件占位符如圖2-9所示。

“職工個人信息表”中插入“格式文本”控件的單元格有“姓名”“職工編號”“身份證件號”“籍貫”“出生地”等。

（2）在文本類別明確的單元格中插入“下拉列表”控件。“職工個人信息表”中插入“下拉列表”內容控件的單元格有“身份證件類型”“政治面貌”“職工類別”“所在部門”等。“下拉列表”控件占位符顯示狀態如圖2-10所示。

（3）在文本類別基本明確的單元格中插入“組合框”控件。“組合框”控件針對的正是下拉列表中選項不夠全面的情況，使用“組合框”控件，用戶不僅可以選擇列表項，還可以根據需要手動輸入列表中沒有的內容。“職工個人信息表”中插入“組合框”內容控件的單元格有“民族”“單位性質類別”等。

（4）在需要填寫日期的單元格中插入“日期選取器”控件。插入控件的操作同上，插入的“日期選取器”控件及下拉框顯示狀態如圖2-11所示。

（5）插入“圖片內容”控件。在單元格中插入“圖片內容”控件，并設置其大小為高4.42厘米，寬3.52厘米，設置方法與設置圖片的大小相同。“圖片內容”控件容器的大小與用戶插入圖片的大小相同，如圖2-12所示。

（6）在填寫內容較多的單元格中插入“舊式工具”中的“文本框”控件。如“職工個人信息表”中“主要工作業績”單元格需要填寫內容較多，可使用“文本框”控件。將光標定位在“主要工作業績”單元格中，單擊【開發工具】→【控件】→【舊式工具】→【ActiveX控件】→【文本框】按鈕，即可在單元格中插入一個“文本框”控件。

4.設置控件屬性

1）設置“格式文本”控件屬性

以“職工個人信息表”中“基本信息”欄下的“職工編號”這個“格式文本”控件的屬性設置為例。選中需設置屬性的控件，單擊【開發工具】→【控件】→【屬性】按鈕，打開【內容控件屬性】對話框，如圖2-13所示。

“常規”選項組中，設置“標題”為“職工編號為6位，如：ND0001”，設置“標記”為“職工編號”；“顯示為”為“邊界框”。設置后，非設計模式和設計模式狀態下“標題”的顯示狀態分別如圖2-14和圖2-15所示。設置的“標題”可作為用戶輸入內容時的提示信息。

勾選“鎖定”選項組中的“無法刪除內容控件”復選框，以保證在輸入窗體內容時不會把內容控件誤刪除。建議所有控件都設置此項。

相關知識

設計模式。

“內容控件”的編輯和完全訪問，必須在“設計模式”下完成。單擊【開發工具】選項卡中的【設計模式】按鈕，即可進入設計模式。例如，如果某個“內容控件”因受保護而不能刪除，則只能在設計模式下刪除。占位符文本也只能在設計模式下更改。

2）設置“下拉列表”控件屬性

以“職工個人信息表”中“基本信息”欄下的“身份證件類型”這個“下拉列表”控件的屬性設置為例。將光標定位到插入控件的單元格中，單擊【開發工具】→【控件】→【屬性】按鈕，打開【內容控件屬性】對話框，如圖2-16所示。

“常規”選項組中設置“標題”為“請選擇身份證件類型”，可作為用戶輸入時的提示信息。

“下拉列表屬性”列表框設置是該控件的關鍵，在其中可以添加“身份證件類型”下拉列表中包含的選項。單擊“下拉列表屬性”列表框右側【添加】按鈕，彈出如圖2-17所示對話框，在“顯示名稱”文本框中輸入列表選項，如“居民身份證”，單擊【確定】按鈕，即可添加一個列表選項。重復操作依次添加下拉列表的各選項。

可以通過右側【添加】【修改】【刪除】【上移】【下移】按鈕對已添加的列表選項進行各種編輯操作。

“職工個人信息表”中各下拉列表項及對應內容如表2-1所示。

3）設置“組合框”控件屬性

“組合框”控件與“下拉列表”控件屬性設置方法基本相同，如圖2-18所示，區別在于前者除了可以在列表中選擇之外，還能自行輸入內容。本任務表格中有兩處用到組合框控件，一是“民族”選項，二是“單位性質類別”選項。這種情況下，建議在屬性對話框中設置“標題”內容，以提示用戶可自行輸入。

4）設置“日期選取器”控件屬性

按照上述方法打開日期選取器【內容控件屬性】對話框，如圖2-19所示。此控件關鍵是對“日期顯示方式”的設置，即設置想要顯示的日期格式。本任務表格中所有日期都設置了“yyyy'-'M'-'d”顯示格式。

