第一部分 公文寫作

第一章 公文概述

第一節 公文認知

一、公文的概念

公文即公務文書，是指行政機關及其他社會組織在行政管理活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規范的格式制定的具有傳遞信息與記錄作用的載體。公文的基本含義體現在圖1-1所示的四個方面。

二、公文的特點

公文的特點主要體現在圖1-2所示的五個方面。

三、公文的作用

公文的作用主要體現在圖1-3所示的五個方面。

四、公文的分類

常見的公文分類方式主要有圖1-4所示的九種。

第二節 公文寫作

一、什么是公文寫作

公文寫作是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作過程包括起草初稿、討論修改、形成送審稿。起草公文的任務可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。

二、公文寫作的特點

公文寫作的特點主要體現在圖1-5所示的六個方面。

三、基本要求

公文寫作的基本要求體現在圖1-6所示的五個方面。

四、公文寫作的過程

公文寫作一般分為三個階段，即準備階段、撰寫階段和審核修改階段。

1.準備階段

公文寫作的準備階段主要包括兩方面的內容。

（1）明確發文的目的和主題

發文的目的和主題體現在圖1-7所示的四個方面。

（2）調查研究、收集材料

調查研究、收集材料是一個充分醞釀的過程，通過全面掌握大量材料，了解問題的各個方面，然后經過分析思考和篩選，產生認識上的飛躍，即從感性認識上升到理性認識。調查研究過程就是基本概念形成的過程，判斷的形成過程和推理過程就是思維構思過程。公文寫作要符合客觀事物的基本規律，且必須經過調查研究。調查研究、收集材料的途徑又包括間接途徑和直接途徑兩種。

2.撰寫階段

（1）擬制提綱、安排結構

對于篇幅不長的公文，我們應先合理安排文章結構，即先寫什么、后寫什么；對于篇幅較長的、比較重要的公文，往往需要擬出較詳細的提綱，即共分幾個部分，每部分又分幾個問題，各個大小問題的題目和要點，以及使用什么具體材料說明等。擬寫重要的指導性公文時，還需要召開會議進行集體討論、研究和修改，使之更臻完善。

（2）公文結構安排的基本原則

安排公文結構要遵循兩個基本原則，具體如圖1-8所示。

（3）落筆起草，擬寫正文

擬寫正文要注意兩個要點，具體如圖1-9所示。

3.審核修改階段

（1）反復檢查、認真修改

好文章是反復修改出來的，公文更是如此。

要逐字逐句修改斟酌，連一個標點也不要放過；要舍得刪去可有可無的語句和段落；改正描述不清晰的地方，使觀點更鮮明；推敲詞句，調整結構，使表達更加準確得當。

（2）審核、簽發

具體內容略。

第三節 公文的體式與稿本

一、公文的體式

公文的體式是指公文的文體、構成要素及在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。公文的體式主要包括以下三個方面的內容。

1.公文的文體

公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文屬應用文體，它除了具有應用文體的一般特點，在表達方式和語言運用上也有其自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種方式；在語言運用方面做到準確、簡明、莊重、得體。

2.公文的構成要素

一份完整的公文由一些規定的數據項目構成，這些數據項目就是公文的構成要素，又稱公文的組成部分。

3.公文的書面格式

公文的書面格式是指構成公文的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。這是公文在形式上區別于一般文章的重要標志。

公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分，具體內容如圖1-10所示。

二、公文質量

公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。為確保公文質量，企業在進行公文寫作時，必須做到圖1-11所示的兩個方面的要求。

三、公文的排版形式

公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式。它是公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括公文版頭設計、版面安排、字體字號選用、字行字距設計、天地頁邊設計、用紙規格選擇等。

四、公文的裝訂要求

公文一般采用左側裝訂，其裝訂方式包括線裝、釘裝或膠粘等。裝訂公文時，要按頁碼順序擺放整齊，不可出現錯頁或漏頁，以保證公文的完整性。

五、公文的稿本

公文的稿本是指公文的文稿和文本。同一內容和形式的文件，在撰寫或印刷過程中，根據使用時的不同需求，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的稿件，包括草稿和定稿兩種。同一份文件，根據不同用途，又可將其分為正本、副本、存本和修訂本；一些法規性文件又分為試行本、暫行本等。同一內容的文件使用不同的文字就會形成不同的文字文本。

在公文形成過程中，將有各種文稿、文本產生，它們在內容、外觀形式及效用方面均有很大區別。

（1）原始文稿。公文的原始文稿包括討論稿、送審稿、征求意見稿、草稿、修改稿等多種形式，這些都是草擬成文的未定稿，均供討論、征求意見和修改審核使用，不具備正式公文的效用。

原始文稿的外觀特點是沒有生效標志（如簽發、用印等）；文面上常見“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草案”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。這些標記大都位于標題下方或標題右側并加括號注明。

（2）定稿。定稿又稱原稿，是已經履行法定生效程序的最后完成稿，即已經機關領導人審核并簽發、正式會議討論通過或經上級機關審核批準的文稿。定稿具備正式公文的法定效用，是制作公文正本的標準依據。

（3）正本。正本是指根據定稿印制，供受文者使用的具有法定效用的正式文本。它具備各種生效標志。

（4）副本。副本是指再現正本內容及全部或部分外形特征的公文復制本或正本的復份。副本與正本在內容上并無區別，兩者只是作用不同。

（5）試行本。試行本是法規文件正本的一種特殊形式，在試驗推行期間具有法定效用。試行本主要適用于發文機關認為公文內容經過一段時間的實踐檢驗后可能將予修訂的情況。試行本的外形特征主要是在公文標題中加注稿本標記，一般是在文種后用括號注明“試行”字樣。

（6）暫行本。暫行本是法規文件正本的一種特殊形式，在暫行實行期間具有法定效用。這類公文在標題的文種前有“暫行”二字，如《××市鼓勵外商在××工業開發區投資若干政策暫行規定》。

（7）修訂本。修訂本是指對已經發布生效的文件，在實行一定時期以后進行修改訂正再行發布時使用的文本。修訂本具有法定效用。修訂本的外形特征除與其他正本相似之外，還需要做出稿本標記，即在標題結尾處標注“（修訂本）”，也可在標題下做題注，并在圓括號內注明“某年某月某日修訂”。

（8）不同文字稿本。同一公文在形成過程中，需要采用兩種或兩種以上文字撰制時，不同文字所形成的內容相同的文稿或文本在效用上是相同的。

第四節 公文的行文規范

行文規范是指按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序的活動。公文行文規范的內容包括行文關系、行文方式和行文規則三個方面。

一、公文的行文關系

公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。具體來說，行文關系是指根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。

二、公文的行文方式

根據機關之間的不同的行文關系，我們可以將機關的行文分為下行文、上行文和平行文三種。

（1）下行文。下行文是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。根據發文的不同目的和要求，下行文可分為逐級下行文、多級下行文，以及直達基層組織和群眾的下行文。下行文的文種較多，如命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復、會議紀要等。

（2）上行文。上行文是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。上行文包括報告、請示和議案三種公文類型。根據發文機關的實際工作需要，上行文又可以分為三種行文方式：

①逐級上行文，這是上行文中最基本、最常用的一種方式；

②多級上行文；

③越級上行文。

（3）平行文。平行文是指同級機關或不相隸屬的、沒有領導與指導關系的機關之間的行文。平行文多采用公函文件。

三、公文的行文規則

各級機關互相行文時，務必要遵守的規則如圖1-12所示。