第3章 項目管理過程

3.1 過程及其相互關系

3.1.1 定義和作用

過程是旨在完成預定目標的、一系列相互關聯的活動的集合，以便運用一系列工具與技術把特定的輸入轉化成特定的輸出。項目管理工作需要接收各種相關的輸入（原材料），并對這些輸入進行適當處理（運用工具與技術），來創造所需要的輸出（結果）（見圖3-1）。《PMBOK?指南》的大部分內容，都圍繞“輸入—處理—輸出”的邏輯結構編寫。當然，《PMBOK?指南》中對各過程所列的輸入、工具與技術和輸出，都是指導性而非強制性的。在現實工作中，實施各過程所需的輸入、工具與技術，或所得的輸出，可以有所不同。

借助各種過程來描述項目管理工作，就可以把本來比較模糊的、非結構化的、不便于言傳的項目管理，轉變成比較清晰的、結構化的、便于言傳的項目管理。《PMBOK?指南》的主要貢獻就是把非結構化的項目管理，變成了相對結構化的項目管理。結構化是指把做事的程序、內容和目標規定得很具體、很明確，以保證結果的可控性和可重復性。例如，為了確保生產安全，就必須制定并遵守具體的操作規程。應該把可以結構化的方面盡量結構化，以便騰出更多的時間和精力，去應對那些實在不能結構化的方面。這是提高工作效率與效果的有效途徑。例如，Microsoft Word軟件，就把文檔創作中的很多工作結構化了。

《PMBOK?指南》用項目管理過程把項目管理方法結構化，使其便于操作。

學習《PMBOK?指南》和準備PMP?考試，特別需要注意中式思維與西式思維的差別。例如，中式思維比較偏向于非結構化，喜歡留出較大的發揮余地，不講究精確；而西式思維比較偏向于結構化，強調具體化和可操作化，講究精確。

3.1.2 項目管理過程之間的邏輯關系

為了討論的方便，項目管理各過程以相互獨立、界限分明、首尾相連的形式，出現在《PMBOK?指南》中。實際上，項目管理各過程之間的關系并非如此簡單，各過程會以無法書面詳述的方式相互交疊、相互作用，甚至形成反復的循環關系。

理解項目管理各過程之間的邏輯關系時，需要注意以下幾點：

·在實際工作中，各過程之間的界面不一定非常明確，它們之間可能有很大程度的相互交疊，即并行開展。不僅同一個過程組內的各過程可以并行開展，而且不同過程組的過程也可以并行開展。例如，執行過程組中的指導與管理項目工作過程和管理質量過程通常是并行開展的，執行過程組的過程與監控過程組的過程也通常是并行開展的。

·每個過程在一個項目上可能需要反復進行幾次甚至許多次。有兩種情況：一種是每次都在更加詳細的程度上進行，這是由項目的漸進明細性決定的。另一種是在下一個過程的進行期間，發現有必要重新進行上一個過程。例如，根據執行過程的情況來調整項目計劃安排，這就意味著重新進行了一次規劃過程。

·監控過程實際上會針對所有其他過程，而不只是針對執行過程，因為任何工作都要被監控。

·除了專門開展的事后監控，更多的監控工作會隨被監控工作同時開展，而不能在時間段上獨立存在。例如，對執行過程的監控往往是與執行過程同時進行的，即一邊執行一邊監控。

·一個項目或子項目或某個階段，在正式啟動之后、正式結束之前，往往需要反復開展規劃、執行與監控過程。

不能用純直線型思維去理解項目管理各過程之間的關系，各過程之間通常存在交疊和循環關系。

3.1.3 項目管理過程的開展頻率

總的來說，項目管理各過程之間并非純直線型關系，其同時存在順序、交疊和循環關系。一個過程可能需要開展不止一次。有些過程開展的頻率較低，有些過程開展的頻率較高。《PMBOK?指南》中列出了只須開展一次或只須在預定義時點開展的過程（見表3-1）、在整個項目期間須定期開展的過程（見表3-2），以及在整個項目期間須持續開展的過程（見表3-3）。

預定義時點包括項目階段開始時、項目階段結束時或項目發生重大變更時。

定期開展，包括在預定義時點開展，以及其他所需時點開展。

絕大多數執行和監控過程都需要持續開展。