5）設置“圖片”控件屬性

打開圖片【內容控件屬性】對話框，設置“標題”為“圖片大小要求為高4.42厘米，寬3.52厘米”，如圖2-20所示。

填寫信息尤其是網上填寫，一般會對上傳圖片有規格要求，比如：要求JPG格式，圖片大小不能大于30KB，以及要求圖片的寬、高等。但是往往用照相設備或手機拍下的圖片都比較大，不符合上傳要求，那么，怎么在不損壞圖片質量的情況下快速修改圖片大小呢？下面介紹兩種使用Photoshop修改圖片尺寸的方法。

方法一：

①查看“照片-原圖.png”文件的屬性，如圖2-21所示；可以看到當前文件大小為395KB，占用空間為396KB。

②使用Photoshop打開“照片-原圖.png”文件。

③選擇【圖像】→【圖像大小】命令，打開【圖像大小】對話框，可見當前圖片大小為寬度519像素，高度612像素。而圖片要求高度、寬度為4.42厘米、3.52厘米，需要先將厘米換算為像素，1厘米大約等于28個像素，而且像素必須為整數，經過計算，要求的寬度、高度分別應為99像素、124像素。設置后如圖2-23所示。

④對話框中的“重定圖像像素”復選框要勾選；如果需保證圖片縱橫比不變，需要勾選“約束比例”復選框。

⑤選擇【文件】→【存儲為】命令，在打開的【存儲為】對話框中設置文件的保存類型和文件名，如圖2-24所示。

⑥可以看到處理后的照片大小變為25KB，如圖2-25所示。

相關知識

為什么同一文件，其大小和占用空間不一樣呢？文件的大小其實就是文件內容實際具有的字節數，它以Byte為衡量單位，只要文件內容和格式不發生變化，文件大小就不會發生變化。但文件在磁盤上所占空間卻不是以Byte為衡量單位的，它的最小計量單位是“簇（Cluster）”。比方說一個文件是5KB，然而該硬盤上每個簇的大小是4KB，那么這個文件顯然要占用兩個簇，文件占用的空間就是8KB，而不是5KB，也就是說文件要占用整數個簇，如果文件沒有填滿某個簇，也算占用了一個簇。

方法二：

①使用Photoshop打開“照片-原圖.png”文件。

②選擇【文件】→【存儲為Web和設備所用格式】命令，打開【存儲為Web和設備所用格式】對話框，選擇對話框左上方的【優化】選項卡，在右上方設置文件類型，單擊右下方【圖像大小】后的，然后設置圖像大小，如圖2-26所示。

③單擊【存儲】按鈕，打開【將優化結果存儲為】對話框，設置圖像文件名和格式，如圖2-27所示。

6）設置舊式工具“文本框（ActiveX）”控件屬性

①將光標定位到文本框控件中，單擊【開發工具】→【控件】→【設計模式】按鈕，使當前處于“設計模式”狀態；這時，其下的【屬性】按鈕變為可用。

②單擊【屬性】按鈕，打開【屬性】窗格。

③切換到【按分類序】選項卡，將“滾動”下的屬性“ScrollBars（滾動條）”設置為“2-fmScrollBarsVertical（垂直滾動條）”。

④將“行為”下的屬性“MultiLine（多行）”設置為“True”，如圖2-28所示。

⑤將“雜項”下的屬性“Height（高度）”和“Width（寬度）”設置為文本框高度、寬度值，如圖2-29所示。其他屬性保持默認值。

2.3.3 設置窗體保護

為表格創建好窗體后，下一步需要使用編輯限制功能對窗體進行保護。窗體保護的目的是僅允許他人在文檔中進行“填寫窗體”操作，而不允許進行窗體外內容的修改。Word的編輯限制功能可以對文檔中某些區域進行保護，限定他人只能在規定區域進行編輯操作。

（1）打開要保護的窗體文檔。

（2）打開“限制編輯”任務窗格。單擊【開發工具】→【保護】→【限制編輯】按鈕，打開【限制編輯】任務窗格，如圖2-30所示。

（3）設置編輯限制。在【限制編輯】任務窗格的“2.編輯限制”下，勾選“僅允許在文檔中進行此類型的編輯”復選框。在“2.編輯限制”下拉列表中選擇“填寫窗體”選項，即僅允許他人在文檔中進行填寫窗體操作，如圖2-31所示。

注意：若按鈕為灰色不可用狀態，說明當前是“設計模式”，應取消設計模式。即設計模式下不能啟動窗體的強制保護。

（4）啟動強制保護。在【限制編輯】任務窗格的“3.啟動強制保護”下單擊按鈕，打開【啟動強制保護】對話框，輸入“新密碼”和“確認新密碼”，單擊【確定】按鈕，如圖2-32所示。

至此，基于窗體控件的規范表格制作完成。

（5）取消保護。如果要對被保護的文檔進行審閱或修改，必須先取消保護。

打開受保護的窗體文件。打開【限制編輯】任務窗格，如圖2-33所示，單擊【停止保護】按鈕。在彈出的【取消保護文檔】對話框中輸入之前設置的保護密碼，如圖2-34所示，單擊【確定】按鈕即可。